Hiện nay, nhiều người đang sử dụng ứng dụng Trello như một cách quản lý và sắp xếp công việc hữu hiệu. Vậy Trello là gì? Nó có những tính năng đặc biệt nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết này nhé!
| MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN |
I. Ứng dụng Trello là gì?
Trello là một phần mềm trợ lý trực tuyến giúp bạn lập kế hoạch, quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả. Đây là một ứng dụng mà bạn có thể sử dụng miễn phí cho các nhu cầu cơ bản của mình.
Đối với các tính năng cao cấp, bạn phải trả phí hàng tháng để sử dụng nó. Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc những người làm nghề tự do sẽ phù hợp với phần mềm quản lý công việc này.
II. Các tính năng nổi bật của phần mềm Trello
Các tính năng nổi bật của Trello là gì? Thông tin sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các khả năng của phần mềm:
- Trello hỗ trợ sắp xếp và quản lý công việc rõ ràng theo từng vị trí và tình trạng công việc.
- Nó có chức năng tổng kết và phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm, bao gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian và tình trạng hoàn thành.
- Các nhiệm vụ làm việc theo nhóm được cài đặt cho phép các thành viên trong nhóm yêu cầu giúp đỡ lẫn nhau trong khi thực hiện nhiệm vụ.
- Trello dễ dàng sử dụng, linh hoạt và miễn phí. Chỉ thanh toán nếu bạn cần sử dụng các tính năng cao cấp.
III. Thành phần cơ bản trong Trello
1. Card
Card là thẻ thông tin có tiêu đề (Title) và mô tả (Description). Chức năng của nó là lưu trữ công việc và thành tích.
Thẻ hỗ trợ ghi lại các tác vụ (task), tính năng sản phẩm (feature), câu hỏi (question) và có danh sách kiểm tra (checklist) để bạn chia nhỏ các công việc tương ứng.
2. Danh sách
Đây là danh sách tổng hợp các thẻ có cùng trạng thái hoặc các thuộc tính khác nhau. Ví dụ: Danh sách Đang làm chứa các thẻ đang thực hiện, Danh sách Hoàn thành chứa các thẻ đã hoàn thành …
3. Board
Board là bảng có tính chất tương tự như một dự án hoặc công việc. Một bảng có thể chứa nhiều danh sách phân chia trạng thái nhiệm vụ của một dự án. Do đó, bạn có thể theo dõi tiến độ dự án dễ dàng hơn.
Ngoài ra, Trello còn có phần Organization tổng hợp của bảng (board) và các thành viên trong nhóm.
| Các ứng dụng quản lý công việc phù hợp sẽ giúp người lãnh đạo đảm bảo tiến độ công việc, thúc đẩy đội ngũ nhân viên hoàn thành mục tiêu. Để tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực này, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn Ebook chuyên sâu:
ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN
|
IV. Hướng dẫn cách sử dụng Trello hiệu quả
Để sử dụng phần mềm hiệu quả hơn, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Trello qua một số tính năng:
1. Cách tạo bảng
Để tạo bảng công việc, hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Nhấn vào Create New Board bên dưới Personal Boards.
- Bước 2: Đặt tên cho bảng. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi màu nền và chế độ hiển thị của bảng.
- Bước 3: Nếu bạn có nhiều nhóm, hãy chọn đúng nhóm mà bạn muốn cấp quyền truy cập vào bảng.
Ngoài ra, để thêm các thành viên trong nhóm vào hội đồng quản trị của bạn, cần thao tác:
- Bước 1: Trên trang chủ Trello, mở bảng nhiệm vụ và bấm vào nút chia sẻ (Share) ở góc trên cùng bên trái.
- Bước 2: Nhập email hoặc tên người dùng Trello của thành viên bạn muốn tìm kiếm.
- Bước 3: Sau khi điền tên của tất cả các thành viên, bấm Gửi lời mời (Send Invitation).
2. Tạo danh sách
Sau khi tạo board, việc tiếp theo bạn cần làm là hệ thống và tổ chức lại các nhiệm vụ. Trello có sẵn các danh sách để bạn lựa chọn sao cho phù hợp với nhiều nhiệm vụ.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo danh sách làm việc của riêng mình, hãy làm theo các bước đơn giản dưới đây:
- Bước 1: Mở bảng nơi bạn cần tạo danh sách. Ở bên phải danh sách, nhấp vào Thêm danh sách (Add a list).
- Bước 2: Sau khi bạn đặt tên cho danh sách của mình, hãy nhấp vào Thêm danh sách (add list).
- Bước 3: Ở cuối danh sách, bạn sẽ thấy nút để thêm thẻ ghi nhớ (Card).
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất 2022
3. Tạo thẻ ghi nhớ
Để thêm thẻ nhớ vào danh sách, bạn cần làm như sau:
- Bước 1: Ở cuối danh sách, nhấp vào Thêm thẻ (Add a card).
- Bước 2: Nhập tiêu đề cho thẻ.
- Bước 3: Nhấp vào Thêm thẻ (Add card).
4. Phân chia công việc và đặt ra thời hạn
Thêm thành viên và đặt deadline cho thẻ ghi nhớ là hai trong số những tính năng hữu ích nhất của thẻ flashcard trong Trello. Nếu bạn làm việc theo nhóm, bạn có thể chỉ định mọi người vào một thẻ nhiệm vụ nhất định hoặc thêm nhiều người dùng vào một thẻ.
Việc này giúp mọi người có thể theo dõi công việc tiện lợi hơn. Để thêm ai đó vào nhãn, bạn cần thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn một thẻ ghi nhớ bạn muốn gán cho mọi người trong nhóm.
- Bước 2: Ở phía bên phải của thẻ, nhấp vào Thành viên (Members).
- Bước 3: Tìm kiếm người dùng trong nhóm của bạn và nhấp vào từng người để thêm họ.
Để đặt thời hạn cho các nhiệm vụ và nhắc nhở mọi người, bạn chỉ cần làm các bước đơn giản như sau:
- Bước 1: Nhấp vào thẻ mà bạn cần đặt deadline.
- Bước 2: Ở bên phải của thẻ, nhấp vào Ngày đến hạn (Due date).
- Bước 3: Chọn ngày đến hạn từ công cụ lịch, thêm thời gian và nhấp vào.
>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp
5. Thêm nhãn vào thẻ ghi nhớ
Thêm nhãn tùy chỉnh vào thẻ ghi chú cho phép bạn nhanh chóng xác định các nhiệm vụ và nhóm cho mỗi thẻ. Bạn cũng có thể tùy chỉnh mỗi nhãn với một màu sắc và tên khác nhau để dễ dàng nhận biết.
Cách thêm thêm nhãn tùy chỉnh vào thẻ ghi chú bao gồm:
- Bước 1: Chọn thẻ ghi nhớ mà bạn muốn tùy chỉnh nhãn.
- Bước 2: Ở bên phải giao diện, nhấp vào nhãn (Labels).
- Bước 3: Chọn nhãn và nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa bên cạnh Tùy chỉnh để thêm tiêu đề.
6. Theo dõi tiến độ công việc
Tính năng thông báo ngày deadlines của thẻ ghi chú rất hữu ích. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu chức năng này hiển thị chế độ xem Lịch (Calendar view).
Theo mặc định, Trello không cung cấp tính năng này và người dùng phải tự kích hoạt (bật nguồn) nó thông qua một tiện ích nâng cao hơn.
- Bước 1: Ở bên phải màn hình, dưới biểu tượng Hồ sơ (profile), hãy nhấp vào Hiển thị Menu.
- Bước 2: Nhấn vào Power-ups
- Bước 3: Tìm kiếm Lịch và thêm tiện ích này từ phần mềm Trello.
Sau đó, một nút mới có tên Lịch xuất hiện trên menu ngang của bảng. Khi nhấp vào nút này, chế độ xem lịch sẽ mở ra. Thẻ có ngày hết hạn sẽ xuất hiện ở đây.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
V. Một số mẹo cho người mới bắt đầu sử dụng phần mềm Trello
Nếu bạn mới bắt đầu với Trello, hãy sử dụng các mẹo sau để sắp xếp và thực hiện các công việc dễ dàng hơn:
- Sử dụng các tính năng tạo dự án cơ bản và tránh bị choáng ngợp bởi các tính năng của phần mềm quản lý công việc này.
- Viết ra một kế hoạch trước khi sử dụng phần mềm có thể giúp bạn sử dụng phần mềm nhanh hơn.
- Bạn nên xem các trang trợ giúp của Trello, vì có câu trả lời cho hầu hết mọi câu hỏi của người dùng.
Thêm vào đó, phần mềm Trello có thể rất hữu ích không chỉ cho công việc mà còn cho cuộc sống của bạn. Bạn có thể sử dụng Trello để:
- Theo dõi và kiểm soát hiệu quả các dự án. Sử dụng Trello để quản lý tốt nhất tất cả các dự án của bạn trong mọi lĩnh vực tiếp thị, bán hàng và hơn thế nữa.
- Bạn có thể sử dụng Trello để lập kế hoạch di chuyển, kiểm soát kho hàng, theo dõi hàng tồn kho và hơn thế nữa.
- Trello đặc biệt phù hợp với những công việc cần sự hợp tác của nhiều người như: team building, tham quan, du lịch,…
VI. Ưu điểm và nhược điểm của ứng dụng Trello
Có thể thấy Trello có rất nhiều chức năng hữu ích. Tuy nhiên, để đánh giá trực quan hơn, người tiêu dùng phải hiểu rõ ưu nhược điểm của phần mềm này.
1. Ưu điểm
- Dễ sử dụng: Giao diện của Trello giống như một loạt các ghi chú dán trên màn hình mà bất kỳ ai cũng có thể nắm bắt và sử dụng. Những gì bạn làm trong ứng dụng rất đơn giản, bạn chỉ cần kéo thả và nhập dữ liệu để lập kế hoạch.
- Miễn phí: Vì là phần mềm freemium nên bạn sẽ không mất phí sử dụng các tính năng cơ bản mà vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý dự án của bạn.
- Theo dõi trực quan: Trello được thiết kế dựa trên phong cách quản lý Kanban, chia các giai đoạn công việc thành các danh sách. Bạn chỉ cần nhìn vào giao diện là có thể nắm bắt ngay tiến độ thực hiện dự án của mình một cách trực quan nhất.
- Tích hợp hàng loạt các thông tin: Phiên bản miễn phí có kích thước tệp đính kèm là 10MB, nhưng đối với gói doanh nghiệp, con số lên đến 250MB.
2. Nhược điểm
- Thành viên quản lý không được phân quyền hạn rõ ràng: Đây là nhược điểm lớn nhất của Trello và ảnh hưởng xấu đến bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Vì các thành viên trong nhóm trên ứng dụng đều có quyền chỉnh sửa, phân công công việc và xóa các phần được đánh dấu trước, nên rất dễ mất dữ liệu.
- Môi trường giao tiếp kém: các thành viên có thể trao đổi thẻ, nhưng thiếu giao diện bình luận chung cho toàn bộ dự án. Bình luận vào thẻ cũng hơi bất tiện, không thể vào bình luận ngay mà phải dùng chuột bấm vào nút “Lưu”.
- Không phù hợp với việc quản lý thời gian: Do giao diện nằm ngang nên bạn sẽ khó quản lý thời gian công việc chính xác. Thêm vào đó, các thẻ được thiết kế độc lập, vì vậy việc quản lý mối quan hệ giữa các tác vụ không dễ dàng. Để tối ưu hóa yếu tố này, bạn cần sử dụng phiên bản trả phí.
- Thiếu báo cáo công việc: Trello không hỗ trợ các tính năng cho phép người quản lý theo dõi lượng công việc đã hoàn thành và thành viên nào hoàn thành công việc đúng deadline.
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TOÀN DIỆN, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI VỚI PHẦN MỀM AMIS CÔNG VIỆC
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên một cách tự động. Nhờ nền tảng hợp nhất của AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả doanh số.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC
VII. Tạm kết
Nhìn chung, Trello vẫn là một phần mềm hữu hiệu và nên có để quản lý công việc và doanh nghiệp thân thiện, dễ sử dụng. Với một phần mềm hiệu quả, bạn chắc chắn có thể nâng cao năng suất, tối ưu các kết quả công việc của mình và tập thể.
Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết mới nhất của MISA AMIS để không bỏ lỡ các kiến thức mới về công nghệ và đổi mới sáng tạo trong doanh nghiệp. Hy vọng bạn đã tìm thấy những nội dung hữu ích và ứng dụng thành công trong thực tế nghiệp vụ!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
