Giấy xác nhận lương là một trong những loại giấy tờ quan trọng, thường được sử dụng khi người lao động làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, thuê nhà, xin visa, chứng minh thu nhập hoặc phục vụ các thủ tục hành chính khác. Việc sử dụng mẫu giấy xác nhận lương chuẩn, đúng quy định mới nhất năm 2026 không chỉ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng mà còn đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và chính xác về thông tin thu nhập. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu mẫu giấy xác nhận lương mới nhất, kèm hướng dẫn sử dụng phù hợp cho cả người lao động và doanh nghiệp.
XEM THÊM: GIẢI PHÁP XUẤT PHIẾU LƯƠNG TỰ ĐỘNG, XÁC NHẬN DỄ DÀNG NGAY TRÊN ĐIỆN THOẠI
1. Giấy xác nhận lương là gì?
Giấy xác nhận lương là văn bản do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thẩm quyền cấp cho người lao động, ghi nhận mức lương, thưởng và các khoản phụ cấp mà người lao động nhận được trong một khoảng thời gian nhất định. Đặc điểm của giấy xác nhận lương: Thời gian ghi nhận mức lương thường là theo tuần, tháng hoặc quý
Văn bản này thường bao gồm các thông tin như họ tên, chức vụ, bộ phận làm việc, mức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ (nếu có). Nó đóng vai trò quan trọng trong các thủ tục tài chính, pháp lý và hành chính như làm hồ sơ vay vốn, xin visa, mua nhà, hoặc quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
2. Danh sách mẫu giấy xác nhận lương miễn phí năm 2026
Để tiết kiệm thời gian xin xác nhận lương, người lao động cần liên hệ trao đổi trước về thông tin và mục đích sử dụng với đơn vị yêu cầu gửi xác nhận. Từ đó, có thể lựa chọn biểu mẫu xác nhận lương phù hợp với tình huống thực tế:
Dưới đây là 8 mẫu biểu Xác nhận lương chuyên nghiệp cho người lao động và doanh nghiệp tham khảo:
Mẫu giấy xác nhận lương số 1
Mẫu giấy xác nhận lương số 2
Mẫu giấy xác nhận lương số 3
Mẫu giấy xác nhận lương số 4
Mẫu giấy xác nhận lương số 5
Mẫu giấy xác nhận lương số 6
Mẫu giấy xác nhận lương số 7
Mẫu giấy xác nhận lương số 8
3. Nội dung bảng xác nhận lương cần có
Hình thức mẫu giấy xác nhận lương chuẩn theo thứ tự từ trên xuống bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Tiêu đề xác nhận lương
- Họ và tên người muốn xác nhận
- Địa chỉ tạm trú
- Số chứng minh nhân dân/Căn cước công dân
- Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, doanh nghiệp đang làm việc hiện tại
- Chức vụ/phòng ban trong công ty
- Loại hợp đồng lao động.
- Thời gian bắt đầu làm việc và thời hạn cho việc kết thúc hợp đồng
- Mức thu nhập trong 1, 3 hoặc 6 tháng gần nhất theo mong muốn xác nhận (bao gồm đầy đủ các khoản như lương, thưởng, hoa hồng, phụ cấp,…)
- Xác nhận từ đơn vị chuyển lương: Cấp có thẩm quyền như giám đốc hay kế toán trưởng…
- Chữ ký và ghi rõ họ tên của người làm đơn
>>> Download Miễn Phí mẫu xác nhận lương tại: Mẫu bảng lương nhân viên Excel Miễn Phí mới nhất
4. Đặc điểm và yêu cầu đối với giấy xác nhận lương
Với mục đích nhằm xác nhận hoạt động trả và nhận lương của doanh nghiệp, có thể thấy Giấy xác nhận lương có 2 đặc thù như sau:
- Nội dung: Xác nhận thông tin liên quan tới tiền lương của cá nhân người lao động như lương, thưởng, phụ cấp. Giấy này có thể xác nhận mức lương hàng tháng, hoặc theo một khoảng thời gian cụ thể, tùy theo mục đích của người muốn xác nhận.
- Về bảo mật: Do việc xác nhận lương liên quan tới nhiều vấn đề bảo mật về chính sách lương thưởng của doanh nghiệp, đặc biệt với chủ doanh nghiệp. Do đó, việc xác nhận lương cần phải được xem xét kỹ lưỡng và được sử dụng vào mục đích hợp lý.
Tìm hiểu thêm: Top 10+ phần mềm tính lương được sử dụng nhiều nhất tại các doanh nghiệp Việt hiện nay
5. Ai có thẩm quyền ký xác nhận trên mẫu xác nhận lương?
Mẫu giấy xác nhận lương nhằm xác nhận mức lương hàng tháng được nhận của người lao động tại doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi cần được xác nhận, người lao động phải hoàn thiện đầy đủ thông tin về mẫu đơn và gửi cho người sử dụng lao động tại công ty (đơn vị đang làm việc) để xin dấu xác nhận về mức lương.
- Trong trường hợp người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, thì chủ thể có đủ thẩm quyền xác nhận trên giấy xác nhận lương thường là giám đốc của doanh nghiệp.
- Trường hợp người lao động làm việc tại các đơn vị, cơ quan nhà nước, thì chủ thể có thẩm quyền ký xác nhận thường là thủ trưởng của cơ quan hay đơn vị đó.
6. Câu hỏi thường gặp khi xin giấy xác nhận bảng lương
Giấy xác nhận lương được dùng với mục đích gì?
Sau đây là những trường hợp yêu cầu người lao động phải trình giấy xác nhận lương có dấu xét duyệt từ đơn vị sử dụng lao động:
- Chứng minh thu nhập cá nhân để vay vốn ngân hàng cho mục đích cá nhân, gia đình và kinh doanh, …
- Làm giấy tờ hồ sơ xin visa đi du học, du lịch và làm việc tại nước ngoài ( đặc biệt là các nước Châu Âu và Châu Mỹ).
- Chứng minh thu nhập, khả năng tài chính, nhận quyền nuôi con khi ly hôn
Nộp đơn xin xác nhận mức lương ở đâu?
Đơn xin xác nhận lương cần nộp cho đơn vị phụ trách tính lương và cần xác nhận, phê duyệt từ tổ chức, doanh nghiệp đang làm việc.
Cụ thể, nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp có thể gửi đơn xác nhận phòng phụ trách tính lương cho giám đốc doanh nghiệp hoặc bộ phận có thẩm quyền theo quy trình. Nếu làm trong cơ quan hoặc đơn vị, nhân viên có thể gửi đơn cho thủ trưởng cơ quan.
Để quản lý lương nhân viên hiệu quả, nắm rõ mọi dữ liệu liên quan và xác nhận lương dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng AMIS Tiền Lương. Phần mềm này đáp ứng mọi nghiệp vụ về lương, cung cấp những con số chính xác, báo cáo chi tiết để chính sách lương thưởng luôn tối ưu.
Mẫu giấy xác nhận lương là tài liệu quan trọng khi cá nhân làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, mở thẻ tín dụng, thuê nhà, hoặc thực hiện các thủ tục hành chính khác. Việc sử dụng mẫu giấy xác nhận lương đúng chuẩn giúp quá trình xét duyệt hồ sơ diễn ra nhanh chóng và hạn chế tình trạng phải bổ sung, chỉnh sửa thông tin. Hy vọng những thông tin mà MISA AMIS chia sẻ sẽ giúp ích cho người lao động và người làm hành chính nhân sự trong quá trình xác nhận lương.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
