Máy tính là nơi lưu trữ hợp đồng, dữ liệu khách hàng, tài liệu tài chính và nhiều thông tin quan trọng khác của doanh nghiệp. Chỉ một thao tác bất cẩn như cài phần mềm lạ, dùng chung mật khẩu hay mở email giả mạo cũng có thể khiến toàn bộ hệ thống gặp rủi ro.
Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần một bộ quy định sử dụng máy tính rõ ràng. Vấn đề là làm sao để quy định vừa đảm bảo an toàn dữ liệu, vừa được nhân viên chấp nhận và thực hiện nghiêm túc thay vì nằm im trong tủ hồ sơ. MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng và ban hành quy định này.
1. Nguyên tắc xây dựng quy định sử dụng máy tính trong công ty
Quy định hiệu quả không đo bằng độ dài hay mức độ nghiêm ngặt mà đo bằng khả năng áp dụng trong thực tế. Trước khi soạn thảo, doanh nghiệp cần thống nhất 4 nguyên tắc sau:
Linh hoạt và tôn trọng người dùng
Mục tiêu của quy định là bảo vệ dữ liệu, không phải giám sát đời sống cá nhân của nhân viên. Nếu cấm đoán quá mức, nhân sự sẽ cảm thấy bị kiểm soát và tìm cách đối phó. Ngược lại, nếu buông lỏng hoàn toàn, rủi ro bảo mật sẽ tăng theo quy mô công ty. Cách hợp lý là xác định rõ ranh giới: những hành vi ảnh hưởng đến an toàn hệ thống thì cấm tuyệt đối, còn nhu cầu cá nhân chính đáng trong giờ nghỉ có thể linh hoạt tùy văn hóa từng doanh nghiệp.
Có sự đồng thuận của nhân viên
Quy định áp đặt một chiều thường khó đi vào thực tế. Trước khi ban hành, doanh nghiệp nên truyền thông rõ mục đích: bảo vệ dữ liệu chung, giảm nguy cơ bị tấn công mạng, đồng thời bảo vệ chính quyền lợi của mỗi cá nhân. Khi hiểu được lý do, nhân viên sẽ chủ động tuân thủ thay vì thực hiện đối phó.
Phù hợp với văn hóa tổ chức
Một công ty công nghệ trẻ và một doanh nghiệp sản xuất truyền thống sẽ có cách quản lý thiết bị khác nhau. Quy định cần bám theo cách tổ chức thực sự vận hành, tránh sao chép nguyên mẫu của doanh nghiệp khác rồi áp dụng máy móc gây bất cập.
Được phê duyệt chính thức
Bộ phận Nhân sự phối hợp với IT soạn thảo nội dung chi tiết, sau đó trình Ban Giám đốc rà soát và phê duyệt. Văn bản có chữ ký và dấu xác nhận của lãnh đạo mới đủ hiệu lực để áp dụng và làm căn cứ xử lý khi có vi phạm.
2. Nội dung cần có trong quy định sử dụng máy tính
Quyền hạn và trách nhiệm của người sử dụng
Đây là phần nền tảng của toàn bộ văn bản. Cần nêu rõ: máy tính công ty phục vụ mục đích công việc; mỗi nhân viên chịu trách nhiệm với thiết bị và tài khoản được cấp; những hành vi được phép và không được phép. Nội dung càng cụ thể, việc thực hiện càng dễ và tranh cãi càng ít.
Trách nhiệm khi sử dụng mạng nội bộ
Mạng nội bộ là nơi lưu trữ và luân chuyển dữ liệu quan trọng của công ty. Quy định cần yêu cầu nhân viên: chỉ truy cập khu vực dữ liệu được phân quyền, không sao chép dữ liệu ra thiết bị cá nhân khi chưa được phép, không chia sẻ tài khoản truy cập cho người khác, kể cả đồng nghiệp.
Giới hạn khi dùng máy tính và internet
Tùy đặc thù ngành nghề, doanh nghiệp đặt ra các giới hạn phù hợp, thường bao gồm:
- Không cài đặt phần mềm ngoài danh mục được IT phê duyệt
- Không tự ý thay đổi cấu hình máy, tên thiết bị, địa chỉ IP
- Không truy cập website có nguy cơ chứa mã độc, không tải file không rõ nguồn gốc
- Không dùng email công ty để đăng ký các dịch vụ cá nhân
- Đặt mật khẩu đủ mạnh và thay đổi định kỳ theo yêu cầu của IT
Quy trình xử lý sự cố
Sự cố kỹ thuật như nghẽn mạng, gián đoạn đường truyền, máy nhiễm virus là điều khó tránh. Quy định cần nêu rõ: khi gặp sự cố, nhân viên báo ngay cho bộ phận IT hoặc đầu mối được chỉ định, không tự ý xử lý nếu không có chuyên môn, đặc biệt không gọi thợ sửa chữa bên ngoài can thiệp vào hệ thống vì tiềm ẩn nguy cơ lộ dữ liệu.
Khen thưởng và kỷ luật
Cần có cơ chế hai chiều: ghi nhận, tuyên dương các cá nhân và bộ phận tuân thủ tốt; đồng thời quy định rõ hình thức xử lý theo mức độ vi phạm, chẳng hạn nhắc nhở, khiển trách bằng văn bản hoặc xử lý theo nội quy lao động với các vi phạm gây thiệt hại. Mức xử lý rõ ràng ngay trong văn bản giúp việc thực thi công bằng, hạn chế tranh cãi.
Điều khoản thi hành
Phần cuối văn bản nêu rõ thời điểm hiệu lực, phạm vi và đối tượng áp dụng, bộ phận chịu trách nhiệm giám sát, cùng chu kỳ rà soát cập nhật (khuyến nghị 6 đến 12 tháng một lần, vì công nghệ và hình thức tấn công mạng thay đổi liên tục).
3. Mẫu quy định sử dụng máy tính trong công ty
Dưới đây là quy định cơ bản mà công ty có thể tham khảo. Hãy tùy chỉnh lại các điều khoản để đảm bảo tính tương thích cao nhất với văn hóa và mô hình quản lý của công ty.
QUY ĐỊNH SỬ DỤNG MÁY TÍNH VÀ TÀI NGUYÊN CNTT TRONG CÔNG TY
Mã hiệu: QĐ-CNTT-___/yyyy
Ban hành: dd/mm/yyyy
Hiệu lực: dd/mm/yyyy
Áp dụng cho: Toàn bộ CBNV, cộng tác viên, thực tập sinh, nhà thầu có sử dụng máy tính, tài khoản, hệ thống CNTT của Công ty
Đơn vị chủ trì: Phòng HCNS phối hợp Phòng CNTT/IT
Người phê duyệt: Tổng Giám đốc/Giám đốc điều hành
1. Mục đích và phạm vi
1.1 Mục đích
Bảo vệ dữ liệu, tài sản số và hệ thống CNTT của Công ty
Chuẩn hóa cách sử dụng máy tính, tài khoản, phần mềm, internet, email trong công việc
Giảm rủi ro mất dữ liệu, lộ thông tin, nhiễm mã độc, gián đoạn vận hành
1.2 Phạm vi áp dụng
Máy tính để bàn/laptop do Công ty cấp hoặc máy cá nhân có kết nối hệ thống Công ty
Tài khoản: email công ty, tài khoản hệ thống nội bộ, VPN, Wi-Fi công ty, ứng dụng quản trị
Thiết bị lưu trữ: USB, ổ cứng rời, cloud storage
Hệ thống mạng: LAN/Wi-Fi, máy in, NAS/Server, các hệ thống SaaS Công ty sử dụng
2. Trách nhiệm và nguyên tắc chung
2.1 Trách nhiệm của người dùng
Sử dụng tài nguyên CNTT đúng mục đích công việc, tuân thủ quy định này và hướng dẫn của IT
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động phát sinh từ tài khoản được cấp
Bảo vệ thiết bị, không để thất lạc, không tự ý bàn giao cho người khác dùng
2.2 Trách nhiệm của Phòng IT/CNTT
Thiết lập tiêu chuẩn bảo mật, cấp quyền, cấu hình thiết bị
Theo dõi, cảnh báo rủi ro, hỗ trợ xử lý sự cố
Thực hiện sao lưu và chính sách phòng chống mã độc
2.3 Nguyên tắc sử dụng hợp lý
Công ty cho phép sử dụng internet cho nhu cầu cá nhân mức hợp lý trong giờ nghỉ, không làm ảnh hưởng hiệu suất và không vi phạm các điều cấm tại Mục 5
Không dùng tài nguyên CNTT để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật
3. Quy định về thiết bị (máy tính, phụ kiện, tài sản)
3.1 Tiêu chuẩn sử dụng
Người dùng không tự ý tháo lắp phần cứng, thay RAM/SSD, can thiệp BIOS, cài lại hệ điều hành
Không tự ý đổi tên máy, đổi cấu hình mạng, đặt IP tĩnh (trừ khi IT yêu cầu)
3.2 Bảo quản và bàn giao
Khi nghỉ việc/chuyển bộ phận: bàn giao máy và phụ kiện theo checklist (máy, sạc, chuột, túi máy, USB token nếu có)
Nếu hư hỏng do bất cẩn: xử lý theo quy định tài sản và mức độ thiệt hại
3.3 Máy cá nhân (BYOD)
Chỉ được phép khi có phê duyệt của quản lý trực tiếp và IT, kèm điều kiện:
Bật mật khẩu đăng nhập, mã hóa ổ cứng (nếu có), cài phần mềm bảo mật theo yêu cầu IT
Chỉ truy cập dữ liệu Công ty thông qua công cụ được cấp (VPN, ứng dụng, phân quyền)
4. Quy định về tài khoản và mật khẩu
4.1 Quy tắc mật khẩu tối thiểu
Mật khẩu có tối thiểu 10 ký tự, gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt
Không đặt theo thông tin dễ đoán: ngày sinh, tên, số điện thoại
Không dùng chung mật khẩu công ty với tài khoản cá nhân
4.2 Cấm tuyệt đối
Chia sẻ tài khoản/mật khẩu cho bất kỳ ai, kể cả đồng nghiệp
Lưu mật khẩu dạng văn bản thuần (notepad, excel không mã hóa), dán giấy lên màn hình
Cho người khác đăng nhập bằng tài khoản của mình
4.3 Xác thực và đăng nhập
Khi rời máy quá 5 phút phải khóa màn hình (Windows: Win + L)
Không đăng nhập tài khoản Công ty trên máy lạ/không kiểm soát
5. Quy định sử dụng internet, email và phần mềm
5.1 Internet
Không được phép
Truy cập website có nguy cơ cao: cờ bạc, nội dung độc hại, website crack, tải phần mềm lậu
Tải file không rõ nguồn, click link lạ trong email/chat
Dùng máy công ty để đào coin, chạy tool quét, tool tấn công, hoặc bất kỳ hành vi gây tải bất thường
5.2 Email công ty
Email công ty dùng cho trao đổi công việc, giao dịch đối tác
Không dùng email công ty để đăng ký dịch vụ cá nhân không liên quan công việc
Không gửi dữ liệu nội bộ ra ngoài nếu chưa được phép
5.3 Cài đặt phần mềm
Chỉ cài phần mềm trong danh mục cho phép hoặc theo hỗ trợ của IT
Mọi phần mềm mới cần gửi yêu cầu: mục đích dùng, link nhà cung cấp, người chịu trách nhiệm
Cấm dùng phần mềm crack/keygen, cấm tắt antivirus/EDR nếu IT không yêu cầu
6. Quy định về dữ liệu và phân loại thông tin
6.1 Phân loại dữ liệu
Công khai: thông tin truyền thông đã công bố
Nội bộ: quy trình, biểu mẫu, tài liệu nội bộ
Mật: dữ liệu khách hàng, hợp đồng, tài chính, lương, chiến lược, mã nguồn
Tuyệt mật: dữ liệu định danh nhạy cảm, kế hoạch M&A, dữ liệu pháp lý đặc biệt
6.2 Nguyên tắc xử lý dữ liệu
Dữ liệu Mật/Tuyệt mật chỉ lưu tại nơi được IT phê duyệt: server nội bộ, drive doanh nghiệp, phần mềm công ty
Không lưu dữ liệu công ty lên cloud cá nhân (Google Drive cá nhân, Dropbox cá nhân…) nếu chưa được phép
Không gửi file nội bộ qua kênh không kiểm soát (chat cá nhân, email cá nhân) với dữ liệu Mật/Tuyệt mật
6.3 Dữ liệu khách hàng/nhân sự
Danh sách khách hàng, hồ sơ nhân viên, bảng lương, thông tin định danh chỉ được truy cập theo phân quyền
Không trích xuất dữ liệu hàng loạt nếu không có lý do nghiệp vụ rõ ràng
7. Thiết bị lưu trữ ngoài, in ấn, chụp màn hình
USB/ổ cứng rời: chỉ dùng loại được phép; ưu tiên USB mã hóa nếu có
Không copy dữ liệu Mật/Tuyệt mật ra thiết bị cá nhân
In ấn tài liệu nhạy cảm: phải thu hồi ngay; không để tại máy in
Chụp màn hình tài liệu mật: hạn chế tối đa; chỉ dùng khi cần cho xử lý công việc và lưu trữ theo quy định
8. Phòng chống mã độc và lừa đảo (phishing)
Người dùng cần
Kiểm tra kỹ người gửi email, tên miền, đường link trước khi bấm
Không mở file đính kèm lạ, đặc biệt: .exe, .bat, file Office yêu cầu “Enable Content/Macro”
Báo IT ngay nếu thấy dấu hiệu: máy chạy chậm bất thường, pop-up lạ, file bị đổi đuôi, mất quyền truy cập
9. Quy trình xử lý sự cố và báo cáo
9.1 Trường hợp phải báo ngay
Nghi ngờ lộ tài khoản, click nhầm link lạ
Mất máy tính, mất USB, thất lạc thiết bị
Nghi nhiễm virus, ransomware, dữ liệu bị mã hóa
Gửi nhầm email chứa dữ liệu nội bộ
9.2 Đầu mối tiếp nhận
IT Helpdesk: __________
Hotline nội bộ: __________
Email IT: __________
9.3 Nguyên tắc khi xảy ra sự cố
Không tự ý mang thiết bị ra ngoài sửa
Không tự cài lại máy nếu chưa có hướng dẫn IT
Cung cấp thông tin sự cố theo mẫu: thời điểm, thao tác vừa làm, ảnh chụp màn hình, file liên quan
10. Kiểm tra, giám sát và quyền riêng tư
Công ty có quyền ghi nhận log truy cập hệ thống, lịch sử đăng nhập, cài đặt phần mềm theo chính sách an ninh
Việc giám sát nhằm bảo vệ tài sản số và vận hành, không nhằm mục đích can thiệp đời sống cá nhân
Nhân sự có trách nhiệm hợp tác khi IT/HCNS kiểm tra phục vụ điều tra sự cố
11. Khen thưởng và xử lý vi phạm
11.1 Khen thưởng
Ghi nhận cá nhân/bộ phận tuân thủ tốt, phát hiện sớm rủi ro, báo cáo kịp thời, góp phần ngăn chặn sự cố
11.2 Mức xử lý vi phạm
Mức 1: Nhắc nhở, đào tạo lại (vi phạm lần đầu, chưa gây hậu quả)
Mức 2: Khiển trách bằng văn bản, giới hạn quyền truy cập tạm thời
Mức 3: Kỷ luật theo nội quy lao động, bồi thường thiệt hại (nếu có)
Mức 4: Chuyển cơ quan chức năng nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật
12. Điều khoản thi hành
Quy định này có hiệu lực từ ngày dd/mm/yyyy
Phòng HCNS phối hợp IT chịu trách nhiệm hướng dẫn, truyền thông, tổ chức ký cam kết
Định kỳ rà soát cập nhật 6 đến 12 tháng/lần hoặc khi có thay đổi hệ thống
ĐẠI DIỆN BAN LÃNH ĐẠO
(Ký, ghi rõ họ tên)
4. Cách ban hành để quy định dùng máy tính thực sự đi vào thực tế
Nhiều doanh nghiệp có quy định đầy đủ nhưng nhân viên không nắm được nội dung. Nguyên nhân thường nằm ở khâu ban hành và truyền thông. Doanh nghiệp có thể kết hợp các cách sau:
- Gửi bản cứng đến từng phòng ban: bộ phận Nhân sự lưu một bản gốc, các bản sao gửi trưởng bộ phận để phổ biến trực tiếp đến nhân viên.
- Niêm yết tại bảng tin công ty: phù hợp với thông báo ban đầu, giúp toàn bộ nhân sự tiếp cận nhanh.
- Gửi bản scan qua email: đảm bảo mỗi cá nhân đều nhận được văn bản; nên yêu cầu phản hồi xác nhận đã đọc để có căn cứ sau này.
- Đăng trên kênh nội bộ: nhóm Zalo, mạng xã hội nội bộ hoặc phần mềm quản trị mà công ty đang sử dụng.
Điểm quan trọng: dù chọn kênh nào, doanh nghiệp cũng cần bước xác nhận nhân viên đã đọc và hiểu quy định. Đây là căn cứ để xử lý nếu phát sinh vi phạm, đồng thời thể hiện sự nghiêm túc của tổ chức với văn bản đã ban hành.
4. Ban hành và thực hiện quy định dễ dàng hơn với MISA AMIS HRM
Trên thực tế, soạn thảo quy định không khó bằng việc phổ biến đến hàng trăm nhân sự và theo dõi ai đã nắm, ai chưa. Cách làm thủ công qua bản in hay email lẻ tẻ thường mất nhiều thời gian và khó kiểm soát.
Phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này gọn gàng trên một nền tảng.
- Gửi thông báo tự động đến từng phòng ban hoặc toàn công ty chỉ với vài thao tác
- Nhân viên xác nhận đã đọc và phản hồi ngay trên hệ thống nếu thấy điểm chưa hợp lý
- Đồng bộ với hồ sơ nhân sự, hỗ trợ ghi nhận khen thưởng và xử lý kỷ luật
- Tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự khác: quản lý thông tin nhân sự, tuyển dụng, chấm công, tính lương, BHXH, thuế TNCN
- Có app dành cho nhân viên, giúp người lao động cập nhật nhanh chóng thông tin mới
- Tích hợp AI Agent, hỗ trợ giải đáp nhanh các thắc mắc về quy định nội bộ
Nhờ vậy, quy định không dừng lại ở một văn bản hành chính mà trở thành một phần trong luồng vận hành hàng ngày của doanh nghiệp. Để nhận tư vấn triển khai phù hợp với mô hình doanh nghiệp và trải nghiệm bản dùng thử miễn phí MISA AMIS HRM, công ty có thể để lại thông tin ngay dưới đây.
Một bộ quy định sử dụng máy tính được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu, giảm rủi ro an ninh mạng và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Hy vọng những hướng dẫn trên của MISA AMIS sẽ giúp bạn đọc sớm hoàn thiện văn bản này cho tổ chức của mình.
