15+ cách tăng năng suất làm việc giúp đội ngũ hoàn thành mục tiêu nhanh chóng

Nâng cao năng suất lao động là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp, bởi đó cũng là cách nâng cao năng lực cạnh tranh. Một công ty muốn phát triển nhanh và bền vững, lãnh đạo phải có tâm, có tầm, các cá nhân phải đoàn kết & tạo thành sức mạnh tập thể. Sau đây là 15+ cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên và cá nhân, hãy chọn lọc để áp dụng những phương pháp phù hợp nhất giúp doanh nghiệp bạn cải thiện hiệu suất qua từng ngày nhé.

TẶNG NGAY ẤN PHẨM BUSINESS INNOVATION 3: LẠT MỀM BUỘC CHẶT – XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ CHỦ ĐỘNG GẮN KẾT

1. Năng suất làm việc là gì? Vì sao nó quan trọng?

Năng suất làm việc là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức trong việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ so với mức độ sử dụng tài nguyên như thời gian, lao động và vốn.

Ví dụ, tại một cửa hàng, trong một ngày nhân viên A có thể tư vấn và bán được 50 sản phẩm, trong khi nhân viên B chỉ bán được 30 sản phẩm trong. Điều này cho thấy nhân viên A có năng suất bán hàng cao hơn nhân viên B.

Năng suất làm việc được coi là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc của các cá nhân và phòng ban trong tổ chức. Việc nâng cao năng suất có thể thúc đẩy lợi nhuận, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh. Để cải thiện năng suất, việc sử dụng nguồn lực một cách thông minh, quản lý thời gian hiệu quả, tối ưu hóa các quy trình và áp dụng công nghệ tiên tiến là những yếu tố thiết yếu.

TẶNG MIỄN PHÍ 25+ BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

2. Các yếu tố tác động đến năng suất làm việc của nhân sự

Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng suất nhân sự trong một tổ chức. Dưới đây là một số yếu tố chính:

• Môi trường làm việc: Một môi trường làm việc thoải mái, an toàn và kích thích sẽ giúp cải thiện năng suất của nhân viên.
• Công nghệ và công cụ: Việc trang bị công nghệ hiện đại và công cụ phù hợp giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu thời gian cho các công việc lặp lại.
• Đào tạo và phát triển: Đào tạo bài bản giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và hiểu biết, từ đó tăng năng suất làm việc.
• Quản lý và lãnh đạo: Sự lãnh đạo và quản lý hiệu quả có thể thúc đẩy động lực làm việc và năng suất của nhân viên.
• Sức khỏe và sự hài lòng của nhân viên: Sức khỏe tốt và sự hài lòng trong công việc là những yếu tố quan trọng để duy trì năng suất cao.
• Cân bằng công việc và cuộc sống: Khi nhân viên cảm thấy cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân, họ sẽ có tâm lý tốt hơn và năng suất làm việc cao hơn.
• Cơ hội thăng tiến: Cung cấp cơ hội phát triển nghề nghiệp có thể làm tăng sự gắn bó và năng suất làm việc của nhân viên.
• Văn hóa công ty: Văn hóa công ty tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác có thể cải thiện đáng kể năng suất nhân viên.

Những yếu tố này tương tác với nhau và tạo ra một môi trường làm việc đầy đủ tiềm năng để mọi người phát huy hết khả năng của mình.

Tải miễn phí ebook: NHÓM HIỆU SUẤT CAO – BÍ QUYẾT THÚC ĐẨY 200% NỘI LỰC NHÂN SỰ

3. 15 cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả

Phương pháp quản lý và phong cách lãnh đạo của sếp có ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của đội ngũ. Phong cách chuyên quyền đang bị thay thế và dường như đã lỗi thời, lãnh đạo dân chủ lên ngôi đặc trưng bằng việc người đứng đầu phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào các quyết định quan trọng. Dưới đây là 15 phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp bạn có thể tham khảo để ứng dụng vào doanh nghiệp của mình.

3.1. Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên là cách nhà lãnh đạo trao quyền chủ động cho họ, để họ chịu trách nhiệm và có ý thức thực hiện công việc được giao. Theo cách này, nhân viên có xu hướng nỗ lực hơn để hoàn thành mục tiêu được giao, khẳng định bản thân theo đúng những gì họ có. Đây cũng là cách doanh nghiệp sàng lọc được ai là người có năng lực, ai không.

Mỗi cá nhân có tính tự chủ, tự giác trong công việc luôn làm việc với một năng suất, hiệu quả cao hơn những người không phải chịu trách nhiệm, hoặc không được trao quyền.

Một lưu ý nhỏ trong cách thúc đẩy năng suất này: Trao quyền phải đi liền với quyền lợi và sự giám sát. Tức là lãnh đạo trao quyền cho nhân viên nhưng phải theo dõi, giám sát để hỗ trợ họ khi cần, đồng thời trao cho họ lợi ích khi kết quả công việc đạt mục tiêu.

3.2. Giao việc có mục tiêu

Giao việc đúng cách giúp nhà quản lý tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực và kết quả thực hiện công việc. Để nhân viên dốc sức, làm việc có kế hoạch và chủ động sử dụng quỹ thời gian, nhà quản lý cần chú ý trong vấn đề phân công công việc như sau:

• Giao việc gắn kèm mục tiêu công việc. Mục tiêu thường được xác định theo phương pháp SMART.
• Giao việc cho người được chỉ định cụ thể
• Có thời gian thực hiện, deadline cho từng công việc
• Nếu có thể, hãy định hướng hoặc gửi kèm tài liệu tham khảo để nhân viên triển khai công việc đúng hướng

Khi cấp trên giao việc đúng cách, nhân viên dễ dàng tiếp nhận thông tin, định hướng và mục tiêu để chủ động kế hoạch thực hiện. Người biết rõ định hướng luôn làm việc nhanh chóng hơn những người được giao việc mà không biết bắt đầu từ đâu, đích đến là gì.

Xem thêm: 23+ phần mềm quản lý công việc, dự án tốt nhất cho doanh nghiệp

3.3. Đúng người đúng việc

Nhà quản lý có năng lực, khả năng nâng cao năng suất tập thể thường biết cách dùng người và hài hòa, cân bằng những cái tôi cá nhân trong tập thể, biết khai thác thế mạnh của từng nhân viên. Muốn vậy, người với vai trò quản lý như CEO, trưởng bộ phận, trưởng nhóm phải thực sự hiểu rõ nhân viên dưới quyền, có như vậy mới khai khác tối đa tiềm năng của họ để nâng cao năng suất.

Để khai thác được những thông tin này, nhà quản lý có thể dựa vào:

• Hồ sơ nhân viên: Chứa đầy đủ thông tin về quá trình công tác, các vị trí, chức vụ nhân viên từng đảm nhiệm, ghi nhận thành tích, khen thưởng, kỷ luật,…
• Báo cáo đánh giá năng suất: Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc thường có báo cáo đánh giá năng suất của từng nhân viên. Hệ thống này cho phép nhà quản lý tra cứu thông tin như: các đầu việc nhân viên từng thực hiện, kết quả đạt được, năng suất bình quân trong từng dự án,…

Dùng ngay miễn phí

Ví dụ, với phần mềm quản lý công việc, dự án AMIS Công việc của MISA, hệ thống cung cấp nhiều loại báo cáo giúp quản lý đánh giá chính xác năng suất của nhân viên như: Số lượng công việc theo thời gian, số lượng công việc theo nhân viên, báo cáo phân bổ nguồn lực, báo cáo tình hình lùi hạn công việc, báo cáo thời gian thực hiện công việc, báo cáo việc giao cho tôi,… hoặc tạo mới báo cáo với dữ liệu tùy chọn.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng thử miễn phí phần mềm để bước đầu đánh giá năng suất nhân sự khách quan, chính xác.

3.4. Ghi nhận thành quả của nhân viên

Nhân viên sẽ hài lòng và cống hiến nhiều hơn nếu những nỗ lực của họ được ghi nhận. Ngay cả những người chưa hoàn thành tốt công việc, nhiều chủ doanh nghiệp thường động viên, khích lệ họ cố gắng hơn, thay vì chỉ trích họ. Điều này không đồng nghĩa với việc để nhân viên hài lòng với năng suất bản thân, mà doanh nghiệp sẽ có chế độ lương, thưởng, phúc lợi gắn liền với năng suất thực tế.

Ghi nhận đóng góp của nhân viên là đòn bẩy tinh thần dễ thực hiện, đem lại hiệu quả rõ ràng nhất, xuất phát từ nhu cầu sâu bên trong của mỗi người. Người lao động luôn cảm thấy an tâm, muốn gắn bó với doanh nghiệp khi được công nhận. Ngược lại, họ có cảm giác chán nản, đi làm cho có nếu không có động lực nào thúc đẩy về mặt tinh thần & vật chất cho họ.

3.5. Xác định khung năng lực & lộ trình thăng tiến minh bạch

Khi có khung năng lực cho từng vị trí và lộ trình thăng tiến, mỗi nhân viên sẽ nhận thấy rõ con đường họ phải đi. Muốn được tăng lương, tăng bậc hay thăng cấp quản lý, nhân viên cần đạt những tiêu chuẩn, thành tựu cụ thể là gì.

Rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã triển khai hiệu quả phương pháp này để quản lý nhân sự & quản trị năng suất. Đây vừa là thước đo, vừa là động lực cho nhân viên chủ động với lộ trình nghề nghiệp của mình.

3.6. Công bố chế độ khen thưởng công bằng 

Để bổ sung cho những phương pháp trên, người quản lý nên có thêm chế độ khen thưởng, động viên cá nhân xuất sắc. Dựa vào báo cáo kết quả năng suất hàng tháng, người quản lý có thể chọn ra những cá nhân nổi bật để biểu dương, trao quà,… Khi đó, nhân viên không chỉ cảm thấy được ghi nhận, có động lực cố gắng mà còn khuyến khích tinh thần thi đua trong tập thể.

3.7. Trở thành người lãnh đạo có tầm & tấm gương tiêu biểu

Một tổ chức có tướng giỏi, tất yếu sẽ tạo ra những chiến binh giỏi. Doanh nghiệp có những người lãnh đạo tiêu biểu, có năng lực, thái độ, kỷ luật tốt sẽ kiến tạo một tập thể có trình độ chuyên môn, có sức mạnh đoàn kết.

Tổ chức là hình ảnh phản chiếu của người lãnh đạo, nó gắn liền với hình ảnh, sứ mệnh & văn hóa doanh nghiệp. Lúc này, sức mạnh của truyền thông nội bộ sẽ phát huy vai trò định hướng, dẫn dắt để nhân viên thấm nhuần tư tưởng văn hóa, phong cách làm việc mà nhà lãnh đạo muốn xây dựng.

Tặng bạn ebook: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tăng trưởng gấp 4 lần – Hướng dẫn chi tiết dành cho CEO

3.8. Xây dựng văn hóa tự học

Nhân viên luôn mong muốn làm việc tại một nơi có thể cung cấp cho họ những tri thức, kinh nghiệm mới, ngoài tìm kiếm một công việc để duy trì cuộc sống. Vậy nên, hãy biến tổ chức của mình vừa là môi trường làm việc, vừa là không gian học tập.

Dù ở bất cứ đâu, tự học là phương thức giúp nhân viên cải thiện kỹ năng, kiến thức hữu hiệu nhất. Hãy xây dựng và lan tỏa văn hóa tự học tới mọi nhân viên, để họ nhìn nhau & cùng nhau cải thiện từng ngày. Một khi kiến thức & kỹ năng được cải thiện, năng suất tất yếu cũng sẽ thay đổi theo chiều hướng tích cực.

3.9. Xây dựng các chương trình đào tạo chất lượng

Xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ chất lượng là cách nhiều doanh nghiệp đang triển khai. Cách thức này khá hiệu quả bởi mọi chương trình được đưa ra dựa trên nghiên cứu thực trạng, khảo sát nhu cầu của nhân viên.

Các chương trình đào tạo cao cấp thường liên quan đến:

• Phương pháp tư duy logic, giải quyết vấn đề
• Phương pháp đổi mới sáng tạo trong công việc
• Phương pháp quản trị mục tiêu & công việc cá nhân
• Các lớp học kỹ năng: Đàm phán, chốt sales, tiếp cận khách hàng,…
• Các khóa học nghiệp vụ liên quan đến công việc của từng bộ phận: Kế toán, Marketing, C&B, BA, Quản lý chất lượng,…

Chương trình đào tạo chất lượng cao thường do người có năng lực giỏi, nhiều năm kinh nghiệm chia sẻ, được thiết kế bài bản. Không ít doanh nghiệp chịu chi mời các chuyên gia huấn luyện, các đơn vị đào tạo chuyên nghiệp để training cho nhân viên.

Sau mỗi khóa đào tạo, nhân viên sẽ được kiểm tra năng lực và quá trình triển khai thực tế để đo đếm hiệu quả, năng suất sau mỗi đợt đào tạo.

3.10. Xây dựng văn hóa chia sẻ

Chia sẻ tri thức, chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ những kỹ năng sống…, đó là cách nhiều doanh nghiệp đang triển khai để nâng cao nhận thức, thái độ & kỹ năng cho nhân viên trên diện rộng.

Văn hóa chia sẻ mang tính cộng đồng. Trong công việc, cách thức này giúp cán bộ nhân viên tương tác thường xuyên hơn, hỗ trợ, cộng tác để trao đổi kinh nghiệm, cùng giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ một cách tối ưu nhất.

Kiến thức tự học có thể bị giới hạn, nhưng kiến thức đem lại từ việc chia sẻ lẫn nhau là vô hạn. Năng suất cũng từ đó cải thiện chứ không dừng lại ở một con số cố định.

>> Xem thêm: 7 yếu tố cần thay đổi để đạt được hiệu quả trong công việc

3.11. Cải thiện khả năng tập trung

Cải thiện khả năng tập trung cũng là cách giúp nâng cao năng suất làm việc. Trung bình mỗi người mất hơn 25 phút để lấy lại sự tập trung sau khi bị sao nhãng hoặc phân tâm bởi chuyện khác.

Khi tập trung, năng suất của mỗi cá nhân cao hơn gấp nhiều lần so với khi bị phân tán sự chú ý. Để cải thiện sự tập trung, bạn có thể tham khảo các phương pháp:

• Tránh các yếu tố gây sao nhãng như điện thoại, vật dụng trang trí, tiếng ồn quanh khu vực làm việc
• Sử dụng phương pháp Pomodoro:
  • Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
  • Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
  • Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
  • Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
  • Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
• Có chế độ làm việc, nghỉ ngơi khoa học
• Cải thiện sức khỏe trí não

3.12. Kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hướng lớn đến năng suất làm việc của nhân viên. Bao gồm cơ sở vật chất, không gian làm việc, con người tại nơi làm việc. Để năng suất làm việc cao thì môi trường cần đảm bảo yếu tố:

• Diện tích ngồi làm việc/nhân viên lớn hơn diện tích trung bình tối thiểu
• Không gian làm việc không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn
• Máy móc, thiết bị đảm bảo hoạt động tốt, chẳng hạn như máy tính, bàn phím, phần mềm,…
• Không khí và nhịp điệu công việc: Đảm bảo nơi công sở hạn chế tối đa việc gây ồn ào, mất trật tự, mọi người chủ động làm việc được giao,…

3.13. Đưa công nghệ vào hoạt động vận hành & quản trị

Đưa công nghệ vào hoạt động quản trị và vận hành giúp nhân viên tại từng bộ phận tự động hóa các công việc thường ngày, dành thời gian nhiều hơn để tạo ra các giá trị mới, cần nhiều chất xám hơn.

Văn phòng số chính là giải pháp đồng bộ giúp doanh nghiệp tối ưu phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Các đặc trưng của bản của văn phòng số bao gồm:

• Hợp nhất: Văn phòng số quản lý tập trung hàng loạt phần mềm riêng lẻ trên một nền tảng duy nhất giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao tính hiệu quả của công việc.
• Hợp lý: Người dùng văn phòng số sẽ dễ dàng lưu trữ, tra cứu thông tin thông qua giao diện trực quan và hệ thống công nghệ hiện đại.
• An toàn: Văn phòng số giám sát lịch sử thay đổi và phân quyền tiếp cận cho từng cá nhân giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu kinh doanh.
• Tinh gọn, tiện ích: Mô hình làm việc số trao quyền cho nhân viên làm việc, cộng tác từ xa, nhận thông báo và truy cập tức thì.

Nếu như trước đây nhân viên & nhà lãnh đạo phải mất hàng giờ chờ đợi, tổng hợp số liệu thì nền tảng quản trị doanh nghiệp sẽ làm việc ấy thay thế con người. Mọi dữ liệu của các ứng dụng liên quan sẽ được tổng hợp và báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

Dùng ngay miễn phí

3.14. Có chế độ làm việc, nghỉ ngơi hợp lý

Hãy thiết lập một chế độ sống khoa học, có thời gian làm việc, nghỉ ngơi hợp lý. Bởi suy cho cùng, chỉ khi con người có sức khỏe, có tâm lý thoải mái thì mọi việc mới suôn sẻ. Đây là cách tăng năng suất làm việc cá nhân ai cũng cần lưu ý.

Dù trong bất cứ độ tuổi nào, vị trí công việc nào, vai trò lớn hay nhỏ, hãy dành thời gian để:

• Ngủ đủ giấc, ăn uống đủ dinh dưỡng
• Dành thời gian tập thể dục, vận động mỗi ngày
• Không làm việc liên tục nhiều giờ đồng hồ, hãy dành thời gian thư giản khoảng 10 phút sau mỗi giờ làm việc,…

3.15. Tạo thói quen chủ động trong công việc

Chủ động giúp chúng ta làm chủ nhiều tình huống trong công việc và cuộc sống. Thói quen chủ động được hình thành từ ý thức, trách nhiệm & sự rèn luyện. Muốn nhân viên chủ động, nhà quản lý hãy áp dụng một số nguyên tắc sau:

• Ai cũng cần có To do list.
• Loại bỏ sự trì hoãn: Công việc quan trọng và cấp thiết cần được ưu tiên, mọi công việc cần có thời hạn để nhân viên chủ động bố trí thời gian thực hiện.
• Gắn nhiệm vụ với trách nhiệm.
• Tương tác nhiều hơn ngay cả khi thực hiện các công việc cá nhân.

4. Cách tăng năng suất làm việc cho cá nhân

4.1. Lên danh sách công việc – “Bùa phép” chống lại sự trì hoãn

Không gì tuyệt hơn việc cầm bút và “vẽ” ra một danh sách các việc cần làm cho ngày hôm đó. Đảm bảo viết một cách chi tiết từ nhỏ nhất như “rót ly cà phê” đến “kết thúc dự án ngàn đô”. Bí quyết là mỗi khi hoàn thành việc, đánh dấu “tick” như một chiến binh vừa chiến thắng quái vật. Có cảm giác đó sẽ làm bạn muốn “tick” hết mọi thứ!

4.2. Quy tắc 2 phút – “Đừng có mà nghĩ!”

Nếu có việc gì làm được trong 2 phút, hãy làm ngay và luôn. Đừng lỡ mất cơ hội trở thành “Superman” của chính mình. Mẹo nhỏ: việc nhiều khi không khó, chỉ là do bạn nghĩ nó khó hơn thôi. Thế nên khi nhìn vào đồng hồ đếm ngược 2 phút, đừng nghĩ, cứ lao vào làm, bạn sẽ bất ngờ vì mình hoàn thành nó nhanh thế nào!

4.3. Chia công việc thành miếng bánh nhỏ – “Chia nhỏ ra ăn, mới không sợ béo”

Dự án to đùng cứ như một chiếc bánh kem khổng lồ, nếu nghĩ đến việc phải “ăn” hết nó ngay một lúc, chắc chắn bạn sẽ ngán ngẩm. Hãy cắt bánh ra thành từng miếng nhỏ, xử lý từng phần. “Ăn” từ từ từng miếng một, công việc tự nhiên trôi qua lúc nào không biết!

4.4. Đồng hồ Pomodoro – “Cuộc đua mini với chính mình”

Lấy chiếc đồng hồ hoặc điện thoại, đặt hẹn giờ 25 phút. Trong 25 phút đó, hứa với bản thân sẽ tập trung làm việc như một chú mèo rình mồi, không mở Facebook, không lướt TikTok. Khi hết 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút, rồi quay lại với một trận chiến mới. Vòng lặp này sẽ giúp bạn “đánh lừa” não bộ, khiến nó nghĩ rằng bạn chỉ đang tham gia một cuộc đua nhỏ mà thôi.

4.5. Không gian làm việc – “Dọn dẹp chỗ làm việc, dọn dẹp cả đầu óc”

Bạn có biết rằng một không gian làm việc gọn gàng sẽ giúp tâm trí bạn không còn bị phân tâm bởi đống giấy tờ lộn xộn? Đôi khi việc dọn bàn làm việc cũng giống như làm một buổi lễ “thanh tẩy” trước khi bắt đầu công việc mới. Và đừng quên, đặt một cốc cà phê thơm phức bên cạnh để lấy tinh thần làm việc nào!

4.6. Tự thưởng cho bản thân – “Mồi câu nhỏ, cá to!”

Đừng quên tặng cho mình một phần thưởng nhỏ khi hoàn thành một công việc. Có thể là một chiếc bánh quy, một ly trà sữa, hay đơn giản chỉ là đứng dậy vươn vai, xoay lưng vài cái. Những “phần thưởng” này giống như mồi câu để bạn tiếp tục lao động hăng say và hiệu quả hơn.

>> Tìm hiểu thêm: Khám phá 10 bước thiết lập mục tiêu công việc chuẩn xác, hiệu quả nhất

5. Cách tăng năng suất lao động thông qua công nghệ

Việc áp dụng vào công nghệ vào việc quản lý điều hành doanh nghiệp hiện là yếu tố tất yêu mà doanh nghiệp không thể đi ngược lại. Vì vậy có rất nhiều công cụ giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành thủ công, đánh giá năng suất theo cảm tính, đồng thời giao việc, quản lý tiến độ, báo cáo bằng Excel thì rất có thể nhân viên không đảm bảo năng suất xuất phát từ việc:

• Nhân viên bị động trong công việc, không đạt năng suất/KPI, không chỉ rõ những khó khăn.
• Sử dụng Excel để giao việc và theo dõi deadline. Khi khối lượng công việc quá tải, cả quản lý lẫn nhân viên đều không theo dõi kịp, dễ quên/sót việc, ảnh hưởng đến năng suất và mục tiêu chung.
• Nhân viên chưa biết cách theo dõi, đo lường năng suất, hiệu quả công việc và mất rất nhiều thời gian để tạo các báo cáo thủ công.
• Quản lý không giám sát hoặc theo dõi được tiến độ công việc, năng suất, mức độ hoàn thành KPI của nhân viên; không phát hiện điểm nóng kịp thời hay chỉ ra được những khó khăn để hỗ trợ.
• Nhân viên mất rất nhiều thời gian để thực hiện các quy trình cần sự luân chuyển giữa các bộ phận, khiến cho tiến độ bị chậm. Nhân viên không biết quy trình bao nhiêu bước, ai là người tiếp nhận, khi nào được xử lý, khiến cho tiến độ công việc bị chậm, năng suất thấp.

Để hạn chế những nguyên nhân trên, có thể kể đến một số phương pháp tăng năng suất thông qua ứng dụng công nghệ:

5.1. Sử dụng ứng dụng quản lý công việc

Các ứng dụng quản lý công việc như Trello, Asana, hay Todoist sẽ giúp bạn lên kế hoạch, sắp xếp công việc một cách khoa học và dễ dàng theo dõi tiến độ. Bạn có thể tạo ra các bảng công việc chi tiết, phân loại ưu tiên và thậm chí đặt lời nhắc nhở. Chỉ cần vài cú click, mọi thứ đã được sắp xếp gọn gàng, giúp bạn tập trung hoàn thành công việc mà không bị phân tâm.

5.2. Tăng hiệu suất với phần mềm quản lý thời gian

Phương pháp Pomodoro kết hợp với các ứng dụng như Forest, Focus Booster, hay Clockify giúp bạn quản lý thời gian làm việc hiệu quả. Thiết lập các phiên làm việc 25 phút và nghỉ ngắn, bạn sẽ làm việc tập trung hơn và cảm giác “cuộc đua mini” cũng sẽ giúp tăng hiệu suất đáng kể. Một vài ứng dụng còn mang đến trải nghiệm thú vị như “trồng cây ảo” mỗi khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ!

5.3. Sử dụng phần mềm tự động hóa công việc

Với những công việc lặp đi lặp lại, sử dụng các phần mềm tự động hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Ví dụ, tự động gửi email báo cáo hàng tuần, đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều ứng dụng khác nhau, hoặc lưu trữ file tự động vào thư mục trên đám mây. Từ đó, bạn sẽ có nhiều thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

MISA AMIS Công việc là một trong những ứng dụng quản lý công việc, dự án được đánh giá tốt nhất hiện nay. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, tối ưu hóa phối hợp cho đến đánh giá năng suất, hiệu suất theo thời gian thực

Dùng ngay miễn phí

• Dễ dàng giao việc và kiểm soát tiến độ: Giao việc, phân bổ công việc cho từng người/phòng ban; quản lý tiến độ từng việc chi tiết, dự án, phòng ban.
• Theo dõi năng suất và mức độ hoàn thành mục tiêu:
• Đo lường hiệu suất nhân viên tự động: Hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, phần trăm hoàn thành, tính cam kết,… được tự động đánh giá theo thời gian thực. Nhân viên chủ động theo dõi năng suất, mức độ hoàn thành KPI cá nhân, mục tiêu. Quản lý đánh giá công việc và năng suất, KPI của các thành viên để cải thiện tức thời.
• Trao đổi & đồng bộ tập trung: Trao đổi, update tiến độ, quản lý file tài liệu trên từng công việc, loại bỏ thời gian trao đổi, đồng bộ thủ công trên các app nhắn tin.
• Tự động hóa quy trình phối hợp: Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng để thực hiện công việc theo từng bước, giao nhân sự thực hiện, chỉ định nhân sự liên quan, trao đổi và thống nhất thuận tiện.
• Cảnh báo thông minh: Phần mềm tự động cảnh báo năng suất, nhắc việc khi sắp đến hạn và thông báo tới người liên quan để đội ngũ nhận biết và hỗ trợ.

.