Sắp xếp công việc là một kỹ năng không thể thiếu đối với bất cứ ai. Việc phân bổ thời gian, sắp xếp công việc và có kế hoạch hành động phù hợp sẽ giúp công việc của bạn đạt được hiệu quả cao nhất.
Vậy làm thế nào để hình thành và xây dựng được kỹ năng sắp xếp công việc này? Bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ chia sẻ về cách để bạn có thể sắp xếp công việc hợp lý, hiệu quả và khoa học.
| Tặng bạn: Bộ tài liệu quản lý công việc khoa học và hiệu quả |
1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là quá trình lên kế hoạch, ưu tiên và phân loại các nhiệm vụ cần thực hiện theo thứ tự hợp lý nhất. Mục tiêu là đảm bảo công việc được hoàn thành một cách hiệu quả, đúng deadline.
Giả sử bạn đang thực hiện 4 dự án trong vòng ba tháng và mỗi dự án cộng tác với một người khác nhau. Kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp bạn chia nhỏ đóng góp dự kiến của mình thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Bạn sẽ chỉ định thời hạn cho những nhiệm vụ đó, ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Bạn cũng sẽ đánh dấu các mốc quan trọng cần giao tiếp và cộng tác.
Kỹ năng tổ chức giúp bạn tập trung thời gian, nỗ lực và nguồn lực vào công việc quan trọng. Kỹ năng này cũng giúp giữ cho tất cả các bên liên quan đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu chung. Bằng cách đó, bạn sẽ không cản trở các thành viên trong nhóm trong việc đạt được mục tiêu chung.
2. Lợi ích của việc làm chủ kỹ năng sắp xếp công việc
2.1 Tránh cảm giác choáng ngợp và căng thẳng
Khi đối mặt với một khối lượng công việc lớn, bạn thường dễ dàng bị choáng ngợp và rơi vào tình trạng không biết bắt đầu từ đâu. Điều này dẫn đến cảm giác căng thẳng, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.
Kỹ năng sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp bạn chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể, sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Từ đó bạn có thể kiểm soát được tình hình, giảm bớt sự bối rối khi phải đối mặt với nhiều đầu việc cùng lúc.
2.2 Sắp xếp công việc hợp lý giúp tăng cường khả năng tập trung
Khi có kế hoạch công việc cụ thể, bạn sẽ biết cách phân bổ sự tập trung vào từng nhiệm vụ. Sự tập trung này giúp hạn chế việc phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài, nâng cao chất lượng hoàn thành công việc.
2.3 Tối ưu năng suất khi làm việc
Bên cạnh những lợi ích trên, kỹ năng sắp xếp công việc còn giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và thời gian. Khi bạn biết cách phân loại và lên kế hoạch chi tiết, bạn có thể loại bỏ những công việc không liên quan. Kết quả là năng suất làm việc được cải thiện rõ rệt.
Một nghiên cứu của McKinsey đã chỉ ra rằng nhân viên thường dành khoảng 60% thời gian cho các công việc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu chính, gây lãng phí tài nguyên. Do đó, kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả là cần thiết để nâng cao năng suất cho cả cá nhân và tổ chức.
2.4 Sắp xếp công việc tốt giúp xử lý linh hoạt các vấn đề phát sinh
Bạn có thể nhanh chóng đánh giá tình hình, tìm ra cách xử lý mà không làm gián đoạn tiến trình của công việc chính. Việc hiểu rõ các yêu cầu, mối liên hệ giữa các bộ phận cũng cho phép bạn chủ động phối hợp với những phòng ban khác. Ví dụ, khi gặp trục trặc trong dự án, bạn có thể điều chỉnh thời gian hoặc nguồn lực thay vì bị động chờ đợi.
Tặng bạn ebook: Nhóm hiệu suất cao – Bí quyết thúc đẩy 200% nội lực nhân sự
2.5 Có thời gian nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân
Một tác động quả tích cực của việc sắp xếp công việc hợp lý là bạn có thêm thời gian rảnh rỗi, giảm thiểu tình trạng phải mang việc về nhà. Điều này không chỉ giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà còn cải thiện sức khỏe tinh thần và hiệu suất làm việc.
Khảo sát từ Gallup đã cho thấy, những nhân viên có thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có hiệu suất làm việc cao hơn 20% so với những người làm việc liên tục mà không nghỉ ngơi.
2.6 Xây dựng ấn tượng tốt trong mắt quản lý
Đối với nhà quản lý, một nhân viên có kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả thường được đánh giá cao hơn. Họ không chỉ hoàn thành công việc đúng hạn mà còn có luôn sẵn sàng cho các tình huống bất ngờ. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, khả năng quản lý thời gian và tạo ra sự tin tưởng từ phía lãnh đạo.
>> Đọc ngay: Kỹ năng giao việc và giám sát – Chìa khóa cho thành công của quản lý
3. 10 kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả
3.1 Sắp xếp công việc ưu tiên
Hãy luôn phân chia và sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên. Bạn thấy đấy, với khối lượng công việc “như núi” mỗi ngày, bạn không thể “ba đầu sáu tay” giải quyết tất cả chúng chỉ trong một nốt nhạc mà không cần sắp xếp thứ tự trước sau.
Bạn nên bắt đầu một ngày làm việc mới với bước đánh giá, phân loại các công việc theo độ cấp thiết và mức độ ưu tiên. Hãy ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng và cấp thiết trước, hoặc có tác động và ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tổng thể công việc, sau đó mới đến những việc còn lại.
3.2 Thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là một trong những yếu tố rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Để thiết lập mục tiêu phù hợp, trước tiên cần đặt mục tiêu dài hạn (5,10 năm…), sau đó chia nhỏ mục tiêu này thành các mục tiêu trung hạn (2, 3 năm) và mục tiêu ngắn hạn (trong vòng 1 năm).
Việc này sẽ giúp người đặt mục tiêu xây dựng lộ trình thăng tiến một cách rõ ràng và luôn có thái độ lạc quan, hướng về phía trước.
3.3 Lên danh sách việc cần làm
Bước tiếp theo sau khi lựa chọn xong các công việc ưu tiên là lên danh sách những việc cần làm để tránh tình trạng bỏ sót các đầu việc. Lưu ý luôn đặt những công việc ưu tiên ở đầu danh sách. Mỗi khi làm xong một công việc, hãy đánh dấu hoặc gạch bỏ, việc này sẽ tạo cho bạn rất nhiều động lực để hoàn thành nốt những nhiệm vụ còn lại.
Xem Thêm: Phần mềm checklist công việc có thể theo dõi tiến độ – MISA AMIS
3.4 Phân công công việc
Những người thể hiện kỹ năng tổ chức xuất sắc trong công việc thường được nhận thấy thông qua khả năng phân công công việc một cách hiệu quả. Bài toán phân công công việc được giải quyết thông qua khả năng giao “đúng người, đúng việc”, rõ ràng, minh bạch và công bằng. Kỹ năng này đòi hỏi người đứng đầu phải có tầm nhìn tốt về quản trị nhân sự, nhìn nhận đúng điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để tạo cơ hội cho họ phát huy năng lực và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
3.5 Kỹ năng quản lý dự án
Kỹ năng quản lý dự án thực chất là kỹ năng lên kế hoạch, lựa chọn phương pháp, công cụ, sử dụng các quy trình, để hướng dẫn, theo dõi, đánh giá một dự án từ khi hình thành đến khi thực hiện.
Nhân viên hay người quản lý có kỹ năng quản lý dự án tốt sẽ có được kết quả công việc tốt và đúng tiến độ. Bằng cách tăng cường khả năng tổ chức, lập kế hoạch, giao tiếp và quản lý tài nguyên, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt được kết quả mong muốn.
Tặng bạn: 17 Mẫu file excel quản lý dự án chuẩn Quốc Tế mới nhất
3.6 Tập trung cao độ
Những người có sự tập trung là những người thường đạt được kết quả công việc tốt. Để tránh bị phân tâm, hãy loại bỏ những tác nhân gây mất tập trung tại vị trí ngồi làm việc như: điện thoại, máy tính,… và không bật song song các tab giải trí trong quá trình làm việc để tránh bị xao nhãng.
Ngoài ra, cho dù có nhiều việc gấp đang chờ đợi tuyệt đối không nên làm nhiều công việc cùng lúc – việc này vốn là tác nhân gây ra sự mất tập trung lớn nhất. Hãy giải quyết lần lượt theo danh sách công việc đã lên trước đó, và khi đang làm việc nào thì chỉ tập trung hoàn thành việc đó mà thôi.
3.7 Quản lý thời gian
Để quản lý thời gian hiệu quả thì bạn cần kết hợp nhiều kỹ năng như: lập kế hoạch, tính tự giác và sự quyết tâm của bản thân. là sự kết hợp của các kỹ năng như ưu tiên, lập kế hoạch và kỷ luật bản thân… Nắm bắt tốt các kỹ thuật về quản lý thời gian cho phép bạn làm việc ở mức năng suất cao nhất bằng cách phân bổ các phần thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.
Một cách hiệu quả để lập kế hoạch thời gian của bạn là suy nghĩ về các mục tiêu và thời hạn để hình thành một kế hoạch dài hạn, sau đó chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ hàng tuần và nhiệm vụ hàng ngày. Việc áp dụng tốt kỹ thuật quản lý thời gian cũng sẽ giúp bạn tránh bị sao nhãng trong công việc và đạt được hiệu suất làm việc tối đa.
3.8 Lưu trữ hồ sơ hiệu quả
Nhiều người thường để tài liệu chất chồng lên bàn ngày qua ngày, hoặc không có cách phân loại, sắp xếp các giấy tờ tài liệu một cách hệ thống. Việc này không chỉ khiến không gian làm việc của bạn trở nên chật chội, mà còn làm mất thời gian tìm kiếm và thậm chí là thất lạc tài liệu. Cách giải quyết tốt nhất là bạn nên xem xét và xử lý tài liệu ngay lập tức. Những tài liệu sau khi đã xử lý nên được chuyển sang không gian lưu trữ hồ sơ của cá nhân bạn hoặc nơi lưu trữ chung của mọi người.
3.9 Quản lý hộp thư đến
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc của một người có tốt hay không hoàn toàn có thể được kiểm tra thông qua việc quản lý hộp thư đến. Trong hộp thư đến, các email quan trọng cần xử lý trước nên được đưa vào hộp ưu tiên, các email không quan trọng, spam có thể “thẳng tay” chuyển vào thùng rác. Nếu một email chỉ mất dưới năm phút để phản hồi hoặc hoàn thành, hãy ưu tiên xử lý trước tiên. Đối với những email mất nhiều thời gian hơn, bạn nên phân bổ thời gian hợp lý để sắp xếp giải quyết.
3.10 Gọn gàng và ngăn nắp
Khả năng sắp xếp tất cả mọi thứ một cách gọn gàng, ngăn nắp không tự nhiên mà có. Nó là một kỹ năng được hình thành thông qua sự quan sát, học hỏi và rèn luyện.
Bạn hãy bắt đầu với thói quen thu dọn mọi thứ ngay sau khi sử dụng, đặt vị trí cố định cho từng đồ vật và tránh tình trạng để mọi thứ ngổn ngang, lộn xộn. Chỉ cần dành ra 10 phút mỗi ngày để làm những điều trên, bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt rõ rệt xung quanh chỗ làm việc của mình. Có một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp sẽ tránh được những sự phân tâm không đáng có, tạo cảm giác thoải mái và là cách để tăng hiệu suất làm việc.
4. Top ứng dụng sắp xếp công việc hiệu quả nhất hiện nay
Phần mềm quản lý công việc, dự án MISA AMIS Công Việc của MISA được thiết kế với mục tiêu tối ưu hoạt động quản lý – điều hành cho nhà lãnh đạo và cải tiến năng suất cho nhân viên, nhờ các tính năng về tự động hóa quy trình và sắp xếp, phân loại công việc:
- Sắp xếp, phân loại công việc khoa học thành 4 loại trong mô hình Eisenhower giúp người dùng nhanh chóng xác định thứ tự ưu tiên.
- Thông báo đẩy tức thời khi có người hoàn thành hoặc cập nhật mới công việc, dự án.
- Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
- Mọi thông tin, tài liệu mềm được lưu trữ trên một nền tảng tâp trung, nhất quán giúp hạn chế tối đa sao nhãng làm giảm hiệu suất.
- Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào với gần 10 loai biểu đồ thông minh.
5. Tạm kết
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc không tự nhiên mà có, nó cần nhiều thời gian để quan sát, học hỏi và tích lũy. Sắp xếp công việc khoa học mang đến rất nhiều lợi ích, trong đó lợi ích lớn nhất chính là cải tiến và tối ưu năng suất làm việc. Hy vọng 10 kỹ năng trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng kỹ năng sắp xếp công việc cho riêng mình và luôn đạt được kết quả công việc tốt nhất trong tương lai.
Mời bạn tải miễn phí tài liệu về cách quản lý công việc khoa học và hiệu quả đồng thời trải nghiệm phần mềm AMIS Công việc để quản lý công việc đội nhóm, cá nhân tối ưu.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
