Top 10 phần mềm quản lý quy trình công việc hiệu quả nhất

Trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay, việc số hóa quy trình quản lý không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn nâng cao tính linh hoạt và khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, không phải tất cả phần mềm quản lý quy trình đều có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Quan trọng là phải chọn được phần mềm phù hợp để tối ưu kết quả và đảm bảo sự linh hoạt, hiệu quả trong hoạt động. Cùng MISA AMIS khám phá TOP 10 phần mềm quy trình công việc tự động tốt nhất trên thị trường và đánh giá tính phù hợp với doanh nghiệp của bạn trong bài viết dưới đây

1. Phần mềm quản lý quy trình là gì?

Phần mềm quản lý quy trình (tiếng Anh: Business Process Management System – BPMS) là một công cụ phần mềm được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý và tự động hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Nó cho phép các doanh nghiệp mô hình hóa, triển khai, thực hiện, giám sát và tối ưu hóa các quy trình này một cách hiệu quả.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý quy trình:

• Mô hình hóa quy trình: Cho phép người dùng tạo ra các sơ đồ trực quan để biểu diễn các bước và luồng công việc trong một quy trình.
• Tự động hóa: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng tốc độ xử lý.
• Quản lý tác vụ: Theo dõi và quản lý các nhiệm vụ trong quy trình, đảm bảo chúng được hoàn thành đúng hạn.
• Phân công công việc: Phân công công việc cho các cá nhân hoặc nhóm phù hợp.
• Giám sát và báo cáo: Cung cấp các công cụ để theo dõi hiệu suất của quy trình và tạo ra các báo cáo phân tích.
• Tích hợp: Tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp, như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

MISA THÂN TẶNG BẠN BỘ MẪU 100+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

2. Khó khăn cốt lõi trong bài toán quản lý quy trình công việc tại doanh nghiệp

Thiếu phần mềm xây dựng quy trình, doanh nghiệp thể gặp phải nhiều khó khăn và thách thức trong việc tổ chức, theo dõi và quản lý các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Quy trình thiếu chuẩn hóa, gây khó khăn cho nhân viên

Quy trình trong doanh nghiệp còn phức tạp, nhiều bước và không rõ ràng. Điều này khiến mỗi nhân viên hiểu và thực hiện theo cách khác nhau. Sự thiếu đồng nhất làm giảm năng suất, đồng thời gây khó khăn trong việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc.
Ví dụ: Trong sản xuất, việc thiếu phần mềm quản lý khiến doanh nghiệp không theo dõi được tiến độ và không phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh.

• Khó khăn trong phân công và phối hợp

Quy trình không phân chia rõ ràng trách nhiệm dẫn đến chồng chéo nhiệm vụ hoặc bỏ sót công việc. Việc phối hợp giữa các phòng ban trở nên khó khăn, gây chậm trễ trong thực hiện, làm tăng chi phí và giảm hiệu quả cũng như động lực làm việc.

• Tốn thời gian, nguồn lực, năng suất kém

Việc thực hiện quy trình thủ công tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức và nguồn lực. Nhân viên bị cuốn vào các tác vụ hành chính thay vì tập trung vào những công việc mang tính chiến lược.

• Rò rỉ thông tin và mất kiểm soát

Do thiếu hệ thống theo dõi và kiểm soát, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát thông tin. Các dữ liệu quan trọng có nguy cơ bị rò rỉ hoặc thất thoát.

• Chậm trễ và gian lận

Quy trình thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn thiếu khả năng kiểm soát, dễ dẫn đến chậm trễ trong phục vụ khách hàng và triển khai dự án. Ngoài ra, việc quản lý lỏng lẻo cũng làm tăng nguy cơ gian lận hoặc sử dụng tài liệu sai mục đích.

• Khả năng mở rộng hạn chế

Khi nhu cầu tăng lên, quy trình thủ công khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc mở rộng hoạt động. Thiếu hệ thống hỗ trợ dẫn đến hiệu quả kinh doanh bị giới hạn.

• Quản lý rủi ro kém

Do thiếu khả năng theo dõi và đánh giá, doanh nghiệp khó dự đoán và ứng phó kịp thời với các rủi ro phát sinh.

• Quản lý không nắm bắt được thông tin

Thiếu dữ liệu khiến ban quản lý không nắm rõ tình hình thực hiện các quy trình. Điều này dẫn đến các quyết định thiếu chính xác, không kịp thời cải thiện hiệu suất.

[Tải miễn phí] Bộ mẫu Quy trình phối hợp liên phòng ban cho mọi doanh nghiệp

3. Lợi ích của phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tăng cường hiệu quả và năng suất, cải thiện chất lượng và tuân thủ quy trình, đến việc tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng mở rộng. Đây là một giải pháp thiết yếu để doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện nay.

• Tăng cường hiệu quả và năng suất: Tự động hóa các tác vụ lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Nhân viên có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn​.
• Cải thiện chất lượng và tuân thủ quy trình: Chuẩn hóa và giám sát quy trình đảm bảo mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng quy định. Giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ​.
• Tăng cường khả năng giám sát và báo cáo:Cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết giúp quản lý nắm bắt tiến độ và hiệu suất công việc. Giám sát theo thời gian thực giúp phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề.
• Cải thiện giao tiếp và hợp tác: Hỗ trợ cộng tác như chia sẻ tài liệu và giao tiếp trực tuyến, tăng hiệu quả làm việc của các bộ phận. Mọi thông tin và hoạt động được ghi lại và có thể truy xuất dễ dàng​.
• Tối ưu hóa chi phí: Tự động hóa giúp giảm chi phí nhân công và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực. Tối ưu hóa tài nguyên và phân bổ công việc hợp lý, tránh lãng phí​.
• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Dễ dàng mở rộng và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Tích hợp với các hệ thống khác, đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc​.

4. Top 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất & phổ biến nhất hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm xây dựng quy trình từ nhà cung cấp trong nước đến nước ngoài. Mỗi giải pháp sẽ có thế mạnh cùng hạn chế riêng, doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu, đặc thù hoạt động để quyết định chính xác. 

4.1. Phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS

MISA AMIS Quy trình là 1 trong 40+ ứng dụng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS được phát triển bởi MISA với 20 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm.

Phần mềm số hóa quy trình AMIS MISA là công cụ phù hợp với doanh nghiệp ở mọi quy mô cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. Đối với những doanh nghiệp nhỏ, MISA AMIS Quy trình sẽ số hóa các đề xuất phê duyệt, tiết kiệm chi phí in ấn cùng không gian lưu trữ. Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và lớn lại dễ dàng số hóa, tự động hóa toàn bộ quy trình từ Kế toán, Sản xuất, Marketing, Bán hàng cho đến Nhân sự, Hành chính tổng hợp,… và liên kết các quy trình liên phòng ban một cách liền mạch.

Dùng thử miễn phí

Tính năng nổi bật

• Ứng dụng nền tảng No-code, dễ dàng thiết kế/tùy chỉnh quy trình
• Khởi chạy và xử lý quy trình mọi lúc, mọi nơi với MISA AMIS Quy Trình mobile
• Lãnh đạo phê duyệt, ký số ngay trên quy trình
• Tối ưu hóa nghiệp vụ quản lý quy trình bằng phản hồi hai chiều, nâng cao hiệu quả hoạt động
• Liên kết quy trình các phòng ban, tự động chuyển giao công việc
• Giám sát tình hình ứng dụng quy trình, ghi nhận sự không tuân thủ
• Liên kết các quy trình giữa nhiều phòng ban tạo thành hệ sinh thái khép kín từ đó tăng hiệu quả hoạt động , dễ dàng giám sát

Ưu điểm	Hạn chế
Ứng dụng AI trong ứng dụng, trợ lý số giúp khởi tạo quy trình nhanh chóng Dễ dàng tùy chỉnh trên mọi thiết bị Tích hợp nhiều phân hệ, hỗ trợ quản lý toàn diện. Dễ dàng thiết kế, tùy chỉnh quy trình với 500+ quy trình mẫu Báo cáo tự động tình hình thực hiện quy trình	Chi phí triển khai và duy trì có thể cao đối với doanh nghiệp nhỏ.

Chi phí sử dụng

• Dùng thử 14 ngày miễn phí, đầy đủ tính năng với dữ liệu mẫu.
• Gói khuyên dùng 5.000.000đ/ năm hông giới hạn tính năng, 10 người dùng

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…

Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek đã quyết định ứng dụng phần mềm từ rất sớm để nâng cao hiệu suất công việc.

Anh Phạm Huy Nam, Giám đốc công ty cho biết, nhờ triển khai phần mềm quản lý quy trình kịp thời, Novatek đã giảm thiểu phần lớn thời gian, chi phí lãng phí trong các quy trình thủ công. Hoạt động của doanh nghiệp không còn chậm trễ, thiếu hiệu quả vì quy trình phối hợp đứt đoạn, từ đó gia tăng tốc độ phục vụ khách hàng tốt hơn.

Hãy cùng lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số và tối ưu vận hành của Novatek ngay dưới đây:

Dùng thử miễn phí

Hiện nay MISA đang cung cấp tài khoản dùng thử phần mềm AMIS Quy trình miễn phí với đầy đủ tính năng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký để trải nghiệm những tính năng ưu việt của phần mềm này.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của phần mềm AMIS Quy trình tại đây:

4.5. Phần mềm quy trình Process Street 

Phần mềm Process St đang có khoảng hơn 3000 doanh nghiệp sử dụng, chủ yếu là các đơn vị quy mô nhỏ. Để thiết lập 1 quy trình, người dùng tạo mới từ đầu hoặc chọn từ thư viện mẫu sau đó chỉnh sửa cho phù hợp. Sau khi tạo xong, người dùng thiết lập điều kiện để ẩn/hiện trường hoặc ẩn/hiện bước đáp ứng các quy trình rẽ nhánh.

Tính năng nổi bật

• Kết nối của Process St liên kết với gần 4000 app khác nhau mà không cần tạo code phức tạp
• Tạo checklist và quy trình công việc.​
• Hợp tác nhóm và theo dõi tiến độ
• Tính năng kiểm tra giúp đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng theo quy trình

Ưu điểm	Hạn chế
Giao diện trực quan và thân thiện với người dùng Cung cấp các mẫu quy trình có sẵn, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. Phù hợp cho các quy trình lặp lại	Hạn chế trong việc tùy chỉnh phức tạp.​ Chủ yếu tập trung vào checklist, thiếu tính năng quản lý dự án toàn diện. Không thể sao chép các tác vụ riêng lẻ, thiếu tính năng sao chép-dán

Chi phí sử dụng:

• Giá từ $ 100 đến $ 1660 mỗi tháng tùy nhu cầu lưu trữ và số lượng người dùng

4.6. Phần mềm quản lý quy trình Virtual Examiner – PCG 

Virtual Examiner là một sản phẩm của PCG Software, được thiết kế để giám sát các quy trình trong tổ chức và tìm kiếm các dữ liệu liên quan đến các hình thức thanh toán gian lận/lạm dụng, đồng thời tối ưu hóa việc thu hồi tài chính. Sản phẩm này đã giúp các tổ chức chăm sóc sức khỏe nâng cao hệ thống xử lý khiếu nại hiện tại của họ với hơn 31 triệu chỉnh sửa cho mỗi khiếu nại.

Ngoài ra, giải pháp phần mềm cũng có khả năng giám sát quyền sở hữu nội bộ của tổ chức, phát hiện các sai phạm về quyền sở hữu và giảm chi phí cho việc mã hóa sai để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật

• Tự động hóa quy trình: Kiểm tra và phân tích hàng triệu yêu cầu bồi thường mỗi đêm, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất.
• Tuân thủ quy định: Đảm bảo tuân thủ các quy định của CMS, AMA và các hướng dẫn của Medicaid, giảm thiểu rủi ro pháp lý và vấn đề tuân thủ.
• Tối ưu hóa quản lý quy trình: Tự động kiểm tra và đánh dấu các yêu cầu cần xem xét, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
• Công cụ báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích xu hướng giúp cải thiện việc quản lý và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Ưu điểm	Hạn chế
Chuyên biệt cho lĩnh vực giáo dục.​ Cung cấp dữ liệu chi tiết và hữu ích.	Không phù hợp cho các ngành khác ngoài giáo dục.​ Yêu cầu đào tạo để sử dụng hiệu quả.

Chi phí sử dụng:

• Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp

Tham khảo: Top 10 phần mềm quản lý thời gian hiệu quả nhất năm 2025

4.7. Quản lý quy trình thủ tục với Pipefy

Pipefy là phần mềm quy trình được nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới tin dùng. Nó phù hợp với mọi loại quy mô doanh nghiệp và hầu hết lĩnh vực. 

Các quy trình trong pipefy chủ yếu là quy trình đường thẳng và được biểu diễn dưới dạng Kanban. Mỗi card tương ứng với một lượt chạy quy trình, di chuyển qua từng cột để chạy các bước trong quy trình. 

Tính năng nổi bật

• Tự động hóa quy trình: Giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email, cập nhật cơ sở dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Cải thiện cộng tác: Hỗ trợ các công cụ cộng tác như biểu mẫu chia sẻ, cổng dịch vụ và theo dõi yêu cầu, giúp tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích tùy chỉnh, giúp theo dõi hiệu suất, nhận diện các điểm nghẽn và cải thiện quy trình liên tục.

Ưu điểm	Hạn chế
Giao diện dễ dàng sử dụng Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không yêu cầu kiến thức lập trình.​ Tự động hóa quy trình giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.​ Cải thiện khả năng cộng tác và giao tiếp trong nhóm.​	Pipefy là người dùng không thiết lập được quy trình rẽ nhánh, nhiều điều kiện. Vì vậy, doanh nghiệp có nhiều quy trình con sẽ phải tách thành nhiều lượt thiết lập. Một số tính năng nâng cao có thể yêu cầu gói dịch vụ cao cấp.

Chi phí sử dụng:

• Cần liên hệ với nhà cung cấp để xem giá cụ thể cho từng doanh nghiệp.

4.8. Phần mềm quản lý quy trình QNTRL

Qntrl là một công cụ mạnh mẽ được phát triển bởi Zoho Corporation, nhằm cải thiện khả năng hiển thị, kiểm soát và tự động hóa các quy trình của tổ chức.

Nó được thiết kế để giám sát các quy trình cho nhóm, bộ phận hoặc công ty, và cho phép người dùng đơn giản hóa các quy trình phức tạp bằng cách sắp xếp các tác vụ một cách dễ dàng. Nó đem lại cái nhìn toàn cảnh và chi tiết về tất cả các quy trình làm việc của công ty một cách dễ dàng và thuận tiện.

Tính năng nổi bật

• Kiểm soát quy trình chặt chẽ, đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng chuẩn
• Hỗ trợ cộng tác hiệu quả với chia sẻ dữ liệu và phản hồi qua email hoặc chat
• Tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình, giảm thiểu can thiệp thủ công
• Lập bản đồ quy trình linh hoạt, tùy chỉnh theo yêu cầu doanh nghiệp
• Nền tảng no-code, dễ triển khai và quản lý mà không cần kiến thức lập trình.

Ưu điểm	Hạn chế
Tuân thủ quy trình nghiêm ngặt, ngăn chặn hành động không được phép Cộng tác hiệu quả nhờ chia sẻ dữ liệu và phản hồi nhanh chóng. Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.​ Lập bản đồ quy trình dễ dàng, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp Nền tảng no-code giúp triển khai nhanh chóng và dễ dàng.	Giao diện người dùng có thể cần thời gian làm quen.​ Một số tính năng có thể yêu cầu gói dịch vụ cao cấp.

Chi phí sử dụng:

• Cần liên hệ với nhà cung cấp để xem giá cụ thể cho từng doanh nghiệp.

4.9. Phần mềm quản lý quy trình Process Maker 

Process Maker chuyên về quản lý công việc, phê duyệt hoặc xác nhận nhân sự đã làm đúng quy định. Nhờ đó, người quản lý giám sát chặt chẽ sự tuân thủ quy trình của đội ngũ. 

Phần mềm này sử dụng hệ thống ký pháp chuẩn quốc tế về quản lý quy trình là BPMN 2.0. Người dùng thao tác kéo thả để thiết lập các bước, các sự kiện. Nhìn chung, cách thiết lập của Process Maker rất trực quan, rõ ràng, song doanh nghiệp cần có hiểu biết sâu và mất nhiều thao tác để hoàn thành.

Ở phiên bản mới nhất, ProcessMaker đáp ứng khá tốt công tác thống kê báo cáo. Ngoài thống kê lượt chạy theo bộ lọc tùy chỉnh, nó còn cho phép người dùng tự thêm biểu đồ, kết hợp thêm điều kiện cho dữ liệu.

Tính năng nổi bật

• Mô hình hóa quy trình với giao diện kéo-thả trực quan.​
• Quản lý tài liệu và giám sát hoạt động kinh doanh (BAM).​
• Tích hợp với nhiều hệ thống bên thứ ba như SAP, Salesforce.​
• Bảo mật dữ liệu với mã hóa và kiểm soát truy cập chi tiết.​​

Ưu điểm	Hạn chế
Giao diện dễ sử dụng, không yêu cầu kỹ năng lập trình.​ Tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống khác.​ Bảo mật cấp doanh nghiệp, đảm bảo an toàn dữ liệu.​ Công cụ quản lý quy trình mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.	Cần có hiểu biết về quy trình để thiết lập hiệu quả.​ Chi phí có thể cao đối với doanh nghiệp nhỏ.

Chi phí sử dụng:

• Processmaker có ba gói sản phẩm, gói thấp nhất có giá 1.500$ mỗi tháng.

4.10. Ứng dụng quản lý quy trình Quixy

Quixy giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình từ cơ bản đến chuyên sâu với chi phí thấp. Matt Long – CEO của công ty Groove Technology Company cho biết, Quixy đã loại bỏ các quy trình thủ công và nhanh chóng biến ý tưởng của nhân viên thành hoạt động kinh doanh mới mẻ.

Tính năng nổi bật

• Hiển thị thông báo và lời nhắc cho từng bước trong quy trình.​
• Tương thích với mọi trình duyệt, sử dụng được ở chế độ ngoại tuyến.​
• Xuất dữ liệu trên nhiều định dạng, lập lịch gửi báo cáo tự động.​
• Tích hợp liền mạch với các ứng dụng bên thứ ba qua Webhook, API.​

Ưu điểm	Hạn chế
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.​ Tích hợp linh hoạt với các ứng dụng khác.​ Hỗ trợ làm việc ngoại tuyến, tăng tính linh hoạt.​ Tự động hóa báo cáo, tiết kiệm thời gian và công sức.​	Một số tính năng nâng cao có thể yêu cầu gói dịch vụ cao cấp.​ Cần thời gian để làm quen với các tính năng và cấu hình.​

Chi phí sử dụng:

• Cần liên hệ với nhà cung cấp để xem giá cụ thể cho từng doanh nghiệp.

5. Kết luận 

Trong xu hướng tiêu dùng mới, khách hàng đang mong đợi nhận được kết quả nhanh, chính xác, cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Và chuyển đổi số là cách duy nhất để doanh nghiệp thực hiện điều này.

Bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý quy trình phù hợp, doanh nghiệp sẽ tự động hóa tất cả luồng công việc thường gặp, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Đồng thời, công việc đạt chất lượng, nhanh chóng sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi thế bứt phá vượt bậc so với các đối thủ cạnh tranh vẫn dựa vào quy trình thủ công.