Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp

Quản lý thu chi tiền mặt hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp vận hành trơn tru và minh bạch tài chính. Tuy nhiên, việc xây dựng quy trình thu chi tiền mặt khoa học lại là bài toán khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Bài viết này, MISA AMIS Kế toán sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu về quy trình thu chi tiền mặt, giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý hiệu quả, tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao năng lực quản trị tài chính cho doanh nghiệp.

1. Tại sao cần xây dựng quy trình thu chi tiền mặt?

Trong doanh nghiệp, nếu hoạt động thu chi tiền mặt không được thực hiện theo quy trình và thực hiện một cách chặt chẽ; ví dụ như tiền mặt nộp về quỹ không kịp thời như quy định hay chi tiền mặt nhưng không ghi nhận đầy đủ và đặc biệt là người nắm giữ thu chi (thủ quỹ kiêm kế toán tiền) thực hiện duyệt và chi những khoản không cần thiết để trục lợi cá nhân … sẽ dẫn đến rất nhiều hệ luỵ nghiêm trọng như rủi ro thất thoát quỹ tiền mặt, dòng tiền của doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề dẫn đến ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hơn nữa, quy định về kế toán có một nguyên tắc trình bày rõ nguy cơ này – nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Theo đó, thủ quỹ và kế toán tiền/kế toán thanh toán không thể là một người; chứng từ kế toán không được sắp xếp chung với chứng từ thủ quỹ; sổ quỹ và sổ kế toán phải tách biệt. Việc phân tách thành hai đối tượng, hai người khác nhau vừa giảm thiểu khối lượng công việc vừa đảm bảo kiểm tra chéo (đối chéo) việc ghi nhận thực hiện thu chi tiền mặt.

Hơn nữa, xây dựng quy trình thu chi với từng đầu mục công việc rõ ràng và các quy định cụ thể có liên quan sẽ giúp người thực hiện biết được những việc mình cần làm, cách thức thực hiện công việc đó để thu về kết quả. Như vậy, nhân viên sẽ nắm chắc được quyền hạn và nghĩa vụ công việc của mình để thực hiện tốt, tránh sai sót trong quá trình làm việc và nhất là rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

2. Quy trình kế toán thu tiền mặt

Kế toán tiền mặt là một phân hệ trong kế toán vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau như thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng. Cuối kỳ kế toán theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng phản ánh vào các sổ sách liên quan, tập hợp dữ liệu làm thông tin cho các phân hệ khác.

Đối với kế toán thu tiền mặt, các nghiệp vụ phát sinh được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:

Diễn giải sơ đồ kế toán thu tiền mặt:

• Bước 1: Người nộp tiền làm đề nghị nộp tiền chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (thường gồm 3 liên), đặt giấy than viết và chuyển cho Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng ký và duyệt phiếu thu chuyển lại Kế toán thanh toán;
• Bước 4: Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu
• Bước 5: Thủ quỹ nhận Phiếu thu đồng thời thu tiền và vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ liên 2 phiếu thu, giao lại liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán;
• Bước 6: Kế toán thanh toán tiến hành lưu chứng từ và vào sổ tiền mặt (TK 111).

Đối với 3 liên của phiếu thu, một liên được lưu tại cuống, một liên người nộp tiền giữ. Nếu người ngoài doanh nghiệp thì liên này được xem là căn cứ chứng minh đã nộp tiền. Còn trường hợp người trong công ty thì liên này được giao cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phiếu thu.

Liên còn lại được thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ và cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán và sau đó được bảo quản trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ.

Trong trường hợp bạn đang sử dụng phần mềm kế toán như MISA AMIS Kế toán, chứng từ sẽ được lưu trữ theo đúng quy định trên phần mềm và tự động ghi lên sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chính xác. Hỗ trợ kế toán trong việc tìm kiếm, hạch toán và đảm bảo tính chính xác khi lên hệ thống báo cáo.

Dùng thử miễn phí

3. Quy trình kế toán chi tiền mặt

Đối với kế toán chi tiền mặt, phiếu chi được dùng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi ra và là căn cứ để thủ quỹ phải chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản chi đều phải có phiếu chi.

Phiếu chi được lập thành 2 liên. Trong đó, một liên lưu tại nơi lập phiếu, một liên dùng để thủ quỹ chi tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền sau khi có chữ ký của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên và đóng dấu đã chi vào phiếu chi. Căn cứ vào số tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ.

Quy trình kế toán chi tiền mặt được minh họa bằng sơ đồ dưới đây:

Diễn giải sơ đồ quy trình kế toán chi tiền mặt

• Bước 1: Người đề nghị chi tiền lập Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;
• Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi nộp lên Kế toán trưởng;
• Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi, nếu không hợp lý sẽ trả lại phiếu chi cho kế toán thanh toán chỉnh sửa, còn nếu hợp lý sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc Người được ủy quyền để ký duyệt Phiếu chi;
• Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau đó chuyển lại Kế toán thanh toán;
• Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận Phiếu chi đã được duyệt giao cho Thủ quỹ;
• Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và xuất tiền cho Người đề nghị và lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;
• Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).

Lưu ý: Nếu không được duyệt chi ở bộ phận nào (Kế toán trưởng hay Giám đốc) thì cần trả về thông báo cho người đề nghị chi tiền.

4. Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt

Chứng từ tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê… trong đó chủ yếu là các phiếu thu, phiếu chi. Các chứng từ này phản ánh mọi nghiệp vụ liên quan đến việc tăng giảm tiền mặt của đơn vị. Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt được mô tả bằng sơ đồ dưới đây:

Diễn giải sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ thu chi kế tiền mặt:

• Bước 1: Người đề nghị thu, chi gửi các chứng từ thu tiền, chi tiền đến bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi.
  • Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn
  • Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
• Bước 2: Kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và lập chứng từ thu, chi chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
• Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra lại, nếu các chứng từ hợp lý, hợp lệ sẽ ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
• Bước 4: Kế toán trưởng chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán
• Bước 5: Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Căn cứ vào hạn mức phê duyệt và quy chế tài chính của doanh nghiệp để lãnh đạo phê duyệt/từ chối các đề nghị thu/chị hoặc yêu cầu làm rõ và chi tiết các chứng từ liên quan
• Bước 6: Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đề nghị tạm ứng từ GĐ hoặc Phó GĐ
• Bước 7: Lập chứng từ thu – chi
  • Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi
  • Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC)
• Bước 8: Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC
• Bước 9: Thực hiện thu – chi tiền

Dùng thử miễn phí

Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ cần phải thực hiện các công việc dưới đây:

• Kiểm tra số tiền trên phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc;
• Kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc;
• Kiểm tra ngày tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền;
• Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt;
• Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào phiếu thu, phiếu chi;
• Thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên;
• Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu hoặc phiếu chi ghi vào sổ quỹ;
• Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho kế toán.

Để giúp kế toán đơn giản và chính xác hơn trong các nghiệp vụ liên quan đến quỹ – tiền mặt nói riêng và công tác kế toán nói chung, việc sử dụng các công cụ quản lý tự động được xem là giải pháp hiệu quả hiện nay. Các phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp kế toán hạn chế tối đa các sai sót trong công tác hạch toán kế toán, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức của kế toán viên một cách hiệu quả so với việc thực hiện các thao tác thủ công như trước đây.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép kế toán doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quỹ – tiền mặt nhanh chóng, chính xác:

• Tự động thực hiện các nghiệp vụ thu tiền trả nợ của nhiều khách hàng (bằng tiền mặt)
• Hoàn thuế GTGT bằng tiền mặt
• Thu hoàn ứng bằng tiền mặt sau khi quyết toán tạm ứng
• Thu khác bằng tiền mặt
• Kiểm tra số dư trên sổ quỹ và sổ tiền mặt
• Cho phép xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ
• Trường hợp mua hàng, bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt phần mềm cho phép lập chứng từ mua hàng, bán hàng, kế toán quỹ không phải lập chứng từ thu tiền (Phiếu thu, Nộp tiền vào tài khoản) trên phân hệ Quỹ.