Báo cáo bán hàng: Báo cáo tốt sẽ giúp bạn chốt được nhiều giao dịch như thế nào

Báo cáo bán hàng: Báo cáo tốt sẽ giúp bạn chốt được nhiều giao dịch như thế nào

Hãy đối diện với một điều rằng, để có được thành quả trong bán hàng là điều không hề dễ dàng.

Trên thực tế, chỉ 2% các lượt tiếp xúc khách hàng đầu tiên đạt được kết quả bán hàng ngay tại chỗ, còn lại 98% khách hàng tiềm năng sẽ được theo dõi, chăm sóc, tư vấn và thường được quan tâm thông qua quy trình bán hàng của bạn 

 Khi bạn có một số lượng khách hành nhất định,tất cả những gì bạn cần để theo dõi các hoạt động quan trọng này là một bảng tính, cuộc họp hàng tuần với một chút kỷ luật.

Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, cả về đội ngũ bán hàng và quy mô dự án. Thật khó để có cái nhìn toàn cảnh về tất cả các quy trình. Đặc biệt nếu bạn có nhiều trách nhiệm cần gánh vác ngoài doanh số bán hàng.

Đó là lý do vì sao các doanh nghiẹp cần một hệ thống báo cáo bán hàng. 

Thật vậy, báo cáo bán hàng cho phép người quản lý nhanh chóng phân tích hiệu suất , phát hiện các vấn đề từ đó có những hành động  giúp doanh nghiệp của họ bán được nhiều hơn, nhanh hơn . 

Tuy nhiên đó không phải là tất cả: 

Một báo cáo bán hàng tốt cung cấp nhiều thông tin chi tiết. Điều này cần thiết ở bất kỳ doanh nghiệp nào, nó giúp đưa ra những quyết định về dự báo thu nhập, lập ngân sách  và nguồn cung ứng.

Vậy điểm mấu chốt là gì? 

Báo cáo bán hàng là một tài liệu vô cùng quan trọng. Dưới đây là 3 loại báo cáo bán hàng mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.

03 Báo cáo bán hàng mà mọi doanh nghiệp nên sử dụng

Trên thực tế, báo cáo bán hàng chứa đựng nhiều giá trị cốt lõi. Nhưng đây là 03 lại báo cáo dễ tạo, chúng tôi khuyên bạn lấy nó làm trọng tâm ứng dụng trong chiến lược bán hàng của mình. 

• Báo cáo bán hàng theo ngày.

Tạm để doanh thu và tỷ lệ chuyển đổi sang một bên, báo cáo theo ngày không chỉ ra kết quả, mà nội dung trong báo cáo thưởng thể hiện tất cả số lượng hoạt động được thực hiện trong một ngày với khách hàng thân thiết hoặc khách hàng tiềm năng của bạn

Điều cần làm là cần ghi lại số lượng bao nhiều cuộc gọi và email mỗi ngày. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi hoạt động của đội bán hàng và xác định bất cứ điểm nào không hiệu quả. Nó đảm bảo rằng doanh nghiệp và nhóm của bạn đang thực hiện các công việc này liên tục để đạt được hiệu quả tốt nhất cho dự án. Từ báo cáo, bạn cũng có thể nhìn được một cách bao quát các vấn đề với các chỉ số hiệu suất bán hàng hằng ngay trong doanh nghiệp của bạn.

• Báo cáo bán hàng theo tuần.

Không chi tiết như báo cáo bán hàng theo ngày, báo cáo bán hàng theo tuần sẽ cung cấp các xu hướng tức thời nào, vấn đề cần được giải quyết ngay trong quy trình bán hàng và nhóm bán hàng của bạn. Giúp bạn giải quyết, nhìn ra được các lỗi trong dự  án trước khi công việc kinh doanh gặp rủi ro.

Bên cạnh đó nó còn có một chức năng khác đó là cung cấp nội dung quan trọng trong một cuộc họp nhóm bán hàng 

Một báo cáo bán hàng chi tiết hiển thị tất cả các nội dung cụ thể cho bất kỳ ai trong công ty đều biết được điều gì đang xảy ra. Nó giúp bạn làm chủ được mọi cuộc họp thông qua các dữ liệu

Ngồi xuống và chia sẻ những tác động tích cực của báo cáo này đến với đội, nhóm của bạn: 

Thứ nhất, nó khuyến khích một chút cạnh tranh lành mạnh giữa các thành viên trong nhóm bán hàng.

Thứ hai, điều này giúp nhóm của bạn có cơ hội nói lên và chia sẻ suy nghĩ của riêng họ về những gì tốt đang diễn ra, những gì chưa tốt và những gì cần được cải thiện.

Cuối cùng, nó buộc các cá nhân phải có trách nhiệm. Nếu các đại diện không bao giờ phải “nhìn nhận ” báo cáo của họ, thì thật khó để quy họ phải chịu trách nhiệm.

3. Báo cáo bán hàng hàng tháng

Báo cáo bán hàng tháng không thể hiện được ưu điểm của nó ngay lập tức, tuy nhiên nó giúp bạn nhìn ra được những ý tưởng dự phòng – với bất kỳ vấn đề nào được đề cập trong báo cáo đều có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn tại thời điểm hiện tại hoặc tương lai. Ngoài ra, nó còn cung cấp một cái nhìn tổng quan về các xu hướng dài hạn. 

Báo cáo sẽ giúp bạn hiểu:

Trạng thái kênh của bạn

Tỷ lệ chuyển đổi của bạn

Hiệu suất toàn đội của bạn

Và khi nhiều tháng trôi qua, số lượng báo cáo tăng lên, những thông tin đó chỉ ngày càng chi tiết hơn. Chúng đang giúp bạn xây dựng quỹ đạo hiệu suất bán hàng và làm sáng tỏ mọi xu hướng theo mùa.

Báo cáo Bán hàng hoàn thành đúng: Cần bắt đầu từ đâu?

Các báo cáo bán hàng chuẩn hiển thị các chỉ số để cho bạn biết các giao dịch đang tiến triển như thế nào.

Dưới đây là một số chi tiết bạn cần chú ý khi tiến hành xây dựng một báo cáo bán hàng:

Số lượng khách hàng tiềm năng trong dự án

 Đó là tổng số khách hàng tiềm năng ở tất cả các giai đoạn trong dự án của bạn (bao gồm các cuộc trò chuyện ban đầu, quảng cáo chào hàng, đề xuất và giao dịch đã thành công). Bạn cũng sẽ muốn biết số lượng bao nhiêu người, đang ở giai đoạn nào và họ đã ở đó bao lâu. Điểm thưởng khi biết có bao nhiêu khách hàng tiềm năng mới đã tham gia vào hệ thống của bạn trong một thời gian nhất định.

Giá trị của dự án – Các khách hàng tiềm năng khác nhau có giá trị khác nhau đối với doanh nghiệp. Ngay cả khi bạn phải ước tính, bạn cũng nên đặt giá trị cho mọi khách hàng tiềm năng. Nó sẽ giúp xây dựng dự báo doanh thu chính xác và định hình chiến lược kinh doanh của bạn.

Hoạt động bán hàng – Ví dụ: cuộc gọi được thực hiện, email đã gửi, thiết lập cuộc họp và giao dịch đã hoàn thành.

Tỷ lệ chốt đơn: Đó là số lượng khách hàng tiềm năng bạn đã thanh toán thành công cho mỗi lượt khách hàng mục tiêu. Một thước đo nhanh chóng và tuyệt vời về hiệu suất tổng thể của chiến lược bán hàng của bạn.

Chu kỳ bán hàng – AKA mất bao lâu để có một khách hàng tiềm năng quay lại mua hàng. Thời gian giao hàng ngắn là một yếu tố mạnh mẽ cho thấy một quy trình bán hàng hiệu quả.

Như đã nói ở trên, có thể trực tiếp trình bày báo cáo hàng tuần của bạn là một hình thức lý tưởng. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn luôn sẵn sàng tham gia, hãy xây dựng nó theo cùng một hình thức, với một tần suất nhất định. Báo cáo sẽ hiệu quả hơn nếu bạn chia sẻ những kinh nghiệm, câu chuyện thành công của mình ở đó

Các công cụ để tạo báo cáo bán hàng tốt nhất

Khi một công ty phát triển, làm việc từ các bảng tính trở nên phức tạp. Việc tạo báo cáo bán hàng kịp thời, chi tiết sẽ dễ dàng hơn với các công cụ được xây dựng theo mục đích. Đây là lúc mà một CRM tốt sẽ xuất hiện.

Bạn sẽ muốn một CRM kết hợp báo cáo bán hàng chi tiết với giao diện thân thiện với người dùng. Một công cụ giúp nhóm của bạn kiểm soát được các mục tiêu cá nhân, đồng thời cung cấp cho bạn các công cụ để quản lý quy trình bán hàng và không buộc bạn phải tuân theo logic quản lý bán hàng của riêng người nào.

Báo cáo Bán hàng được Tổng hợp:

Mặc dù dữ liệu và báo cáo rất quan trọng để theo dõi quá trình bán hàng và nhóm của bạn, nhưng nó chỉ là điểm khởi đầu trong các cuộc họp với các đại diện bán hàng.

Dữ liệu không thể giải quyết được vấn đề nhưng chúng là điểm khởi đầu tốt cho các cuộc trò chuyện về cách các cá nhân và nhóm đang hoạt động.

Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… hoặc tất cả cùng nhau; ba báo cáo bán hàng quan trọng này bao gồm toàn bộ hoạt động bán hàng, từ các hoạt động riêng lẻ đến các xu hướng vĩ mô.

Sử dụng chúng một cách thông minh và chúng sẽ không chỉ giúp bạn điều chỉnh, hoàn thiện thiện các quy trình bán hàng. Chúng còn giúp bạn định hướng doanh nghiệp của mình tiến về phía trước.