Thuế thu nhập cá nhân là khoản tiền mà người có thu nhập phải trích nộp trong một phần tiền lương, hoặc từ các nguồn thu khác vào ngân sách nhà nước sau khi đã được giảm trừ theo quy định các khoản miễn, giảm thuế cho cá nhân và người phụ thuộc. Để thực hiện việc kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân, trước hết các cá nhân phải được đăng ký mã số thuế. Vậy các bước tiến hành đăng ký mã số thuế như thế nào, mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây của MISA AMIS HRM.
1. Thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân
Mỗi cá nhân, để thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đều phải đăng ký mã số thuế cá nhân với cơ quan thuế nơi có hộ khẩu thường trú hoặc cơ quan thuế nơi có đơn vị chi trả thu nhập. Việc đăng ký mã số thuế cá nhân có thể tự đăng ký hoặc do bộ phận kế toán hoặc bộ phận nhân sự cơ quan chi trả thu nhập đăng ký.
Mã số thuế là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế để nhận biết, xác định từng người nộp thuế và thống nhất trong phạm vi toàn quốc. Mỗi cá nhân chỉ được cấp duy nhất 01 MST để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. MST này cũng được dùng trong trường hợp cá nhân kinh doanh và cá nhân là người đại diện hộ kinh doanh.
1.1. Các trường hợp phải đăng ký mã số thuế cá nhân
- Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên;
- Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng có tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000đ (hai triệu đồng) /lần trở lên.
1.2. Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân
- Bản sao CCCD hoặc bản sao CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam;
- Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
Có 2 cách đăng ký mã số thuế cá nhân: Đăng ký qua cơ quan chi trả thu nhập và cá nhân tự đăng ký.
1.3. Thời hạn đăng ký mã số thuế cá nhân
Theo khoản 3 Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho các nhân viên của mình sẽ phải đăng ký chậm nhất là 10 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
1.4. Các bước đăng ký mã số thuế cá nhân
1.4.1. Đăng ký qua cơ quan chi trả thu nhập
Bước 1: Nộp hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập
Theo điểm a khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân gồm:
– Văn bản ủy quyền;
– Một trong các giấy tờ của cá nhân như: Bản sao CCCD hoặc bản sao CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.
Bước 2: Cơ quan chi trả thu nhập nhận hồ sơ và gửi cơ quan thuế
Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.
Bước 3: Nhận và thông báo mã số thuế
Hướng dẫn lập tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT thực hiện trên phần mềm HTKK như sau:
Đăng nhập phần mềm HTKK, chọn mục “Thuế thu nhập cá nhân”, sau đó chọn mục 05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT95/2016) => Chọn kỳ tính thuế (năm tính thuế) => Cập nhật các thông tin của các cá nhân đăng ký mã số thuế => Kết xuất XLM để gửi cơ quan thuế.
Để gửi file 05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT95/2016) thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập theo địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống
Đăng ký mã số thuế cho nhân viên của công ty, kế toán nhấn chọn ô “Doanh nghiệp”.
Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đăng nhập hệ thống”; kế toán chỉ cần điền đầy đủ “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế”.
Bước 3: Gửi hồ sơ
Chọn chức năng “Khai thuế”
Chọn “Nộp tờ khai XML” => “Trình ký” => chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT” => Gửi
Cục thuế sẽ có cấp mã số thuế cho các cá nhân đăng ký thuế, kế toán cần in và lưu. Nếu trùng CCCD hoặc đã có mã số thuế thì cơ quan thuế không cấp mã số thuế.
1.4.2. Cá nhân tự đăng ký mã số thuế
Theo điểm b khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC; cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chi trả thu nhập; hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế; thì người nộp thuế tự nộp hồ sơ đăng ký thuế cho cơ quan thuế như sau:
- Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương; tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán; Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.
- Tại Chi cục Thuế; Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đối với cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế (cá nhân có nghĩa vụ thuế sử dụng đất phi nông nghiệp chưa có mã số thuế; cá nhân có hoạt động chuyển nhượng bất động sản chưa có mã số thuế; cá nhân có phát sinh nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước đối với các khoản thu phát sinh không thường xuyên gồm: Lệ phí trước bạ, chuyển nhượng vốn; và các khoản thu phát sinh không thường xuyên khác chưa có mã số thuế).
- Tại Chi cục Thuế; Chi cục Thuế khu vực nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú); đối với những trường hợp khác (Cho thuê tài sản, cho thuê cửa hàng, kinh doanh khác…).
Các bước đăng ký như sau: Cá nhân mang hồ sơ (CCCD, Hộ chiếu còn thời hạn) đến bộ phận 1 cửa để làm thủ tục kê khai đăng ký mã số thuế cá nhân, tại đây các bạn nên đăng ký kê khai điện tử để các lần sau kê khai qua mạng không cần đến cơ quan thuế.
Xem Thêm: 5 Cách tra cứu mã số thuế cá nhân nhanh và chính xác nhất
2. Các vướng mắc khi thực hiện việc đăng ký mã số thuế cá nhân:
2.1. Trùng số CMT hoặc căn cước công dân
Khi đăng ký mã số thuế cá nhân theo các bước như trên và gửi đi, cơ quan thuế có thể từ chối cấp mã số thuế trong các trường hợp sau:
- Cá nhân đã bị trùng số CMT hoặc số căn cước công dân: Cơ sở cấp mã số thuế cá nhân là số CMT hoặc căn cước công dân. Về nguyên tắc số CMT do công an cấp là không trùng, song trong 1 số trường hợp vẫn xảy ra hoặc số CMT của cá nhân đó vị lấy trộm để đăng ký mã số thuế.
- Sau khi gửi hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân có Người nộp thuế, kế toán cần kiểm tra kết quả trả về. Nếu cá nhân nào không được cấp mã số thuế sẽ tra cứu nguyên nhân hoặc trên tờ kết quả trả về của cục thuế đã ghi rõ điều đó.
- Nếu trùng số CMT, vào trang web http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp để tra cứu
* Trường hợp 1: Kết quả trên hệ thống tra cứu ra thông tin của một người khác với người lao động đang đăng ký MST của đơn vị thì Cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp) chuẩn bị các hồ sơ sau nộp tại Bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý:
- Danh sách kết quả báo trùng CMND do cơ quan thuế trả kết quả cho đơn vị.
- Mẫu đăng ký thuế 05-ĐK-TCT theo thông tư 105/2020/BTC do người đăng ký mã số thuế kê khai.
- Chứng minh thư photo của người đăng ký mã số thuế của người nộp thuế.
=> Doanh nghiệp bộ hồ sơ (gồm 3 giấy tờ trên) nộp tại bộ phận một cửa của cơ thuế. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin trùng CMND để cấp MST TNCN cho người lao động.
* Trường hợp 2: Kết quả trên hệ thống tra cứu không được, hoặc không tìm thấy thông tin thì liên hệ với cơ quan thuế quản lý để thực hiện tra cứu. Trường hợp MST trùng là MST người phụ thuộc của NNT đang đăng ký MST thì cơ quan chi trả hướng dẫn người lao động thực hiện chuyển đổi MST người phụ thuộc thành MST người nộp thuế như sau:
+ Cá nhân có mã số thuế phụ thuộc thực hiện kê khai theo mẫu số 08-MST ban hành kèm theo thông tư 105/2020/BTC. Lưu ý phần thông tin mới tại mẫu số 08-MST điền đầy đủ số chứng minh thư, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ hộ khẩu.
+ Mẫu đăng ký thuế 05-ĐK-TCT theo thông tư 105/2020/BTC do người đăng ký mã số thuế kê khai.
+ Kèm theo bản photo CMTND/ CCCD,
=> Nộp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế
2.2 Trường hợp người nộp thuế có có 2 MST TNCN trở lên
Cơ quan thuế sẽ hướng dẫn người nộp thuế làm thủ tục đóng 1 MST và chỉ sử dụng MST còn lại.
Tải miễn phí mẫu tờ khai đăng ký thuế
Tác giả: Kim Tuyến
0904 885 833
https://www.misa.vn/
