Chức năng tổ chức trong doanh nghiệp: Vai trò và nguyên tắc tổ chức

Các doanh nghiệp hiện đại có cấu trúc phức tạp nên chức năng tổ chức trong doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Vậy chức năng tổ chức là gì? Người lãnh đạo cần làm gì để quản lý tổ chức hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của MISA AMIS!

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN

I. Chức năng tổ chức là gì?

Chức năng tổ chức xác định mối quan hệ và sự tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đồng thời làm rõ cách chuỗi chỉ huy đi qua các cấp độ khác nhau. Khi các chức năng khác nhau đến từng các bộ phận sẽ có phương thức riêng biệt để báo cáo cho người quản lý trực tiếp. Sau đó, người quản lý tiếp tục báo cáo công việc lên cấp cao hơn.

Hầu hết các doanh nghiệp áp dụng một cơ cấu tổ chức chức năng để phân rõ trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban. Nhờ đó các phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có sự phổi hợp chặt chẽ cùng theo đuổi mục tiêu chung.

II. Vai trò của chức năng tổ chức là gì?

Chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng khi giúp doanh nghiệp quản lý, lập kế hoạch và phân bổ nhiệm vụ một cách khoa học. Các bộ phận không chỉ đảm bảo trật tự hoạt động mà còn mỗi cá nhân còn có điều kiện phát huy thế mạnh của bản thân.

Ngoài ra, chức năng tổ chức còn có những vai trò như:

• Tổ chức quản lý sẽ xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý, cách thức vận hành của doanh nghiệp.
• Người quản lý có cơ sở để đánh giá từng thành viên, thúc đẩy nhân sự hoàn thành mục tiêu, phát triển cả về kiến thức và kỹ năng.
• Doanh nghiệp tập hợp được những sức mạnh riêng lẻ thành tập hợp vững mạnh, hợp tác chặt chẽ trong mọi công việc. Nhờ vậy doanh nghiệp tiết kiệm thời gian giám sát, nâng cao hiệu suất và tối ưu kết quả kinh doanh.

Có thể thấy, nếu tổ chức không được thiết lập phù hợp, bộ máy cơ cấu trong doanh nghiệp sẽ làm việc kém hiệu quả, gặp nhiều khó khăn khi xử lý vấn đề.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

II. Nguyên tắc của tổ chức quản trị

Để tổ chức quản trị hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo những nguyên tắc cơ bản như sau:

1. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Nội dung của nguyên tắc thống nhất chỉ huy là một cấp dưới chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo. Đây được cho nguyên tắc cơ bản, cốt lõi nhất của chức năng tổ chức.

Bởi lẽ, việc tập trung vào cấu trúc giao việc và ủy quyền đơn giản sẽ phân chia quyền hạn rõ ràng cho từng cá nhân. Nhân viên tránh được tình trạng bối rối, phải sửa chữa công việc nhiều lần. Thống nhất chỉ huy cũng giúp người quản lý xác định phần nhiệm vụ, nhân sự mình cần quan tâm định hướng để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi.

2. Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu 

Mỗi doanh nghiệp đều những mục tiêu quan trọng được xem như cơ sở xây dựng cơ cấu tổ chức vững mạnh nhất. Dựa vào mục tiêu này, mỗi phòng ban sẽ tự thiếp lập kế hoạch làm việc cho đội ngũ của mình để góp phần xây dựng vào lợi ích chung.

3. Nguyên tắc hiệu quả 

Bất kỳ tổ chức nào cũng cần hoạt động hiệu quả để phát triển bền vững và bứt phá. Đối với các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là bộ máy nhân sự phải làm việc tối ưu nhất với điều kiện kinh phí nhất định. Ví dụ, bộ phận kế toán thường dự toán một hạn mức cho các hoạt động truyền thông, sự kiện và nhiệm vụ của phòng Marketing là sử dụng nguồn lực này hợp lý nhất, đem lại kết quả cao nhất cho công ty.

>> Xem thêm: Các phòng ban trong công ty có chức năng như thế nào?

4. Nguyên tắc cân đối

Bên cạnh những nguyên tắc trên, chức năng tổ chức cũng đề cao sự cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận. Quyền hạn càng lớn thì trách nhiệm mà bạn phải đảm nhận càng cao. Mặt khác, doanh nghiệp cũng cần cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận để đảm bảo sự công bằng, hài lòng cho nhân viên.

5. Nguyên tắc linh hoạt

Tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của môi trường bên ngoài. Nếu môi trường kinh doanh bên ngoài có sự biến động thì ban lãnh đạo cần ngay lập tức đề xuất phương hướng giải quyết, dự phòng rủi ro nhắm duy trì việc kinh doanh, sản xuất đều đặn. Nguyên tắc này yêu cầu người quản lý phải thực sự sáng suốt, có tầm nhìn xa cùng sự nhạy bén để phát hiện nguy cơ, nắm bắt thời cơ kịp thời.

Với nhiều phòng ban đa dạng, người lãnh đạo cần có những phương pháp, kỹ năng quản lý đồng bộ. Nó giúp đảm bảo tiến độ công việc, thúc đẩy đội ngũ nhân viên hoàn thành mục tiêu hiệu quả và nhanh chóng hơn. Để tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực này, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn Ebook miễn phí:

III. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

1. Chức năng Tài chính

Bộ phận tài chính của tổ chức sẽ lưu giữ hồ sơ về các khoản thu, chi mà tổ chức đã thực hiện trong từng giai đoạn. Thông tin tài chính được sử dụng để tạo ra các báo cáo khác nhau phục vụ công tác đóng thuế và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Ngoài ra, ban lãnh đạo theo dõi báo cáo tài chính sẽ có cơ sở phân tích chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp, Từ đó, họ dễ dàng lập kế hoạch và xem xét chiến lược kinh doanh mới.

Bộ phận hoặc đơn vị tài chính còn chịu trách nhiệm quản lý chi phí và tiền lương của nhân viên. Đối với việc thanh toán tiền lương, đơn vị này cần phải tính đến các khoản khấu trừ theo luật định như thuế, lương hưu, phúc lợi hoặc các khoản đóng góp của nhân viên.

2. Chức năng Nhân sự

Trách nhiệm chính của bộ phận nhân sự trong chức năng tổ chức là tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp với công việc và văn hóa công ty. Đây là nhiệm vụ quan trọng liên quan đến việc phát triển đội ngũ nhân viên giúp tổ chức tối đa hóa tiềm năng, thúc đẩy quá trình hoàn thành mục tiêu nhanh hơn.

Bộ phận nhân sự cũng hình thành các chính sách cân bằng nhu cầu của tổ chức với nhu cầu của nhân viên. Họ sẽ giải thích luật phúc lợi của nhân viên và tư vấn cho tổ chức về việc tuân thủ luật nguồn nhân lực.

>> Đọc ngay: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng: Ưu nhược điểm bạn cần biết

3. Chức năng bán hàng và tiếp thị

Bộ phận Marketing phụ trách nghiên cứu nhu cầu của khách hàng để xây dựng chiến lược và sản phẩm nhằm thỏa mãn xu hướng tiêu dùng của thị trường. Trong nghiên cứu của mình, Marketing sẽ điều tra thị trường mà sản phẩm, dịch vụ đang hướng tới, đặc điểm nhân khẩu học của đối tượng mục tiêu (tuổi, giới tính…) và sở thích, thói quen mua sắm của khách hàng.

Sau đó, bộ phận tiếp thị kết hợp những dữ liệu trên vào việc sản xuất một sản phẩm đem lại lợi nhuận. Khi sản phẩm hoàn thiện và đóng gói, quảng cáo và quảng bá sản phẩm là giai đoạn tiếp theo của Marketing.

Thông qua các chương trình tiếp thị, bán hàng chịu trách nhiệm cuối cùng để thuyết phục người tiêu dùng lựa chọn sản phẩm. Như vậy, hoạt động bán hàng và tiếp thị có mối quan hệ chặt chẽ, bổ sung và hỗ trợ lẫn nhau.

4. Chức năng hành chính

Chức năng hành chính mô tả quá trình giải quyết tất cả các thủ thục như xử lý thư, giải quyết các thắc mắc/khiếu nại, phục vụ ăn uống hay dịch vụ máy tính. Họ cũng phụ trách in ấn các tài liệu, biểu mẫu, mua bán văn phòng phẩm, duy trì cơ sở và thiết bị của tổ chức.

Mặc dù thường không được đánh giá cao như các chức năng khác, nhưng đây là chất keo gắn kết mọi phòng ban lại với nhau. Nếu không có nhân viên hành chính, các khiếu nại của khách hàng sẽ bị tồn động, đơn đặt hàng bị chậm trễ và đội ngũ lao động có thể gián đoạn thời gian làm việc vì không có đủ công cụ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.

5. Chức năng nghiên cứu và phát triển

Mục đích của nghiên cứu và phát triển là cải tiến các sản phẩm hiện có, tạo ra các tính năng mới và tốt hơn. Đôi khi, nó còn là việc cải tiến toàn bộ phương pháp sản xuất để tạo nên các quy trình hiệu quả.

Nhờ đó, tổ chức không chỉ giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận mà còn có thêm sức cạnh tranh với đối thủ. Doanh nghiệp cần dành ra ngân sách cho bộ phận nghiên cứu phát triển bởi quá trình này thường tiêu tốn nhiều thời gian, nguồn lực để tìm ra điểm đột phá thực sự.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. Làm thế nào để thực hiện tốt chức năng tổ chức trong doanh nghiệp

1. Tận dụng nguồn nhân lực

Bộ phận nhân sự đóng vai trò then chốt để gia tăng hiệu quả tổ chức của một công ty. Theo Forbes, nguồn nhân lực sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bằng cách đề xuất, đánh giá và thực hiện các chiến lược kinh doanh.

Nhờ có sự tham gia của đội ngũ nhân sự mà các quy trình vận hành trong công ty thay đổi theo hướng tích cực, tối ưu hơn. Họ là những người trực tiếp làm việc nên có thể đưa ra những quan điểm độc đáo, khách quan nhất.  Vì vậy, doanh nghiệp cần đề ra các chính sách khuyến khích mọi người tập trung làm việc, xây dựng môi trường văn minh lành mạnh cũng như liên tục truyền thông mục tiêu, định hướng phát triển đến từng cá nhân.

2. Tập trung vào khách hàng

Chức năng tổ chức chỉ hoạt động tốt khi đánh giá được nhu cầu và lợi ích của khách hàng. Doanh nghiệp phải thấu hiểu khách hàng để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng, có giá trị nhất.

Để làm được điều này, công ty cần thu thập bảng khảo sát, phản hồi và đánh giá dịch vụ từ những khách hàng đã mua hàng. Việc cho phép người mua tương tác trực tiếp hoặc để lại nhận xét về điểm mạnh, điểm yếu của thương hiệu sẽ giúp ban lãnh đạo kịp thời điều chỉnh phương thức hoạt động phù hợp hơn. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng chiếm được thiện cảm và có lượng khách hàng ổn định.

3. Sử dụng công nghệ

Ứng dụng công nghệ kỹ thuật là xu hướng tất yếu trong tất cả các ngành nghề hiện nay. Sử dụng phần mềm chia sẻ dữ liệu giúp các thành viên cập nhật trạng thái của dự án nhanh chóng, hoàn thành nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi.

Người quản lý cũng có công cụ đắc lực để theo dõi, giám sát tiến độ liên tục. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành mà còn nâng cao hiệu suất của từng bộ phận, góp phần tăng trưởng doanh số.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ LIÊN PHÒNG BAN CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

V. Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn mọi thông tin cơ bản về chức năng tổ chức là gì, vai trò và các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng tổ chức. Chúng tôi tin rằng nếu bạn nắm rõ những kiến thức này, doanh nghiệp của bạn sẽ vận hành một cách trơn tru, hiệu quả hơn.

.