Chiến lược truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo nên một tập thể vững mạnh và ngược lại, truyền thông nội bộ kém gây ra mâu thuẫn khó xử lý. Việc phân chia trách nhiệm truyền thông vẫn là một vấn đề gây tranh cãi vì một số hiểu lầm giữa chức năng và tính chất công việc. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu thực chất truyền thông nội bộ là gì và cách triển khai hoạt động này hiệu quả trong doanh nghiệp.
TỔNG HỢP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z
1. Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là hoạt động tạo dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ nội bộ giữa nhân sự trong doanh nghiệp. Về cơ bản, nghiệp vụ này phản ánh quá trình đưa sứ mệnh, giá trị cốt lõi, tầm nhìn,… của doanh nghiệp tới nhân viên vào đúng thời điểm để củng cố và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp đáng học hỏi của “gã khổng lồ” Google
2. Vai trò của truyền thông nội bộ
Nhìn chung, các giá trị mà truyền thông nội bộ mang lại tập trung vào sức mạnh bên trong, thắt chặt nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm:
2.1 Truyền tải, củng cố tầm nhìn, giá trị, văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ chính là kênh thông tin để nhân viên biết rõ tầm nhìn, giá trị, văn hóa doanh nghiệp. Từ đó họ có sự thấu hiểu, tự hào và sẵn sàng tiếp tục truyền tải các giá trị đó trong và ngoài doanh nghiệp.
Các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình vận hành cũng có thể được truyền đạt trong nội bộ để nhân viên nắm được tình hình hiện tại của công ty. Đây cũng là cách để mở rộng sự trao đổi hai chiều giữa quản lý và cấp dưới.
2.2 Tạo hệ thống thông tin đa chiều và minh bạch
2.3 Thắt chặt các mối quan hệ, tạo dựng tinh thần đoàn kết tập thể
Trong một tổ chức, nếu có sự đồng thuận về cách hiểu, cách làm thì chắc chắn sẽ tạo nên một tập thể vững mạnh. Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự thống nhất – yếu tố quan trọng nếu doanh nghiệp muốn xây dựng sức mạnh đoàn kết.
2.4 Thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên
Các chính sách thiết thực đi cùng truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến nhân viên cảm thấy hài lòng, tự hào, gắn bó lâu dài với công ty. Họ sẽ sẵn sàng nhắc đến công ty với thái độ hào hứng, sẵn sàng giới thiệu cho gia đình, bạn bè, người quen. Có thể nói truyền thông nội bộ thành công là phải biến chính những người trong nội bộ thành người truyền thông cho công ty một cách tự nguyện.
Nhờ truyền thông tốt, hình ảnh của doanh nghiệp sẽ trở nên uy tín hơn đối với ứng viên và các nhân tài. Điều này là vô cùng quan trọng trong hoạt động tuyển dụng, giúp nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động vốn có rất nhiều đối thủ.
3. Những hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ
3.1 Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là một?
Đây là hai mảng hoạt động hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là những giá trị cốt lõi, tinh thần và hình ảnh của doanh nghiệp. Trong khi đó, truyền thông nội bộ chỉ đóng vai trò như một công cụ đem văn hóa này tới nhân viên. Nhân sự nội bộ sẽ là những người nắm giữ và duy trì, chứ không phải người tạo dựng văn hóa đó.
3.2 Truyền thông nội bộ là PR in-house?
Tương tự như hiểu lầm kể trên, truyền thông nội bộ và PR in-house cũng là những khái niệm khác biệt. Trong đó, PR in-house đại diện cho đội ngũ PR của một doanh nghiệp, thường dùng để phân biệt với các đơn vị truyền thông bên ngoài. Thực chất, truyền thông nội bộ chỉ là một mảnh ghép tạo nên PR in-house.
3.3 Lẫn lộn, đồng bộ hoạt động truyền thông nội bộ với quản lý nhân sự
Một mặt, công tác truyền thông nội bộ tập trung xây dựng các chiến lược truyền thông, tổ chức sự kiện gắn kết nhân sự, phát hành các ấn phẩm nội bộ,… Mặc khác, quản trị nhân sự bao gồm nhiều quy trình từ tuyển dụng, quản lý thông tin ứng viên/nhân viên cho tới tổ chức đào tạo,…
Như vậy, quản lý nhân sự mang hướng chiêu mộ và quản trị con người còn truyền thông nội bộ sẽ đi theo hướng truyền tải và gắn kết các nhân sự được quản lý.
3.4 Truyền thông nội bộ chỉ phụ trách tổ chức sự kiện và văn nghệ?
Trên thực tế, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một nhiệm vụ nhỏ trong quá trình TTNB. Và những kỹ năng như MC, văn nghệ,… chỉ được coi như điểm cộng chứ không phải yêu cầu kỹ năng dành cho nhân viên truyền thông nội bộ. Vị trí này đòi hỏi những kỹ năng thiết thực hơn như kỹ năng giao tiếp, tạo lập quan hệ,…
4. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai: phòng truyền thông hay nhân sự?
Trên thực tế, không có quy chuẩn phòng ban dành cho nhiệm vụ truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box (Anh), 53% người khảo sát cho rằng truyền thông nội bộ thuộc trách nhiệm quản lý nhân sự.
Xét cho cùng, nghiệp vụ quản trị nhân sự vẫn lấy con người làm trung tâm trong khi những người làm truyền thông đôi khi không hiểu hoặc có cảm giác lạ lẫm với tiếng nói và hành động của chính nhân sự trong doanh nghiệp.
Dù phân công nhiệm vụ cho bộ phận nào thì doanh nghiệp vẫn nên phân công cán bộ/chuyên viên phụ trách truyền thông nội bộ. Nhân viên này cần có sức ảnh hưởng nhất định tới nhân viên và thấu hiểu mọi vấn đề nội bộ trong doanh nghiệp. Có như vậy họ mới có thể đảm bảo đóng góp trong quá trình tác nghiệp và hỗ trợ doanh nghiệp.
5. Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ
5.1 Chính sách truyền thông nội bộ (Internal Communication Policy)
Trước khi triển khai truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần nghiên cứu và ban hành chính sách:
- Mục tiêu truyền thông: Xác định rõ mục tiêu nhằm hỗ trợ gắn kết nhân viên, củng cố văn hóa doanh nghiệp và thúc đẩy hiệu quả công việc.
- Nguyên tắc truyền thông: Đảm bảo tính minh bạch, chính xác, kịp thời và thống nhất trong thông tin.
- Phương thức truyền thông: Quy định các kênh thông tin như email nội bộ, bảng tin, ứng dụng truyền thông, họp định kỳ, bản tin nội bộ hoặc sự kiện nội bộ.
- Đối tượng truyền thông: Phân nhóm đối tượng cụ thể (lãnh đạo, nhân viên, các bộ phận) và cách tiếp cận phù hợp với từng nhóm.
- Nội dung truyền thông: Bao gồm thông báo chính sách, tin tức công ty, thành tựu, sự kiện, và các vấn đề liên quan đến nhân viên như khen thưởng, chế độ phúc lợi.
- Trách nhiệm thực hiện: Quy định rõ vai trò của các phòng ban và cá nhân trong việc thực hiện và quản lý truyền thông nội bộ.
- Biện pháp xử lý: Áp dụng với các trường hợp vi phạm hoặc các tình huống gây tranh cãi nội bộ.
- Hình thức khen thưởng: Nhằm tuyên dương, truyền thông rộng rãi những thành tích và tấm gương xuất sắc, đồng thời khuyến khích tinh thần sáng tạo, tư duy cởi mở trong truyền thông nội bộ.
5.2 Các bước xây dựng truyền thông nội bộ
Tương tự như quy trình xây dựng chiến lược hoạt động, chiến lược TTNB cũng cần đi theo các bước cơ bản.
Bước 1: Đánh giá thực trạng: Nhận định tình hình chung, phân tích chi tiết để tìm ra điểm mạnh/điểm yếu.
Bước 2: Xác định đối tượng: Hoạt động truyền thông nhắm tới ai? cần đưa ra những thông tin gì. Thông thường đối tượng truyền thông sẽ không thay đổi những trong các đợt biến động nhân sự, các đối tượng này ít nhiều sẽ thay đổi phạm vi.
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông: Nên đi theo nguyên tắc SMART (S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu; M – Measurable: Đo lường được; A – Attainable: Có thể đạt được; R – Relevant: Thực tế; T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành).
Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ: Bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận mục tiêu đã đề ra để đảm bảo kế hoạch hành động tương ứng với chiến lược đề ra.
Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể: Chi tiết các bước thực hiện, nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu.
Bước 6: Đo lường hiệu quả: Đưa ra các tiêu chí để đánh giá mức độ tiếp cận và hiệu quả của truyền thông nội bộ, từ đó cải thiện chính sách.
>> Xem thêm: Phương pháp xây dựng quan hệ lao động hiệu quả trong doanh nghiệp
6. Các kỹ năng cần thiết để truyền thông nội bộ hiệu quả
Người làm truyền thông nội bộ đóng vai trò như một người trung gian điều hướng các mối quan hệ trở nên hài hòa nhất. Công việc này đòi hỏi một số kỹ năng tiên quyết như:
6.1 Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu
Mỗi cán bộ cần biết lắng nghe nguyện vọng của nhân sự để thấu hiểu được câu chuyện, hoàn cảnh,… từ đó mới có căn cứ để dàn xếp, giải quyết thỏa đáng theo điều kiện của doanh nghiệp.
6.2 Kỹ năng tư duy và phân tích vấn đề
Công tác TTNB thường thu về rất nhiều luồng ý kiến, dễ gây ra sự xáo trộn trong khâu xử lý các vấn đề. Do vậy, người làm TTNB cần biết cách phân tích vấn đề một cách toàn diện, biết cách đưa ra câu hỏi phản biện để nhận định ưu/nhược điểm, tính đúng/sai của vấn đề.
6.3 Kỹ năng đánh giá và tổng hợp
Bên cạnh phân tích vấn đề, kỹ năng tổng hợp thông tin cũng là nhóm kỹ năng hữu ích để TTNB hiệu quả. Bởi với hàng chục, hàng trăm luồng ý kiến mỗi ngày, nếu không biết tổng hợp và quản lý thông tin hiệu quả, cán bộ truyền thông có thể bỏ sót ý kiến, gây bất mãn và giảm sự hài lòng của nhân viên.
Việc tổng hợp thông tin này cũng là cơ sở để xây dựng các bản tin, nội quy,… với trọng tâm phản ánh đúng tâm tư nhân viên và thực sự hữu ích với họ.
6.4 Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin
Về phía doanh nghiệp, lắng nghe và thấu hiểu nhân viên thôi chưa đủ, người làm truyền thông nội bộ phải biết cách truyền đạt thông tin đúng thời điểm, đúng sự thật để ý kiến, quan điểm của nhân viên được ghi nhận và cân nhắc.
Về phía nhân viên, các cán bộ cũng cần có phương thức truyền đạt hợp lý, cởi mở để nhân viên có thể sẵn sàng đưa ra quan điểm, đóng góp vào sự phát triển chung của cả doanh nghiệp.
Nhìn chung, giữa nhân viên và doanh nghiệp nên có một hệ thống quản lý và trao đổi thông tin thống nhất. Một gợi ý các doanh nghiệp có thể tham khảo đó là AMIS Nhân Sự với tính năng Mạng Xã Hội giúp kết nối mọi thành viên trong tổ chức, xây dựng mạng lưới truyền thông nội bộ hiệu quả.
Không chỉ dừng lại ở khâu quản lý hồ sơ, hợp đồng, phần mềm còn đảm nhiệm các thủ tục như bổ nhiệm/miễn nhiệm, khen thưởng, quy hoạch,… và mỗi bước đều có các báo cáo thống kê trực quan, công khai.
Phần mềm cũng có tính năng nhắc nhở nhân viên khi nghiệp vụ tới hạn và có thể sử dụng trên Mobile App, rất thuận tiện cho cả quản lý lẫn nhân sự cấp dưới.
7. Gợi ý một số hình thức truyền thông nội bộ phổ biến
Việc truyền thông nội bộ đôi khi không cần phải chiến lược to tác và áp dụng những kênh quá vĩ mô. Một số kênh truyền thông hữu ích cho doanh nghiệp có thể đơn giản như:
- Bảng tin, Standee: hữu ích với các sự kiện, chuẩn bị và thực hiện dễ dàng.
- Bản tin Email: thích hợp với các sự kiện, tin tức hoặc chính sách mới/điều chỉnh chính sách.
- Radio: có thể tận dụng để làm nơi trao đổi, nắm bắt tâm tư từ hai phía – lãnh đạo và nhân viên; đôi khi có thể tận dụng như hình thức giải trí, phát nhạc theo yêu cầu.
- Tạp chí nội bộ: tổng hợp những vấn đề nổi cộm, những bài phỏng vấn nhân sự, tổng hợp sự kiện và thêm các loạt truyện ngắn, truyện cười, mẹo vặt công sở,…
- Chương trình tổng kết định kỳ: tổng kết sự kiện, hoạt động, tin tức trong tuần/tháng; vinh danh và khen thưởng cá nhân, phòng ban có thành tích.
- Truyền miệng: phương pháp truyền thống, đơn giản, nhanh gọn nhưng nên kết hợp cùng các kênh khác để tránh bỏ lỡ thông tin.
- Cuộc thi, trò chơi: giảm áp lực, khích lệ tinh thần nhân viên thông qua các trò chơi hoặc gameshow như đố vui, The Voice,…
- Sự kiện cộng đồng: kêu gọi nhân sự hưởng ứng hoạt động hữu ích như Giờ trái đất,… giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và gắn kết nhân viên.
8. Kết luận
Để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, nhà lãnh đạo cần cam kết minh bạch, sẵn sàng lắng nghe và định hướng rõ ràng. Người làm truyền thông cần thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp, có khả năng sáng tạo trong việc thiết kế nội dung phù hợp và chọn kênh truyền thông tối ưu. Sự phối hợp chặt chẽ giữa lãnh đạo và bộ phận truyền thông là yếu tố then chốt để thông tin được truyền tải đầy đủ, chính xác.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
