CRM Google Sheet là gì? Cách ứng dụng CRM Google Sheet hiệu quả

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng CRM Google Sheet để quản lý thông tin khách hàng. Vậy ưu, nhược điểm của CRM Google Sheet là gì và cách ứng dụng của công cụ này? Hãy cùng MISA AMIS đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé.

I. CRM Google Sheet là gì?

CRM là từ viết tắt tiếng Anh của Customer Relationship Management, tạm dịch là Quản trị mối quan hệ với khách hàng. Qua công cụ CRM, doanh nghiệp có thể thấu hiểu nhu cầu của khách hàng một cách dễ dàng hơn, từ đó xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng hiệu quả. 

CRM Google Sheet là một cách tiếp cận đơn giản và tiết kiệm chi phí để quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) thông qua Google Sheets, công cụ bảng tính miễn phí của Google.

Từ khái niệm trên, ta có thể xem CRM Google Sheet là quản trị mối quan hệ với khách hàng qua công cụ Google Sheet. Thông qua Google Sheet, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được một cách tổng quan nhất thông tin cơ bản của từng khách hàng, tình trạng chăm sóc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh cũng như lưu trữ thông tin về hành vi khách hàng, nhu cầu khách hàng.

Những doanh nghiệp nhỏ với số lượng khách hàng ít, có thể theo dõi được mà không bỏ sót bất kỳ thông tin gì thì CRM Google Sheet chính là công cụ hữu ích giúp nhà quản lý cũng như nhân viên kinh doanh nắm bắt được tình hình kinh doanh, doanh số của từng nhân sự một cách tổng quan nhất.

II. Tính năng chính của CRM Google Sheet

Mặc dù không phải là nền tảng CRM chuyên biệt nhưng CRM Google Sheet cung cấp một giải pháp hiệu quả đáng ngạc nhiên để quản lý mối quan hệ với khách hàng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí.

Một số tính năng chính của CRM Google Sheet bao gồm:

1. Quản lý dữ liệu 

Một trong những chức năng quan trọng nhất của CRM trên Google Sheet là quản lý dữ liệu khách hàng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ thông tin liên lạc, lịch sử giao dịch và phân loại khách hàng theo nhóm như tiềm năng, hiện tại, hoặc đã ngừng mua hàng.

Ngoài ra, tính năng chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực của Google Sheet giúp các nhóm làm việc linh hoạt hơn trong việc cập nhật thông tin.

Tải ngay Mẫu 10+ mẫu excel quản lý khách hàng

2. Theo dõi quy trình bán hàng  

Google Sheet giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ giao dịch qua các giai đoạn bán hàng, từ thời điểm tiếp cận khách hàng đến thời điểm chốt đơn. Nhà quản lý còn có thể phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên và theo dõi tiến độ hoàn thành.

Bên cạnh đó, khi sử dụng các hàm chuyên dụng công cụ này còn hỗ trợ tính toán tự động như giá trị đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, giúp nhận diện các điểm nghẽn và cải thiện quy trình hiệu quả.

3. Báo cáo trực quan dữ liệu

Một tính năng hữu ích khác của CRM Google Sheet là có những báo cáo trực quan dữ liệu. Nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có thể xây dựng những báo cáo dưới dạng nhiều biểu đồ khác nhau để nắm được hiệu quả kinh doanh một cách khái quát, trực quan nhất. Google Sheet có tính năng làm Dashboard báo cáo, giúp doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin khách hàng và tình hình doanh số đem về cho công ty của từng nhân viên kinh doanh. 

4. Thu lead qua Google Form

Google Sheet và Google Form thường được kết nối với nhau. Vì vậy, một tính năng của CRM Google Sheet có thể được kể đến việc thu lead qua Google Form.

Khi khách hàng để lại thông tin của họ qua Google Form, doanh nghiệp có thể xuất dữ liệu của khách hàng ở Google Form dưới dạng trang tính. Bên cạnh đó, nhà quản lý và nhân viên kinh doanh cũng có thể liên kết Google Form với Google Sheet để khi bất kỳ khách hàng nào điền thông tin, dữ liệu sẽ tự động xuất hiện trên trang tính tổng hợp dữ liệu khách hàng.

5. Đánh giá được hiệu quả kinh doanh

Tính năng chính đầu tiên của CRM Google Sheet giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu quả kinh doanh. 

Với Google Sheet, doanh nghiệp có thể tổng hợp dữ liệu khách hàng trên cùng một trang tính để theo dõi thông tin khách hàng một cách bao quát nhất. Tất cả những thông tin như số lượng khách hàng, giai đoạn chăm sóc, tỷ lệ chuyển đổi hay doanh số từ khách hàng sẽ được tổng hợp và lưu trữ tập trung để nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả của các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Qua CRM Google Sheet, chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được hiệu quả kinh doanh của từng nhân viên kinh doanh để từ đó kịp thời đưa ra chính sách khen thưởng KPI cho những nhân sự xuất sắc đã đạt hoặc vượt KPI đề ra.

III. Ưu điểm và nhược điểm của CRM Google Sheet

Với nhiều tính năng hữu ích, CRM Google Sheet vẫn có những ưu và nhược điểm khác nhau. Vậy những ưu điểm và nhược điểm của CRM Google Sheet là gì?

1. Ưu điểm

Về cơ bản, CRM Google Sheet sẽ đem tới cho nhà quản lý và nhân viên kinh doanh những ưu điểm như sau:

1.1 Dữ liệu được lưu trữ trực tuyến, có thể truy cập mọi nơi

Google Sheet là công cụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên bộ nhớ đám mây của Google và được liên kết với các tài khoản Gmail khác nhau. Qua đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều diện tích lưu trữ hồ sơ, đồng thời đem lại tính bảo mật thông tin cao, tránh việc thất thoát thông tin hay hỏng hóc máy móc so với cách lưu trữ thông tin truyền thống.

Ngoài ra, chỉ với mạng Internet, doanh nghiệp có thể truy cập vào CRM Google Sheet mọi lúc mọi nơi.

1.2 Nhập và chỉnh sửa dữ liệu 1 cách dễ dàng

Một lợi ích khác của CRM Google Sheet là nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu một cách dễ dàng. Khi có bất kỳ thay đổi nào, một người được cấp quyền chỉnh sửa trên trang tính có thể vào chỉnh sửa, thay đổi, thêm bớt dữ liệu cho phù hợp với sự thay đổi. Việc chỉnh sửa dữ liệu đều được lưu trữ lại.

Chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý đều có thể xem được ai đã chỉnh sửa dữ liệu và những thông tin nào đã bị thay đổi qua Google Sheet.

1.3 Tiết kiệm chi phí

Thực tế, so với các phần mềm CRM khác như Hubspot, Salesforce thì CRM Google Sheet là công cụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí. Với công cụ này, nhà quản lý và nhân viên kinh doanh hoàn toàn có thể lưu trữ dữ liệu, theo dõi và thống kê báo cáo mà không cần tốn quá nhiều chi phí cho các công cụ đắt đỏ.

2. Nhược điểm

Bên cạnh ưu điểm thì việc quản trị mối quan hệ với khách hàng thông qua Google Sheet cũng có nhiều nhược điểm khác. Cụ thể, nhược điểm của CRM Google Sheet bao gồm:

2.1 Không tối ưu thời gian nhập dữ liệu thủ công

Với Google Sheet, nhà quản lý và nhân viên kinh doanh vẫn phải mất thời gian nhập thông tin khách hàng một cách thủ công. Điều này rất tốn thời gian và có thể gây ra những nhầm lẫn, sai sót không đáng có. Không những vậy, công việc nhập dữ liệu thủ công cũng khiến nhân viên kinh doanh mất hứng thú với công việc và giảm năng suất đáng kể.

2.2 Kho dữ liệu sẽ khó quản lý nếu số lượng khách hàng tăng

CRM Google Sheet sẽ rất tiện lợi nếu số lượng khách hàng mà doanh nghiệp cần chăm sóc không quá nhiều. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô với số lượng khách hàng nhiều hơn thì kho dữ liệu sẽ rất khó để quản lý. Thông tin sẽ dễ bị trùng lặp, bỏ sót hoặc bị sửa đổi mà nhà quản lý khó có thể kiểm soát được.

2.3 Tra cứu dữ liệu không tiện lợi

Khi sử dụng Google Sheet, nếu chủ doanh nghiệp muốn tra cứu tình hình doanh số của 1 nhân viên kinh doanh riêng biệt thì sẽ mất thời gian xin nhân viên kinh doanh đó file dữ liệu tổng hợp. Vì vậy, việc tra cứu dữ liệu sẽ cồng kềnh và không mấy tiện lợi. 

IV. Tổng hợp mẫu CRM Google Sheet và cách ứng dụng

Từ việc tổ chức dữ liệu khách hàng cơ bản đến tự động hóa quản lý bán hàng, các mẫu CRM của Google Sheets phục vụ nhiều trường hợp sử dụng trong quản lý khách hàng.

Sau đây là một số mẫu CRM trong Quản lý khách hàng:

1. Mẫu CRM Google Sheet tổng quan 

Việc ứng dụng hiệu quả CRM Google Sheet phải phụ thuộc vào mức độ phù hợp của công cụ với doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn xác định được mục tiêu của mình trước khi sử dụng Google Sheet, doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi như: Thông tin nào là quan trọng cần được lưu trữ, con số nào là quan trọng cần được quan tâm nhất và được thống kê chi tiết nhất,…?

Sau khi giải đáp được những câu hỏi này, doanh nghiệp có thể biết được các cột, dòng, các mục tiêu và con số cần đưa vào trang tính và đưa vào các biểu đồ báo cáo. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên kinh doanh ứng dụng CRM Google Sheet tốt hơn trong việc theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời xác định được khách hàng nào nên được ưu tiên chăm sóc hơn.

Tải ngay Mẫu 10+ mẫu excel quản lý khách hàng

2. Mẫu CRM Google Sheet chi tiết

Doanh nghiệp có thể hình dung và ghi lại toàn bộ quy trình bán hàng của mình, bao gồm quản lý khách hàng tiềm năng , theo dõi doanh số và báo cáo doanh thu, trong mẫu CRM Google Trang tính tiện lợi này.

Tải ngay Mẫu 10+ mẫu excel quản lý khách hàng

Mẫu CRM Google Sheet cơ bản là công cụ quản lý bán hàng hoàn hảo cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và người sáng lập công ty khởi nghiệp.

Để thuận tiện cho công việc quản lý kinh doanh, MISA AMIS tặng anh/chị bộ Ebook 10+ mẫu excel quản lý khách hàng thay số dùng được ngay.

Mời anh/chị tải toàn bộ ebook tại ảnh dưới đây:

3. Sử dụng kết hợp Google Sheet với các phần mềm khác của Google

3.1 CRM Google Sheet kết hợp với phần mềm khác của google 

Để ứng dụng CRM Google Sheet hiệu quả thì doanh nghiệp cũng cần kết nối Google Sheet với phần mềm khác của Google. Ví dụ, khi kết hợp Google Sheet với Google Form, thông tin của khách hàng khi được điền qua Google Form sẽ xuất hiện trên trang tính khi chủ doanh nghiệp hay nhân viên kinh doanh xuất dữ liệu khách hàng.

3.2 CRM Google Sheet và Google Data Studio 

Bên cạnh đó, Google Data Studio cũng là một công cụ hữu ích. Qua việc kết hợp Google Data Studio với Google Sheet, những thông tin chi tiết về khách hàng như nhu cầu, phân khúc từng khách hàng sẽ được hiển thị trên Dashboard một cách chi tiết nhất.

3.3 MISA AMIS CRM – Giải pháp thay thế hiệu quả hơn cho CRM Google Sheet 

Google Sheet là công cụ đơn giản để quản lý khách hàng, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, nó dễ gặp hạn chế như thiếu tự động hóa, bảo mật kém và khó phân tích dữ liệu. MISA AMIS CRM là giải pháp thay thế tối ưu, giúp tự động hóa quy trình bán hàng, quản lý pipeline hiệu quả, và cung cấp báo cáo thông minh chỉ với vài cú click.

MISA AMIS CRM cung cấp một nền tảng quản lý khách hàng chuyên nghiệp, với khả năng tự động hóa quy trình bán hàng, quản lý pipeline hiệu quả, và tích hợp sâu với các kênh bán hàng như email, điện thoại, và mạng xã hội.

• Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung
• Báo cáo thông minh, trực quan theo dõi mọi lúc mọi nơi
• Dữ liệu được bảo mật ở mức cao nhất, tránh những rủi ro mất mát hoặc rò rỉ thông tin

Đăng ký và trải nghiệm MISA AMIS CRM miễn phí ngay hôm nay!

Tổng kết

CRM Google Sheet là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp với quy mô khách hàng không quá lớn có thể quản lý mối quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả. Hy vọng qua bài viết này, anh/chị có thể hiểu hơn về CRM Google Sheet cũng như việc quản trị mối quan hệ khách hàng qua Google Sheet hiệu quả.