Doanh nghiệp nhỏ không quá tải vì thiếu nhân sự, mà vì vẫn phải xử lý nhiều công việc thủ công như theo dõi phê duyệt, quản lý chứng từ hay nhập liệu nhiều lần. Tự động hóa quy trình giúp chuẩn hóa cách làm việc, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành mà không cần đầu tư hệ thống phức tạp. Vậy doanh nghiệp nhỏ sẽ nhận được những lợi ích gì và nên bắt đầu tự động hóa từ quy trình nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của MISA AMIS.
1. Khái niệm về tự động hóa quy trình
Tự động hóa quy trình là việc sử dụng phần mềm để tự động thực hiện và quản lý các bước trong 1 quy trình làm việc. Thay vì phải gửi email, nhắn tin, in giấy tờ hoặc theo dõi tiến độ thủ công, hệ thống sẽ tự động chuyển hồ sơ đến đúng người xử lý, gửi thông báo và cập nhật trạng thái theo quy trình đã thiết lập.
Ví dụ với quy trình đề nghị thanh toán, thay vì kế toán phải gửi hồ sơ cho từng cấp duyệt và liên tục nhắc nhở qua email hoặc zalo, hệ thống sẽ tự động luân chuyển hồ sơ theo các bước:
Nhân viên lập đề nghị → Trưởng bộ phận phê duyệt → Kê toán kiểm tra → Giám đốc phê duyệt → Thanh toán → Lưu trữ hồ sơ
Điểm cộng của quy trình này là khi 1 bước hoàn thành, hồ sơ sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo và tất cả các trạng thái đều được cập nhật trên hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ, giảm thời gian chờ phê duyệt và hạn chế sai sót do xử lý thủ công.
2. Vì sao doanh nghiệp nhỏ ngày càng cần tự động hóa quy trình?
Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng công việc và số lượng chứng từ ngày càng tăng, các quy trình xử lý thủ công bằng excel, email hay zalo dần trở nên kém hiệu quả. Tự động hóa quy tình giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách làm việc, giảm công việc lặp lại và nâng cao hiệu quả vận hành. Một số lợi ích nổi bật mà giải pháp này mang lại có thể kể đến như:
2.1 Tiết kiệm thời gian xử lý công việc
Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ, không ít thời gian được dành cho các công việc mang tính chất hành chính như gửi email xin phê duyệt, nhắn tin nhắc xử lý, cập nhật trạng thái hồ sơ hoặc tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau. Việc tuy đơn giản nhưng lặp đi lặp lại mỗi ngày và chiếm phần lớn thời gian của kế toán cũng như các phòng ban khác.
Áp dụng tự động hóa quy trình, hệ thống tự chuyển hồ sơ đến đúng người phụ trách, gửi thông báo khi có yêu cầu mới và cập nhật trạng thái theo thời gian thực. Nhờ đó, nhân viên không còn phải theo dõi thủ công từng bước, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao năng suất làm việc.
2.2 Giảm sai sót trong quá trình xử lý
Sai sót thường phát sinh khi dữ liệu phải nhập nhiều lần hoặc được trao đổi qua nhiều kênh khác nhau như Excel, email và Zalo. Chỉ cần một bước nhập sai hoặc sử dụng nhầm phiên bản tài liệu cũng có thể dẫn đến sai lệch số liệu, chậm thanh toán hoặc ảnh hưởng đến báo cáo kế toán.
Tự động hóa quy trình giúp dữ liệu được nhập 1 lần và sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quy trình. Thông tin được lưu trữ tập trung, hạn chế chỉnh sửa ngoài hệ thống và giảm nguy cơ bỏ sót chứng từ hoặc nhập liệu trùng lặp. Điều này giúp cho doanh nghiệp nâng cao độ chính xác và giảm rủi ro trong quá trình vận hành.
2.3 Chuẩn hóa quy trình làm việc
Một lợi ích khác của việc tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp nhỏ không thể không nhắc đến đó chính là chuẩn hóa quy trình làm việc. So với trước đây, nhân viên có thể xử lý công việc theo nhiều cách khác nhau, dẫn đến chất lượng công việc thiếu đồng bộ, gây khó khăn cho việc mở rộng hoặc khi có nhân sự mới.
Sau khi áp dụng tự động hóa quy trình, người chịu trách nhiệm và điều kiện phê duyệt đều được thiết lập sẵn trên hệ thống. Mọi nhân viên đều làm việc theo 1 quy trình, doanh nghiệp được xây dựng cách làm việc thống nhất, giảm bớt sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân mà vẫn đảm bảo công việc được xử lý theo đúng quy định.
Chuẩn hóa quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất. Trải nghiệm miễn phí để cảm nhận sự khác biệt trong vận hành doanh nghiệp.
2.4 Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực
Doanh nghiệp nhỏ trước đây muốn theo dõi tiến độ công việc đang được xử lý đến đâu là một điều vô cùng khó khăn. Việc phải gọi điện liên tục để kiểm tra tiến độ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Với hệ thống tự động hóa quy trình, mọi trạng thái xử lý đều được cập nhật theo thời gian thực. Chỉ với vài thao tác, doanh nghiệp có thể biết hồ sơ đang ở bước nào, ai đang phụ trách và bước nào đang bị quá hạn. Điều này giúp ban lãnh đạo dễ dàng giám sát tiến độ, phát hiện điểm nghẽn và đưa ra phương án xử lý kịp thời.
2.5 Tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban
Một quy trình thường liên quan đến nhiều bộ phận như kinh doanh, mua hàng, kế toán và ban lãnh đạo. Nếu việc trao đổi chỉ dựa trên email hoặc tin nhắn, thông tin rất dễ bị phân tán, bỏ sót hoặc không được cập nhật kịp thời.
Khi quy trình được tự động hóa, các phòng ban cùng làm việc trên một nền tảng thống nhất. Mỗi bộ phận chỉ cần xử lý đúng phần việc của mình, sau đó hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo. Điều này giúp việc phối hợp trở nên nhanh chóng, hạn chế tình trạng chờ đợi và đảm bảo thông tin luôn được đồng bộ.
2.6 Nâng cao tính minh bạch và khả năng kiểm soát
Trong quy trình thủ công, việc xác định ai đã xử lý, ai đang giữ hồ sơ hoặc hồ sơ bị chậm ở đâu thường mất nhiều thời gian. Điều này gây khó khăn khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc giải trình.
Tự động hóa quy trình giúp lưu lại toàn bộ lịch sử xử lý trên hệ thống, bao gồm thời gian thực hiện, người xử lý, nội dung phê duyệt và các thay đổi liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu khi cần kiểm toán, kiểm soát nội bộ hoặc xử lý các vấn đề phát sinh. Đồng thời, việc minh bạch trách nhiệm của từng cá nhân cũng góp phần nâng cao ý thức tuân thủ quy trình.
2.7 Giảm chi phí vận hành
Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng công việc tăng lên nhưng ngân sách để tuyển thêm nhân sự thường có hạn. Nếu tiếp tục xử lý thủ công, doanh nghiệp sẽ phải dành nhiều nguồn lực hơn để theo dõi, nhập liệu và xử lý hồ sơ.
Tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều công việc hơn với cùng một nguồn nhân lực. Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp còn giảm được chi phí phát sinh do sai sót, chậm tiến độ hoặc thất lạc chứng từ. Đây là một trong những lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả vận hành.
2.8 Giúp kế toán tập trung vào công việc chuyên môn
Thực tế, kế toán không quá tải vì nghiệp vụ kế toán phức tạp mà chủ yếu do phải xử lý nhiều công việc hành chính như theo dõi phê duyệt, thu thập chứng từ, đối chiếu thông tin và nhắc các bộ phận hoàn thiện hồ sơ. Những công việc này tiêu tốn nhiều thời gian nhưng lại không tạo ra nhiều giá trị.
Khi các quy trình được tự động hóa, hệ thống sẽ đảm nhận phần lớn các công việc lặp lại như luân chuyển hồ sơ, gửi thông báo, theo dõi trạng thái và lưu trữ dữ liệu. Nhờ đó, kế toán có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như kiểm soát số liệu, phân tích báo cáo tài chính, tư vấn cho ban lãnh đạo và góp phần nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
3. Những quy trình doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên tự động hóa
Không phải mọi quy trình đều cần tự động hóa ngay từ đầu. Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên những quy trình phát sinh thường xuyên, có nhiều bước xử lý hoặc liên quan đến nhiều phòng ban. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thấy được hiệu quả của tự động hóa, đồng thời tạo nền tảng để mở rộng sang các quy trình khác.
>>> Xem thêm: Doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa những quy trình nào?
| Quy trình | Khó khăn khi xử lý thủ công | Lợi ích khi tự động hóa |
|---|---|---|
| Đề nghị thanh toán và phê duyệt chi | Hồ sơ luân chuyển qua nhiều cấp, mất thời gian nhắc phê duyệt, khó theo dõi tiến độ, dễ thất lạc chứng từ. | Tự động chuyển hồ sơ theo đúng cấp phê duyệt, cập nhật trạng thái theo thời gian thực, rút ngắn thời gian xử lý và kết nối với phần mềm kế toán để thực hiện thanh toán. |
| Tạm ứng – hoàn ứng | Khó kiểm soát các khoản tạm ứng, dễ quên hoàn ứng hoặc thiếu chứng từ đối chiếu. | Theo dõi toàn bộ quá trình từ đề nghị, phê duyệt, giải ngân đến hoàn ứng trên một hệ thống, giúp kiểm soát chặt chẽ và hạn chế sai sót. |
| Quản lý hóa đơn, chứng từ | Chứng từ lưu rải rác trên email, Zalo hoặc giấy tờ, mất nhiều thời gian tìm kiếm và đối chiếu. | Tập trung lưu trữ chứng từ trên một hệ thống, dễ dàng tra cứu, luân chuyển và theo dõi lịch sử xử lý. |
| Quản lý công nợ | Theo dõi công nợ bằng Excel dễ bỏ sót các khoản phải thu, phải trả hoặc thanh toán quá hạn. | Cập nhật công nợ theo thời gian thực, nhắc lịch thanh toán, hỗ trợ đối chiếu và kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn. |
| Mua hàng | Quy trình phê duyệt kéo dài, thông tin giữa các bộ phận không đồng bộ, khó kiểm soát ngân sách mua sắm. | Chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ đề xuất mua hàng đến thanh toán, giúp xử lý nhanh hơn và nâng cao khả năng phối hợp giữa các phòng ban. |
| Phê duyệt hợp đồng và hồ sơ nội bộ | Phải gửi email hoặc giấy tờ qua nhiều cấp, khó theo dõi tình trạng xử lý và lịch sử phê duyệt. | Hồ sơ được tự động luân chuyển, lưu đầy đủ lịch sử xử lý và rút ngắn thời gian phê duyệt.
|
Chuẩn hóa toàn bộ quy trình đề nghị thanh toán, tạm ứng, quản lý chứng từ, công nợ và phê duyệt chỉ trên một nền tảng duy nhất. Giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót và dễ dàng theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
4. Doanh nghiệp nhỏ có cần đầu tư phần mềm tự động hóa ngay không?
Câu trả lời là có, tuy nhiên các đơn vị không cần đầu tư lớn ngay từ đầu. Thay vì triển khai đồng loạt nhiều quy trình, doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với những quy trình phát sinh thường xuyên như đề nghị thanh toán, phê duyệt chi, tạm ứng – hoàn ứng hoặc quản lý công nợ. Đây là các quy trình dễ triển khai, mang lại hiệu quả rõ rệt, giúp kế toán xử lý công việc nhanh hơn, doanh nghiệp nhanh chóng làm quen được với cách vận hành số.
Khi các quy trình này được kết nối với phần mềm kế toán, dữ liệu sẽ được đồng bộ xuyên suốt, giảm thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Doanh nghiệp vừa tối ưu hiệu quả vận hành, vừa có thể mở rộng tự động hóa sang các quy trình khác khi quy mô phát triển.
5. Giải pháp tự động hóa quy trình với AMIS Quy trình
Doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm 1 giải pháp tự động hóa quy trình dễ triển khai, phù hợp với quy mô vận hành thì AMIS Quy trình là một lựa chọn đáng để cân nhắc. Phần mềm cho phép đơn vị thiết kế, vận hành và quản lý quy trình làm việc trên 1 nền tảng mà không cần đầu tư hệ thống ERP phức tạp.
Ưu điểm nổi bật của AMIS quy trình là khả năng số hóa toàn bộ quy trình làm việc từ bước tạo yêu cầu, phê duyệt, xử lý đến lưu trữ kết quả. Hệ thống sẽ tự động luân chuyển hồ sơ đến đúng người cần phụ trách, gửi thông báo khi có công việc mới, theo dõi tiến độ theo thời gian thực và lưu lại toàn bộ lịch sử xử lý. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm được đáng kể những thao tác thủ công, hạn chế chậm phê duyệt và nâng cao khả năng kiểm soát quy trình.
Những quy trình có thể triển khai được trên AMIS Quy trình có thể kể đến như:
- Quy trình đề nghị thanh toán, phê duyệt chi
- Quy trình tạm ứng – hoàn ứng
- Quy trình quản lý hóa đơn, chứng từ
- Quy trình quản lý công nợ
- Quy trình mua hàng
- Quy trình phê duyệt hợp đồng và các hồ sơ nội bộ…
Bên cạnh đó, AMIS Quy trình kết nối trực tiếp với AMIS Kế toán, giúp dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt giữa quy trình và nghiệp vụ kế toán. Thông tin từ các đề nghị thanh toán, chứng từ hay hồ sơ đã phê duyệt có thể được chuyển sang kế toán, giúp giảm nhập liệu nhiều lần, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
Đặc biệt, AMIS Quy trình nằm trong bộ giải pháp AMIS Lite. Khách hàng mua mới hoặc đang sử dụng sẽ được tặng miễn phí bộ giải pháp AMIS Lite trị giá lên đến 18.9000.000đ giúp doanh nghiệp bắt đầu số hoa quy trình làm việc mà không cần đầu tư thêm nhiều phần mềm riêng lẻ.
ĐĂNG KÝ NHẬN BỘ GIẢI PHÁP AMIS LITE MIỄN PHÍ
Đây chính là giải pháp phù hợp dành cho các doanh nghiệp nhỏ từng bước chuẩn hóa quy trình vận hành, giảm thiểu công việc thủ công và xây dựng nền tảng quản trị số ngay từ những quy trình quan trọng nhất như đề nghị thanh toán, phê duyệt chi hay quản lý chứng từ.
