Trong quá trình phát triển, đào tạo nhân viên luôn được xem là khoản đầu tư chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh rủi ro và đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về chi phí đào tạo nhân viên theo pháp luật hiện hành. Bài viết này MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ những nguyên tắc quan trọng, cách hạch toán cũng như quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp – người lao động trong vấn đề chi phí đào tạo.
1. Chi phí đào tạo là gì?
Theo Khoản 3, Điều 62 Bộ Luật Lao Động 2019, chi phí đào tạo được xác định như sau:
Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi phí có chứng từ hợp lệ về chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành và các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài.
2. Các quy định về chi phí đào tạo nhân viên
Quy định về chi phí đào tạo nhân viên dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và các quy định liên quan, yêu cầu doanh nghiệp phải có hợp đồng đào tạo, các chứng từ hợp lệ về chi phí (chi phí người dạy, tài liệu, cơ sở vật chất, hỗ trợ người học, tiền lương và bảo hiểm trong thời gian học). Chi phí này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
2.1 Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, mức tính thuế TNDN đối với các khoản phí dành cho hoạt động đào tạo nhân viên được quy định như sau:
Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện như sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) và khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:
- Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo cho người lao động, bao gồm: chi phí chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học: chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp.
- Như vậy có thể kết luận: mức chi phí được chi trả để đào tạo cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp sẽ được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế, trong trường hợp có đầy đủ các loại chứng từ và hóa đơn cần thiết.
Dưới đây là hồ sơ để có thể đưa mức chi phí này vào mức chi phí hợp lý:
- Văn bản ban hành quyết định cho nhân viên tham gia đào tạo
- Hợp đồng lao động đã ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động
- Bản cam kết tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.
- Hóa đơn tiền học phí và các loại chứng từ thanh toán có liên quan. Trong trường hợp hóa đơn trên 20.000.000 đồng thì bắt buộc phải thực hiện dưới hình thức chuyển khoản.
- Quy chế về lương thưởng của doanh nghiệp cũng phải có quy định rõ ràng về việc cử nhân viên đi học.
2.2 Chi phí đào tạo có tính thuế TNCN hay không?
Theo quy định tại Khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC:
Đối với khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao ĐỘNG.
Do đó, có thể kết luận rằng khoản phí đào tạo người lao động sẽ không được tính vào mục thuế TNCN.
2.3 Phí đào tạo có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?
Theo Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC:
“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ.”
Trong hóa đơn của nhân viên được cử đi học nếu như có thuế giá trị gia tăng thì sẽ được khấu trừ phần thuế giá trị gia tăng đầu vào. Điều này được căn cứ theo điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ.”
Tuy nhiên, có một chú ý về việc quy định đối với đối tượng không chịu thuế gia tăng tại điều khoản 13 Điều 4 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:
“Dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật bao gồm cả dạy ngoại ngữ, tin học; dạy múa, hát, hội họa, nhạc, kịch, xiếc, thể dục, thể thao; nuôi dạy trẻ và dạy các nghề khác nhằm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, kiến thức chuyên môn nghề nghiệp.”
Do đó, nếu như doanh nghiệp tổ chức cho nhân viên tham gia đào tạo theo đúng quy định pháp luật thì doanh nghiệp sẽ không phải chịu thuế GTGT. Điều này đồng nghĩa với việc các đơn vị dạy học và dạy nghề khi thực hiện xuất hóa đơn sẽ không có thuế GTGT và sẽ chỉ cần hạch toán chi phí một cách hợp lý.
Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh hiệu quả nhất
3. Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo?
Người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo trong các trường hợp sau:
3.1 Các trường hợp người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo
Theo Điều 62, Luật Lao động năm 2019, trong một số trường hợp, người lao động không cần hoàn trả chi phí đào tạo cho người sử dụng lao động. Cụ thể như sau:
- Khi người lao động được đào tạo nhằm phục vụ mục tiêu cá nhân và có sự đồng thuận.
- Khi có sự thay đổi vị trí hoặc công việc trong cùng đơn vị lao động, nhưng người lao động không đồng ý tiếp tục do lý do sức khỏe hoặc sở thích.
- Trong trường hợp tổ chức sử dụng lao động có sự sáp nhập, phân chia, giải thể, chuyển nhượng hoặc tái cơ cấu mà ảnh hưởng đến trạng thái sở hữu.
- Khi chương trình đào tạo được tổ chức để đảm bảo an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, hoặc sức khỏe của người lao động.
- Khi người lao động không thể hoàn thành hoặc tiếp tục công việc theo chương trình đào tạo do các lý do cá nhân như sức khỏe hoặc sở thích, và điều này nằm trong kế hoạch đào tạo của tổ chức sử dụng lao động.
3.2 Các trường hợp phải bồi thường chi phí đào tạo
Mặc dù trong quá trình đào tạo, doanh nghiệp có trách nhiệm phải chi trả khoản phí đào tạo cho người lao động. Nhưng trong một số trường hợp, người lao động phải bồi thường khoản phí đó cho doanh nghiệp nếu không thực hiện đúng theo luật lao động và các điều khoản trong hợp đồng đào tạo.
Các trường hợp cụ thể mà người lao động phải bồi thường chi phí tham gia đào tạo cho doanh nghiệp bao gồm:
- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong thời gian tham gia đào tạo (theo Điều 40, BLLĐ 2019).
- Khi hai bên có thỏa thuận về các nội dung liên quan đến bồi thường chi phí đào tạo trong hợp đồng trước đó.
- Cán bộ, công chức, viên chức được cử đi đào tạo nhưng lại tự ý nghỉ ngang, không tham gia đầy đủ quá trình đào tạo.
- Cán bộ, công chức, viên chức sau khi hoàn thành xong chương trình đào tạo, được cấp văn bằng/chứng chỉ tốt nghiệp khóa đào tạo nhưng chưa phục vụ đủ thời gian cam kết làm việc, thực hiện công vụ, nhiệm vụ tại cơ quan, doanh nghiệp mà lại tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng lao đồng.
Người lao động sẽ không phải bồi thường chi phí trong các trường hợp sau:
- Người lao động là phụ nữ có thai phải chấm dứt học nghề hoặc hợp đồng lao động theo xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền về việc tiếp tục học nghề hoặc tiếp tục lao động sẽ ảnh hưởng tới thai nhi.
- Doanh nghiệp không có giao kết hợp đồng lao động với người học nghề sau khi học xong
- Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp
3.3 Mức bồi thường chi phí đào tạo
Mức bồi thường được xác định bằng công thức sau:
| S = F/T1 x (T1 – T2) |
Trong đó:
- S: chi phí bồi thường
- F: tổng chi phí do cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức đi học chi trả theo thực tế cho 01 người lao động để tham gia các khóa đào tạo
- T1: Thời gian yêu cầu phải làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức sau khi hoàn thành các khóa học, được tính bằng số tháng làm tròn
- T2: thời gian đã phục vụ sau đào tạo được tính bằng số tháng làm tròn.
Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả
4. Kết luận
Có thể thấy, việc đào tạo nhân viên không chỉ giúp nâng cao năng lực đội ngũ mà còn là yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, để quản lý hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo rõ ràng, đồng thời có phương thức hạch toán chi phí minh bạch. Việc áp dụng các giải pháp quản trị hiện đại như MISA AMIS Nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, kiểm soát chi phí đào tạo và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực toàn diện.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
