Phiếu kế toán là gì? Mẫu phiếu kết chuyển tổng hợp chuẩn nhất

Phiếu kế toán là gì? Phiếu kế toán (PKT) là một trong những mẫu giấy tờ phổ biến được lưu hành nội bộ doanh nghiệp, dùng để làm cơ sở cho việc hạch toán vào sổ kế toán. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu hơn về PKT và các mẫu PKT được sử dụng phổ biến hiện nay.

1. Phiếu kế toán là gì?

Phiếu kế toán là một dạng của chứng từ kế toán, do kế toán lập ra và đóng vai trò quản lý, hạch toán ghi chép đầy đủ, chính xác nhất. Đây cũng chính là căn cứ để kế toán doanh nghiệp hạch toán các nghiệp vụ kế toán vào sổ hoặc vào nhật ký chứng từ.

2. Khi nào cần sử dụng phiếu kế toán?

Phiếu kế toán được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ kế toán không có trong các biểu mẫu có sẵn. Trong PKT, kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện hạch toán đồng thời nhiều nghiệp vụ kế toán liên quan với nhau cùng một lúc.

PKT dùng để cập nhật, minh họa cho các bút toán dưới đây:

• Bút toán kết chuyển cuối kỳ: Vào cuối mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kết chuyển để chuyển số dư của các tài khoản từ kỳ kế toán hiện tại sang kỳ kế toán tiếp theo. Phiếu kế toán được lập để ghi nhận các bút toán này, đảm bảo rằng các khoản doanh thu, chi phí và các khoản mục khác được kết chuyển chính xác. Việc sử dụng phiếu kế toán giúp xác nhận rằng tất cả các số dư tài khoản được chuyển đúng cách và đầy đủ, từ đó chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính của kỳ kế toán mới.
  
• Bút toán khấu trừ thuế giá trị gia tăng vào mỗi cuối tháng: Để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán và báo cáo thuế giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp cần ghi nhận bút toán khấu trừ thuế GTGT đầu vào vào cuối mỗi tháng. Phiếu kế toán được sử dụng để ghi nhận các khoản thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn mua hàng, đồng thời thực hiện đối chiếu với thuế GTGT phải nộp. Việc lập phiếu kế toán trong trường hợp này giúp đảm bảo rằng các khoản thuế khấu trừ được ghi nhận đầy đủ và đúng quy định, từ đó hỗ trợ việc tính toán thuế GTGT chính xác.
• Bút toán phân bổ, điều chỉnh: Trong quá trình kế toán, có thể cần thực hiện các bút toán phân bổ chi phí hoặc doanh thu, hoặc điều chỉnh số liệu kế toán để phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phiếu kế toán được lập để ghi nhận các bút toán phân bổ chi phí, chẳng hạn như phân bổ chi phí khấu hao tài sản cố định hoặc phân bổ chi phí chung, cũng như các điều chỉnh cần thiết để sửa chữa sai sót hoặc cập nhật thông tin. Việc sử dụng phiếu kế toán trong các trường hợp này giúp đảm bảo rằng tất cả các điều chỉnh và phân bổ được thực hiện chính xác và đầy đủ.
• Bút toán minh họa cho một số nghiệp vụ không có chứng từ khác: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần ghi nhận các nghiệp vụ kế toán mà không có chứng từ cụ thể, chẳng hạn như các bút toán điều chỉnh, ghi nhận dự phòng, hoặc các nghiệp vụ đặc biệt. Phiếu kế toán được sử dụng để ghi nhận các bút toán này, với mô tả chi tiết về lý do và căn cứ của bút toán. Điều này giúp đảm bảo rằng các nghiệp vụ kế toán không có chứng từ cụ thể được ghi nhận một cách rõ ràng và minh bạch, từ đó duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.

Đọc thêm: Hình thức chứng từ ghi sổ theo TT 200 và 133, đặc điểm và cách ghi sổ

3. Vai trò của phiếu kế toán

Phiếu kế toán giữ vai trò trung tâm trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp, và dưới đây là một phân tích cụ thể và chi tiết hơn về những vai trò quan trọng mà phiếu kế toán đảm nhiệm:

• Ghi nhận chi tiết và chính xác các nghiệp vụ kinh tế: Phiếu kế toán là tài liệu ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh như các khoản thu, chi, mua sắm, thanh toán lương, chi phí sản xuất, doanh thu bán hàng, v.v. Mỗi phiếu kế toán đều đảm bảo rằng các giao dịch được ghi nhận đúng thời điểm và chính xác về số liệu, từ đó tạo cơ sở cho việc tổng hợp và lập báo cáo tài chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp.
• Cung cấp căn cứ pháp lý cho các giao dịch tài chính: Phiếu kế toán có giá trị như chứng từ pháp lý, được dùng để xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch tài chính. Khi cần kiểm toán, thanh tra, hoặc giải quyết tranh chấp về tài chính, các phiếu kế toán là cơ sở để đối chứng và xác minh tính chính xác của các số liệu tài chính, giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ quản lý và kiểm soát tài chính hiệu quả: Phiếu kế toán cho phép doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát dòng tiền ra vào một cách minh bạch. Điều này giúp quản lý các khoản phải thu, phải trả, quản lý nợ và đảm bảo rằng dòng tiền lưu thông trong doanh nghiệp không bị gián đoạn. Quản lý tốt thông qua phiếu kế toán giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro thất thoát tài chính, lạm dụng nguồn lực và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
• Tăng cường khả năng tuân thủ quy định pháp luật: Sử dụng phiếu kế toán giúp doanh nghiệp duy trì quy trình kế toán nhất quán, tuân thủ đúng các quy định về luật thuế, luật kế toán và các quy định liên quan khác. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguy cơ gặp phải các vấn đề pháp lý mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt các đối tác và cơ quan chức năng.
• Cơ sở dữ liệu quan trọng cho các quyết định quản trị: Thông tin được ghi nhận trên phiếu kế toán cung cấp cái nhìn chính xác và cập nhật về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể dựa vào dữ liệu này để đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến đầu tư, mở rộng quy mô, quản lý rủi ro, và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh phù hợp với tình hình tài chính thực tế.
• Lưu trữ và truy xuất thông tin dễ dàng: Phiếu kế toán được lưu trữ một cách hệ thống và khoa học, giúp việc truy xuất thông tin khi cần thiết trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Điều này rất quan trọng trong các trường hợp doanh nghiệp cần kiểm toán, thẩm định tài chính, hoặc xử lý các tranh chấp tài chính. Việc lưu trữ đầy đủ phiếu kế toán cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình phát sinh và hạch toán các nghiệp vụ tài chính.
• Hỗ trợ hạch toán các nghiệp vụ phức tạp: Phiếu kế toán không chỉ được sử dụng cho các nghiệp vụ thông thường mà còn giúp ghi nhận các nghiệp vụ phức tạp liên quan đến nhiều khoản mục hoặc các nghiệp vụ kế toán đặc biệt không có sẵn trong các biểu mẫu thông thường. Điều này tạo điều kiện cho kế toán doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý và hạch toán.

Tóm lại, phiếu kế toán không chỉ là công cụ ghi nhận nghiệp vụ tài chính mà còn là nền tảng quản lý toàn diện, từ việc đảm bảo tuân thủ pháp luật, quản lý dòng tiền, đến cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán MISA AMIS là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán và hệ thống chứng từ theo Thông tư 200, Thông tư 133, phù hợp với 20+ ngành nghề. Cho phép lập chứng từ thu, chi, mua hàng, bán hàng…hàng loạt từ hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử khởi tạo bằng máy tính tiền, sổ phụ ngân hàng, phần mềm bán hàng và tự động tổng hợp dữ liệu lên hơn 200 báo cáo chi tiết. 

Dùng thử miễn phí

4. Phiếu kế toán có bắt buộc hay không?

Việc sử dụng phiếu kế toán là một yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật ở hầu hết các quốc gia, nhằm đảm bảo rằng mọi giao dịch kinh tế phát sinh được ghi nhận chính xác và minh bạch. Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện tốt quá trình lập báo cáo tài chính, quản lý dòng tiền, và tuân thủ các quy định về thuế.

Tại Việt Nam, Luật Kế toán quy định rõ ràng rằng các doanh nghiệp phải lập phiếu kế toán cho mọi nghiệp vụ kinh tế. Các loại phiếu kế toán thông dụng bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, trong đó mỗi loại phiếu đảm bảo việc ghi chép được thực hiện theo đúng trình tự và quy tắc kế toán.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về lập phiếu kế toán, điều này có thể dẫn đến việc ghi chép thiếu sót, gây sai lệch trong báo cáo tài chính và gặp rủi ro pháp lý như bị xử phạt hành chính. Việc không minh bạch trong tài chính còn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình kiểm toán và quản lý doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc sử dụng phiếu kế toán một cách đúng đắn và hợp pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các dòng tiền, quản lý rủi ro tài chính và xây dựng lòng tin với các nhà đầu tư, chủ nợ, và các bên liên quan khác. Điều này đảm bảo rằng thông tin tài chính phản ánh chính xác tình hình hoạt động kinh doanh và góp phần tăng cường quản lý nội bộ.

5. Phân biệt phiếu kế toán với chứng từ kế toán

Phiếu kế toán và chứng từ kế toán đều là những giấy tờ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ. Tuy nhiên, hai loại giấy tờ này cũng có những điểm khác biệt, cụ thể:

Đọc thêm: Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra mẫu mới nhất

6. Tổng hợp mẫu phiếu kế toán tổng hợp và kết chuyển 

Anh chị có thể tham khảo các mẫu PKT tổng hợp và kết chuyển dưới đây:

• Mẫu phiếu kế toán tổng hợp

Công ty……………………………………………………………..

Địa chỉ………………………………………………………………

PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Ngày…..tháng…..năm….

Số phiếu: PK00002

Liên số: 1

        Ngày ….. tháng ….. năm ……….

NGƯỜI LẬP PHIẾU                                                                                               KẾ TOÁN TRƯỞNG

(Ký, họ tên)                                                                                                       (Ký, họ tên)

Tải ngay mẫu phiếu kế toán tổng hợp Tại đây

• Mẫu PKT kết chuyển

Công ty……………………………………………………………..

Địa chỉ………………………………………………………………

PHIẾU KẾ TOÁN 

 Số phiếu: NVK016682

Ngày: 20/09/2021

Ngày ….. tháng ….. năm ……….

KẾ TOÁN TRƯỞNG                                                                                           GIÁM ĐỐC

     (Ký, họ tên)                                                                                             (Ký, họ tên)

Tải ngay mẫu phiếu kế toán kết chuyển Tại đây

Hiện nay, các công cụ quản lý tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS  giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác hơn. Phần mềm hỗ trợ lập chứng từ ghi chép các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế trong một khoảng thời gian nhất định và kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ dễ dàng hơn so với làm thủ công như trước đây.

Ngoài ra, phần mềm kế toán MISA AMIS còn là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ doanh nghiệp như:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mọi lĩnh vực
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. 
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
• Kết nối với hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.