Kế hoạch đào tạo nhân viên là gì? Chi tiết 6 bước thực hiện

Mỗi khi doanh nghiệp có nhân sự mới hoặc nhân sự được luân chuyển công tác sang vị trí mới sẽ cần có một kế hoạch đào tạo nhân viên. Việc đó giúp các Hr đào tạo nhân sự mới theo một quy trình chuyên nghiệp, có mục tiêu rõ ràng và nhanh chóng đạt hiệu quả đào tạo.

1. Kế hoạch đào tạo nhân sự là gì? 

Kế hoạch đào tạo nhân sự là việc bạn phác thảo các chiến lược, hoạt động, nhu cầu, mục tiêu, tài liệu cung cấp, định hướng tương lai và chương trình học tập sẽ được sử dụng để đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp. 

Thành phần của kế hoạch đào tạo nhân sự bao gồm: chi tiết về những yếu tố cần thiết để tạo ra nội dung đào tạo nhân sự, yêu cầu đào tạo nhân sự, phân công lịch trình đào tạo nhân sự,… Kế hoạch đào tạo này được sử dụng để tạo ra một chương trình đào tạo để hướng dẫn cho nhân viên mới về ứng dụng, công việc và các quy trình kinh doanh để tạo ra kết quả tốt hơn cho tổ chức. 

Ngoài ra, kế hoạch đào tạo nhân viên cũng cần bao gồm đối tượng đào tạo, mục tiêu đào tạo, lứa tuổi đào tạo, loại hình đào tạo, chương trình đào tạo, giáo trình, lịch trình và các công cụ cần thiết để tạo ra sự hiệu quả, năng suất nhân sự cho tổ chức. 

Các loại hình đào tạo nhân sự có thể kể đến bao gồm: Đào tạo theo nhu cầu của cá nhân trong doanh nghiệp, từng phòng ban – bộ phận, mục tiêu công ty, ý kiến phòng nhân sự.

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

2. Lợi ích của việc đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp

Khi bạn đào tạo nhân sự, thì doanh nghiệp của bạn sẽ không ngừng phát triển và nhân viên của bạn cũng tiến bộ hơn khi họ đáp ứng được những thách thức hàng ngày. Từ đó đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Người lao động khi được đào tạo tốt có thể thúc đẩy sản xuất và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Đồng thời việc đó giúp giảm lãng phí và chi phí cho nhân lực. 
• Nhân sự đoàn kết, gắn bó hơn qua quá trình đào tạo. Việc đào tạo sẽ giúp nhân viên chia sẻ những kỹ năng, chuyên môn của họ với những đồng nghiệp khác. Trong quá trình đào tạo các nhân sự cũng có nhiều cơ hội trao đổi với nhau về những kiến thức được học để thúc đẩy nhau cùng phát triển.
• Việc đào tạo nhân sự cũng giúp doanh nghiệp phát hiện được những nhân tố tài năng mới. Nhân sự sẽ thể hiện được tài năng của mình qua quá trình được đào tạo. Bạn có thể thấy được tài năng đó đang phù hợp với công việc nào và phân công lại việc làm cho nhân sự. Điều đó tiết kiệm được thời gian và chi phí tìm kiếm nhân sự mới.

3. Các tiêu chí cần có khi lập kế hoạch đào tạo nhân viên

Một bản kế hoạch đào tạo nhân sự phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp, tổ chức. Nội dung của bản kế hoạch có rất nhiều yếu tố quyết định đến bao gồm:

• Dễ dàng đo lường: Đây là yếu tố đầu tiên mà doanh nghiệp hướng đến khi lập kế hoạch đào tạo nhân sự. Nó cần thể hiện sự đo lường về mặt thời gian, hiệu suất,  năng lực nhân sự qua quá trình đào tạo.
• Phù hợp mục tiêu tổng thể: Trong quá trình xây dựng kế hoạch đào tạo bạn phải luôn luôn lấy mục tiêu tổng thể làm kim chỉ nam. Việc đào tạo nhân sự sẽ phải dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Có kế hoạch ngắn hạn và dài hạn: Muốn làm gì hay thực hiện gì chúng ta đều cần phải có kế hoạch cụ thể dù là dài hay ngắn hạn. Việc xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn và ngắn hạn tuy riêng biệt nhưng cần thống nhất về nội dung.

Bản kế hoạch nhân sự cần đảm bảo đủ các thông tin, cụ thể: 

• Tên của chương trình khóa đào tạo nhân sự
• Các mục tiêu cần phải đạt được sau khi kết thúc chương trình.
• Các đối tượng trực tiếp tham gia vào chương trình đào tạo của tổ chức.
• Các phòng ban, nhân sự tham gia chương trình đào tạo.
• Nội dung đào tạo, hình thức đào tạo nhân sự chính cho tổ chức.
• Thời gian, địa điểm, chi phí tổ chức đào tạo (phải thật sự cụ thể).

4. 6 bước tạo kế hoạch đào tạo nhân viên hiệu quả

4.1. Xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên trong doanh nghiệp

Trước khi lập kế hoạch đào tạo, bạn phải xác định được nhu cầu đào tạo của nhân viên. Dựa trên phân tích này, bạn có thể dễ dàng thiết lập được những mục tiêu phù hợp với mục tiêu của tổ chức và nguyện vọng của nhân viên khi làm việc trong tổ chức. 

Nhu cầu của nhân viên sẽ thay đổi theo thời gian và mục tiêu làm việc của họ. Chính vì thế, đâu là cách tiếp cận lý tưởng để xác định nhu cầu đào tạo nhân sự của tổ chức? Câu trả lời có thể đưa ra rằng: bạn có thể xác định nó bằng cách chuẩn bị bảng khảo sát, tiến hành phỏng vấn, thực hiện quan sát và phân tích hiệu suất của nhân viên. 

4.2. Lập kế hoạch phù hợp

Bước tiếp theo bạn cần lập kế hoạch đào tạo nhân viên sao cho phù hợp với kết quả kinh doanh trong tháng, quý, năm và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Kế hoạch đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý được lộ trình đào tạo nhân viên. Điều đó thông qua một loạt các khóa học mà nhân viên phải hoàn thành và làm quen với ứng dụng, công việc trong tổ chức. 

Để thực hiện đào tạo với mục tiêu cao nhất, các doanh nghiệp phải gắn từng mô-đun hoặc hành động mà nhân viên cần thực hiện với kết quả kinh doanh. Điều này là cần thiết cho doanh nghiệp để đo lường được sự thành công của chương trình và kế hoạch đào tạo hiện tại hay trong tương lai. 

Một điều nữa để phân tích rõ hơn cách nhân viên của bạn đang sử dụng bất kỳ ứng dụng nào trước và sau khóa đào tạo này, bạn có thể sử dụng một phần mềm quản lý đào tạo nhân viên hiệu quả. 

Nó giúp bạn xác định những lỗ hổng tiềm ẩn trong nội dung đào tạo của bạn, mặt nào hạn chế, mặt nào tốt. Ngoài ra còn giúp bạn dễ dàng để xác định điểm thiếu sót trong kỹ năng làm việc nhân viên. Bằng cách hiểu điều này, bạn có thể cải thiện việc đào tạo nhân sự, giúp nhân sự làm việc tốt hơn.

4.3. Tìm hiểu về tài nguyên đào tạo 

Chúng ta đã biết việc đào tạo cần rất nhiều nhân lực và vốn đầu tư từ bên ngoài. Vậy nên cần bắt buộc phải tìm hiểu về hiện trạng đào tạo đã có tại tổ chức. Doanh nghiệp cần cân nhắc xem ngân sách bạn đang có là bao nhiêu và số lượng nhân viên trong công ty. Bạn cũng cần xem liệu có thể cung cấp các nguồn lực này để lấp đầy khoảng trống đang hiện hữu hoặc đã đạt được các mục tiêu đã đặt ra hay không. 

Nếu không, bạn nên tìm các phương án thay thế để có thể đào tạo và bổ sung nhân viên trong khi họ đang làm công việc của mình. Ngoài ra nó cũng sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc cũng như công sức và cuối cùng sẽ cho kết quả mà bạn hằng mong muốn trong thời gian ngắn hơn. 

4.4. Phát triển chương trình khóa đào tạo nhân sự doanh nghiệp

Trong giai đoạn phát triển, bạn có thể tham khảo ý kiến ​​của những bên liên quan và chuyên gia tư vấn nội bộ để tạo ra một chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên .  

Bạn cũng có thể sử dụng nhiều công cụ cho việc quản lý. Khi lập kế hoạch đào tạo nhân viên, bạn nên áp dụng kỹ thuật số để phân đoạn nhân viên dựa trên chức năng làm việc, bộ phận và vị trí của họ trong công ty. Thông qua điều này, bạn có thể tùy chỉnh nội dung đào tạo và cung cấp các bài học đào tạo mà không làm mất thời gian của nhân viên.  

Công cụ sẽ mang lại kết quả mong muốn nếu như được mở rộng và sử dụng trong toàn công ty. Ngoài ra, bạn cũng phải điều chỉnh thường xuyên dựa trên phân tích và phản hồi của nhân viên đang làm việc.  

4.5. Đo lường, đánh giá kế hoạch đào tạo nhân viên và cải thiện theo thời gian 

Các chương trình đào tạo nhân sự của tổ chức phải luôn phát triển khi nhu cầu của nhân viên và tổ chức thay đổi theo thời gian mà không phải là không gian. Ngay cả khi bạn có một chương trình đào tạo cho nhân viên hiệu quả vẫn sẽ có những lĩnh vực cần được cải thiện để phù hợp và phát triển tốt hơn. 

Trong bất kỳ ngành nghề nào cũng vậy, tỷ lệ gắn kết được coi là một yếu tố quan trọng bậc nhất để đo lường. Vì nó chỉ ra rằng nhân viên có thật sự hài lòng với khóa đào tạo của công ty hay không? 

4.6. Ứng dụng công nghệ vào kế hoạch đào tạo trong doanh nghiệp

Công nghệ luôn đi đầu trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là đào tạo. Bạn có thể áp dụng các phần mềm để tối ưu hóa quy trình đào tạo cũng như nâng cao trải nghiệm của nhân viên khi tham gia training.

Nếu chưa biết sử dụng phần mềm nào thì doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp MISA AMIS HRM. Đây là công cụ quản trị doanh nghiệp tổng thể, giúp bạn có thể lên kế hoạch đào tạo chi tiết và đưa ra những chiến lược đào tạo phù hợp nhất cho nhân viên trong tổ chức.

Để được tư vấn cụ thể và chi tiết, bạn có thể để lại thông tin dưới đây:

Dùng ngay miễn phí

Kết luận

Để thiết lập một kế hoạch đào tạo nhân viên thực sự không dễ. Điều đó đòi hỏi tổ chức cần lựa chọn ra một phương pháp phù hợp và hiệu quả nhất đối với kế hoạch của mình. MISA AMIS hy vọng qua bài viết này bạn sẽ tìm được cho mình kế hoạch đào tạo thật tốt và phát triển ổn định.