Biên bản điều chỉnh hóa đơn (văn bản thỏa thuận xử lý hóa đơn điện tử có sai sót) là tài liệu quan trọng trong quá trình xử lý hóa đơn theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp sai sót đều phải lập văn bản này và nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn về điều kiện áp dụng, cách lập cũng như quy trình thực hiện. Đọc ngay nội dung dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS để cập nhật quy định mới nhất, tải mẫu tham khảo và biết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đúng quy định hiện hành.
1. Khi nào cần lập biên bản thông báo điều chỉnh hóa đơn?
Căn cứ nội dung quy định tại khoản 3 điều 10 nghị định 254/2026/NĐ-CP và điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán phải thực hiện việc lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua trước khi lập hóa đơn theo từng trường hợp.
Cụ thể như sau:
- Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai sót của hóa đơn trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Trường hợp người mua là cá nhân, người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận mà chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót của hóa đơn hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Sau khi đã hoàn thành việc thỏa thuận hoặc thông báo theo quy định, người bán cần thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tương ứng với trường hợp sai sót theo quy định.
2. Mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
Hiện nay, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định mẫu văn bản thỏa thuận. Do đó, các bên được tự xây dựng mẫu phù hợp, bảo đảm thể hiện đầy đủ thông tin hóa đơn sai sót và nội dung xử lý theo quy định.
Dưới đây là mẫu văn bản thỏa thuận tham khảo, được xây dựng theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Tải xuống Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bản word
3. Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm kế toán MISA AMIS
Để thực hiện lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm MISA AMIS Kế Toán, ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại giao diện phần mềm, truy cập vào Quản lý hóa đơn\Quy trình\chọn Biên bản điều chỉnh hoá đơn
Dùng thử ngay phần MISA AMIS Kế Toán miễn phí
Bước 2: Giao diện sẽ tự động chuyển sang giao diện lập biên bản điều chính hóa đơn trên MISA MeInVoice, Tại đây:
+ Ta thực hiện lập biên bản điều chỉnh trên phần mềm meInvoice như sau:
– Vào mục xử lý hóa đơn > chọn điều chỉnh hóa đơn > chọn Lập biên bản điện tử
– Chọn hóa đơn cần lập biên bản điều chỉnh > Khai báo nội dung biên bản > Ký điện tử > Lưu và gửi biên bản cho khách hàng
4. Cách ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn
Văn bản thỏa thuận cần ghi đầy đủ thông tin về các bên, hóa đơn sai sót và phương án xử lý theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi từng nội dung trong văn bản.
Thông tin người bán và người mua
Ghi đầy đủ thông tin của hai bên theo Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh, bao gồm:
- Tên đơn vị
- Mã số thuế
- Địa chỉ trụ sở
- Người đại diện (Nếu có)
Thông tin hóa đơn điện tử có sai sót
Ghi chính xác thông tin của hóa đơn cần điều chỉnh, gồm:
- Số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
- Tên hàng hóa, dịch vụ (Nếu cần)
Nội dung sai sót
Mô tả rõ nội dung sai trên hóa đơn, ví dụ như:
- Sai tên hàng hóa, dịch vụ
- Sai đơn vị tính
- Sai số lượng
- Sai đơn giá
- Sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT
- Sai thành tiền
- Sai thông tin người mua
- Sai nội dung khác
Phương án xử lý
Ghi rõ hình thức xử lý đã thống nhất:
- Lập hóa đơn điều chỉnh
- Lập hóa đơn thay thế
Lưu ý: Nội dung phải phù hợp với quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Cam kết của các bên
Ghi nội dung xác nhận, ví dụ như: Hai bên thống nhất nội dung sai sót trên và thống nhất thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh (hoặc hóa đơn thay thế) theo quy định tại điểm b khoản 3 điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Thời gian và chữ ký
Ghi:
- Ngày, tháng, năm lập văn bản
- Chữ ký của người đại diện hoặc người được ủy quyền của hai bên (Nếu có)
- Đóng dấu (Nếu doanh nghiệp sử dụng dấu)
5. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định nội dung sai sót
Người bán kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập để xác định chính xác nội dung sai sót như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc các thông tin khác trên hóa đơn.
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
Theo điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Trường hợp người mua là cá nhân, người bán không phải lập văn bản thỏa thuận mà chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có) trước khi xử lý hóa đơn.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Căn cứ nội dung sai sót, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định và có căn cứ đối chiếu với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Bước 4: Ký số, gửi hóa đơn và lưu trữ hồ sơ
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán thực hiện ký số, gửi hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã) và gửi cho người mua theo quy định.
Hồ sơ xử lý hóa đơn sai sót cần được lưu trữ đầy đủ, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót;
- Văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua (nếu thuộc trường hợp phải lập);
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Kết luận
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đúng trình tự, hạn chế rủi ro khi kê khai thuế và lưu trữ chứng từ. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ trường hợp phải lập văn bản thỏa thuận, cách ghi nội dung, quy trình xử lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng như cách thực hiện trên phần mềm MISA AMIS để quản lý hóa đơn nhanh chóng và chính xác.
Để quản lý hóa đơn điện tử và kế toán hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên một nền tảng thống nhất, giúp giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán:
- Tự động lấy hóa đơn đầu vào từ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
- Trợ lý số MISA AVA hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, phát hiện sai sót và đề xuất điều chỉnh
- Tự động nhận diện hàng hóa, khách hàng chưa có trong danh mục và cập nhật vào hệ thống
- Gợi ý lập chứng từ hạch toán phù hợp với từng loại hóa đơn đã lấy về
- Tự động đối chiếu thuế GTGT, cảnh báo hóa đơn không hợp lệ hoặc trùng lặp.
