Với doanh nghiệp nhỏ, kế toán không chỉ làm nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải theo dõi phê duyệt, kiểm tra và nhắc nhở bổ sung hồ sơ,… Khi các công việc này vẫn thực hiện thủ công, hồ sơ dễ bị chậm duyệt, thất lạc hoặc phát sinh sai sót.
Tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các bước xử lý, tự động chuyển hồ sơ đến đúng người phụ trách, cập nhật trạng thái theo thời gian thực và giảm thao tác thủ công.
Vậy tự động hóa quy trình mang lại lợi ích gì và nên bắt đầu từ đâu để đạt hiệu quả nhanh nhất? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của MISA AMIS.
1. Khái niệm về tự động hóa quy trình
Tự động hóa quy trình là việc sử dụng phần mềm để thiết lập, vận hành và theo dõi các bước trong một quy trình làm việc. Thay vì nhân viên phải gửi email, nhắn tin, in giấy tờ hoặc tự nhắc từng người xử lý, hệ thống sẽ tự động chuyển yêu cầu đến đúng người phụ trách, gửi thông báo, cập nhật trạng thái và lưu lại lịch sử xử lý.
Ví dụ, với quy trình đề nghị thanh toán, hồ sơ có thể được tự động luân chuyển theo các bước:
Nhân viên lập đề nghị → Trưởng bộ phận phê duyệt → Kế toán kiểm tra → Giám đốc phê duyệt → Thanh toán → Lưu trữ hồ sơ
Khi một bước hoàn thành, hệ thống tự động chuyển hồ sơ sang bước tiếp theo. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng biết hồ sơ đang ở đâu, ai đang xử lý, bước nào bị chậm và cần can thiệp kịp thời.
2. Vì sao doanh nghiệp nhỏ ngày càng cần tự động hóa quy trình?
Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng hồ sơ, yêu cầu phê duyệt phát sinh ngày càng nhiều, cách làm thủ công bắt đầu bộc lộ hạn chế: khó theo dõi tiến độ, dễ bỏ sót thông tin, mất thời gian nhắc việc và khó kiểm soát trách nhiệm của từng người.
Tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp nhỏ thiết lập một cách làm việc thống nhất hơn. Mỗi yêu cầu được luân chuyển theo đúng bước, đến đúng người phụ trách. Cụ thể, giải pháp này mang lại một số lợi ích nổi bật sau:
2.1 Rút ngắn thời gian xử lý và chờ phê duyệt
Với cách làm thủ công, kế toán và các bộ phận liên quan thường mất nhiều thời gian để gửi hồ sơ, nhắc phê duyệt, kiểm tra trạng thái hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều kênh khác nhau.
Khi quy trình được tự động hóa, hệ thống sẽ tự chuyển hồ sơ đến đúng người phụ trách, gửi thông báo khi có yêu cầu mới và cập nhật trạng thái xử lý theo thời gian thực. Nhờ đó, nhân viên giảm bớt việc theo dõi thủ công, còn nhà quản lý có thể xử lý các yêu cầu nhanh hơn.
2.2 Giảm sai sót trong quá trình xử lý
Sai sót thường phát sinh khi dữ liệu phải nhập lại nhiều lần hoặc trao đổi rời rạc email, chat. Chỉ cần dùng nhầm phiên bản tài liệu, thiếu chứng từ hoặc nhập sai số tiền, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian đối chiếu và điều chỉnh.
Tự động hóa quy trình giúp dữ liệu được nhập một lần và sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình xử lý. Hồ sơ, chứng từ, người phê duyệt và lịch sử thay đổi đều được lưu tập trung, giúp hạn chế nhập liệu trùng lặp, bỏ sót chứng từ hoặc xử lý sai thông tin.
2.3 Chuẩn hóa quy trình làm việc giữa các bộ phận
Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, mỗi bộ phận có thể xử lý công việc theo một cách khác nhau. Điều này khiến quy trình thiếu thống nhất, khó bàn giao khi có nhân sự mới và dễ phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.
Khi áp dụng tự động hóa quy trình, các bước xử lý, người phụ trách và điều kiện phê duyệt được thiết lập sẵn trên hệ thống. Nhờ đó, mọi bộ phận cùng làm việc theo một quy trình chung, phối hợp dễ dàng hơn.
Chuẩn hóa quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất. Trải nghiệm miễn phí để cảm nhận sự khác biệt trong vận hành doanh nghiệp.
2.4 Dễ theo dõi tiến độ, minh bạch trách nhiệm
Với cách làm thủ công, để biết một hồ sơ đang ở đâu, kế toán thường phải gọi điện, nhắn tin. Việc này không chỉ mất thời gian mà còn khiến doanh nghiệp khó phát hiện hồ sơ bị chậm ở bước nào.
Khi quy trình được tự động hóa, trạng thái của từng hồ sơ được cập nhật liên tục trên hệ thống. Doanh nghiệp có thể biết ai đang xử lý, hồ sơ đang ở bước nào, đã phê duyệt hay chưa và có bị quá hạn không. Toàn bộ lịch sử xử lý cũng được lưu lại, giúp việc kiểm tra, đối chiếu và quy trách nhiệm rõ ràng hơn.
2.5 Giúp kế toán tập trung vào công việc chuyên môn
Kế toán tại doanh nghiệp nhỏ thường phải dành nhiều thời gian cho các việc hành chính như theo dõi phê duyệt, nhắc bổ sung chứng từ, kiểm tra tiến độ hồ sơ hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn.
Khi các bước lặp lại được tự động hóa, kế toán có thêm thời gian tập trung vào những công việc có giá trị hơn như kiểm soát số liệu, đối chiếu chứng từ, lập báo cáo, phân tích tài chính và tham mưu cho ban lãnh đạo.
3. Những quy trình doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên tự động hóa
Không phải mọi quy trình đều cần tự động hóa ngay từ đầu. Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên những quy trình phát sinh thường xuyên, có nhiều bước xử lý hoặc liên quan đến nhiều phòng ban. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thấy được hiệu quả của tự động hóa, đồng thời tạo nền tảng để mở rộng sang các quy trình khác.
>>> Xem thêm: Doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa những quy trình nào?
| Quy trình | Khó khăn khi xử lý thủ công | Lợi ích khi tự động hóa |
|---|---|---|
| Quy trình thanh toán | Mất thời gian nhắc duyệt, khó biết hồ sơ đang ở đâu, dễ thất lạc chứng từ | Tự động luân chuyển theo cấp duyệt, cập nhật trạng thái, rút ngắn thời gian xử lý |
| Quy trình tạm ứng – hoàn ứng | Khó theo dõi khoản đã tạm ứng, chứng từ hoàn ứng và thời hạn hoàn ứng | Quản lý xuyên suốt từ đề nghị, phê duyệt, chi tiền đến hoàn ứng |
| Quy trình phê duyệt và xin ý kiến | Ý kiến nằm rải rác ở email, tin nhắn, giấy tờ nên khó tổng hợp, kiểm soát và tra soát. | Tập trung yêu cầu và ý kiến phản hồi tại một nơi, giúp dễ theo dõi, kiểm soát và tra cứu lịch sử. |
| Quy trình mua hàng | Quy trình phê duyệt kéo dài, khó kiểm soát ngân sách và nhu cầu mua sắm | Chuẩn hóa từ đề xuất mua hàng đến phê duyệt, nhận hàng và thanh toán |
| Quy trình phê duyệt hợp đồng và hồ sơ nội bộ | Hồ sơ lưu nhiều nơi, dễ thất lạc, khó tìm kiếm và đối chiếu lịch sử phê duyệt. | Lưu trữ tập trung hồ sơ và lịch sử xử lý, giúp dễ tra cứu, đối chiếu và kiểm soát hồ sơ đã duyệt. |
Chuẩn hóa toàn bộ quy trình đề nghị thanh toán, tạm ứng, quản lý chứng từ, công nợ và phê duyệt chỉ trên một nền tảng duy nhất. Giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót và dễ dàng theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
4. Doanh nghiệp nhỏ có cần đầu tư phần mềm tự động hóa ngay không?
Câu trả lời là có, tuy nhiên các đơn vị không cần đầu tư lớn ngay từ đầu. Thay vì triển khai đồng loạt nhiều quy trình, doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với những quy trình phát sinh thường xuyên như đề nghị thanh toán, phê duyệt chi, tạm ứng – hoàn ứng hoặc quản lý công nợ. Đây là các quy trình dễ triển khai, mang lại hiệu quả rõ rệt, giúp kế toán xử lý công việc nhanh hơn, doanh nghiệp nhanh chóng làm quen được với cách vận hành số.
Khi các quy trình này được kết nối với phần mềm kế toán, dữ liệu sẽ được đồng bộ xuyên suốt, giảm thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Doanh nghiệp vừa tối ưu hiệu quả vận hành, vừa có thể mở rộng tự động hóa sang các quy trình khác khi quy mô phát triển.
5. Giải pháp tự động hóa quy trình với AMIS Quy trình
Doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm 1 giải pháp tự động hóa quy trình dễ triển khai, phù hợp với quy mô vận hành thì AMIS Quy trình là một lựa chọn đáng để cân nhắc. Phần mềm cho phép đơn vị thiết kế, vận hành và quản lý quy trình làm việc trên 1 nền tảng mà không cần đầu tư hệ thống ERP phức tạp.
Ưu điểm nổi bật của AMIS quy trình là khả năng số hóa toàn bộ quy trình làm việc từ bước tạo yêu cầu, phê duyệt, xử lý đến lưu trữ kết quả. Hệ thống sẽ tự động luân chuyển hồ sơ đến đúng người cần phụ trách, gửi thông báo khi có công việc mới, theo dõi tiến độ theo thời gian thực và lưu lại toàn bộ lịch sử xử lý. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được đáng kể những thao tác thủ công, hạn chế chậm phê duyệt và nâng cao khả năng kiểm soát quy trình.
Những quy trình có thể triển khai được trên AMIS Quy trình có thể kể đến như:
- Quy trình thanh toán
- Quy trình tạm ứng – hoàn ứng
- Quy trình phê duyệt, xin ý kiến
- Quy trình mua hàng
- Quy trình phê duyệt hợp đồng và các hồ sơ nội bộ…
Bên cạnh đó, AMIS Quy trình kết nối trực tiếp với AMIS Kế toán, giúp dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt giữa quy trình và nghiệp vụ kế toán. Thông tin từ các đề nghị thanh toán, chứng từ hay hồ sơ đã phê duyệt có thể được chuyển sang kế toán, giúp giảm nhập liệu nhiều lần, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
Đặc biệt, AMIS Quy trình nằm trong bộ giải pháp AMIS Lite. Khách hàng mua mới hoặc đang sử dụng sẽ được tặng miễn phí bộ giải pháp AMIS Lite trị giá lên đến 18.9000.000đ giúp doanh nghiệp bắt đầu số hoa quy trình làm việc mà không cần đầu tư thêm nhiều phần mềm riêng lẻ.
ĐĂNG KÝ NHẬN BỘ GIẢI PHÁP AMIS LITE MIỄN PHÍ
Đây chính là giải pháp phù hợp dành cho các doanh nghiệp nhỏ từng bước chuẩn hóa quy trình vận hành, giảm thiểu công việc thủ công và xây dựng nền tảng quản trị số ngay từ những quy trình quan trọng nhất như đề nghị thanh toán, phê duyệt chi hay quản lý chứng từ.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
