Nguyên tắc pareto là gì? Áp dụng quy tắc pareto trong doanh nghiệp

Nguyên tắc Pareto là gì được xem như một quy luật “vàng” trong kinh doanh. Thế nhưng, nhiều nhà quản lý vẫn chưa biết cách ứng dụng Pareto hiệu quả. Bài viết sau đây sẽ là lời giải đáp cụ thể nhất, cùng đọc ngay nhé!

I. Tìm hiểu nguyên tắc Pareto là gì?

1. Lịch sử ra đời của nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto là gì còn được biết đến với một tên gọi khác là nguyên tắc 80/20. Nó được phát minh và đưa vào thực tiễn bởi nhà kinh tế học người Ý cùng tên – ngài Vilfredo Pareto.

Theo đó, quy luật này giải thích rằng đa phần các tình huống trong thực tế có đến 80% kết quả thu được từ 20% nguyên nhân gây ra chúng. Điều này cũng nói lên sự tương quan không đồng đều giữa các yếu tố đầu vào, đầu ra trong mọi hoàn cảnh.

Vilfredo Pareto đã thực hiện một nghiên cứu khá thú vị của về mối liên hệ giữa đất đai và dân số quốc gia. Qua đó, ông đúc kết và đưa ra nhận định rằng 80% đất đai của nước Ý do 20% dân số sở hữu. Đây chính là cơ sở lý thuyết hình thành nên nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là quy luật Pareto hiện đại ngày nay.

Theo như phân tích của nguyên tắc Pareto, mọi sự vật hiện tượng xảy ra trong cuộc sống đều không hoàn hảo. Do đó, chúng sẽ tồn tại những chênh lệch và bất đồng nhất định.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ

Những điều bạn cần biết khi lập kế hoạch năm 2022 cho doanh nghiệp

2. Nguyên tắc Pareto trong kinh doanh

Theo quy luật này, ta có thể hiểu rằng trong lĩnh vực kinh tế thì 80% doanh số của công ty sẽ đến từ 20% nỗ lực của nhân viên. Căn cứ theo đó, doanh nghiệp sẽ có những phương án phân bổ nguồn lực phù hợp và tập trung phát triển những cá nhân tài năng mang lại nhiều lợi ích cho công ty.

Nhờ đó, nguyên tắc này được sử dụng rộng rãi như một phương pháp tối ưu hoạt động kinh doanh. Nó hỗ trợ các cấp quản lý xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp dựa vào những cơ sở lý thuyết đã được đúc kết và chứng minh.

TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNG HÀNG ĐẦU CỦA AMIS CÔNG VIỆC NGAY HÔM NAY

II. Vai trò thực tiễn của quy luật Pareto

Có thể nói, nguyên tắc 80/20 của nhà kinh tế học tài ba Vilfredo Pareto từ khi ra đời đến nay vẫn luôn là một trong những nghiên cứu tuyệt vời. Nó được áp dụng hầu hết cho mọi hành vi của con người.

Từ kinh tế xã hội đến những hoạt động hằng ngày trong đời sống đều phần nào được phản ánh chân thực qua quy luật này. Cụ thể vai trò của chúng được thể hiện rõ nét nhất qua 2 trường hợp chính sau đây:

Phần lớn, nguyên tắc Pareto là gì được áp dụng chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất và quản trị doanh nghiệp. Đây được xem là vai trò cốt lõi mà Vilfredo Pareto hướng đến khi xây dựng cơ sở lý thuyết cho quy tắc này.

1. Trong đời sống hằng ngày

Một điểm thú vị ở nguyên tắc Pareto là chúng cũng đúng cho các trường hợp đời sống hàng ngày. Về căn bản, Pareto là một nghiên cứu có mục đích và cơ sở chứ không phải là một quy luật tự nhiên.

Chúng dựa trên những hành vi của con người và kết quả thực tế mà các hành vi đó mang lại. Vì thế mà nguyên tắc 80/20 vẫn được áp dụng rộng rãi trong đời sống hiện nay.

Quy tắc 80/20 hay quy tắc Pareto còn giúp con người quản lý thời gian thực sự hiệu quả. Bằng cách này, bạn nhận thấy 80% những thành tựu mà bạn đạt được thường sẽ đến từ 20% quỹ thời gian sử dụng hiệu quả trong ngày.

Hơn hết, chúng còn giúp bạn chọn lọc và nâng cao chất lượng các mối quan hệ xã hội. Chỉ có tối đa 20% mối quan hệ là thực sự đem đến 80% niềm vui và sự hạnh phúc cho bạn.

Có thể thấy, Pareto không chỉ là một phương pháp giúp bạn định hướng và cân bằng cuộc sống. Chúng còn là những lời khuyên thực tế và bổ ích. Những gì bạn cần làm là xác định yếu tố nào mới thực sự quan trọng và tập trung hoàn thiện, theo đuổi những kết quả tối đa.

2. Trong mô hình doanh nghiệp

Nguyên tắc Pareto sẽ phát huy tốt và tối đa nhất khi một doanh nghiệp áp dụng đúng đắn cho mô hình kinh doanh và quản trị của mình. 80% nguyên nhân và 20% kết quả này sẽ đến từ nhiều khía cạnh khác nhau trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Cụ thể hơn, quy tắc Pareto sẽ chỉ ra 20% các yếu tố thực sự quan trọng và cần thiết để đạt được 80% kết quả như mong muốn. Hoặc ngược lại, 20% này có thể là những điểm hạn chế trong kinh doanh dẫn đến 80% tổn thất, sự cố cho doanh nghiệp.

Từ những xác định ban đầu, quy tắc này sẽ như một đòn bẩy mạnh mẽ giúp thúc đẩy và tạo động lực cho doanh nghiệp. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ phát triển những ưu điểm đang có và đưa ra những phương án nhằm giải quyết các bất lợi còn tồn tại.

Bên cạnh đó, nhờ có phương pháp Pareto mà các nhà quản trị và ban lãnh đạo công ty có thể phân bổ nguồn nhân lực hiệu quả. Hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp cũng được cải thiện hơn.

Thay vì hơn dàn trải và tham lam quá nhiều chi tiết như trước đây, giá trị doanh nghiệp sẽ tăng lên từng ngày. Thậm chí, chúng sẽ đạt mức tối đa nếu biết cách tập trung vào những mục tiêu cụ thể và thực sự quan trọng.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

III. Cách áp dụng hiệu quả quy tắc pareto trong doanh nghiệp

Ngày nay, phương pháp Pareto vẫn là một công cụ phổ biến trong đa số các doanh nghiệp. Nó có tính ứng dụng và độ hiệu quả cao trong công việc.

Ngoài ra, Pareto còn ngắn gọn và dễ hiểu. Tuy nhiên, để áp dụng quy tắc này đúng cách và đem lại hiệu quả cao trong doanh nghiệp, bạn cần tuân thủ 5 bước sau đây:

1. Xác định các đối tượng quan trọng (nhóm 20%)

Bản chất của quy tắc Pareto hay quy tắc 80/20 chính là tập trung vào những vấn đề, mục tiêu quan trọng. Từ đó daonh nghiệp phát huy chúng để đạt được hiệu quả tuyệt đối.

Bởi lẽ 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân tạo ra chúng. Việc doanh nghiệp xác định các đối tượng nào cần hướng đến và tập trung cao độ là điều vô cùng thiết yếu.

Việc này sẽ tiết kiệm thời gian, rút gọn các bước rườm rà khác của quá trình. Thêm vào đó, chúng còn giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và hoạt động trọng tâm hơn để giải quyết các vấn đề cốt lõi. Nhờ vậy người quản lý tránh lãng phí nguồn lực ở những việc không cần thiết.

2. Liệt kê chi tiết nguyên nhân dẫn đến các vấn đề tương ứng

Sau khi xác định được những vấn đề hoặc mục tiêu quan trọng kể trên, doanh nghiệp cần tìm hiểu về nguyên nhân và những yếu tố tác động. Trong nhiều tình huống, mỗi vấn đề hay mục tiêu chỉ tương ứng với một nguyên nhân nhất định.

Thế nhưng, cũng có không ít các vấn đề bị chi phối bởi nhiều nguyên nhân phức tạp hơn. Do vậy, việc tìm hiểu và liệt kê chi tiết tất cả những yếu tổ ảnh hưởng là vô cùng quan trọng.

Cách này sẽ giúp doanh nghiệp biết được số lượng nguyên nhân cần phải giải quyết. Từ đó đạt được hiệu quả và nâng cao hiệu suất công việc.

3. Sắp xếp các nguyên nhân, vấn đề theo cấp độ cấp thiết

Doanh nghiệp cân bắt tay ngay vào việc xử lý các nguyên nhân, yếu tố được liệt kê ở trên càng sớm càng tốt. Mặc dù vậy, nếu không có sự sắp xếp, phân loại thì doanh nghiệp rất dễ rơi vào trạng thái rối bời giữa các nhiệm vụ. Cuối cùng, đội ngũ vẫn không đi đến các kết quả như mong muốn.

Thay vào đó, bạn nên đi từ nhóm nhân tố có mức độ nghiêm trọng cao và cấp thiết nhất đến nhóm ít khẩn cấp hơn. Như vậy quy trình sẽ được diễn ra trơn tru và logic. Việc đạt được kết quả mong muốn cũng dễ dàng hơn.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

4. Lên kế hoạch giải quyết các nguyên nhân theo nhóm

Bất kỳ một quy trình nào, kể cả việc thực hiện nguyên tắc 80/20 cũng cần được lên kế hoạch và thực hiện theo lộ trình đã vạch sẵn. Bản kế hoạch chi tiết và cụ thể thì hiệu quả công việc đạt được chuẩn xác.

Gần giống với bước đầu tiên, việc thiết lập kế hoạch sẽ giúp tối ưu rất nhiều yếu tố. Chúng bao gồm: nguồn lực, thời gian, chi phí…

Hơn hết, giúp doanh nghiệp có tiền đề để nhận ra mức độ khả thi của các phương án giải quyết. Khi đó, ban lãnh đạo sẽ có những thay đổi và định hướng phù hợp, tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động.

5. Theo dõi kết quả và sửa đổi mục tiêu thường xuyên

Bản chất quy tắc 80/20 chỉ ra rằng không có gì thực sự hoàn hảo. Các vấn đề luôn có một sự phân phối chênh lệch và không đồng đều giữa các yếu tố đầu vào và ra.

Do vậy, không ai có thể đảm bảo rằng quy tắc Pareto sẽ đem lại hiệu quả tuyệt đối cho doanh nghiệp. Trên thực tế, tỉ lệ 80/20 có thể thay đổi ở nhiều trường hợp chẳng hạn như: 90/10, 60/40, 70/30…

Điều này lý giải tại sao các doanh nghiệp cần theo dõi sát sao về kết quả đạt được và so sánh với kỳ vọng ban đầu đã đặt ra. Đồng thời, họ cũng cần điều chỉnh các mục tiêu chung để tương ứng nhất với kết quả mong muốn.

>> Xem thêm: 5 nguyên tắc quản trị rủi ro tại doanh nghiệp hiệu quả

IV. Nguyên tắc Pareto và một số sự thật cần biết

• Nguyên tắc Pareto không hẳn lúc nào cũng đúng. Bởi đây vốn dĩ là một nghiên cứu, một quan sát có cơ sở về sự phân phối không đồng đều (mất cân bằng). Nó không phải là một quy luật bất biến của tự nhiên. Sự mất cân bằng này có thể diễn ra ở mọi tỷ lệ, không nhất thiết phải là 80:20
• “Chỉ cần tập trung vào 20% và bỏ mặc những phần còn lại” là một quan niệm sai lầm. Thực tế, 20% nguyên nhân này chính là các vấn đề quan trọng cần xem xét. Tuy rằng nó có thể không hẳn là điểm ưu tiên tuyệt đối hay duy nhất.
• Nguyên tắc Pareto thường dựa trên những dữ liệu đã có trong quá khứ. Nó ít khi đưa ra các dự đoán cho các vấn đề trong tương lai. Mọi sự vật, hiện tượng luôn luôn đổi khác theo thời gian, vì vậy đây là một điểm hạn chế của quy tắc này.

V. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về nguyên tắc Pareto là gì – một phương pháp tương đối hiệu quả trong mô hình quản trị doanh nghiệp hiện nay. Quy tắc này cũng đóng góp nhiều ý nghĩa thực tiễn trong cuộc sống hằng ngày.

Hy vọng rằng, bài viết vừa rồi đã đem đến nhiều kiến thức bổ ích về quản trị – kinh doanh cho quý độc giả. Cùng chờ đón các bài viết tiếp theo của chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin thú vị trong kinh doanh nhé!

MISA AMIS – giải pháp điều hành doanh nghiệp toàn diện

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC