Hướng dẫn Thủ tục chốt sổ BHXH đơn giản và nhanh chóng

Thủ tục chốt sổ BHXH là một nghiệp vụ quan trọng mà người làm nhân sự cần chú ý khi người lao động nghỉ việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn về các quy trình, thủ tục này. Dưới đây, MISA AMIS HRM sẽ  đưa ra hướng dẫn chi tiết cách thức và quy trình giấy tờ chốt sổ BHXH cho người lao động một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

1. Chốt sổ Bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ BHXH là việc xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động tại doanh nghiệp/ tổ chức mà họ làm việc. Quá trình tham gia BHXH sổ phải được ghi lại và đóng mộc tròn đỏ, nhằm xác nhận thời gian đóng BHXH tại nơi đó.

Ví dụ: Nếu anh A làm ở công ty X, sau đó nghỉ và sang công ty Y làm, thì anh A cần làm thủ tục chốt sổ bằng cách mang sổ BHXH quay lại công ty X để được xác nhận quá trình tham gia và đóng dấu mộc đỏ.

2. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?

Thủ tục chốt sổ BHXH được thực hiện trong các trường hợp sau nhắm tất tẩt toán và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao độngtaij đơn vị mà họ tham gia bảo hiểm:

• Khi người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu (khi đã đủ điều kiện).
• Khi đơn vị chuyển sang địa chỉ làm việc khác, dẫn đến phải chuyển cơ quan bảo hiểm xã hội nên cần chốt quá trình đóng với cơ quan cũ.

3. Hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH 

Khi người lao động nghỉ việc, trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau: 

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính các loại giấy tờ đã giữ của người lao động
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động (nếu người lao động yêu cầu). Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Sau khi thực hiện thủ tục chốt sổ cho người lao động, phía doanh nghiệp có trách nhiệm trả sổ trong vòng 14 ngày và tối đa là 30 ngày.

Khi người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp, thì nhiệm vụ chốt sổ  BHXH là bắt buộc. Theo quy định tại Khoản 3 Điều 47 Luật Bảo hiểm xã hội 2014: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.

Bộ phận nhân sự, C&B trong doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề này, vì đây là trách nhiệm bắt buộc, nếu không, doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận các hình thức xử phạt theo đúng pháp luật. 

Tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020 có quy định về việc xử phạt người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động như sau: 

• Phạt từ 1-2 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 01-10 người lao động
• Phạt từ 2-5 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 11-50 người lao động
• Phạt từ 5-10 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 51-100 người lao động
• Phạt từ 10-15 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 101-300 người lao động
• Phạt từ 15-20 triệu đồng đối với doanh nghiệp vi phạm từ 301 người lao động trở lên

Ngoài việc chịu trách nhiệm về xử phạt, các doanh nghiệp vẫn buộc phải hoàn thành đầy đủ các thủ tục chốt sổ BHXH cũng như các giấy tờ liên quan dành cho người lao động. 

Chính vì thế, để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp, và tránh các trường hợp đáng tiếc xảy ra, ngay sau khi người lao động nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần chú ý để thực hiện chốt sổ trong thời gian sớm nhất. 

Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động bao gồm 2 bước: báo giảm lao động và chốt sổ cho người lao động. Trong mỗi bước, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại hồ sơ khác nhau. Cụ thể: 

Bước 1: Thủ tục báo giảm lao động

Đối với người mới là thủ tục thường thắc mắc “Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những gì?”. Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu D02-TS).
• Kê khai thông tin cần thay đổi (nếu có) (Mẫu TK01-TS)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
• Thẻ BHYT của người lao động còn hạn sử dụng.
• 1 Sổ BHXH của người lao động.
• Quyết định, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ báo giảm lao động qua internet (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2: Thủ tục chốt sổ BHXH 

Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, nộp hồ sơ online qua mạng hoặc gửi toàn bộ giấy ttowf bằng đường bưu điện cho Cơ quan BHXH. Nơi công ty đặt trụ sở chính.

Tải ngay đầy đủ các mẫu hồ sơ chốt sổ BHXH 

Thời gian chốt sổ Bảo hiểm xã hội: Đon vị phải thực hiện báo giảm cho người lao động, thời gian xử lý thường trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ với người lao động. Một số trường hợp thì thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Sau khi cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận đầy đủ hồ sơ của doanh nghiệp sẽ tiến hành giải quyết. Nếu hồ sơ không hợp lệ, thiếu hồ sơ hoặc có vấn đề gì phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có thông báo gửi về đơn vị.

4. Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?

Có 2 bộ luật quy định về việc tự chốt sổ bảo hiểm xã hội như sau:

• Theo quy định tại khoản 3 Điều 47, Bộ luật lao động năm 2022 có chỉ rõ:

“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.

• Theo quy định tại khoản 5 điều Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014:

“Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, Người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội. Chốt sổ Bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ Bảo hiểm xã hội nên phía doanh nghiệp không chốt sổ cho người lao động.

Trường hợp đơn vị tổ chức, doanh nghiệp không thực hiện chốt sổ BHXH, người lao động cần liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội tại quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.

5. Tạm kết

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết các bước làm thủ tục chốt sổ BHXH đơn giản, nhanh chóng. Lưu ý, Khi người lao động nghỉ việc cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để thực hiện thủ tục chốt sổ nhanh nhất và trả sổ cho người lao động.