Trong kinh doanh, sở hữu sản phẩm tốt là chưa đủ – bài toán thực sự nằm ở việc làm sao để đưa hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm và đúng khách hàng. Đó cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến phần mềm DMS (Distributor Management System) như một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý kênh phân phối.
Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng, kiểm soát tồn kho, theo dõi hiệu suất làm việc của đội ngũ kinh doanh – những yếu tố tác động trực tiếp đến doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.
Vậy cụ thể phần mềm DMS là gì, mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp, và đâu là phần mềm DMS tốt nhất hiện nay? Cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Phần mềm DMS là gì?
Phần mềm DMS là viết tắt của “Distribution Management System“, nghĩa là “Hệ thống quản lý phân phối“. Đây là một phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, bao gồm:
- Quản lý đơn hàng và kênh phân phối: Phần mềm DMS số hóa toàn bộ quy trình đặt hàng, duyệt đơn, giao – nhận giữa doanh nghiệp, nhà phân phối và đại lý. Nhà phân phối chủ động lên đơn qua cổng thông tin, người dùng có thể theo dõi tiến độ đơn hàng và tình trạng giao hàng theo thời gian thực.
Anh/chị có thể trải nghiệm trực tiếp ngay dưới đây:
- Theo dõi tồn kho và chuỗi cung ứng: DMS giúp kiểm soát tồn kho tại từng kho, từng điểm bán, từng nhóm sản phẩm. Dữ liệu được cập nhật liên tục giúp điều phối hàng hóa kịp thời. Doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng từ kho trung tâm đến điểm bán.
- Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh: Phần mềm hỗ trợ xây dựng tuyến bán hàng, theo dõi lộ trình, thời gian làm việc và hiệu suất của từng nhân viên ngoài thị trường. Với tính năng định vị GPS và check-in tại điểm bán, nhà quản lý có dữ liệu minh bạch để đánh giá và tối ưu nguồn lực.
- Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết: DMS tổng hợp dữ liệu thành báo cáo trực quan như: doanh số theo khu vực, hiệu suất theo nhân viên, tồn kho theo điểm bán… giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhanh chóng. Một số phần mềm còn tích hợp AI để hỗ trợ dự báo và đề xuất hành động tối ưu.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm DMS?
Quản lý phân phối luôn là một trong những khâu phức tạp và tốn nhiều nguồn lực nhất. Khi quy mô thị trường mở rộng, số lượng điểm bán tăng lên, nếu sử dụng phương pháp thủ công, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng thiếu kiểm soát và chậm ra quyết định. Đây cũng là lý do phần mềm DMS ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Theo khảo sát của TechJury, doanh nghiệp sử dụng phần mềm DMS đã tăng năng suất lên 20%, giảm 15% chi phí vận hành và tăng 25% khả năng kiểm soát đơn hàng.
Để hiểu rõ hơn, cùng MISA AMIS tìm hiểu những hạn chế của phương pháp quản lý truyền thống và lợi ích mà phần mềm DMS mang lại trong thực tế.
2.1. Hạn chế của mô hình quản lý phân phối truyền thống
Việc quản lý kênh phân phối theo mô hình truyền thống, không sử dụng phần mềm DMS có thể dẫn đến nhiều bất cập trong vận hành:
- Quy trình xử lý thủ công, tốn nhiều thời gian, dễ sai sót: Sử dụng file Excel để theo dõi đơn hàng và khách hàng không chỉ mất thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai lệch dữ liệu.
- Không có dữ liệu theo thời gian thực: Nhà quản lý khó nắm bắt tình hình thị trường, lượng hàng tồn, doanh thu từng khu vực… dẫn đến việc ra quyết định thiếu kịp thời và sự chính xác.
- Hạn chế trong phân tích và dự báo kinh doanh: Do dữ liệu rời rạc, không đồng bộ nên doanh nghiệp gặp khó khăn khi phân tích xu hướng tiêu thụ, đánh giá hiệu suất hay lên kế hoạch mở rộng thị trường.
- Xung đột giữa các kênh phân phối: Thiếu thông tin đồng bộ có thể dẫn đến mâu thuẫn về giá bán, chính sách hoặc quyền lợi giữa các kênh, ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu và hiệu quả kinh doanh.
2.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm DMS
Trước những bất cập của mô hình truyền thống, phần mềm DMS mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tháo gỡ các “điểm nghẽn” vận hành. Một số lợi ích nổi bật có thể kể đến như:
Tự động hóa quy trình, giảm thời gian và sai sót
Phần mềm DMS số hóa toàn bộ quy trình đặt hàng, giao nhận, đối soát. Nhân viên kinh doanh có thể lên đơn ngay tại điểm bán, dữ liệu tự động chuyển về bộ phận kho và kế toán, không còn tình trạng ghi sai đơn, nhập thiếu hàng hay nhầm giá.
Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực
Thay vì chờ đợi tổng hợp báo cáo, nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh tức thì trên phần mềm: từ lượng hàng tồn tại từng điểm bán, tiến độ giao hàng đến doanh số theo khu vực, theo nhân viên. Dữ liệu được cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp nắm bắt thực tế thị trường và phản ứng kịp thời khi có biến động.
Phân tích và dự báo chính xác
Phần mềm DMS tự động tổng hợp dữ liệu và hiển thị dưới dạng báo cáo, biểu đồ trực quan như: doanh số theo khu vực, hiệu suất nhân viên, hàng tồn kho, tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng…
Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế, phát hiện điểm mạnh – điểm yếu trong hệ thống và đưa ra quyết định kịp thời. Dữ liệu lịch sử cũng hỗ trợ dự đoán xu hướng tiêu dùng, giúp lên kế hoạch sản xuất, phân phối và khuyến mãi sát nhu cầu thị trường hơn.
Tối ưu chi phí vận hành
Khi toàn bộ quy trình được số hóa, doanh nghiệp giảm đáng kể phụ thuộc vào nhân sự thủ công. Ví dụ, một nhân viên có thể thay thế khâu nhập liệu của nhiều người, đội sales cũng không cần báo cáo giấy hay gọi điện xác nhận tồn kho. Nhờ đó, chi phí vận hành giảm, hiệu suất và tính minh bạch được nâng cao.
Để hiểu rõ hơn cách phần mềm DMS hoạt động trong thực tế, anh/chị có thể trực tiếp trải nghiệm quy trình quản lý đơn hàng, tồn kho dưới đây.
Đây là một ví dụ điển hình từ phần mềm DMS do MISA phát triển, hiện đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng để tự động hóa và tối ưu hoạt động phân phối. MISA DMS còn đáp ứng hơn 300 nghiệp vụ chuyên sâu trong lĩnh vực bán hàng và phân phối, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt.
Mời anh/chị trải nghiệm bản Full tính năng để có cái nhìn trực quan về phần mềm DMS.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm DMS phù hợp
Để lựa chọn được phần mềm DMS phù hợp, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá hay số lượng tính năng, mà cần xem xét tổng thể mức độ phù hợp với mô hình thực tế. Đặc biệt với doanh nghiệp đang mở rộng hệ thống phân phối hoặc chuyển đổi số, việc chọn đúng nền tảng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh rủi ro phải thay đổi sau này. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm DMS:
Tính năng hỗ trợ quản lý đơn hàng, tồn kho, nhân viên
Đây là nhóm tính năng cốt lõi của bất kỳ phần mềm DMS nào. Phần mềm cần hỗ trợ nhân viên lên đơn hàng tại điểm bán, theo dõi tình trạng xử lý đơn, tự động cập nhật tồn kho sau mỗi lần nhập – xuất. Đồng thời, hệ thống cũng phải hỗ trợ quản lý lộ trình, hiệu suất làm việc và chấm công của đội ngũ nhân viên kinh doanh ngoài thị trường.
Khả năng tích hợp với các phần mềm khác (ERP, CRM, kế toán)
Phần mềm DMS không nên hoạt động đơn lẻ. Việc tích hợp với các hệ thống như phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng), ERP (quản trị tổng thể doanh nghiệp), hay kế toán sẽ giúp dữ liệu được đồng bộ và liền mạch từ đầu đến cuối chuỗi vận hành.
Ví dụ: Một doanh nghiệp ngành FMCG sử dụng MISA DMS để xử lý đơn hàng, dữ liệu sau đó được tự động đồng bộ sang phần mềm MISA AMIS Kế toán mà không cần nhập lại.
MISA DMS hiện là phần mềm DMS duy nhất tại Việt Nam liên thông trực tiếp với hệ thống kế toán, mang lại lợi thế lớn cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và phân phối trên cùng một nền tảng.
Tính bảo mật và khả năng mở rộng của hệ thống
Dữ liệu từ hệ thống phân phối như thông tin khách hàng, chính sách giá, tồn kho… là tài sản chiến lược của doanh nghiệp. Phần mềm cần có hệ thống phân quyền rõ ràng, cho phép kiểm soát truy cập theo vai trò và khu vực.
Đồng thời, khả năng mở rộng là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp tăng quy mô, thêm nhiều nhà phân phối, đại lý hoặc mở rộng vùng hoạt động.
Chi phí phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có mô hình và ngân sách khác nhau, do đó phần mềm DMS cần có chính sách giá linh hoạt, rõ ràng. Một số nhà cung cấp tính phí theo số lượng điểm bán hoặc theo số người dùng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí trong từng giai đoạn phát triển.
Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì từ nhà cung cấp
Một phần mềm dù tốt đến đâu cũng cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và quy trình bảo trì, cập nhật rõ ràng. Trong quá trình triển khai và vận hành, doanh nghiệp sẽ cần được tư vấn, đào tạo, hỗ trợ xử lý sự cố hoặc cập nhật tính năng mới phù hợp với thay đổi trong thực tế.
4. Top 5 phần mềm DMS tốt nhất hiện nay
Dưới đây là top 5 phần mềm DMS tốt nhất hiện nay, kèm theo các tính năng nổi bật, ưu – nhược điểm và chi phí tham khảo:
4.1. Phần mềm MISA DMS All-in-One tích hợp CRM
MISA DMS là phần mềm quản lý hệ thống phân phối được phát triển bởi Công ty cổ phần MISA, hiện đang được hơn 12.000 doanh nghiệp Việt tin dùng. Đây là giải pháp DMS hiện đại, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ toàn bộ kênh phân phối – từ công ty, nhà phân phối đến đại lý và điểm bán – trên một nền tảng duy nhất.
Các tính năng nổi bật của phần mềm MISA DMS bao gồm:
| Tính năng | Mô tả chi tiết |
| Quản lý kênh phân phối 360 độ | Lưu trữ thông tin đầy đủ về nhà phân phối, đại lý, điểm bán.
Theo dõi đơn hàng, lịch sử giao dịch, chương trình khuyến mãi, công nợ, tồn kho tại từng điểm. |
| Tự động hóa toàn bộ quy trình đặt hàng – giao hàng | Nhà phân phối, đại lý có thể chủ động đặt hàng qua cổng online. Đơn hàng tự động cập nhật về hệ thống, đồng bộ với kho và kế toán. Mọi giao dịch đều minh bạch và rút ngắn thời gian xử lý. |
| Giám sát nhân viên kinh doanh ngoài thị trường | Lập tuyến bán hàng, theo dõi lộ trình, check-in/check-out bằng GPS, ghi nhận đơn hàng ngay tại điểm bán. Quản lý hiệu suất từng nhân viên minh bạch và có cơ sở đánh giá rõ ràng. |
| Quản lý tồn kho và khuyến mãi theo thời gian thực | Kiểm soát chính xác tồn kho tại từng điểm phân phối. Thiết lập và theo dõi chương trình khuyến mãi theo khu vực, sản phẩm hoặc nhóm khách hàng.
Hỗ trợ đa dạng loại hình khuyến mãi (chiết khấu, quà tặng, tích điểm…). |
| Báo cáo phân phối trực quan – theo thời gian thực | Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu bán hàng, tồn kho, hiệu suất đội ngũ theo khu vực, tuyến, sản phẩm… giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời, có căn cứ. |
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Ưu điểm vượt trội của MISA DMS:
- Tích hợp CRM – không cần dùng nhiều phần mềm rời: Ngoài DMS, phần mềm còn tích hợp CRM giúp doanh nghiệp lưu trữ, phân loại và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Đồng bộ với fanpage, sàn TMĐT, tổng đài… giúp bán hàng liền mạch trên nhiều kênh.
- Liên thông kế toán – duy nhất tại Việt Nam: MISA DMS được tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán. Khi đơn hàng được xác nhận, doanh thu – công nợ sẽ tự động cập nhật sang hệ thống kế toán. Giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và giúp bộ phận kinh doanh – kế toán cùng làm việc hiệu quả.
- Đáp ứng tốt cả cho nhà sản xuất lẫn nhà phân phối: Từ quản lý sell-in, sell-out, phân phối theo khu vực, theo tuyến… đến theo dõi hiệu suất từng điểm bán, từng nhân viên – tất cả đều được số hóa và chuẩn hóa quy trình.
Chi phí hợp lý, dễ tiếp cận
MISA DMS cung cấp 3 gói phần mềm: Standard, Professional và Enterprise, phù hợp với quy mô và nhu cầu từng doanh nghiệp. Giá chỉ từ 800.000 VND/tháng. Trung bình chỉ 80.000 – 120.000 VND/tháng/user, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi số mà không lo chi phí đầu tư lớn.
Ví dụ: Với 10 nhân viên sử dụng, tổng chi phí một năm chỉ khoảng 9,6 – 14,4 triệu đồng – thấp hơn nhiều so với chi phí thuê một nhân sự cố định.
Dùng thử ngay MISA DMS - FULL tính năng
Niềm tin từ thị trường
MISA DMS đã được hơn 12.000 doanh nghiệp triển khai, trong đó có: CTCP Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, Công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA…
Giải pháp cũng được vinh danh với các giải thưởng như Sao Khuê 2022, Sao Vàng Đất Việt, APICTA, ASOCIO, và tiếp tục đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số toàn diện.
4.2. Phần mềm DMS MobiWork
Phần mềm MobiWork DMS là giải pháp quản lý hệ thống phân phối, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình bán hàng, giám sát đội ngũ nhân viên và quản lý kênh phân phối hiệu quả.
Tính năng nổi bật của phần mềm:
- Quản lý đơn đặt hàng: Nhân viên bán hàng có thể lên đơn trực tiếp trên thiết bị di động khi ghé thăm điểm bán.
- Giám sát nhân viên kinh doanh: Theo dõi vị trí, lộ trình di chuyển và hoạt động của nhân viên bán hàng ngoài thị trường thông qua bản đồ GPS.
- Quản lý chương trình khuyến mãi: Thiết lập và cập nhật các chương trình khuyến mãi, chiết khấu, trả thưởng từ đơn giản đến phức tạp.
- Quản lý tồn kho: Kiểm soát hàng tồn ngoài thị trường tại từng điểm bán thông qua hoạt động kiểm kê của nhân viên.
Ưu – nhược điểm của phần mềm DMS Mobiwork:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí tham khảo: MobiWork DMS cung cấp các gói dịch vụ với chi phí dao động từ 700.000đ đến 1.200.000đ cho mỗi người dùng trong 12 tháng.
>> Dùng thử MISA DMS để so sánh với Mobiwork
4.3. Phần mềm eSales Cloud DMS
eSales Cloud DMS là giải pháp phần mềm do HQSOFT phát triển, được thiết kế để giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình phân phối hàng hóa, từ nhà sản xuất đến nhà phân phối và điểm bán lẻ.
Phần mềm cho phép doanh nghiệp:
- Quản lý lượng hàng hóa xuất từ công ty đến nhà phân phối (sell-in)
- Theo dõi hoạt động mua hàng trên cả kênh phân phối truyền thống và hiện đại
- Quản lý hàng hóa được phân phối ra thị trường từ các nhà phân phối (sell-out)
Với hệ thống tính năng tương đối đầy đủ, eSales Cloud DMS đáp ứng khoảng 90% nhu cầu quản lý phân phối của phần lớn doanh nghiệp Việt hiện nay, đặc biệt trong các ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), dược phẩm, thực phẩm…
Ưu – nhược điểm của phần mềm eSales Cloud DMS:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: eSales Cloud DMS không công bố mức giá cụ thể trên website. Doanh nghiệp có nhu cầu cần liên hệ trực tiếp với HQSOFT để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết.
4.4. Phần mềm DMS One – Viettel
DMS One là phần mềm quản lý phân phối do Viettel phát triển, hướng tới đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực phân phối. Phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động bán hàng từ nhà phân phối đến các điểm bán lẻ và đội ngũ nhân viên kinh doanh.
Một số tính năng tiêu biểu của DMS One:
- Theo dõi lộ trình di chuyển và hoạt động bán hàng của nhân viên ngoài thị trường
- Quản lý và phân loại khách hàng, hỗ trợ chăm sóc khách hàng theo nhóm
- Quản lý sản phẩm, cập nhật tồn kho, cảnh báo khi hàng hóa sắp hết
- Cung cấp báo cáo bán hàng theo tuyến, sản phẩm, nhân viên hoặc khu vực
- Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và ghi nhận phản hồi từ điểm bán nhanh chóng
Ưu – nhược điểm của phần mềm DMS One – Viettel:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí tham khảo:
Phí khởi tạo tài khoản: 2.000.000 VND (một lần duy nhất).
Gói cơ bản:
- 3 tháng: 240.000 VND/người sử dụng.
- 6 tháng: 420.000 VND/người sử dụng.
- 12 tháng: 720.000 VND/người sử dụng.
Gói nâng cao:
- 3 tháng: 450.000 VND/người sử dụng.
- 6 tháng: 780.000 VND/người sử dụng.
- 12 tháng: 1.200.000 VND/người sử dụng
Nhận báo giá MISA DMS để so sánh với DMS One
4.5. Phần mềm NextX DMS
NextX DMS là giải pháp phần mềm quản lý hệ thống phân phối do Công ty Cổ phần Tương lai NextX phát triển, đáp ứng đầy đủ các chức năng cơ bản như: quản lý đơn hàng, hàng hóa, tồn kho, giám sát nhân viên đi tuyến và theo dõi hoạt động tại điểm bán.
Bên cạnh các tính năng phổ biến ở phần mềm DMS, NextX DMS còn nổi bật với một số chức năng hỗ trợ thực tế, bao gồm:
- Kết nối máy in mã vạch tại điểm bán
- Quản lý phiếu khảo sát thị trường hoặc khách hàng
- Quản lý công nợ chi tiết theo từng khách hàng/đại lý
- Sử dụng linh hoạt trên thiết bị di động với ứng dụng Mobile App
NextX cũng xây dựng hệ sinh thái phần mềm mở rộng, bao gồm CRM, Loyalty App, Call Center… giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng và chăm sóc khách hàng trên một nền tảng.
Tuy nhiên, hệ sinh thái này vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, chưa đủ mạnh để phục vụ các doanh nghiệp có yêu cầu quản lý phức tạp, cần tích hợp sâu với kế toán, ERP hay automation marketing.
Ưu – nhược điểm của phần mềm NextX DMS:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí tham khảo:
NextX DMS cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt theo số lượng người dùng và quy mô kho hàng, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp:
- Gói BASIC (1 người dùng): 750.000 VND/năm, phí khởi tạo 2.400.000 VND, sử dụng cho 1 kho hàng.
- Gói STANDARD (10 người dùng): 7.200.000 VND/năm, quản lý 3 kho hàng.
- Gói PROFESSIONAL (20 người dùng): 9.600.000 VND/năm, quản lý 5 kho hàng.
- Gói ENTERPRISE (30 người dùng): 12.000.000 VND/năm, quản lý 10 kho hàng.
- Gói SUPER ON DEMAND (50 người dùng): 19.000.000 VND/năm, quản lý 20 kho hàng.
- Gói ULTIMATE (100 người dùng): 36.000.000 VND/năm (tương đương 360.000 VND/user/năm), quản lý 30 kho hàng.
- Gói ON PREMISE: Tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp, cần liên hệ để báo giá chi tiết.
5. Kết luận
Phần mềm DMS là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả kênh phân phối – từ đơn hàng, tồn kho đến giám sát đội ngũ bán hàng. Khi được triển khai đúng cách, DMS giúp tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ vận hành và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có nhu cầu khác nhau. Việc lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động là yếu tố quyết định thành công. Doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách Top 5 phần mềm DMS trong bài để cân nhắc và lựa chọn giải pháp phù hợp.
Nếu doanh nghiệp đang tìm một nền tảng quản lý toàn diện, tích hợp cả DMS và CRM, có khả năng liên thông dữ liệu bán hàng – chăm sóc khách hàng – kế toán, thì MISA AMIS CRM là lựa chọn đáng cân nhắc với hơn 12.000 doanh nghiệp Việt tin dùng.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://www.misa.vn/
