Doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa những quy trình nào?

Trong doanh nghiệp nhỏ, kế toán thường không chỉ thực hiện nghiệp vụ chuyên môn mà còn phải tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra chứng từ, theo dõi phê duyệt và nhắc các bộ phận bổ sung thông tin. Nếu đề nghị được gửi qua giấy, Excel, email hoặc ứng dụng nhắn tin, kế toán dễ mất nhiều thời gian tổng hợp, nhập lại dữ liệu và tra cứu tiến độ.

Tự động hóa các quy trình liên quan đến kế toán giúp doanh nghiệp giải quyết tình trạng này. Đặc biệt, khi AMIS Kế toán kết nối với AMIS Quy trình hồ sơ có thể được xử lý xuyên suốt từ lúc phát sinh đề nghị, phê duyệt đến khi kế toán tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ.

1. Tự động hóa quy trình là gì? 

Tự động hóa quy trình (workflow automation) là việc ứng dụng phần mềm để thực hiện hoặc điều phối các bước công việc theo một luồng đã được thiết lập.

Thay vì chuyển hồ sơ và theo dõi thủ công, hệ thống có thể:

• Tự động chuyển đề nghị đến đúng người phê duyệt.
• Phân luồng xử lý theo phòng ban, chức vụ, hạn mức hoặc điều kiện.
• Gửi thông báo và nhắc việc.
• Cập nhật trạng thái hồ sơ.
• Lưu lại lịch sử phê duyệt và chứng từ đính kèm.
• Kết nối dữ liệu với phần mềm nghiệp vụ liên quan.

Ví dụ, khi nhân viên lập đề nghị thanh toán, hồ sơ sẽ được chuyển đến người có thẩm quyền theo quy trình doanh nghiệp thiết lập. Sau khi đề nghị được duyệt, dữ liệu có thể tiếp tục được chuyển sang phần mềm kế toán để xử lý mà không phải tổng hợp lại từ nhiều nguồn.

Với doanh nghiệp nhỏ, tự động hóa không nhất thiết là thay đổi toàn bộ cách vận hành. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một số quy trình phát sinh thường xuyên, có nhiều bước phê duyệt và đang chiếm nhiều thời gian của kế toán.

2. Vì sao doanh nghiệp nên tự động hóa các quy trình liên quan đến kế toán? 

Các nghiệp vụ tài chính thường liên quan đến nhiều bên, từ nhân viên lập đề nghị, quản lý bộ phận, lãnh đạo đến kế toán. Nếu xử lý thủ công, thông tin dễ bị đứt đoạn giữa các bước. Tự động hóa giúp doanh nghiệp:

• Giảm công việc thủ công: Hệ thống tự động chuyển hồ sơ, gửi thông báo và cập nhật trạng thái. Kế toán không phải liên tục chuyển tiếp đề nghị hoặc nhắc từng người phê duyệt.
• Chuẩn hóa quy trình làm việc: Nhân viên lập đề nghị theo biểu mẫu thống nhất và cung cấp các thông tin, chứng từ cần thiết ngay từ đầu. Điều này giúp kế toán giảm thời gian yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Hạn chế sai sót: Giảm các lỗi do nhập liệu thủ công, bỏ sót chứng từ hoặc quên phê duyệt, đồng thời nâng cao tính chính xác của dữ liệu.
• Tăng tốc độ xử lý: Đề nghị được chuyển đến đúng người có thẩm quyền ngay sau khi khởi tạo. Người quản lý có thể tiếp nhận và phê duyệt trực tuyến, kể cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Minh bạch và dễ theo dõi: Người lập đề nghị, kế toán và quản lý có thể biết hồ sơ đang ở bước nào, ai đang xử lý và kết quả ra sao mà không phải hỏi qua nhiều kênh.
• Nâng cao khả năng phối hợp: Kết nối các phòng ban trên cùng một quy trình, hạn chế trao đổi rời rạc qua Excel, email hoặc Zalo.
• Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu được tổng hợp tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích hiệu quả quy trình và đưa ra quyết định cải tiến phù hợp.

3. Những quy trình kế toán doanh nghiệp nhỏ nên tự động hóa

Không phải mọi quy trình đều cần tự động hóa ngay. Doanh nghiệp nên ưu tiên những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, liên quan đến nhiều phòng ban, có nhiều bước phê duyệt hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

3.1 Quy trình đề nghị thanh toán và phê duyệt chi 

Một đề nghị thanh toán thường phải trải qua các bước: lập phiếu, đính kèm chứng từ, xác nhận của quản lý, phê duyệt của lãnh đạo và chuyển đến kế toán. Nếu xử lý qua giấy, email hoặc ứng dụng nhắn tin, doanh nghiệp dễ gặp các tình trạng:

• Hồ sơ thiếu thông tin hoặc chứng từ.
• Đề nghị bị bỏ sót trong quá trình chuyển tiếp.
• Kế toán không biết hồ sơ đang ở bước nào.
• Nhân viên liên tục hỏi tiến độ thanh toán.
• Dữ liệu được duyệt phải nhập lại vào phần mềm kế toán.

Khi sử dụng AMIS Quy trình, nhân viên lập đề nghị thanh toán theo biểu mẫu thống nhất và đính kèm hồ sơ liên quan. Hệ thống tự động chuyển đề nghị đến đúng người phê duyệt theo điều kiện được thiết lập, đồng thời gửi thông báo và cập nhật trạng thái. Sau khi được duyệt, dữ liệu được chuyển sang AMIS Kế toán để kế toán kiểm tra và tiếp tục xử lý nghiệp vụ.

Lợi ích khi tự động hóa quy trình thanh toán:

• Tiếp nhận đầy đủ đề nghị và chứng từ trên một hệ thống.
• Biết rõ hồ sơ đang chờ ai xử lý.
• Giảm thời gian nhắc duyệt và trả lời tiến độ.
• Hạn chế nhập lại dữ liệu đã có trên đề nghị.
• Giảm sai lệch giữa nội dung được duyệt và thông tin kế toán.
• Kiểm soát khoản chi trước khi thực hiện thanh toán.

Dùng thử miễn phí

3.2 Quy trình tạm ứng – hoàn ứng

Tạm ứng thường phát sinh khi nhân viên đi công tác, mua sắm hàng hóa hoặc thực hiện công việc cần chi phí trước. Nếu quản lý bằng giấy tờ, Excel hoặc qua nhiều kênh trao đổi, kế toán khó theo dõi ai đang tạm ứng, số tiền bao nhiêu, khoản nào đã hoàn trả và hồ sơ nào còn tồn đọng.

Khi tự động hóa trên AMIS Quy trình, nhân viên có thể lập đề nghị tạm ứng hoặc hoàn ứng theo biểu mẫu thống nhất, cung cấp đầy đủ mục đích, số tiền, thời hạn sử dụng và chứng từ liên quan. Hồ sơ được tự động chuyển đến đúng cấp phê duyệt theo quy định của doanh nghiệp, đồng thời cập nhật trạng thái để các bên thuận tiện theo dõi.

Lợi ích khi tự động hóa quy trình tạm ứng – hoàn ứng:

• Theo dõi đầy đủ người tạm ứng, số tiền và trạng thái xử lý.
• Kiểm soát khoản chi ngay từ bước đề nghị.
• Giảm thời gian chuyển hồ sơ và nhắc phê duyệt.
• Hạn chế tình trạng tạm ứng kéo dài hoặc hoàn ứng chậm.
• Tập trung thông tin, chứng từ trên cùng một hệ thống.

Xem chi tiết tính năng

3.3 Quy trình quyết toán tạm ứng 

Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên cần quyết toán để đối chiếu chi phí thực tế với số tiền đã tạm ứng. Nếu chi thực tế thấp hơn, nhân viên hoàn trả phần còn dư; nếu chi vượt số tiền tạm ứng, doanh nghiệp xem xét thanh toán bổ sung.

Với AMIS Quy trình, nhân viên lập đề nghị quyết toán, kê khai các khoản chi và đính kèm hóa đơn, chứng từ liên quan. Hồ sơ được chuyển qua các bước kiểm tra, phê duyệt theo luồng đã thiết lập. Sau khi được duyệt, dữ liệu có thể tiếp tục được chuyển sang AMIS Kế toán để kế toán kiểm tra và xử lý nghiệp vụ liên quan.

Nhờ sự kết nối giữa AMIS Quy trình và AMIS Kế toán, kế toán có thể tiếp nhận thông tin đã được phê duyệt mà không phải tổng hợp lại từ giấy tờ, email hoặc bảng tính rời rạc.

4. Doanh nghiệp nên ưu tiên tự động hóa quy trình nào trước?

Doanh nghiệp nên bắt đầu với các quy trình có tần suất xử lý cao, nhiều bước phê duyệt, liên quan đến nhiều phòng ban và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Đây cũng là những quy trình mà kế toán dành nhiều thời gian để xử lý mỗi ngày.

• Quy trình đề nghị thanh toán và phê duyệt chi: Đây đều là những quy trình phát sinh thường xuyên tại hầu hết doanh nghiệp. Mỗi khoản chi đều phải trải qua nhiều bước nên nếu xử lý thủ công theo các thông thường sẽ dễ bị chậm hoặc thất lạc. Việc ưu tiên tự động hóa quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi, rút ngắn thời gian phê duyệt và giảm khối lượng công việc đáng kể cho kế toán
• Quy trình quản lý công nợ: Công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thanh khoản của doanh nghiệp. Theo dõi công nợ bằng Excel khiến doanh nghiệp dễ bỏ sót các khoản đến hạn hoặc chậm thu hồi nợ. Tự động hóa công nợ để chủ động hơn trong việc nhắc thanh toán, giảm nguy cơ phát sinh nợ quá hạn.
• Quy trình tạm ứng – hoàn ứng: Đây là quy trình thường xuyên phát sinh tại các doanh nghiệp có hoạt động mua sắm hoặc công tác. Nếu không được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ khó theo dõi số tiền đã tạm ứng, thời gian hoàn ứng và các chứng từ liên quan. Tự động hóa giúp minh bạch toàn bộ quy trình từ đề nghị tạm ứng đến quyết toán, đồng thời hỗ trợ kế toán kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

Nhìn chung, đây đều là những quy trình phát sinh hàng ngày của kế toán, khối lượng công việc lớn và ảnh hưởng đến hoạt động tài chính của đơn vị. Việc ưu tiên tự động hóa các quy trình giúp doanh nghiệp tạo ra hiệu quả từ giai đoạn đầu triển khai như rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót, nâng cao khả năng kiểm soát và tối ưu nguồn lực.

Sau khi các quy trình cốt lõi vận hành ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng tự động hóa sang các nghiệp vụ khác như quản lý hợp đồng, nhân sự hoặc quản lý công việc để hoàn thiện hệ thống quản trị tổng thể.

5. Tự động hóa quy trình mà không làm gián đoạn cách vận hành 

Một trong những lo ngại phổ biến của doanh nghiệp nhỏ là tự động hóa sẽ buộc tổ chức phải thay đổi toàn bộ cách làm việc. Tuy nhiên với nền tảng MISA AMIS, doanh nghiệp có thể số hóa dựa trên quy trình đang áp dụng và điều chỉnh từng bước theo nhu cầu.

Trong đó:

• AMIS Kế toán giúp kế toán tiếp nhận dữ liệu và tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ tài chính, kế toán liên quan.
• AMIS Quy trình giúp thiết lập biểu mẫu, luồng phê duyệt, điều kiện chuyển bước, thông báo và trạng thái xử lý.

Sự kết nối này giúp dữ liệu không bị đứt đoạn giữa người lập đề nghị, người phê duyệt và bộ phận kế toán. Doanh nghiệp không chỉ số hóa khâu ký duyệt mà còn tạo được luồng xử lý xuyên suốt từ phát sinh nhu cầu đến kế toán.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể mở rộng kết nối với các giải pháp khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như hóa đơn điện tử, thuế điện tử, ngân hàng điện tử, mua hàng, bán hàng và quản trị nhân sự. Nhờ vậy, dữ liệu có thể được liên thông theo từng nghiệp vụ, giảm thao tác thủ công giữa các phòng ban.

6. Case study: Doanh nghiệp Đông Dương chuẩn hóa quy trình phê duyệt với AMIS Lite 

Mặc dù đã sử dụng phần mềm kế toán để quản lý tài chính, Công ty Cổ phần Tập đoàn Quốc tế Đông Dương vẫn gặp khó khăn khi xử lý các đề nghị thanh toán, tạm ứng, quyết toán tạm ứng và hồ sơ cần phê duyệt.

Trước đây, đề nghị được gửi qua nhiều kênh như giấy, email và ứng dụng nhắn tin. Kế toán phải theo dõi hồ sơ, nhắc người phê duyệt, cập nhật trạng thái và tổng hợp lại thông tin để xử lý nghiệp vụ. Khi lãnh đạo đi công tác hoặc làm việc từ xa, quá trình phê duyệt có thể bị kéo dài.

Doanh nghiệp đã triển khai AMIS Quy trình trong bộ giải pháp AMIS Lite và kết nối với AMIS Kế toán. Các nghiệp vụ liên quan được thiết lập thành luồng xử lý thống nhất.

Khi nhân viên gửi đề nghị, hệ thống chuyển hồ sơ đến đúng người có thẩm quyền, gửi thông báo và cập nhật trạng thái. Sau khi được duyệt, dữ liệu được chuyển sang AMIS Kế toán để kế toán tiếp tục xử lý mà không phải tổng hợp lại thông tin từ nhiều nguồn.

Việc triển khai giúp doanh nghiệp:

• Tập trung hồ sơ thanh toán và tạm ứng trên một nền tảng.
• Giảm thao tác chuyển tiếp và theo dõi phê duyệt thủ công.
• Hỗ trợ lãnh đạo phê duyệt từ xa.
• Giúp các phòng ban chủ động tra cứu trạng thái.
• Hạn chế thất lạc chứng từ và sai lệch dữ liệu.
• Tạo sự liên kết giữa người đề nghị, người phê duyệt và kế toán.

7. Kết luận 

Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý bằng Excel hay xử lý công việc qua nhiều kênh riêng lẻ sẽ khiến quy trình ngày càng phức tạp và tốn nhiều nguồn lực. Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng những thay đổi lớn mà có thể xuất phát từ việc tự động hóa các quy trình phát sinh hằng ngày.

Muốn biết doanh nghiệp của bạn nên bắt đầu tự động hóa từ quy trình nào? Đăng ký tư vấn và trải nghiệm miễn phí MISA AMIS để số hóa quy trình, giảm tải cho kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị ngay hôm nay.