Biểu đồ nhân lực là gì? Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ nhân lực

Biểu đồ nhân lực hay biểu đồ nhân sự là một trong những kiến thức chuyên ngành mà bất cứ chuyên viên nhân sự nào cũng cần hiểu biết và thành thạo. Một biểu đồ nhân lực tốt sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động phân chia nhân sự dễ dàng và hợp lý hơn. Đồng thời dễ dàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ trong môi trường kinh tế.

1. Biểu đồ cung ứng nhân lực là gì?

Biểu đồ cung ứng nhân lực là một đồ thị mô tả số lượng nhân công cần thiết cho hoạt động xây dựng công trình hoặc thực hiện một kế hoạch nào đó theo từng đơn vị thời gian.

Trong đó, để tính chính xác lượng nhân công cần sử dụng, nhà quản trị nhân lực sẽ căn cứ vào những yếu tố sau:

• Tiến độ thi công của công trình / kế hoạch.
• Số lượng công việc phải làm theo từng mốc thời gian.
• Cụ thể công việc phải làm trong khoảng thời gian đó.

Một biểu đồ cung ứng nhân sự tốt là biểu đồ có ít điểm nhấp nhô và có nhiệm vụ giúp ích doanh nghiệp trong các hoạt động sau: 

• Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát toàn bộ công trình.  
• Tránh tình trạng quá tải nhân công dẫn đến giảm hiệu suất công việc và suy kiệt sức khỏe tinh thần ở người lao động.
• Việc sử dụng biểu đồ thay vì báo cáo chữ giúp nhà điều hành dễ quan sát và nắm bắt các thông tin cần thiết của dự án.
• Giúp nhà quản trị nguồn lực lập kế hoạch tốt hơn, ứng phó linh hoạt với những thay đổi bất thường của môi trường bên ngoài.
• Giúp người lao động dễ dàng theo dõi và tiến hành công việc nhịp nhàng theo kế hoạch đã đặt ra.

2. Ưu nhược điểm của biểu đồ nhân lực

Biểu đồ nhân lực đang được đánh giá là một trong những phương thức quản lý nguồn lực phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay.

Các doanh nghiệp có thể xem xét lựa chọn sử dụng biểu đồ nhân lực lâu dài cho các công trình, dự án thay vì báo cáo chữ truyền thống, phức tạp dựa trên phần phân tích ưu và nhược dưới đây.

2.1 Ưu điểm 

• Dễ hiểu, dễ so sánh và dễ theo dõi lượng lớn thông tin:

Biểu đồ hình học trực quan giúp lãnh đạo doanh nghiệp và nhà quản trị dễ nắm bắt, kiểm soát các mắt xích quan trọng trong dự án như: Số lượng công việc cần thực thi, thời hạn của từng giai đoạn, những ai chịu trách nhiệm trong giai đoạn đó. 

• Duy trì và nâng cao năng suất của người lao động:

Nếu công ty không có kế hoạch phân chia, điều chuyển nguồn lực cụ thể rõ ràng sẽ khiến một nhân sự phải ôm đồm nhiều việc cùng lúc. Dẫn đến người lao động dễ bị quên việc, trễ hạn ảnh hưởng đến tiến trình chung của cả dự án.

Trong khi đó biểu đồ nhân lực quy định trách nhiệm rõ ràng cho cá nhân sẽ duy trì hiệu quả làm việc, tăng tinh thần trách nhiệm cho cá nhân vì lợi ích chung của cả nhóm.

• Điều chỉnh, phân phối hợp lý nguồn nhân sự của công ty:

Khác với báo cáo chữ truyền thống gồm nhiều trang A4 dài dằng dặc khó theo dõi, biểu đồ cung cấp cho người dùng các nhìn tổng quát hơn vì chỉ cần một trang để hiển thị toàn bộ lịch trình dự án. Nhà quản lý khi nhìn vào biểu đồ sẽ biết cách phân phối nhân công sao cho hiệu quả và tối ưu chi phí nhất.

2.2 Nhược điểm 

• Mất chức năng với những công trình dài hơi:

Biểu đồ cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn toàn diện về kế hoạch phân chia nguồn lực dự án chỉ bằng một trang. Tuy nhiên những công trình dài hơi sẽ làm tăng lượng số lượng công việc, tăng lượng nhân công và tất nhiên sẽ chia làm nhiều giai đoạn hơn.

Lúc đó nhà quản lý nhân sự sẽ không thể trình bày ngắn gọn dự án trong vòng một trang đồng thời khiến biểu đồ mất đi chức năng quan trọng nhất của nó,

• Phụ thuộc lớn vào cấu trúc phân chia ban đầu:

Mỗi biểu đồ đều có một cấu trúc phân chia ban đầu bất biến và nhiệm vụ của người quản lý là phân chia nhân sự dựa trên bộ khung đó. 

Nếu các tác động do môi trường khiến cấu trúc đồ thị bị thay đổi (Ví dụ như: Bỏ sót một khung thời gian, sai thứ tự giai đoạn trong công trình,..) sẽ khiến người quản lý phải bỏ toàn bộ biểu đồ đi làm lại, gây mất thời gian và công sức.

3. Vì sao cần sử dụng biểu đồ nhân sự?

Biểu đồ nhân lực sẽ gồm hai trục chính gồm: Trục tung biểu thị số lượng nhân công cần thiết để hoàn thành công việc theo kế hoạch và trục hoành biểu thị từng giai đoạn thời gian trong kế hoạch đó. Quản lý nhân sự sẽ cần dùng biểu đồ để phân chia nguồn lực từng thời kỳ cho công trình trong những trường hợp sau:

• Nhà quản trị cần một báo cáo nguồn lực rõ ràng để có thể kiểm soát toàn diện nhân lực cho dự án.
• Nhân viên muốn có một kế hoạch phân công công việc chi tiết cụ thể để dễ dàng theo dõi và sắp xếp hoàn thành công việc trước thời hạn.
• Nhân sự cần một bảng thống kê nguồn lực cần thiết trong từng giai đoạn để có những kế hoạch tuyển dụng, điều chỉnh nhân sự hợp lý hơn.

>>> Xem thêm: Kế hoạch nhân sự là gì? [Tải miễn phí] 8 mẫu kế hoạch nhân sự mới nhất 

4. Các dạng biểu đồ phổ biến trong Excel

Hiện nay, có rất nhiều dạng biểu đồ phổ biến khác nhau mà nhà quản lý nhân lực có thể áp dụng cho kế hoạch phân chia nhân sự công ty của mình. Phụ thuộc vào tính chất dự án, sản phẩm công ty, quy mô nhân viên,…để chuyên viên có thể lựa chọn một biểu đồ nhân sự thích hợp cho doanh nghiệp mình. 

4.1 Biểu đồ tròn (Pie Chart)

Toàn bộ số lượng nhân sự cần dùng cho dự án sẽ là cả hình tròn và mỗi phần nhỏ của biểu đồ sẽ là số lượng nhân viên cần cho một giai đoạn cụ thể hoặc một công việc cụ thể nào đó. Tất cả sẽ biểu diễn dưới dạng phần trăm.

4.2 Biểu đồ ngang (Bar Chart)

Biểu đồ hiển thị lượng nhân sự theo chiều ngang và chủ yếu dùng cho mục đích so sánh một vài giá trị cụ thể nào đó.

4.3 Biểu đồ cột (Column chart)

Vẫn bao gồm hai trục chính đại diện cho lượng nhân sự và các giai đoạn của công trình. Tuy nhiên số lượng nhân sự cho từng giai đoạn sẽ trình bày dưới dạng các cột hoặc cụm cột.

4.4 Biểu đồ đường (Line chart)

Dựa theo hai trục tung và hoành (đại diện cho số lượng nhân viên và các đoạn thời gian), số lượng nhân viên ở mỗi giai đoạn sẽ là một chấm. Nối các chấm của từng giai đoạn lại với nhau sẽ hình thành biểu đồ đường.

4.5 Biểu đồ kết hợp

Một bảng biểu sẽ kết hợp từ hai loại biểu đồ trong 4 loại biểu đồ kể trên. Dạng biểu đồ này thường dùng trong báo cáo nhân sự theo dự án hoặc khi cần kế hoạch phân công nhân sự chi tiết.

5. Hướng dẫn các bước tạo biểu đồ cung ứng nhân lực

Để tạo biểu đồ cung ứng nhân lực phù hợp với dự án và theo sát tình hình nguồn nhân lực thực tế của công ty, quản lý nhân sự của các doanh nghiệp có thể dùng ngay phần mềm hỗ trợ – Excel để tạo biểu đồ phân chia nguồn nhân lực theo các bước dưới đây.

5.1. Năm bước tạo biểu đồ cung ứng nhân lực

• Bước 1: Tải ứng dụng Microsoft Excel về máy và mở thành công phần mềm

• Bước 2: Ở trên thanh công cụ, vào Insert => Chart => Chọn loại biểu đồ phù hợp với cơ cấu tổ chức và tính chất kế hoạch nhân sự cần lên

• Bước 3: Bấm vào loại biểu đồ và chọn chi tiết hình dạng biểu đồ mình muốn trình bày trong báo cáo.

• Bước 4: Tiến hành vẽ biểu đồ bằng các chức năng xuất hiện trong thẻ Chart Tools. Lưu ý đặt tên cho biểu đồ tại thanh chữ nhật hiển thị ngay trên biểu đồ và bấm vào biểu đồ để di chuyển đồ thị đến bất cứ chỗ nào trong Sheet mà bạn muốn. 

• Bước 5: Thiết kế biểu đồ sao cho dễ hiểu và thu hút người đọc nhất có thể. Nhà quản lý có thể thay đổi màu biểu đồ, dạng biểu đồ và số liệu trên biểu đồ tùy ý. 

>>> Xem thêm: Mô hình quản trị nhân lực Michigan – Giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp

5.2 Một số thuật ngữ về biểu đồ 

Bạn cần lưu ý một số thuật ngữ trong thiết kế biểu đồ sau để biểu đồ cung ứng nhân sự đạt đủ tiêu chí đẹp – phối màu đồng đều – cân đối:

• Chart Title: Đặt tên biểu đồ.
• Axis Titles: Đặt tên tiêu đề cho từng thành phần nhỏ trên trục tung và trục hoành.
• Trendline: Xu hướng biểu đồ.
• Axes: Chia tỷ lệ trên 2 trục tọa độ.
• Legend: Note lại các đối tượng được biểu diễn trên đồ thị.
• Data table: Dữ liệu nội dung trong biểu đồ được hiển thị dưới dạng bảng.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

Quy hoạch nhân sự tốt hơn với MISA AMIS HRM

Với AMIS THÔNG TIN NHÂN SỰ, quản lý nhân sự có thể tạo biểu đồ cung ứng nguồn lực dễ dàng, nhanh chóng và không sai sót. Phần mềm hỗ trợ giải quyết nỗi đau cho ngành nhân sự đồng thời tối đa hiệu suất làm việc của HR bằng hơn 20 mẫu Báo cáo nhân sự trực quan. Cho phép người dùng tiết kiệm thời gian tạo báo cáo biểu đồ cơ cấu nhân sự theo phòng ban và dự án. 

Dùng ngay miễn phí

Kết luận

Biểu đồ nhân lực đã và đang được sử dụng phổ biến trong ngành nhân sự thay thế cho những tài liệu giấy tờ truyền thống. Việc sử dụng biểu đồ cung ứng nhân lực trong báo cáo hỗ trợ các hoạt động trong tổ chức diễn ra trơn tru hiệu quả hơn. Đồng thời giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt và kịp thời điều chỉnh nhân sự cho những dự án hiện tại và trong tương lai.