Chứng từ kế toán là gì, cách lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Kế toán cần nắm rõ kiến thức về chứng từ kế toán là gì, cách lập, lưu trữ, hủy bỏ sửa đổi chứng từ kế toán… để đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin kế toán và tránh các trường hợp vi phạm pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ đề cập chi tiết, chính xác nhất về các thông tin liên quan tới chứng từ kế toán.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Theo khoản 3 điều 3, luật Kế toán 2015 giải thích: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Đến Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm chứng từ kế toán được làm rõ hơn. Cụ thể: Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận các thông tin như khoản thu thuế, thuế được khấu trừ, lệ phí và phí thuộc ngân sách nhà nước và đã được pháp luật quản lý thuế quy định. 

Nghị định này quy định các loại chứng từ là: Biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thu nhập cá nhân, lệ phí, phí được thể hiện theo hình thức tự in, đặt in hay điện tử.

>>> Xem thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tài sản cố định

2. Các loại chứng từ kế toán

2.1. Chứng từ kế toán tiền mặt

• Đề nghị tạm ứng

• Đề nghị thanh toán

• Phiếu chi: Chứng từ xác nhận về việc doanh nghiệp chi tiền mặt cho phía nhà cung ứng để mua nguyên vật liệu, hàng hóa.

• Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc thu tiền hàng khóa, sản phẩm mà khách dùng tiền mặt để thanh toán tại chỗ.

2.2. Chứng từ kế toán tiền lương

• Bảng thanh toán tiền lương
• Bảng tính lương
• Bảng chấm công
• Hợp đồng lao động
• Quy định, quy chế…

=>> Xem thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

2.3. Chứng từ kế toán liên quan tới ngân hàng

• Giấy báo có/báo nợ của ngân hàng
• Séc tiền mặt: Doanh nghiệp sử dụng chứng từ khi yêu cầu phát hành séc để nhân viên rút tiền mặt từ ngân hàng về để nhập vào quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
• Ủy nhiệm chi: Sử dụng chứng từ khi doanh nghiệp dùng hình thức chuyển khoản để thanh toán cho nhà cung ứng hàng hóa.
• Tiền đang chuyển: Chứng từ được sử dụng để thể hiện việc, người gửi đang chuyển tiền đến tài khoản người nhận, trong đó, người nhân là các bên cung ứng hàng hóa dịch vụ.
• Chuyển tiền nội bộ: Chứng từng xác nhận việc chuyển tiền sang tài khoản ngoại tệ bằng tài khoản tiền việc. Doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi này khi có các hoạt động thanh toán với nhà cung ứng là nước ngoài.

2.4. Chứng từ mua bán hàng

• Hóa đơn mua hàng: Chứng từ ghi lại việc mua hàng hóa sản phẩm
• Hóa đơn bán hàng: Chứng từ có nội dung ghi lại việc bán hàng hóa sản phẩm đã được ghi nhận vào doanh thu bởi kế toán công ty.
• Hàng bán trả lại: Trong trường hợp hàng đã bán nhưng khách vẫn trả lại vì lý do nào đó, trong quá trình gửi lại chứng từ sẽ được đính kèm theo hóa đơn trả hàng.
• Hàng mua trả lại: Doanh nghiệp đã mua hàng nhưng vẫn trả lại nhà cung cấp vì 1 số lí do, chứng từ sẽ được đính kèm theo hóa đơn đầu ra ghi lại việc mua hàng hóa sản phẩm nhưng trả lại.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn quy trình sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm

3. Nội dung của chứng từ kế toán

Điều 16, Luật kế toán 2015 có nêu rõ về nội dung mà 1 chứng từ kế toán cần phải có:

• Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán
• Tên và số hiệu chứng từ kế toán
• Địa chỉ, tên của tổ chức, cơ quan, đơn vị hay cá nhân lập chứng từ kế toán
• Địa chỉ, thông tin tê, cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân nhận chứng từ kế toán
• Nội dung các nghiệp vụ liên quan vấn đề tài chính, kinh tế được phát sinh
• Số lượng, đơn giá hay số tiền của nghiệp vụ tài chính kinh tế được ghi bằng số. Bên cạnh đó, ghi bằng cả chữ và số tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền.
• Họ tên, chữ ký đầy đủ của người duyệt, người lập và cả những người có liên quan tới chứng từ kế toán.

4. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Theo điều 18, Luật kế toán 2015, việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định như sau:

• Mỗi nghiệp vụ tài chính, kinh tế chỉ lập chứng từ kế toán 1 lần. Các nghiệp vụ tài chính kinh tế liên quan tới các hoạt động của doanh nghiệp, đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán.
• Dựa theo nội dung quy định trên mẫu, chứng từ kế toán cần lập chính xác, đầy đủ, kịp thời và rõ ràng. Nếu trường hợp chưa có mẫu chứng từ kế toán, kế toán cần phải tự lập chứng từ kế toán tuy nhiên các nội dung cần phải đảm bảo đầy đủ theo luật.
• Không được viết tắt hay tẩy xóa, sửa chữa những nội dung liên quan tới nghiệp vụ tài chính kinh tế trên chứng từ kế toán. Khi viết phải dùng bút mực, các chữ số viên không ngắt quãng, phải liên tục và phải gạch chéo chỗ trống. Chứng từ không có giá trị ghi sổ kế toán hay thanh toán nếu đã sửa chữa hay tẩy xóa. Khi không may viết chứng từ sai, cần phải gạch chéo chứng từ sai.
• Chứng từ kế toán phải lập đủ liên quy định, nếu xuất hiện trường hợp cùng 1 nghiệp vụ tài chính kinh tế phải lập nhiều liên chứng từ thì nội dung của các liên phải khác nhau.
• Người lập, người duyệt và người ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về những nội dung đã viết trong chứng từ kế toán.

>>> Xem thêm: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại doanh nghiệp

5. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Theo điều 21, Luật kế toán 2015, việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Chứng từ kế toán phải được đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật, sắp xếp nội dung theo trình tự thời gian, kinh tế.
• Việc niêm phong, tịch thu hay tạm giữ chứng từ kế toán chỉ có cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được làm. Trường hợp, chứng từ kế toán phải tạm dữ hay tịch thu, cơ quan nhà nước cần chụp chứng từ bị tịch thu tạm giữ, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp này cho đơn vị kế toán. Đồng thời, trong biên bản khi thu giữ, xử lý cần phải nêu rõ số lượng, lý do từng loại chứng từ kế toán bị tịch thu hay tạm giữ rồi ký tên đóng dấu.
• Cơ quan có thẩm quyền phải lập biên bản, ghi rõ số lượng, nội dung của từng loại chứng từ kế toán khi niêm phong phong chứng từ kế toán sau đó ký tên, đóng dấu.

6. Chứng từ điện tử

Khoản 5, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: “Chứng từ điện tử bao gồm các loại biên lai chứng từ được quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các nhân, tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế, hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.” 

Như vậy, có 2 loại chứng từ điện tử là biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Định dạng chứng từ điện tử được quy định tại Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Định dạng biên lai điện tử được thực hiện theo quy định sau:

• Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ dạng văn bản XML
• Có 2 thành phần chính của định dạng biên lai điện tử là thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử.
• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử được xây dựng và công bố bởi Tổng cục thuế. 

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo quy định: “Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định Nghị định 123/2020/NĐ-CP.”

Hiện nay, để quản lý chứng từ hiệu quả, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm kế toán. Chẳng hạn MISA AMIS, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm chứng từ. Không chỉ vậy, phần mềm MISA AMIS còn cung cấp các báo cáo đầy đủ, chính xác theo đúng quy định như chi phí, doanh thu, công nợ, lãi lỗ, tồn kho… để trở thành công cụ tiện ích cho kế toán và chủ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính.

• Tự động lập chứng từ ngay khi nhận hóa đơn điện tử từ người bán.
• Tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai thuế, nộp tờ khai, báo cáo tài chính và nộp thuế ngay trên phần mềm.
• Tự động phát hiện sai sót trên chứng từ, sổ sách và hướng dẫn cách xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
• Tự động hạch toán thu chi tiền gửi, đối trừ công nợ từ sao kê ngân hàng.

Nhanh tay đăng ký trải nghiệm 15 ngày miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế cảm nhận.