Kiến thức Quản lý nhân sự Hướng dẫn xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công...

Hướng dẫn xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công ty

Hiện nay, việc bảo mật và xây dựng một hệ thống an ninh máy tính an toàn là một điều khá quan trọng, giúp hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần thiết kế và ban hành một quy định sử dụng máy tính trong công ty để hạn chế tình trạng bị đánh cắp dữ liệu, cũng như các thông tin bảo mật của công ty ra bên ngoài.

Hướng dẫn xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công ty
Hướng dẫn xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công ty

Các tiêu chí cần có khi xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công ty

1.1. Linh hoạt, tôn trọng cá nhân

Đây là tiêu chí quan trọng đầu tiên mà các vị lãnh đạo, các chủ doanh nghiệp cần quan tâm, thảo luận kĩ trước khi đưa phát hành ra một quy định sử dụng máy tính công ty. Doanh nghiệp nào cũng mong muốn nhân viên của mình tập trung 100% sức lực, trong khoảng thời gian làm việc, nhằm mang lại một hiệu quả và chất lượng công việc tốt nhất. Họ muốn hạn chế thời gian nhân viên dùng để làm các việc riêng như: xem phim hay lướt web,…

Tuy nhiên, mỗi công ty sẽ có mỗi văn hóa doanh nghiệp khác nhau, do đó bạn cũng không nên quá cứng nhắc khi áp dụng các quy định này. Chủ doanh nghiệp cần phải mềm dẻo và linh hoạt trong cách quản trị nhân viên, khi họ sử dụng internet. 

Việc ban hành quy định sử dụng máy tính trong công ty là rất cần thiết
Việc ban hành quy định sử dụng máy tính trong công ty là rất cần thiết

Chủ doanh nghiệp hãy đánh giá chính xác thực tế năng suất làm việc của mỗi nhân viên và toàn bộ công ty, sở thích, nhu cầu cá nhân của mỗi người. Điều đó nhằm tạo nên một doanh nghiệp có tính kỷ luật, nhưng vẫn phù hợp với môi trường thoải mái và tin cậy lẫn nhau.

1.2. Có sự đồng thuận của mọi người

Trước khi ban hành ra các quy định và đưa chúng vào khuôn khổ, thì chủ doanh nghiệp cần thực hiện công tác tư tưởng cho toàn bộ nhân viên của mình. Lãnh đạo cần cho nhân viên của bạn hiểu được việc này giúp tạo một môi trường lành mạnh, không hề có sự bắt ép hay ép buộc nào cả. 

Quy định đó chỉ là các quy định cần thiết với mục đích, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của tất cả mọi người, hạn chế tình trạng bị kẻ gian xâm nhập, đánh cắp dữ liệu quan trọng của cá nhân hay công ty

Chủ doanh nghiệp hãy nhấn mạnh và làm rõ 1 điều rằng, mỗi cá nhân đều có quyền sử dụng máy tính công ty một cách chính đáng. Tuy nhiên, mọi người cần phải sử dụng chúng một cách hợp lý và hài hòa, cân đối giữa công việc và việc cá nhân .

1.3. Thể hiện văn hóa tổ chức

Văn hóa công ty hay văn hóa của bất kì doanh nghiệp luôn là yếu tố mà ban lãnh đạo luôn đặt lên hàng đầu, dành nhiều sự quan tâm, nhằm xây dựng một tập thể phát triển vững mạnh. 

Mỗi quy định được ban hành ra thì cần có sự liên kết đối với các mặt về văn hóa, tổ chức của công ty, có như vậy thì nhân viên mới không cảm thấy không bị gò bó hay ép buộc.

1.4. Quy định phải được xét duyệt

Những thông tin, quy định cần phải có sự xét duyệt của những bộ phận có liên quan và gửi lên ban giám đốc để ra quyết định.

Văn bản, quy định phải có sự xét duyệt của Ban giám đốc, lãnh đạo
Văn bản, quy định phải có sự xét duyệt của Ban giám đốc, lãnh đạo

Bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp cần soạn thảo rõ ràng, chi tiết về quy định sử dụng máy tính trong công ty rồi gửi lên các ban có thẩm quyền như Tổng Giám Đốc hay Giám Đốc điều hành để xét duyệt. Quy định sau khi đã rà soát kỹ lưỡng và đồng ý xét duyệt, thì công ty sẽ công bố chính thức tới các phòng ban liên quan, để thực hiện và phổ biến tới toàn nhân viên

Vấn đề cần có khi soạn thảo quy định sử dụng máy tính

2.1. Quyền hạn và trách nhiệm của người dùng máy tính

Trước hết, các công ty cần có một văn bản quy định rõ quyền và trách nhiệm của những người sử dụng máy tính trong công ty, cách sử dụng cũng như mục đích sử dụng như thế nào. Một văn bản rõ ràng sẽ cho mọi người thấy được trách nhiệm cũng như mục đích cho việc sử dụng.

Văn bản đó là cách giúp cho nhân viên hiểu, biết được chi tiết các công việc, nghĩa vụ mà mình được làm và không được làm, qua đó góp phần làm tăng năng suất công việc. Nó góp phần vào tiết kiệm chi phí cũng như gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

2.2. Trách nhiệm của người dùng mạng nội bộ

Hiện nay, mỗi công ty đều đang sử dụng một mạng máy tính nội bộ riêng. Mạng nội bộ đó là một tính năng quan trọng, mục đích chính của việc này là lưu trữ toàn bộ các dữ liệu quan trọng trong công việc của công ty. Do đó, doanh nghiệp ban hành các quy định về sử dụng máy tính trong công ty, đối với hệ thống mạng máy tính nội bộ, sẽ góp phần không nhỏ vào việc hạn chế tình trạng bị các hacker đánh cắp dữ liệu.

Mọi người trong công ty cần phải có trách nhiệm trong việc sử dụng mạng nội bộ, vì đó không chỉ giúp việc sử dụng mạng máy tính nội bộ trở nên hiệu quả, mà còn góp phần vào việc tăng hiệu suất làm việc, tăng doanh thu cho công ty.

2.3. Giới hạn khi dùng máy tính, internet

Tùy từng đặc thù của mỗi công ty hay doanh nghiệp, mà việc truy cập mạng internet gặp một số giới hạn nhất định. Một số giới hạn như không trao đổi mật khẩu với nhân viên cùng công ty, không tự ý đổi tên máy, IP, không cài đặt các phần mềm chứa mã độc hay dùng vào việc riêng cá nhân bằng máy công ty.

Chủ doanh nghiệp khi đặt ra những giới hạn này đều nhằm mục đích tối đa việc mạng nội bộ bị xâm nhập. Trong kinh doanh, các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau không phải doanh nghiệp nào cũng cạnh tranh lành mạnh. Các đối thủ sẽ luôn sẵn sàng chơi xấu để loại bỏ doanh nghiệp bạn.

Quy định sử dụng máy tính trong công ty phải làm rõ trách nhiệm của từng bên
Quy định sử dụng máy tính trong công ty phải làm rõ trách nhiệm của từng bên

2.4. Xử lý sự cố

Mạng máy tính trong quá trình làm việc và sử dụng, thì không thể nào tránh khỏi được tình trạng gặp các sự cố ngoài ý muốn. Những sự cố có thể liên quan đến kỹ thuật như: mạng tắc nghẽn, đường truyền gián đoạn,…nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động làm việc. Do đó, các quy định sử dụng máy tính trong công ty cần nêu rõ các hướng giải quyết, khắc phục, xử lý khi xảy ra sự cố. 

Những lúc xảy ra sự cố này thông thường các nhân viên sẽ báo bộ phận kỹ thuật mạng của công ty, để xem tình trạng sự cố nghiêm trọng tới đâu. Sự cố nếu nghiêm trọng hay công ty không có bộ phận kỹ thuật thì nhân viên trong công ty cần báo đơn vị lắp đặt mạng để cải thiện sự cố. Điều quan trọng nên hạn chế những người sửa mạng ngoài, vì sẽ khó bảo mật được thông tin dữ liệu.

2.5. Khen thưởng và kỷ luật

Trong quy định ban hành cũng cần phải làm rõ vấn đề khen thưởng và kỷ luật cho các nhân viên. Nếu những người tuân thủ tốt, đạt hiệu suất công việc thì sẽ được khen thưởng, tuyên dương, từ đó tạo động lực và là phần thưởng xứng đáng cho nỗ lực của cá nhân đó.

Ngược lại, nếu cá nhân vi phạm thì sẽ bị kỷ luật, khiển trách về thái độ hời hợt, còn chưa có ý thức về việc sử dụng mạng máy tính của công ty.

2.6. Điều khoản thi hành

Trong văn bản quy định sử dụng máy tính công ty thì cũng cần phải nêu rõ thời gian áp dụng, các phòng ban thực hiện cũng như cá nhân liên quan tới quy định và các nội dung khác trong văn bản đã được ban lãnh đạo xét duyệt.

Cách ban hành quy định sử dụng máy tính

Một văn bản quy định sử dụng máy tính cần đem lại những lợi ích hiệu quả trong quản lý nhân sự. Người quản lý nhân sự để bạn hành nó một cách hiệu quả đạt mục đích thì cần những cách sau:

  • Cách 1: In ra bản cứng và gửi từng bộ phận.

Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành in ra một bản cứng dùng để lưu trữ. Bản còn lại thì sẽ in xuống gửi cho từng phòng ban, bộ phận để họ về phổ biến các quy định lại tới nhân viên của họ.

  • Cách 2: Gắn thông báo ở bảng tin của công ty.

Bộ phận nhân sự có thể in một bảng, đóng dấu rồi dán ở bảng thông báo, để giúp mọi nhân viên đều có thể được cập nhật thông tin một cách nhanh nhất. 

  • Cách 3: Gửi bản scan qua email để tất cả nhân viên cùng biết.

Bản cứng đã xét duyệt và đóng dấu thì bộ phận nhân sự sẽ lưu lại, ngoài ra sẽ scan thêm một bảng để gửi email cho tất cả nhân viên trong công ty. Nhân sự cần xác nhận với các trưởng nhóm, để đảm bảo tất cả nhân viên đều đã nắm rõ mọi quy định mới này.

 quy định sử dụng máy tính trong công ty
Khi đã ban hành, bạn cần thông báo đến toàn thể nhân viên để mọi người cùng biết
  • Cách 4: Thông báo trên trang nội bộ của công ty (FB, Zalo, phần mềm làm việc,…) 

Cách cuối cùng là thông báo về quy định mới ban hành trên các nền tảng mạng xã hội như facebook, zalo,…và đảm bảo các phòng ban đều phổ biến đầy đủ về các quy định mới.

Giờ đây, việc ban hành những nội quy, quy định của công ty đã dễ dàng hơn rất nhiều với phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM. Phần mềm tích hợp nhiều tính năng như: Quản lý thông tin nhân sự, quản lý tuyển dụng, chấm công, tính lương, hỗ trợ thanh toán BHXH, thuế TNCN,…

Với phần mềm, bạn có thể dễ dàng thông tin đến nhân sự trong công ty về các nội quy, quy định mà không cần tốn quá nhiều thời gian, công sức. Nhân sự trong công ty có thể dễ dàng nắm được thông tin và phản hồi ngay nếu thất có bất cập.

Click Đọc nGay: AMIS HRM – PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ĐƯỢC HẦU HẾT DOANH NGHIỆP TIN DÙNG

Có thể nói, MISA AMIS HRM là giải pháp công nghệ mà doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên, nâng cao hiệu quả quản lý.

Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm và dùng thử miễn phí, anh/chị có thể để lại thông tin tại đây.

Hy vọng với những chia sẻ của MISA AMIS qua bài viết trên, thì bạn đã hiểu thêm và có thêm kiến thức về việc ban hành các quy định sử dụng máy tính trong công ty. Đây sẽ là một phần giúp việc kinh doanh cũng như làm việc của nhân viên thoải mái và năng suất hơn.

 822 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]