Mẫu giấy xác nhận lương mới nhất cho người lao động

Mẫu giấy xác nhận lương đặc biệt quan trọng với người lao động, đồng thời là văn bản xác nhận doanh thu, chứng minh thu nhập thực tế của cán bộ nhân viên. Vậy mẫu xác nhận lương là gì? Cách điền chi tiết bảng xác nhận lương như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS HRM giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Giấy xác nhận lương là gì?

Giấy xác nhận lương ( hay thường gọi là giấy xác nhận thu nhập cá nhân) là giấy tờ quan trọng để xác định mức thu nhập thực tế hay mức lương từng tháng của người lao động. lao động có thể xin mẫu giấy xác nhận này khi làm việc chính thức tại các cơ quan, công ty, tổ chức hay doanh nghiệp

Loại giấy tờ này thường không do doanh nghiệp chủ động cấp mà sẽ do người lao động đề xuất và yêu cầu bên sử dụng lao động xác nhận. Thủ tục xin xác nhận lương, người lao động cần gửi tờ trình/yêu cầu bài bản cho bộ phận có thẩm quyền trong doanh nghiệp kiểm tra và xét duyệt.

2. Mục đích của việc xác nhận lương để làm gì?

Mục đích xác nhận lương của tổ chức và cá nhân khác nhau. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ mục đích trước khi xét duyệt phiếu xác nhận lương:

2.1 Đối với doanh nghiệp

Mẫu giấy xác nhận lương này được sử dụng khi làm thủ tục quyết toán thuế. Ngoài ra, mẫu giấy xác nhận lương giúp dữ liệu lương doanh nghiệp minh bạch và tránh gây tranh chấp, mâu thuẫn với người lao động trong tương lai.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự dễ sử dụng và thao tác đơn giản hơn, bạn hãy tìm hiểu ngay tính năng hỗ trợ hiệu quả của phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:

2.2 Đối với người lao động

Có nhiều mục đích của người lao động khi xin dấu xác nhận lương tại doanh nghiệp, tổ chức. Dưới đây những mục đích phổ biến:

• Đối với người đi vay ngân hàng: Lao động muốn vay vốn của ngân hàng với các lý do như mua nhà, mua xe hay là mua đất,… Điều đầu tiên người lao đồng cần làm chính là phải xác minh, chứng thực được khả năng tài chính. Giấy xác nhận lương là căn cứ quan trọng quyết định ngân hàng có cho người lao động vay tiền hay không? Và được vay với định mức bao nhiêu?
• Đối với người làm thủ tục định cư nước ngoài: Ở một số nước châu u hay cả châu Á việc xác minh rõ ràng và chính xác mức thu nhập của người lao động là điều kiện tối thiểu trước khi cấp Visa và thẻ xanh trở thành người nhập cư và công dân.
• Chứng minh tài chính, chuẩn bị hồ sơ xin Visa đi du lịch, du học: Chứng minh khả năng tài chính là điều kiện bắt buộc khi bạn xin visa du lịch, sinh sống hoặc làm việc tại các nước yêu cầu visa. Giấy xác nhận lương chứng tỏ rằng bạn có đủ khả năng và đủ điều kiện để du lịch, sinh sống và làm việc tại nước đó.
• Đối với người ly hôn muốn chứng minh tài chính, giành quyền nuôi con: Giấy xác nhận lương giúp chứng minh khả năng đủ điều kiện tài chính để nhận quyền nuôi con hay không.
• Thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Thuế thu nhập cá nhân sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm lương thực tế của người lao động tại doanh nghiệp. Nếu không ủy quyền doanh nghiệp nộp thuế hộ, giấy xác nhận lương sẽ là căn cứ chuẩn giúp người lao động tự quyết toán cá nhân.
• Hồ sơ mua nhà ở xã hội: Để làm hồ sơ mua nhà ở xã hội, người lao động cần chứng minh điều kiện thu nhập. Đặc biệt là những đối tượng nằm trong khoản 9, Điều 49 Luật nhà ở hoặc nằm tại khoản 5,6,7 theo Điều 49 Luật nhà ở.

>>> Tìm hiểu thêm: Top 10+ phần mềm lương được sử dụng nhiều nhất tại các doanh nghiệp Việt hiện nay

3. Nội dung bảng xác nhận lương cần có

Hình thức mẫu giấy xác nhận lương chuẩn theo thứ tự từ trên xuống bao gồm những nội dung chính sau đây:

• Tiêu đề xác nhận lương
• Họ và tên người muốn xác nhận
• Địa chỉ tạm trú
• Số chứng minh nhân dân/Căn cước công dân
• Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, doanh nghiệp đang làm việc hiện tại
• Chức vụ/phòng ban trong công ty
• Loại hợp đồng lao động.
• Thời gian bắt đầu làm việc và thời hạn cho việc kết thúc hợp đồng
• Mức thu nhập trong 1, 3 hoặc 6 tháng gần nhất theo mong muốn xác nhận (bao gồm đầy đủ các khoản như lương, thưởng, hoa hồng, phụ cấp,…)
• Xác nhận từ đơn vị chuyển lương: Cấp có thẩm quyền như giám đốc hay kế toán trưởng…
• Chữ ký và ghi rõ họ tên của người làm đơn

>>> Download mẫu xác nhận lương tại: Mẫu bảng lương nhân viên chi tiết nhất – [Tải miễn phí]

4. Tải miễn phí 8 mẫu xác nhận lương mới nhất 

Để tiết kiệm thời gian xin xác nhận lương, người lao động cần liên hệ trao đổi trước về thông tin và mục đích sử dụng với đơn vị yêu cầu gửi xác nhận. Từ đó, có thể lựa chọn biểu mẫu xác nhận lương phù hợp với tình huống thực tế:
Dưới đây là 8 mẫu biểu Xác nhận lương chuyên nghiệp cho người lao động và doanh nghiệp tham khảo:

• Mẫu giấy xác nhận lương số 1: 

• Mẫu giấy xác nhận lương số 2:

• Mẫu giấy xác nhận lương số 3:

• Mẫu giấy xác nhận lương số 4:

•  Mẫu giấy xác nhận lương số 5:

• Mẫu giấy xác nhận lương số 6:

• Mẫu giấy xác nhận lương số 7:

• Mẫu giấy xác nhận lương số 8:

5. Đặc điểm và Yêu cầu giấy xác nhận lương

Với mục đích nhằm xác nhận hoạt động trả và nhận lương của doanh nghiệp, có thể thấy Giấy xác nhận lương có 2 đặc điểm sau:

• Nội dung: Xác nhận thông tin liên quan tới tiền lương của cá nhân người lao động như lương, thưởng, phụ cấp. Giấy này có thể xác nhận mức lương hàng tháng, hoặc theo một khoảng thời gian cụ thể, tùy theo mục đích của người muốn xác nhận.
• Về bảo mật: Do việc xác nhận lương liên quan tới nhiều vấn đề bảo mật về chính sách lương thưởng của doanh nghiệp, đặc biệt với chủ doanh nghiệp. Do đó, việc xác nhận lương cần phải được xem xét kỹ lưỡng và được sử dụng vào mục đích hợp lý.

6. Người có thẩm quyền ký xác nhận trên giấy xác nhận lương là ai?

Mẫu giấy xác nhận lương nhằm xác nhận mức lương hàng tháng được nhận của người lao động tại doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi cần được xác nhận, người lao động phải hoàn thiện đầy đủ thông tin về mẫu đơn và gửi cho người sử dụng lao động tại công ty (đơn vị đang làm việc) để xin dấu xác nhận về mức lương.

• Trong trường hợp người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, thì chủ thể có đủ thẩm quyền xác nhận trên giấy xác nhận lương thường là giám đốc của doanh nghiệp.
• Trường hợp người lao động làm việc tại các đơn vị, cơ quan nhà nước, thì chủ thể có thẩm quyền ký xác nhận thường là thủ trưởng của cơ quan hay đơn vị đó.

>>> Xem thêm: Mẫu báo cáo nhân sự mới nhất cho bộ phận HR

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Giấy xác nhận lương được dùng với mục đích gì?

Sau đây là những trường hợp yêu cầu người lao động phải trình giấy xác nhận lương có dấu xét duyệt từ đơn vị sử dụng lao động:

• Chứng minh thu nhập cá nhân để vay vốn ngân hàng cho mục đích cá nhân, gia đình và kinh doanh, …
• Làm giấy tờ hồ sơ xin visa đi du học, du lịch và làm việc tại nước ngoài ( đặc biệt là các nước Châu Âu và Châu Mỹ). 

• Chứng minh thu nhập, khả năng tài chính, nhận quyền nuôi con khi ly hôn

6.2 Nộp đơn xin xác nhận mức lương ở đâu?

Đơn xin xác nhận lương cần nộp cho đơn vị phụ trách tính lương và cần xác nhận, phê duyệt từ tổ chức, doanh nghiệp đang làm việc.

Cụ thể, nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp có thể gửi đơn xác nhận phòng phụ trách tính lương cho giám đốc doanh nghiệp hoặc bộ phận có thẩm quyền theo quy trình. Nếu làm trong cơ quan hoặc đơn vị, nhân viên có thể gửi đơn cho thủ trưởng cơ quan.

7. Kết luận

Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin về mẫu xác nhận lương với vai trò xác nhận mức lương nhận người lao động. Có nhiều lý do, trường hợp người lao động cần sử dụng mẫu xác nhận lương. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng lý do xác nhận của người lao động để đảm bảo được tính bảo mật về lương và các chính sách của doanh nghiệp.