10 kỹ năng sắp xếp công việc đơn giản và khoa học nhất

Sắp xếp công việc là một kỹ năng không thể thiếu đối với bất cứ ai. Việc phân bổ thời gian, sắp xếp công việc và có kế hoạch hành động phù hợp sẽ giúp công việc của bạn đạt được hiệu quả cao nhất.

Vậy làm thế nào để hình thành và xây dựng được kỹ năng sắp xếp công việc này? Bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ chia sẻ về cách để bạn có thể sắp xếp công việc hợp lý, hiệu quả và khoa học.

Tặng bạn: Bộ tài liệu quản lý công việc khoa học và hiệu quả

1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Về bản chất, kỹ năng sắp xếp công việc liên quan chặt chẽ đến quản lý thời gian và tư duy logic. Ví dụ, một người có kỹ năng này sẽ biết cách phân biệt việc quan trọng cần làm ngay với việc có thể trì hoãn, từ đó tránh được tình trạng quá tải hay bỏ lỡ deadline. Không chỉ áp dụng trong công việc, kỹ năng này còn hữu ích trong đời sống cá nhân, như sắp xếp lịch trình gia đình hay quản lý các dự án cá nhân.

Tầm quan trọng của kỹ năng sắp xếp công việc nằm ở chỗ nó giúp bạn giảm căng thẳng, tăng năng suất và tạo cảm giác kiểm soát. Khi mọi thứ được tổ chức gọn gàng, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những điều thực sự ý nghĩa, thay vì bị cuốn vào vòng xoáy của sự hỗn loạn và áp lực.

Giả sử bạn đang thực hiện 4 dự án trong vòng ba tháng và mỗi dự án cộng tác với một người khác nhau. Kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp bạn chia nhỏ đóng góp dự kiến của mình thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Bạn sẽ chỉ định thời hạn cho những nhiệm vụ đó, ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng. Bạn cũng sẽ đánh dấu các mốc quan trọng cần giao tiếp và cộng tác.

Xem thêm: Top 20+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất dành cho cá nhân, đội nhóm, doanh nghiệp

2. Tại sao cần rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc?

Rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc không chỉ là một lựa chọn mà là điều cần thiết trong cuộc sống hiện đại, khi chúng ta phải đối mặt với hàng loạt nhiệm vụ từ công việc, gia đình đến sở thích cá nhân. Vậy tại sao kỹ năng này lại quan trọng đến vậy?

2.1 Tránh cảm giác choáng ngợp và căng thẳng

Khi đối mặt với một khối lượng công việc lớn, bạn thường dễ dàng bị choáng ngợp và rơi vào tình trạng không biết bắt đầu từ đâu. Điều này dẫn đến cảm giác căng thẳng, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc.

Kỹ năng sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp bạn chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể, sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Từ đó bạn có thể kiểm soát được tình hình, giảm bớt sự bối rối khi phải đối mặt với nhiều đầu việc cùng lúc.

2.2 Sắp xếp công việc hợp lý giúp tăng cường khả năng tập trung

Khi có kế hoạch công việc cụ thể, bạn sẽ biết cách phân bổ sự tập trung vào từng nhiệm vụ. Sự tập trung này giúp hạn chế việc phân tâm bởi các yếu tố bên ngoài, nâng cao chất lượng hoàn thành công việc.

2.3 Tối ưu năng suất khi làm việc

Bên cạnh những lợi ích trên, kỹ năng sắp xếp công việc còn giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và thời gian. Khi bạn biết cách phân loại và lên kế hoạch chi tiết, bạn có thể loại bỏ những công việc không liên quan. Kết quả là năng suất làm việc được cải thiện rõ rệt.

Một nghiên cứu của McKinsey đã chỉ ra rằng nhân viên thường dành khoảng 60% thời gian cho các công việc không liên quan trực tiếp đến mục tiêu chính, gây lãng phí tài nguyên. Do đó, kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả là cần thiết để nâng cao năng suất cho cả cá nhân và tổ chức.

2.4 Sắp xếp công việc tốt giúp xử lý linh hoạt các vấn đề phát sinh

Bạn có thể nhanh chóng đánh giá tình hình, tìm ra cách xử lý mà không làm gián đoạn tiến trình của công việc chính. Việc hiểu rõ các yêu cầu, mối liên hệ giữa các bộ phận cũng cho phép bạn chủ động phối hợp với những phòng ban khác. Ví dụ, khi gặp trục trặc trong dự án, bạn có thể điều chỉnh thời gian hoặc nguồn lực thay vì bị động chờ đợi.

2.5 Có thời gian nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân

Một tác động quả tích cực của việc sắp xếp công việc hợp lý là bạn có thêm thời gian rảnh rỗi, giảm thiểu tình trạng phải mang việc về nhà. Điều này không chỉ giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà còn cải thiện sức khỏe tinh thần và hiệu suất làm việc.

Khảo sát từ Gallup đã cho thấy, những nhân viên có thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có hiệu suất làm việc cao hơn 20% so với những người làm việc liên tục mà không nghỉ ngơi.

2.6 Xây dựng ấn tượng tốt trong mắt quản lý

Đối với nhà quản lý, một nhân viên có kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả thường được đánh giá cao hơn. Họ không chỉ hoàn thành công việc đúng hạn mà còn có luôn sẵn sàng cho các tình huống bất ngờ. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, khả năng quản lý thời gian và tạo ra sự tin tưởng từ phía lãnh đạo.

Đọc ngay: Kỹ năng giao việc và giám sát – Chìa khóa cho thành công của quản lý

3. 10 kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả

3.1 Sắp xếp công việc ưu tiên

Hãy luôn phân chia và sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên. Bạn thấy đấy, với khối lượng công việc “như núi” mỗi ngày, bạn không thể “ba đầu sáu tay” giải quyết tất cả chúng chỉ trong một nốt nhạc mà không cần sắp xếp thứ tự trước sau. 

Bạn nên bắt đầu một ngày làm việc mới với bước đánh giá, phân loại các công việc theo độ cấp thiết và mức độ ưu tiên. Hãy ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng và cấp thiết trước, hoặc có tác động và ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tổng thể công việc, sau đó mới đến những việc còn lại.

3.2 Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là một trong những yếu tố rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Để thiết lập mục tiêu phù hợp, trước tiên cần đặt mục tiêu dài hạn (5,10 năm…), sau đó chia nhỏ mục tiêu này thành các mục tiêu trung hạn (2, 3 năm) và mục tiêu ngắn hạn (trong vòng 1 năm).

Việc này sẽ giúp người đặt mục tiêu xây dựng lộ trình thăng tiến một cách rõ ràng và luôn có thái độ lạc quan, hướng về phía trước.

3.3 Lên danh sách việc cần làm

Bước tiếp theo sau khi lựa chọn xong các công việc ưu tiên là lên danh sách những việc cần làm để tránh tình trạng bỏ sót các đầu việc. Lưu ý luôn đặt những công việc ưu tiên ở đầu danh sách. Mỗi khi làm xong một công việc, hãy đánh dấu hoặc gạch bỏ, việc này sẽ tạo cho bạn rất nhiều động lực để hoàn thành nốt những nhiệm vụ còn lại.

Xem Thêm: Phần mềm checklist công việc có thể theo dõi tiến độ – MISA AMIS

3.4 Phân công công việc

Những người thể hiện kỹ năng tổ chức xuất sắc trong công việc thường được nhận thấy thông qua khả năng phân công công việc một cách hiệu quả. Bài toán phân công công việc được giải quyết thông qua khả năng giao “đúng người, đúng việc”, rõ ràng, minh bạch và công bằng. Kỹ năng này đòi hỏi người đứng đầu phải có tầm nhìn tốt về quản trị nhân sự, nhìn nhận đúng điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để tạo cơ hội cho họ phát huy năng lực và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

3.5 Kỹ năng quản lý dự án

Kỹ năng quản lý dự án thực chất là kỹ năng lên kế hoạch, lựa chọn phương pháp, công cụ, sử dụng các quy trình, để hướng dẫn, theo dõi, đánh giá một dự án từ khi hình thành đến khi thực hiện.

Nhân viên hay người quản lý có kỹ năng quản lý dự án tốt sẽ có được kết quả công việc tốt và đúng tiến độ. Bằng cách tăng cường khả năng tổ chức, lập kế hoạch, giao tiếp và quản lý tài nguyên, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt được kết quả mong muốn.

Tặng bạn: 17 Mẫu file excel quản lý dự án chuẩn Quốc Tế mới nhất 

3.6 Tập trung cao độ

Những người có sự tập trung là những người thường đạt được kết quả công việc tốt. Để tránh bị phân tâm, hãy loại bỏ những tác nhân gây mất tập trung tại vị trí ngồi làm việc như: điện thoại, máy tính,… và không bật song song các tab giải trí trong quá trình làm việc để tránh bị xao nhãng.

Ngoài ra, cho dù có nhiều việc gấp đang chờ đợi tuyệt đối không nên làm nhiều công việc cùng lúc – việc này vốn là tác nhân gây ra sự mất tập trung lớn nhất. Hãy giải quyết lần lượt theo danh sách công việc đã lên trước đó, và khi đang làm việc nào thì chỉ tập trung hoàn thành việc đó mà thôi.

3.7 Quản lý thời gian

Để quản lý thời gian hiệu quả thì bạn cần kết hợp nhiều kỹ năng như: lập kế hoạch, tính tự giác và sự quyết tâm của bản thân. là sự kết hợp của các kỹ năng như ưu tiên, lập kế hoạch và kỷ luật bản thân… Nắm bắt tốt các kỹ thuật về quản lý thời gian cho phép bạn làm việc ở mức năng suất cao nhất bằng cách phân bổ các phần thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.

Một cách hiệu quả để lập kế hoạch thời gian của bạn là suy nghĩ về các mục tiêu và thời hạn để hình thành một kế hoạch dài hạn, sau đó chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ hàng tuần và nhiệm vụ hàng ngày. Việc áp dụng tốt kỹ thuật quản lý thời gian cũng sẽ giúp bạn tránh bị sao nhãng trong công việc và đạt được hiệu suất làm việc tối đa.

3.8 Lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Nhiều người thường để tài liệu chất chồng lên bàn ngày qua ngày, hoặc không có cách phân loại, sắp xếp các giấy tờ tài liệu một cách hệ thống. Việc này không chỉ khiến không gian làm việc của bạn trở nên chật chội, mà còn làm mất thời gian tìm kiếm và thậm chí là thất lạc tài liệu. Cách giải quyết tốt nhất là bạn nên xem xét và xử lý tài liệu ngay lập tức. Những tài liệu sau khi đã xử lý nên được chuyển sang không gian lưu trữ hồ sơ của cá nhân bạn hoặc nơi lưu trữ chung của mọi người.

3.9 Quản lý hộp thư đến

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc của một người có tốt hay không hoàn toàn có thể được kiểm tra thông qua việc quản lý hộp thư đến. Trong hộp thư đến, các email quan trọng cần xử lý trước nên được đưa vào hộp ưu tiên, các email không quan trọng, spam có thể “thẳng tay” chuyển vào thùng rác. Nếu một email chỉ mất dưới năm phút để phản hồi hoặc hoàn thành, hãy ưu tiên xử lý trước tiên. Đối với những email mất nhiều thời gian hơn, bạn nên phân bổ thời gian hợp lý để sắp xếp giải quyết. 

3.10 Gọn gàng và ngăn nắp

Khả năng sắp xếp tất cả mọi thứ một cách gọn gàng, ngăn nắp không tự nhiên mà có. Nó là một kỹ năng được hình thành thông qua sự quan sát, học hỏi và rèn luyện.

Bạn hãy bắt đầu với thói quen thu dọn mọi thứ ngay sau khi sử dụng, đặt vị trí cố định cho từng đồ vật và tránh tình trạng để mọi thứ ngổn ngang, lộn xộn. Chỉ cần dành ra 10 phút mỗi ngày để làm những điều trên, bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt rõ rệt xung quanh chỗ làm việc của mình. Có một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp sẽ tránh được những sự phân tâm không đáng có, tạo cảm giác thoải mái và là cách để tăng hiệu suất làm việc.

4. 5 Bước rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả

Kỹ năng sắp xếp công việc không phải là điều bẩm sinh, mà là kết quả của sự rèn luyện và áp dụng phương pháp đúng đắn. Dưới đây là 5 bước cụ thể giúp bạn tổ chức công việc một cách khoa học, tăng năng suất và giảm áp lực trong cuộc sống hàng ngày.

Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng

Bước đầu tiên để rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc là hiểu rõ bạn muốn đạt được điều gì. Hãy tự hỏi: “Hôm nay, tuần này, hoặc tháng này, đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất?” Việc xác định mục tiêu giúp bạn tập trung vào những gì thực sự cần thiết, thay vì lãng phí thời gian vào các công việc vụn vặt.

Cách thực hiện: Viết ra 1-3 mục tiêu chính trong ngày, ví dụ: hoàn thành báo cáo, chuẩn bị thuyết trình, hoặc trả lời email quan trọng. Hãy đảm bảo mục tiêu cụ thể, đo lường được và có thời hạn rõ ràng.

Lợi ích: Khi có đích đến, bạn sẽ dễ dàng định hướng và tránh bị cuốn vào những việc không quan trọng.

Bước 2: Lập danh sách công việc (To-Do List)

Một danh sách công việc được lập ra khoa học là công cụ không thể thiếu để nâng cao kỹ năng sắp xếp công việc. Tuy nhiên, không phải cứ liệt kê thật nhiều là tốt – điều quan trọng là danh sách phải thực tế và khả thi.

Cách thực hiện: Ghi lại tất cả nhiệm vụ cần làm trong ngày, sau đó phân loại chúng theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Giới hạn danh sách trong khoảng 5-7 nhiệm vụ để tránh cảm giác quá tải.

Mẹo nhỏ: Sử dụng ứng dụng như Todoist hoặc đơn giản là một tờ giấy ghi chú. Đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành để tạo động lực.

Lợi ích: Danh sách giúp bạn hình dung rõ ràng khối lượng công việc và không bỏ sót nhiệm vụ nào.

Bước 3: Ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng

Không phải mọi nhiệm vụ đều có giá trị như nhau. Để kỹ năng sắp xếp công việc phát huy tối đa hiệu quả, bạn cần biết cách ưu tiên. Một phương pháp phổ biến là Ma trận Eisenhower, chia công việc thành 4 nhóm: quan trọng & khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không quan trọng & không khẩn cấp.

Cách thực hiện: Tập trung hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng & khẩn cấp trước, sau đó chuyển sang nhóm quan trọng nhưng không khẩn cấp. Những việc ít giá trị hơn có thể giao cho người khác hoặc loại bỏ.

Ví dụ: Trả lời email khách hàng gấp là ưu tiên số 1, trong khi sắp xếp lại bàn làm việc có thể để sau.

Lợi ích: Bạn sẽ dành thời gian cho những việc mang lại giá trị cao nhất.

Bước 4: Quản lý thời gian hợp lý

Kỹ năng sắp xếp công việc không thể tách rời khỏi khả năng quản lý thời gian. Một ngày chỉ có 24 giờ, vì vậy bạn cần phân bổ thời gian sao cho hợp lý để hoàn thành các nhiệm vụ đã ưu tiên.

Cách thực hiện: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro – làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Hoặc chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn, ví dụ: viết báo cáo 2.000 từ có thể chia thành 4 lần, mỗi lần 500 từ.

Mẹo nhỏ: Đặt thời gian cụ thể cho từng công việc, ví dụ: “9:00-9:30 trả lời email”.

Lợi ích: Quản lý thời gian tốt giúp bạn tránh trì hoãn và hoàn thành công việc đúng hạn.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh

Bước cuối cùng để hoàn thiện kỹ năng sắp xếp công việc là dành thời gian nhìn lại những gì bạn đã làm. Việc đánh giá giúp bạn nhận ra điểm mạnh, điểm yếu và điều chỉnh cách tổ chức công việc cho phù hợp hơn.

Cách thực hiện: Cuối ngày, xem lại danh sách công việc: Bạn đã hoàn thành bao nhiêu? Có nhiệm vụ nào bị bỏ sót không? Điều gì khiến bạn mất tập trung? Từ đó, rút kinh nghiệm cho ngày tiếp theo.

Ví dụ: Nếu bạn nhận ra mình thường xuyên bị gián đoạn bởi mạng xã hội, hãy tắt thông báo trong giờ làm việc.

Lợi ích: Quá trình này giúp bạn cải thiện dần kỹ năng sắp xếp công việc, biến nó thành thói quen lâu dài.

5. Top ứng dụng sắp xếp công việc hiệu quả nhất hiện nay

Phần mềm quản lý công việc, dự án MISA AMIS Công Việc của MISA được thiết kế với mục tiêu tối ưu hoạt động quản lý – điều hành cho nhà lãnh đạo và cải tiến năng suất cho nhân viên, nhờ các tính năng về tự động hóa quy trình và sắp xếp, phân loại công việc:

Dùng thử miễn phí

• Sắp xếp, phân loại công việc khoa học thành 4 loại trong mô hình Eisenhower giúp người dùng nhanh chóng xác định thứ tự ưu tiên.
• Thông báo đẩy tức thời khi có người hoàn thành hoặc cập nhật mới công việc, dự án.
• Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
• Mọi thông tin, tài liệu mềm được lưu trữ trên một nền tảng tâp trung, nhất quán giúp hạn chế tối đa sao nhãng làm giảm hiệu suất.
• Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào với gần 10 loai biểu đồ thông minh.

Tạm kết

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc không tự nhiên mà có, nó cần nhiều thời gian để quan sát, học hỏi và tích lũy. Sắp xếp công việc khoa học mang đến rất nhiều lợi ích, trong đó lợi ích lớn nhất chính là cải tiến và tối ưu năng suất làm việc. Hy vọng 10 kỹ năng trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng kỹ năng sắp xếp công việc cho riêng mình và luôn đạt được kết quả công việc tốt nhất trong tương lai.

Mời bạn tải miễn phí tài liệu về cách quản lý công việc khoa học và hiệu quả đồng thời trải nghiệm phần mềm AMIS Công việc để quản lý công việc đội nhóm, cá nhân tối ưu.