Thông tin trong quản trị là gì? Vai trò và phân loại thông tin trong quản trị với doanh nghiệp

Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Thông tin trong quản trị không chỉ đơn thuần là dữ liệu thô, mà còn là những hiểu biết chiến lược, hỗ trợ việc ra quyết định, điều phối và quản lý các hoạt động hàng ngày. 

Vậy thông tin trong quản trị là gì? Tại sao doanh nghiệp phải quản trị thông tin? Doanh nghiệp có thể phân loại thông tin trong quản trị như thế nào?  Hãy cùng tìm hiểu các thông tin quan trọng trong bài viết dưới đây! 

1. Thông tin trong quản trị là gì?

Trong thời đại công nghệ 4.0, thông tin thường được hiểu là thông tin điện tử và thông tin vật lý. Chúng có thể được định dạng là tài liệu giấy, tài liệu điện tử, âm thanh, video,… Thông tin được phân phối qua nhiều kênh như truyền miệng, qua điện thoại, máy tính hay website…

1.1. Định nghĩa thông tin trong quản trị là gì?

Thông tin được hiểu là dữ liệu mới thu thập, được giải thích và đánh giá là có giá trị trong việc hỗ trợ ra quyết định.

Dữ liệu về các sự kiện hoặc hiện tượng trong một hệ thống chỉ trở thành thông tin hữu ích cho việc ra quyết định khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Được hiểu và giải thích rõ ràng (điều kiện quan trọng nhất). Chúng ta không thể xác định giá trị của dữ liệu nếu không hiểu được nó.
• Có giá trị trong việc ra quyết định hoặc giải quyết các nhiệm vụ quản trị cụ thể trong tổ chức.

Thông tin quản trị là loại thông tin được thu thập, xử lý và sử dụng trong quá trình quản trị để hỗ trợ lập kế hoạch, ra quyết định và điều hành các hoạt động tổ chức. Nó bao gồm dữ liệu về hoạt động kinh doanh, tài chính, thị trường, nhân sự, và các yếu tố khác, giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện và chính xác để đưa ra các quyết định hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Thông tin quản trị cần được quản lý và lưu trữ cẩn thận. Ngoài ra, việc cung cấp và chia sẻ thông tin trong nội bộ cần được thực hiện theo cấp bậc. Đối với thông tin cần công khai ra bên ngoài, tổ chức phải kiểm duyệt và chọn lọc kỹ càng để đảm bảo tính bảo mật.

[Tải ngay] Bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

1.2. Quản trị thông tin là gì? 

Quản trị thông tin là quá trình thu thập, tổ chức, lưu trữ, phân tích và sử dụng thông tin một cách hiệu quả trong một tổ chức. Nó bao gồm việc đảm bảo rằng thông tin được xử lý đúng cách, bảo mật, và dễ dàng truy cập để hỗ trợ việc ra quyết định và điều hành.

Quản trị thông tin giúp tối ưu hóa việc sử dụng dữ liệu, giảm thiểu rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin, và tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức. Điều này liên quan đến các hệ thống công nghệ, quy trình quản lý dữ liệu và các chính sách nhằm duy trì chất lượng và tính toàn vẹn của thông tin.

Trong quản trị thông tin, có một số hoạt động nổi bật nhằm đảm bảo thông tin được quản lý hiệu quả và hỗ trợ tốt cho hoạt động kinh doanh. Các hoạt động này bao gồm:

• Thu thập thông tin:
• Lưu trữ và bảo quản thông tin
• Phân loại và tổ chức thông tin
• Phân tích thông tin
• Phân phối và chia sẻ thông tin
• Đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ
• Đánh giá và cải thiện chất lượng thông tin

Quản trị thông tin hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp, và MISA AMIS Văn phòng số chính là bộ giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp thực hiện điều này.

Với 9 ứng dụng tiện ích như MISA AMIS Công việc, MISA AMIS Quy trình, MISA AMIS WeSign, MISA AMIS Mạng xã hội, MISA AMIS Ghi chép, MISA AMIS Phòng họp, MISA AMIS Tài sản, và nhiều tính năng khác, giải pháp này không chỉ giúp nâng cao năng suất nhân sự mà còn tiết kiệm chi phí vận hành. Hơn thế nữa, MISA AMIS Văn phòng số còn kiến tạo nên một môi trường làm việc số hiện đại, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin, tài nguyên và quy trình một cách thông minh, từ đó tạo dựng văn hóa làm việc số hiệu quả cho mọi tổ chức.

Dùng thử miễn phí

2. Phân biệt thông tin và dữ liệu

Dữ liệu là tập hợp các dữ kiện và chi tiết thô, không được sắp xếp như văn bản, số liệu, ký hiệu… Hơn nữa, dữ liệu được đo dưới dạng bit và byte – những đơn vị thông tin cơ bản trong bối cảnh lưu trữ và xử lý của máy tính.

Khác với nó, thông tin là dữ liệu được xử lý, tổ chức và có cấu trúc. Thông tin cung cấp ngữ cảnh cụ thể và giúp người quản lý ra quyết định với các dữ liệu hiện có. 

Ví dụ, doanh số thu được của các món ăn trong nhà hàng là dữ liệu. Nó chỉ trở thành thông tin khi doanh nghiệp xác định đâu là món ăn phổ biến nhất hoặc món ăn nào đang bán kém nhất.

Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa Thông tin và Dữ liệu:

Tiêu chí	Dữ liệu (Data)	Thông tin (Information)
Định nghĩa	Các giá trị, con số hoặc ký tự chưa được xử lý hoặc giải thích.	Dữ liệu đã qua xử lý, tổ chức và có ý nghĩa để sử dụng.
Bản chất	Thô, không có ý nghĩa rõ ràng khi ở dạng ban đầu.	Đã được xử lý, có giá trị sử dụng và ý nghĩa cụ thể.
Mục đích	Là nguyên liệu thô để xử lý, lưu trữ hoặc phân tích. Là nền tảng để tạo ra thông tin.	Được sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định và phân tích.
Hình thức	Có thể ở dạng số, ký tự, hình ảnh, hoặc âm thanh.	Là các báo cáo, kết quả phân tích, biểu đồ, bảng tóm tắt.
Xử lý	Chưa được xử lý hoặc tổ chức.	Đã qua xử lý, sắp xếp và giải thích có hệ thống.
Giá trị	Không có giá trị rõ ràng cho đến khi được xử lý.	Có giá trị cụ thể trong việc ra quyết định.
Ví dụ trong kinh doanh	Dữ liệu bán hàng hàng ngày từ một cửa hàng.	Báo cáo doanh thu hàng tháng được phân tích từ dữ liệu bán hàng.

Dựa vào những so sánh cơ bản trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng ứng dụng việc quản trị thông tin và quản lý dữ liệu của mình.  

Quản trị thông tin đề cập đến một chương trình hoặc hệ thống tổ chức quản lý các quá trình kiểm soát cấu trúc, xử lý, cung cấp và sử dụng thông tin. Quản lý thông tin được yêu cầu cho các mục đích kinh doanh thông minh.

Trong khi đó, quản lý dữ liệu là một tập hợp con của quản lý thông tin. Dữ liệu được quản lý như một tài nguyên có giá trị.

3. Phân loại thông tin trong quản trị

Trong quản trị doanh nghiệp, thông tin có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau dựa trên mục đích sử dụng, nguồn gốc, mức độ bảo mật và chức năng. Dưới đây là các cách phân loại thông tin phổ biến được áp dụng trong doanh nghiệp:

3.1. Phân loại theo chức năng trong quản trị

• Thông tin chiến lược: Hỗ trợ cho quá trình hoạch định chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, liên quan đến mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh, và hướng đi tương lai. Ví dụ: Phân tích thị trường, dự báo xu hướng ngành, thông tin đối thủ.
• Thông tin tác nghiệp: Liên quan đến hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, giúp quản lý và vận hành các quy trình sản xuất, cung ứng, và kinh doanh. Ví dụ: Thông tin về kho hàng, quy trình sản xuất, dữ liệu bán hàng.
• Thông tin quản trị: Hỗ trợ quá trình ra quyết định và điều hành các hoạt động của tổ chức ở mọi cấp độ. Ví dụ: Báo cáo tài chính, dữ liệu nhân sự, kết quả kinh doanh.

3.2. Phân loại theo nguồn gốc

• Thông tin nội bộ: Được thu thập từ các hoạt động, quy trình và hệ thống trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ: Số liệu sản xuất, hiệu suất nhân viên, chi phí hoạt động.
• Thông tin bên ngoài: Được thu thập từ các nguồn bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng, đối tác, thị trường, và môi trường kinh doanh. Ví dụ: Thông tin khách hàng, xu hướng tiêu dùng, dữ liệu kinh tế vĩ mô.

3.3. Phân loại theo mức độ bảo mật

• Thông tin công khai: Những thông tin được doanh nghiệp công khai và chia sẻ rộng rãi, thường liên quan đến quảng bá hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ, hoặc các báo cáo công khai. Ví dụ: Thông cáo báo chí, báo cáo thường niên.
• Thông tin mật: Những thông tin quan trọng, cần được bảo mật, chỉ một số nhân viên hoặc bộ phận có quyền truy cập. Ví dụ: Chiến lược kinh doanh, dữ liệu tài chính, công thức sản xuất.

3.4. Phân loại theo hình thức thể hiện

• Thông tin định lượng: Được biểu diễn dưới dạng số liệu, dữ liệu thống kê, hoặc báo cáo tài chính. Ví dụ: Số liệu doanh thu, báo cáo chi phí, biểu đồ tăng trưởng.
• Thông tin định tính: Thông tin được thể hiện dưới dạng mô tả, đánh giá, phân tích chuyên sâu, không được thể hiện bằng số liệu. Ví dụ: Đánh giá chất lượng sản phẩm, phản hồi của khách hàng.

3.4. Phân loại theo thời gian sử dụng

• Thông tin thời gian thực: Được sử dụng ngay khi thu thập, thường liên quan đến hoạt động hiện tại và ra quyết định tức thời. Ví dụ: Thông tin thị trường chứng khoán, phản hồi tức thời của khách hàng.
• Thông tin lịch sử: Thông tin được lưu trữ trong quá khứ, có thể được sử dụng để phân tích xu hướng hoặc ra quyết định chiến lược trong tương lai. Ví dụ: Dữ liệu bán hàng của năm trước, báo cáo hoạt động của các kỳ trước.

3.5. Phân loại theo chức năng phòng ban

• Thông tin tài chính: Liên quan đến các hoạt động tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Ví dụ: Báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán.
• Thông tin nhân sự: Liên quan đến quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nhân viên. Ví dụ: Dữ liệu nhân viên, kết quả đánh giá hiệu suất.
• Thông tin marketing: Hỗ trợ các hoạt động tiếp thị và phát triển thị trường. Ví dụ: Thông tin khách hàng, chiến lược tiếp thị, dữ liệu phân tích thị trường.
• Thông tin sản xuất: Liên quan đến quá trình sản xuất, quản lý kho, và chuỗi cung ứng. Ví dụ: Số liệu sản xuất, lượng hàng tồn kho, quy trình cung ứng nguyên liệu.

3.6. Phân loại theo giá trị sử dụng

• Thông tin quan trọng: Những thông tin có ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, thường cần được ưu tiên xử lý. Ví dụ: Thông tin về pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Thông tin hỗ trợ: Những thông tin bổ trợ cho các quá trình ra quyết định và quản trị, có giá trị nhưng không phải là yếu tố then chốt. Ví dụ: Thông tin khảo sát khách hàng không trực tiếp quyết định chiến lược.

Khó quản lý và theo dõi mức độ hoàn thành mục tiêu của đội ngũ? Mời bạn dùng thử phần mềm quản lý Công việc Quy trình MISA để theo dõi mục tiêu và x2 hiệu suất doanh nghiệp

4. Vai trò của quản trị thông tin đối với người lãnh đạo, quản lý

Quản trị thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với CEO trong việc điều hành và phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là một số phân tích về tầm quan trọng của quản trị thông tin từ góc nhìn của CEO:

Ra quyết định chiến lược: CEO cần nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời từ nhiều nguồn khác nhau (nội bộ, thị trường, đối tác, đối thủ, xu hướng công nghệ, v.v.) để đưa ra các quyết định chiến lược. Quản trị thông tin tốt giúp CEO có cái nhìn toàn diện và sâu sắc về doanh nghiệp, từ đó xây dựng chiến lược phù hợp.

Giám sát hiệu quả hoạt động: CEO phải theo dõi hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong công ty. Việc quản trị thông tin hiệu quả giúp CEO có khả năng đánh giá các chỉ số quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tiến độ dự án, cũng như hiệu suất của nhân viên và các bộ phận.

Dự đoán và ứng phó với rủi ro: Quản trị thông tin tốt giúp CEO dự đoán được những thay đổi trên thị trường hoặc các biến động có thể xảy ra. Điều này hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với các rủi ro, bảo đảm doanh nghiệp duy trì sự ổn định và tăng trưởng bền vững.

Quản lý dữ liệu khách hàng và đối tác: CEO cần hiểu rõ nhu cầu và hành vi của khách hàng, đồng thời duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác. Quản trị thông tin khách hàng và đối tác giúp CEO tạo ra chiến lược tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả, cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

Đổi mới và ứng dụng công nghệ: CEO là người dẫn dắt doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ mới để tối ưu hoá hoạt động. Quản trị thông tin giúp CEO theo dõi các xu hướng công nghệ, từ đó ra quyết định đầu tư vào các công nghệ phù hợp nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Quản trị nhân sự và văn hóa doanh nghiệp: CEO cũng cần nắm bắt thông tin về sự hài lòng, động lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Quản trị thông tin trong lĩnh vực nhân sự giúp CEO phát hiện kịp thời các vấn đề liên quan đến nhân sự và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.

Xây dựng lợi thế cạnh tranh: Thông tin thị trường, thông tin về đối thủ và các xu hướng mới là tài sản quan trọng giúp CEO xác định những cơ hội cạnh tranh. Bằng cách quản lý tốt luồng thông tin, CEO có thể nhanh chóng tận dụng các cơ hội này để xây dựng chiến lược vượt trội và duy trì vị thế của doanh nghiệp.

5. Phương pháp xây dựng hệ thống quản trị thông tin cho doanh nghiệp

5.1. Xác định các yêu cầu thông tin

Bước đầu tiên khi tạo hệ thống quản trị thông tin là xác định các yêu cầu thực tế. Doanh nghiệp có thể tiến hành một nghiên cứu nội bộ hoặc khảo sát toàn công ty để xác định phạm vi. Bởi lẽ, chỉ có bản thân người quản lý và đội ngũ nhân viên mới biết chính xác số lượng và các loại thông tin họ cần để hoàn thành nhiệm vụ. 

5.2. Vạch ra mục tiêu

Để quản trị thông tin thành công, tổ chức cần xác định các mục tiêu của mình. Nó bao gồm việc bảo mật tài liệu kinh doanh, cung cấp nguồn đào tạo cho nhân viên hay hệ thống các thành tựu… 

Sau khi có mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp sẽ xây dựng các nguyên tắc quản trị tổng thể và phù hợp. Nó cũng đóng vai trò như một hướng dẫn sử dụng khi hệ thống quản trị đi vào hoạt động. 

5.3. Xác định nguồn thông tin

Các tổ chức có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Chúng thường đến từ nhân viên, bộ phận nội bộ, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, tình báo thị trường và thống kế của các cơ quan chính phủ. 

Do đó, doanh nghiệp nên xác định đầu là nguồn chính thống, đáng tin cậy để tập trung quản lý gắt gao. Các nguồn tham khảo khác có thể chỉ cần liệt kê, tổng hợp thay vì nghiên cứu chi tiết. 

5.4. Xác định phương pháp thu thập và phân loại

Khi bạn đã xác định được các nguồn thông tin, bước tiếp theo là chọn phương pháp thu thập và phân loại thông tin. Điều này liên quan đến việc vạch ra số lượng thu thập thông tin và tần suất, địa điểm và thời gian. 

Để phân loại, hãy xác định thông tin nào là định lượng, định tính… Hay thông tin nào thuộc về hạng mục kỹ thuật, nhân khẩu học, tài chính, pháp lý… Như vậy, hệ thống thông tin mới trở nên khoa học, dễ tìm kiếm. 

5.5. Thực hiện phân tích chi phí – lợi ích

Quản trị thông tin là công việc yêu cầu nhiều nguồn lực và cả chi phí. Doanh nghiệp sẽ phải thiết lập cơ sở hạ tầng, đào tạo nhân viên và vận hành hàng ngày. 

Tuy nhiên, về lâu dài một hệ thống quản trị thông tin chất lượng sẽ đem lại những điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Nó cũng góp phần tạo nên nền tảng thông tin vững chắc, chuyên nghiệp để doanh nghiệp tiếp tục phát triển trong tương lai. 

5.6. Đánh giá

Nếu phân tích chi phí – lợi ích là tích cực, bạn sẽ bắt đầu thiết lập hệ thống và cung cấp các hướng dẫn cho toàn bộ máy. Với mong muốn sử dụng hệ thống thông tin có thể nhanh chóng nâng cao năng suất công việc, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu suất của hệ thống thường xuyên.

Việc này giúp đội ngũ xác định các mục tiêu cần đạt được và đảm bảo rằng lợi ích lớn hơn chi phí. Thời gian ghi và truy xuất thông tin ngắn hơn hay người quản tăng cường sử dụng dữ liệu để ra quyết định cũng là những dấu hiệu hệ thống đang hoạt động.

Nếu có sai sót trong chiến lược quản trị thông tin, công đoạn đánh giá cho phép cải thiện hệ thống ngay lập tức.

5.7. Duy trì và cải tiến

Thông tin là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động, nắm bắt cơ hội mới. Bởi vậy, quản trị thông tin cần được duy trì và nâng cấp liên tục. Nó sẽ tăng khả năng đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty.

6. Kết luận

Trên đây là định nghĩa về thông tin trong quản trị là gì, vai trò và phân loại thông tin trong quản trị với doanh nghiệp. Có thể nói, thông tin không chỉ là tài sản mà còn là sức mạnh của doanh nghiệp.  

Với những lợi ích vượt trội trong việc quản trị thông tin, tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất, MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Để khám phá thêm các phương pháp quản trị thông tin hiệu quả và cách tối ưu vận hành, bạn có thể tải ngay bộ tài liệu vận hành tối ưu cho doanh nghiệp. Đặc biệt, đừng bỏ lỡ cơ hội dùng thử miễn phí bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số, giúp doanh nghiệp của bạn trải nghiệm trực tiếp những lợi ích từ việc quản trị thông tin thông minh và công nghệ hiện đại.