Truyền thông nội bộ là quy trình tạo dựng các hoạt động gắn kết nhân sự trong doanh nghiệp. Việc phân chia trách nhiệm truyền thông nội bộ vẫn là một vấn đề gây tranh cãi vì một số hiểu lầm giữa chức năng và tính chất công việc. Trong bài viết này, MISA AMIS HRM sẽ phân tích định nghĩa, vai trò và một số hiểu nhầm thường gặp về truyền thông nội bộ để các doanh nghiệp có cơ sở phân chia công việc hiệu quả hơn.
TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z
1. Truyền thông nội bộ là gì?
1.1 Khái niệm
Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là hoạt động tạo dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ nội bộ giữa nhân sự trong doanh nghiệp. Về cơ bản, nghiệp vụ này phản ánh quá trình đưa sứ mệnh, giá trị cốt lõi, tầm nhìn,… của doanh nghiệp tới nhân viên vào đúng thời điểm để củng cố và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp đáng học hỏi của “gã khổng lồ” Google
1.2 Vai trò
Nhìn chung, các giá trị mà truyền thông nội bộ mang lại tập trung vào sức mạnh bên trong, thắt chặt nguồn lực của doanh nghiệp, bao gồm:
- Truyền tải, củng cố tầm nhìn, giá trị, văn hóa doanh nghiệp.
- Tạo hệ thống thông tin đa chiều và minh bạch.
- Thắt chặt các mối quan hệ, tạo dựng tinh thần đoàn kết tập thể.
- Thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên.
2. Top 4 hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ
2.1 Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là một
Đây là hai mảng hoạt động hoàn toàn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là những giá trị cốt lõi, tinh thần và hình ảnh của doanh nghiệp. Trong khi đó, truyền thông nội bộ chỉ đóng vai trò như một công cụ đem văn hóa này tới nhân viên. Nhân sự nội bộ sẽ là những người nắm giữ và duy trì, chứ không phải người tạo dựng văn hóa đó.
2.2 Truyền thông nội bộ là PR in-house
Tương tự như hiểu lầm kể trên, truyền thông nội bộ và PR in-house cũng là những khái niệm khác biệt. Trong đó, PR in-house đại diện cho đội ngũ PR của một doanh nghiệp, thường dùng để phân biệt với các đơn vị truyền thông bên ngoài. Thực chất, truyền thông nội bộ chỉ là một mảnh ghép tạo nên PR in-house.
2.3 Lẫn lộn, đồng bộ hoạt động truyền thông nội bộ với quản lý nhân sự
Một mặt, công tác truyền thông nội bộ tập trung xây dựng các chiến lược truyền thông, tổ chức sự kiện gắn kết nhân sự, phát hành các ấn phẩm nội bộ,… Mặc khác, quản trị nhân sự bao gồm nhiều quy trình từ tuyển dụng, quản lý thông tin ứng viên/nhân viên cho tới tổ chức đào tạo,…
Như vậy, quản lý nhân sự mang hướng chiêu mộ và quản trị con người còn truyền thông nội bộ sẽ đi theo hướng truyền tải và gắn kết các nhân sự được quản lý.
2.4 Truyền thông nội bộ chỉ phụ trách tổ chức sự kiện và văn nghệ
Trên thực tế, tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một nhiệm vụ nhỏ trong quá trình TTNB. Và những kỹ năng như MC, văn nghệ,… chỉ được coi như điểm cộng chứ không phải yêu cầu kỹ năng dành cho nhân viên truyền thông nội bộ. Vị trí này đòi hỏi những kỹ năng thiết thực hơn như kỹ năng giao tiếp, tạo lập quan hệ,…
3. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai: phòng truyền thông hay nhân sự?
Trên thực tế, không có quy chuẩn phòng ban dành cho nhiệm vụ truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box (Anh), 53% người khảo sát cho rằng truyền thông nội bộ thuộc trách nhiệm quản lý nhân sự.
Xét cho cùng, nghiệp vụ quản trị nhân sự vẫn lấy con người làm trung tâm trong khi những người làm truyền thông đôi khi không hiểu hoặc có cảm giác lạ lẫm với tiếng nói và hành động của chính nhân sự trong doanh nghiệp.
Dù phân công nhiệm vụ cho bộ phận nào thì doanh nghiệp vẫn nên phân công cán bộ/chuyên viên phụ trách truyền thông nội bộ. Nhân viên này cần có sức ảnh hưởng nhất định tới nhân viên và thấu hiểu mọi vấn đề nội bộ trong doanh nghiệp. Có như vậy họ mới có thể đảm bảo đóng góp trong quá trình tác nghiệp và hỗ trợ doanh nghiệp.
4. Các kỹ năng cần thiết để truyền thông nội bộ hiệu quả
Người làm truyền thông nội bộ đóng vai trò như một người trung gian điều hướng các mối quan hệ trở nên hài hòa nhất.
>> Xem thêm: Phương pháp xây dựng quan hệ lao động hiệu quả trong doanh nghiệp
Công việc này đòi hỏi một số kỹ năng tiên quyết như:
4.1 Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu
Mỗi cán bộ cần biết lắng nghe nguyện vọng của nhân sự để thấu hiểu được câu chuyện, hoàn cảnh,… từ đó mới có căn cứ để dàn xếp, giải quyết thỏa đáng theo điều kiện của doanh nghiệp.
4.2 Kỹ năng tư duy và phân tích vấn đề
Công tác TTNB thường thu về rất nhiều luồng ý kiến, dễ gây ra sự xáo trộn trong khâu xử lý các vấn đề. Do vậy, người làm TTNB cần biết cách phân tích vấn đề một cách toàn diện, biết cách đưa ra câu hỏi phản biện để nhận định ưu/nhược điểm, tính đúng/sai của vấn đề.
4.3 Kỹ năng đánh giá và tổng hợp
Bên cạnh phân tích vấn đề, kỹ năng tổng hợp thông tin cũng là nhóm kỹ năng hữu ích để TTNB hiệu quả. Bởi với hàng chục, hàng trăm luồng ý kiến mỗi ngày, nếu không biết tổng hợp và quản lý thông tin hiệu quả, cán bộ truyền thông có thể bỏ sót ý kiến, gây bất mãn và giảm sự hài lòng của nhân viên.
Việc tổng hợp thông tin này cũng là cơ sở để xây dựng các bản tin, nội quy,… với trọng tâm phản ánh đúng tâm tư nhân viên và thực sự hữu ích với họ.
4.4 Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin
Về phía doanh nghiệp, lắng nghe và thấu hiểu nhân viên thôi chưa đủ, người làm truyền thông nội bộ phải biết cách truyền đạt thông tin đúng thời điểm, đúng sự thật để ý kiến, quan điểm của nhân viên được ghi nhận và cân nhắc.
Về phía nhân viên, các cán bộ cũng cần có phương thức truyền đạt hợp lý, cởi mở để nhân viên có thể sẵn sàng đưa ra quan điểm, đóng góp vào sự phát triển chung của cả doanh nghiệp.
Nhìn chung, giữa nhân viên và doanh nghiệp nên có một hệ thống quản lý và trao đổi thông tin thống nhất. Một gợi ý các doanh nghiệp có thể tham khảo đó là AMIS Thông tin nhân sự – một “mạng xã hội” doanh nghiệp thu nhỏ giúp kết nối và minh bạch thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên.
Không chỉ dừng lại ở khâu quản lý hồ sơ, hợp đồng, phần mềm còn đảm nhiệm các thủ tục như bổ nhiệm/miễn nhiệm, khen thưởng, quy hoạch,… và mỗi bước đều có các báo cáo thống kê trực quan, công khai.
Phần mềm cũng có tính năng nhắc nhở nhân viên khi nghiệp vụ tới hạn và có thể sử dụng trên Mobile App, khá thuận tiện cho cả quản lý lẫn nhân sự cấp dưới.
Đăng ký trải nghiệm AMIS Thông tin nhân sự hoàn toàn miễn phí
5. Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả
Tương tự như quy trình xây dựng chiến lược hoạt động, chiến lược TTNB cũng cần đi theo các bước cơ bản như:
- Bước 1: Đánh giá thực trạng: nhận định tình hình chung, phân tích chi tiết để tìm ra điểm mạnh/điểm yếu.
- Bước 2: Xác định đối tượng: hoạt động truyền thông nhắm tới ai? cần đưa ra những thông tin gì. Thông thường đối tượng truyền thông sẽ không thay đổi những trong các đợt biến động nhân sự, các đối tượng này ít nhiều sẽ thay đổi phạm vi.
- Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông: nên đi theo nguyên tắc SMART (S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu; M – Measurable: Đo lường được; A – Attainable: Có thể đạt được; R – Relevant: Thực tế; T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành).
- Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ: bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận mục tiêu đã đề ra để đảm bảo kế hoạch hành động tương ứng với chiến lược đề ra.
- Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể: chi tiết các bước thực hiện, nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu.
- Bước 6: Đo lường hiệu quả: đo lường và đánh giá, tổng kết ưu nhược điểm để rút kinh nghiệm cho hoạt động tiếp theo.
6. Gợi ý một số hình thức truyền thông nội bộ phổ biến
Việc truyền thông nội bộ đôi khi không cần phải chiến lược to tác và áp dụng những kênh quá vĩ mô. Một số kênh truyền thông hữu ích cho doanh nghiệp có thể đơn giản như:
- Bảng tin, Standee: hữu ích với các sự kiện, chuẩn bị và thực hiện dễ dàng.
- Bản tin Email: thích hợp với các sự kiện, tin tức hoặc chính sách mới/điều chỉnh chính sách.
- Radio: có thể tận dụng để làm nơi trao đổi, nắm bắt tâm tư từ hai phía – lãnh đạo và nhân viên; đôi khi có thể tận dụng như hình thức giải trí, phát nhạc theo yêu cầu.
- Tạp chí nội bộ: tổng hợp những vấn đề nổi cộm, những bài phỏng vấn nhân sự, tổng hợp sự kiện và thêm các loạt truyện ngắn, truyện cười, mẹo vặt công sở,…
- Chương trình tổng kết định kỳ: tổng kết sự kiện, hoạt động, tin tức trong tuần/tháng; vinh danh và khen thưởng cá nhân, phòng ban có thành tích.
- Truyền miệng: phương pháp truyền thống, đơn giản, nhanh gọn nhưng nên kết hợp cùng các kênh khác để tránh bỏ lỡ thông tin.
- Cuộc thi, trò chơi: giảm áp lực, khích lệ tinh thần nhân viên thông qua các trò chơi hoặc gameshow như đố vui, The Voice,…
- Sự kiện cộng đồng: kêu gọi nhân sự hưởng ứng hoạt động hữu ích như Giờ trái đất,… giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và gắn kết nhân viên.
- Phần mềm nhân sự: là kênh thông tin tổng quan và toàn diện đối với nhân sự cũng như doanh nghiệp. Các phần mềm như AMIS Thông tin nhân sự có hệ thống hồ sơ nhân sự đa chiều, giúp HR có thể Số hóa thông tin & thủ tục nhân sự một cách toàn diện nhất còn nhân viên có thể kết nối với lãnh đạo trong cùng một nền tảng, giản lược mọi quy trình, thủ tục cồng kềnh.
Đăng ký trải nghiệm AMIS Thông tin nhân sự hoàn toàn miễn phí
0904 885 833
https://www.misa.vn/
