Doanh nghiệp của bạn vẫn đang quản lý công việc bằng Excel, email hay Zalo và mất nhiều thời gian cho các quy trình phê duyệt, thanh toán? Đừng bỏ qua bài viết này của MISA AMIS để khám phá doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa những quy trình nào và đâu là những nghiệp vụ nên ưu tiên triển khai trước. Tự động hóa đúng quy trình không chỉ giúp kế toán giảm tải công việc mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và quản trị doanh nghiệp.
1. Tự động hóa quy trình là gì?
Tự động hóa quy trình (hay workflow Automation) là việc ứng dụng phần mềm và công nghệ để tự động thực hiện hoặc điều phối các bước trong 1 quy trình làm việc theo luồng đã được thiết lập sẵn. Thay vì phải xử lý thủ công, hệ thống sẽ tự động chuyển hồ sơ, gửi thông báo, phê duyệt, cập nhật trạng thái công việc…
Ví dụ, khi có 1 nhân viên tạo đề nghị thanh toán, hệ thống sẽ tự động chuyển yêu cầu đến cấp có thẩm quyền phê duyệt, gửi thông báo nhắc việc, lưu trữ chứng từ và cập nhật kết quả xử lý mà không cần kế toán theo dõi hoặc chuyển tiếp thủ công.
Với doanh nghiệp nhỏ, tự động hóa quy trình giúp chuẩn hóa cách làm việc, giảm thao tác lập lại, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban và giúp kế toán tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn thay vì xử lý tác vụ hành chính.
2. Vai trò của quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp
Việc ứng dụng quy trình tự động hóa không chỉ giúp doanh nghiệp giảm khối lượng công việc thủ công mà còn nâng cao hiệu quả quản trị và khả năng phối hợp giữa các phòng ban. Dưới đây là những vai trò quan trọng:
- Giảm công việc thủ công: Tự động xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại như chuyển hồ sơ, gửi thông báo, nhắc phê duyệt và cập nhật trạng thái, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian.
- Chuẩn hóa quy trình làm việc: Mọi hồ sơ được xử lý theo cùng một quy trình, đảm bảo tính nhất quán và giảm phụ thuộc vào cách làm của từng cá nhân.
- Hạn chế sai sót: Giảm các lỗi do nhập liệu thủ công, bỏ sót chứng từ hoặc quên phê duyệt, đồng thời nâng cao tính chính xác của dữ liệu.
- Tăng tốc độ xử lý: Hồ sơ được chuyển tự động đến đúng người phụ trách, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt và hoàn thành công việc.
- Minh bạch và dễ theo dõi: Nhà quản lý có thể theo dõi trạng thái xử lý, lịch sử phê duyệt và tiến độ công việc theo thời gian thực.
- Nâng cao khả năng phối hợp: Kết nối các phòng ban trên cùng một quy trình, hạn chế trao đổi rời rạc qua Excel, email hoặc Zalo.
- Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu được tổng hợp tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích hiệu quả quy trình và đưa ra quyết định cải tiến phù hợp.
3. Doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa những quy trình nào?
Không phải mọi quy trình đều cần tự động hóa ngay từ đầu. Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên những quy trình có tần suất xử lý cao, liên quan đến nhiều phòng ban hoặc mất nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Dưới đây là 7 quy trình phổ biến mà doanh nghiệp có thể triển khai tự động hóa để nâng cao hiệu quả vận hành.
3.1 Quy trình đề nghị thanh toán và phê duyệt chi
Quy trình thanh toán thường trải qua nhiều bước như lập đề nghị, đính kèm chứng từ, phê duyệt và thanh toán. Nếu xử lý qua Excel, email hoặc Zalo, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chậm phê duyệt, thất lạc chứng từ hoặc bỏ sót hồ sơ.
Khi tự động hóa, hệ thống sẽ tự động chuyển hồ sơ đến đúng người phê duyệt, gửi thông báo nhắc việc, cập nhật trạng thái xử lý và lưu trữ toàn bộ chứng từ trên một nền tảng.
Quy trình tự động đề nghị thanh toán
Lợi ích khi tự động hóa quy trình thanh toán:
- Rút ngắn thời gian phê duyệt và thanh toán
- Theo dõi trạng thái xử lý theo thời gian thực
- Hạn chế thất lạc hồ sơ, chứng từ
- Kiểm soát chi phí và dòng tiền hiệu quả hơn
3.2 Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng thường bao gồm nhiều bước như đề nghị mua, phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và thanh toán. Khi được tự động hóa, toàn bộ quy trình được thực hiện theo một luồng thống nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến độ và ngân sách.
Một vài lợi ích khi tự động hóa quy trình mua hàng có thể kể đến như:
- Chuẩn hóa quy trình mua sắm.
- Kiểm soát ngân sách và hạn chế mua trùng.
- Theo dõi tiến độ đơn hàng tập trung.
- Đồng bộ dữ liệu với bộ phận kế toán.
3.3 Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào
Việc tiếp nhận và xử lý hóa đơn bằng phương pháp thủ công khiến kế toán mất nhiều thời gian kiểm tra, nhập liệu và lưu trữ chứng từ. Tự động hóa giúp luân chuyển hóa đơn giữa các bộ phận, quản lý tập trung và giảm đáng kể các thao tác lặp lại.
Đồng bộ hóa đơn đầu vào
Lợi ích khi tự động hóa quy trình hóa đơn đầu vào:
- Giảm thời gian nhập liệu và xử lý hóa đơn.
- Hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra chứng từ.
- Lưu trữ và tra cứu hóa đơn thuận tiện.
- Hỗ trợ đối chiếu và kê khai thuế nhanh hơn.
3.4. Quy trình quản lý công nợ
Theo dõi công nợ bằng Excel dễ dẫn đến chậm thu hồi hoặc thanh toán quá hạn. Khi áp dụng tự động hóa, doanh nghiệp có thể theo dõi công nợ phải thu, phải trả và nhận cảnh báo đối với các khoản đến hạn ngay trên hệ thống.
Lợi ích khi tự động hóa quy trình công nợ:
- Quản lý công nợ tập trung.
- Chủ động theo dõi các khoản đến hạn.
- Giảm nguy cơ nợ quá hạn.
- Hỗ trợ lập báo cáo công nợ nhanh chóng.
3.5 Quy trình tạm ứng – hoàn ứng
Đối với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh chi phí công tác hoặc mua sắm, việc quản lý tạm ứng thủ công dễ gây khó khăn trong việc theo dõi số tiền đã chi và thời hạn quyết toán. Tự động hóa giúp kiểm soát toàn bộ quy trình từ đề nghị tạm ứng đến hoàn ứng trên một hệ thống thống nhất.
Lợi ích khi tự động hóa quy trình tạm ứng – hoàn ứng:
- Theo dõi tình trạng tạm ứng chính xác.
- Kiểm soát chi phí minh bạch.
- Giảm tồn đọng hồ sơ hoàn ứng.
- Hỗ trợ quyết toán nhanh và đầy đủ.
3.6 Quy trình quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng bằng file riêng lẻ hoặc giấy tờ khiến doanh nghiệp khó kiểm soát thời hạn và lịch sử xử lý. Tự động hóa giúp quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng từ khâu soạn thảo, phê duyệt đến gia hạn hoặc thanh lý.
Lợi ích khi tự động hóa quy trình quản lý hợp đồng:
- Lưu trữ hợp đồng tập trung.
- Theo dõi tiến độ xử lý và lịch sử phê duyệt.
- Nhắc thời điểm gia hạn hoặc thanh lý.
- Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu thông tin.
3.7 Quy trình xin nghỉ phép và phê duyệt nhân sự
Thay vì gửi đơn nghỉ phép qua email hoặc tin nhắn, nhân viên có thể gửi yêu cầu trực tiếp trên hệ thống và quy trình sẽ tự động chuyển đến cấp quản lý để phê duyệt. Sau khi được duyệt, dữ liệu sẽ được cập nhật đồng bộ với bộ phận nhân sự.
Lợi ích khi tự động hóa quy trình nghỉ phép:
- Đơn giản hóa quy trình phê duyệt.
- Giảm thời gian xử lý cho quản lý và HR.
- Cập nhật dữ liệu nghỉ phép chính xác.
- Minh bạch lịch sử phê duyệt và theo dõi trạng thái.
4. Doanh nghiệp nên ưu tiên tự động hóa quy trình nào trước?
Không phải mọi quy trình đều cần được tự động hóa ngay từ đầu. Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc ưu tiên đúng quy trình sẽ giúp tối ưu chi phí triển khai, rút ngắn thời gian áp dụng và nhanh chóng nhận thấy hiệu quả trong hoạt động vận hành.
Doanh nghiệp nên bắt đầu với các quy trình có tần suất xử lý cao, nhiều bước phê duyệt, liên quan đến nhiều phòng ban và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Đây cũng là những quy trình mà kế toán dành nhiều thời gian để xử lý mỗi ngày.
- Quy trình đề nghị thanh toán và phê duyệt chi: Đây đều là những quy trình phát sinh thường xuyên tại hầu hết doanh nghiệp. Mỗi khoản chi đều phải trải qua nhiều bước nên nếu xử lý thủ công theo các thông thường sẽ dễ bị chậm hoặc thất lạc. Việc ưu tiên tự động hóa quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi, rút ngắn thời gian phê duyệt và giảm khối lượng công việc đáng kể cho kế toán
- Quy trình quản lý công nợ: Công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thanh khoản của doanh nghiệp. Theo dõi công nợ bằng Excel khiến doanh nghiệp dễ bỏ sót các khoản đến hạn hoặc chậm thu hồi nợ. Tự động hóa công nợ để chủ động hơn trong việc nhắc thanh toán, giảm nguy cơ phát sinh nợ quá hạn.
- Quy trình tạm ứng – hoàn ứng: Đây là quy trình thường xuyên phát sinh tại các doanh nghiệp có hoạt động mua sắm hoặc công tác. Nếu không được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ khó theo dõi số tiền đã tạm ứng, thời gian hoàn ứng và các chứng từ liên quan. Tự động hóa giúp minh bạch toàn bộ quy trình từ đề nghị tạm ứng đến quyết toán, đồng thời hỗ trợ kế toán kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Nhìn chung, đây đều là những quy trình phát sinh hàng ngày của kế toán, khối lượng công việc lớn và ảnh hưởng đến hoạt động tài chính của đơn vị. Việc ưu tiên tự động hóa các quy trình này giúp doanh nghiệp tạo ra hiệu quả từ giai đoạn đầu triển khai như rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót, nâng cao khả năng kiểm soát và tối ưu nguồn lực. Sau khi các quy trình cốt lõi vận hành ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng tự động hóa sang các nghiệp vụ khác như quản lý hợp đồng, nhân sự hoặc quản lý công việc để hoàn thiện hệ thống quản trị tổng thể.
5. Giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình mà không cần thay đổi cách vận hành
Nhiều doanh nghiệp e ngại việc tự động hóa sẽ làm thay đổi quy trình làm việc hoặc phải đầu tư nhiều phần mềm khác nhau. Tuy nhiên, với các nền tảng quản trị tích hợp như MISA AMIS, doanh nghiệp có thể số hóa quy trình hiện có mà không cần thay đổi cách vận hành.
Trong đó, AMIS Quy trình đóng vai trò xây dựng và tự động hóa luồng công việc như đề nghị thanh toán, mua hàng, tạm ứng – hoàn ứng hay phê duyệt chứng từ. Sau khi quy trình được phê duyệt, dữ liệu được chuyển trực tiếp sang AMIS Kế toán để hạch toán, quản lý công nợ, hóa đơn, thuế và lập báo cáo. Việc liên thông dữ liệu giữa hai phân hệ giúp giảm nhập liệu lặp lại, hạn chế sai sót và đảm bảo thông tin luôn được cập nhật xuyên suốt.
Không những vậy, doanh nghiệp còn có thể mở rộng tự động hóa sang nhiều nghiệp vụ khác nhau trên cùng 1 hệ sinh thái của MISA AMIS. Ví dụ như:
- AMIS mua hàng: Quản lý nhà cung cấp, báo giá, đơn hàng và hợp đồng
- AMIS CRM: Quản lý khách hàng, báo giá, đơn hàng và hợp đồng, đồng bộ dữ liệu với kế toán
- AMIS HRM: Quản lý tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, chấm công, tiền lương, đào tạo và đánh giá nhân viên.
- MISA meInvoice: Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử.
- MISA mTax: Hỗ trợ kê khai và nộp thuế điện tử.
- MISA BankHub: Kết nối ngân hàng, chuyển tiền, đối chiếu giao dịch và tra cứu số dư.
Nhờ dữ liệu được kết nối giữa các phân hệ, doanh nghiệp không chỉ tự động hóa từng quy trình riêng lẻ mà còn xây dựng một quy trình vận hành xuyên suốt từ khâu phát sinh nghiệp vụ đến kế toán và báo cáo. Điều này giúp giảm đáng kể công việc thủ công, tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban và nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý bằng Excel hay xử lý công việc qua nhiều kênh riêng lẻ sẽ khiến quy trình ngày càng phức tạp và tốn nhiều nguồn lực. Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng những thay đổi lớn mà có thể xuất phát từ việc tự động hóa các quy trình phát sinh hằng ngày.
Muốn biết doanh nghiệp của bạn nên bắt đầu tự động hóa từ quy trình nào? Đăng ký tư vấn và trải nghiệm miễn phí MISA AMIS để số hóa quy trình, giảm tải cho kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị ngay hôm nay.
