3 Cách tra cứu hợp đồng lao động bằng CCCD NHANH CHÓNG

Việc tra cứu hợp đồng lao động bằng CCCD là giải pháp nhanh chóng giúp người lao động chủ động kiểm tra quyền lợi và thông tin việc làm của mình. Không cần những thủ tục giấy tờ phức tạp, chỉ với vài thao tác đơn giản trên thiết bị điện tử có thể nắm rõ mọi điều khoản cam kết với doanh nghiệp. Hãy cùng MISA AMIS WeSign xem chi tiết hướng dẫn dưới đây!

1. Tra cứu hợp đồng lao động bằng CCCD được không?

Việc sử dụng số Căn cước công dân (CCCD) để tra cứu thông tin hợp đồng lao động phụ thuộc vào hình thức giao kết hợp đồng là văn bản giấy hay hợp đồng điện tử. Cụ thể:

• Đối với hợp đồng lao động giấy truyền thống

Hiện nay, người lao động chưa thể thực hiện tra cứu hợp đồng giấy thông qua số CCCD.

Các hợp đồng truyền thống được lưu trữ trực tiếp tại hồ sơ nội bộ của từng doanh nghiệp và chưa được đồng bộ hóa lên hệ thống dữ liệu quốc gia. Do thiếu cơ sở dữ liệu tập trung, việc truy xuất thông tin theo số định danh cá nhân là không khả thi. Trong trường hợp cần xác minh thông tin, người lao động cần liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự của doanh nghiệp đã ký kết hợp đồng để thực hiện đối soát.

• Đối với hợp đồng lao động điện tử

Người lao động có thể thực hiện tra cứu hợp đồng lao động bằng CCCD với các hợp đồng điện tử. Việc tra cứu hợp đồng lao động điện tử sẽ trở nên thuận tiện, nhanh chóng và minh bạch hơn nhờ sự phát triển của hạ tầng số.

Theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia sẽ chính thức đi vào hoạt động. Sau khi giao kết, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi về Nền tảng của Bộ Lao động để cấp mã định danh (ID) duy nhất. Mã ID này chỉ cấp một lần và giữ nguyên ngay cả khi hợp đồng bị sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt

2. Cách tra cứu hợp đồng lao động bằng CCCD

Cách 1: Kiểm tra hợp đồng lao động qua phòng Nhân sự công ty

Đây là phương thức trực tiếp và có độ chính xác cao nhất đối với các hợp đồng lao động truyền thống (hợp đồng giấy).

• Bước 1: Liên hệ yêu cầu

Người lao động gửi yêu cầu kiểm tra thông tin hợp đồng đến bộ phận Nhân sự hoặc quản lý trực tiếp tại đơn vị đang/đã làm việc.

• Bước 2: Cung cấp thông tin xác thực

Để đảm bảo tính bảo mật, bạn cần cung cấp các thông tin định danh như số Căn cước công dân (CCCD) hoặc mã số nhân viên để bộ phận Nhân sự đối soát trên hồ sơ nội bộ.

• Bước 3: Tiếp nhận kết quả

Sau khi kiểm tra, bộ phận Nhân sự sẽ cung cấp các thông tin về: loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng, mức lương và các điều khoản liên quan khác.

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin về hợp đồng lao động. Hiện nay, với sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm nhân sự, việc trích xuất dữ liệu hợp đồng được thực hiện tự động và nhanh chóng trên nền tảng số, tối ưu hóa quy trình so với việc tra cứu hồ sơ giấy truyền thống.

Tra cứu bằng CCCD giúp đơn giản hóa thủ tục, nhưng để tối ưu hóa toàn diện từ khâu khởi tạo, ký kết đến lưu trữ theo Luật Giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần một quy trình đồng bộ. Nền tảng hợp đồng số MISA AMIS WeSign chính là giải pháp tiên tiến giúp tự động hóa quy trình giao kết và bảo mật dữ liệu tuyệt đối.

Cách 2: Tra cứu qua cổng BHXH (xem quá trình tham gia BHXH)

Mặc dù không hiển thị trực tiếp toàn bộ nội dung văn bản hợp đồng, nhưng việc kiểm tra quá trình tham gia BHXH là phương thức gián tiếp cực kỳ hiệu quả để xác nhận sự tồn tại của quan hệ lao động và thời gian làm việc.

• Bước 1: Truy cập hệ thống

Người lao động truy cập vào ứng dụng VssID (Bảo hiểm xã hội số) hoặc website chính thức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ: https://baohiemxahoi.gov.vn/

• Bước 2: Chọn tra cứu trực tuyến

Tại giao diện trang chủ chọn “Tra cứu trực tuyến”.

• Bước 3: Tra cứu quá trình tham gia

• • Tại giao diện chính, chọn mục “Quá trình tham gia”.

• • Điền thông tin CCCD kèm theo các thông tin bắt buộc theo yêu cầu của hệ thống. Cần lưu ý các mục có đánh dấu (*) là yêu cầu bắt buộc phải điền đầy đủ.

• • Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết danh sách các đơn vị đã đóng BHXH kèm theo khoảng thời gian (từ tháng/năm nào đến tháng/năm nào).

• Bước 4: Đối soát thông tin

Dựa trên thông tin đơn vị và thời gian tham gia BHXH, người lao động có thể đối chiếu với các mốc thời gian ký kết hợp đồng thực tế để xác nhận tính chính xác của thông tin lao động.

Cách 3: Tra cứu trên nền tảng eContract của nhà cung cấp

Đối với những doanh nghiệp đã số hóa quy trình giao kết, việc tra cứu hợp đồng điện tử thông qua nền tảng của bên thứ ba (nhà cung cấp giải pháp chữ ký số/hợp đồng điện tử) là phương thức nhanh chóng và thuận tiện nhất.

• Bước 1: Truy cập nền tảng eContract

Người lao động truy cập vào địa chỉ website hoặc ứng dụng di động của đơn vị cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng (ví dụ: MISA AMIS WeSign…)

• Bước 2: Đăng nhập tài khoản

• • Sử dụng tài khoản được doanh nghiệp cấp hoặc thực hiện đăng nhập thông qua các phương thức xác thực liên kết (như Email, Số điện thoại, hoặc tài khoản Định danh điện tử).
  • Trong nhiều trường hợp, hệ thống sẽ yêu cầu xác thực qua mã OTP gửi về số điện thoại chính chủ để đảm bảo tính bảo mật.

• Bước 3: Tìm kiếm và xem nội dung hợp đồng

• • Tại giao diện quản lý, người lao động sử dụng các bộ lọc như: Thời gian ký, Tên tài liệu hoặc Mã số hợp đồng để tìm kiếm tài liệu cần thiết.

• • Sau khi tìm thấy hợp đồng cần tra cứu, người lao động có thể xem trực tiếp nội dung của hợp đồng đã ký hoặc lịch sử chứng thực dữ liệu.

• Bước 4: Tải xuống và lưu trữ

Để phục vụ mục đích đối soát hoặc lưu trữ cá nhân, người lao động có thể thực hiện lệnh Tải xuống (Download).

Việc tra cứu hợp đồng lao động bằng CCCD không chỉ giúp người lao động dễ dàng kiểm tra tính xác thực của văn bản mà còn là bước tiến lớn trong lộ trình đơn giản hóa thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để tối ưu hóa toàn diện quy trình này từ khâu khởi tạo, ký kết cho đến lưu trữ dài hạn theo đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần một hệ sinh thái số hóa đồng bộ và khép kín. Đáp ứng trọn vẹn các tiêu chuẩn kỹ thuật về tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu, nền tảng hợp đồng số MISA AMIS WeSign chính là giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình giao kết, đảm bảo tính pháp lý tối cao và tạo điều kiện cho việc tra cứu dữ liệu sau này trở nên thuận tiện, minh bạch hơn bao giờ hết.