Mẫu hợp đồng thuê mặt bằng, kiot CHUẨN quy định pháp lý

Mẫu hợp đồng thuê mặt bằng là căn cứ quan trọng giúp các bên xác lập rõ quyền và nghĩa vụ trong giao dịch thuê. Việc sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn, đầy đủ điều khoản sẽ góp phần hạn chế rủi ro và tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện. Hãy cùng MISA AMIS đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu và áp dụng đúng mẫu hợp đồng phù hợp khi thuê mặt bằng kinh doanh.

1. Hợp đồng thuê mặt bằng là gì?

Hợp đồng thuê mặt bằng là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao mặt bằng (bao gồm nhà, văn phòng, kiot…) cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn nhất định và bên thuê có nghĩa vụ thanh toán tiền thuê theo thỏa thuận.

Về bản chất pháp lý, hợp đồng thuê mặt bằng được xác định là một dạng của hợp đồng thuê tài sản. Căn cứ Điều 472 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận mà theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong thời hạn xác định, còn bên thuê phải trả tiền thuê. Do đó, hợp đồng thuê mặt bằng chịu sự điều chỉnh của các quy định chung về hợp đồng thuê tài sản, đồng thời có thể chịu sự điều chỉnh của các quy định pháp luật chuyên ngành có liên quan (nếu có).

Có thể bạn quan tâm? Hợp đồng lao động điện tử là gì? Quy định về HĐLĐ điện tử từ 01/07/2026

2. Nội dung hợp đồng cho thuê mặt bằng

Dưới đây là những nội dung cần được rà soát kỹ trước khi ký kết, đặc biệt đối với doanh nghiệp thuê mặt bằng làm văn phòng, showroom, cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh dài hạn.

• Thông tin pháp lý của bên cho thuê và bên thuê

Hợp đồng phải ghi nhận chính xác thông tin của các bên tham gia giao dịch:

• • Đối với bên cho thuê: Xác định rõ họ tên hoặc tên pháp nhân, giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên hệ và các giấy tờ chứng minh quyền cho thuê hợp pháp (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà hoặc giấy tờ tương đương).
  • Đối với bên thuê là doanh nghiệp: Thông tin phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký kết.

• Thông tin chi tiết về mặt bằng cho thuê

Điều khoản về mặt bằng cần mô tả rõ địa chỉ, diện tích thuê, phạm vi sử dụng, hiện trạng bàn giao và tài sản đi kèm (nếu có).

Đối với mặt bằng trong tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại hoặc khu phức hợp, cần xác định rõ diện tích thuê là diện tích sử dụng thực tế, diện tích tính phí hay diện tích bao gồm phần dùng chung, bởi đây là nội dung dễ phát sinh tranh chấp nếu không được quy định cụ thể ngay từ đầu.

Ngoài diện tích, hợp đồng nên ghi nhận các yếu tố vận hành như lối đi, thang máy, khu vực để xe, nhà vệ sinh, hệ thống điện nước, điều hòa, phòng cháy chữa cháy và các tiện ích chung được phép sử dụng.

• Mục đích sử dụng mặt bằng

Hợp đồng cần nêu rõ mục đích sử dụng mặt bằng của bên thuê, ví dụ: kinh doanh bán lẻ, làm văn phòng, showroom, nhà hàng, kho hàng, phòng khám, trung tâm đào tạo hoặc dịch vụ thương mại.

Việc xác định đúng mục đích sử dụng giúp hạn chế rủi ro vi phạm hợp đồng. Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện như F&B, y tế, giáo dục, spa hoặc dịch vụ có phát sinh tiếng ồn, bên thuê cần kiểm tra thêm quy định pháp luật và nội quy vận hành của tòa nhà hoặc khu vực.

• Thời hạn thuê và thời điểm bàn giao

Hợp đồng cần xác định rõ thời hạn thuê (theo tháng hoặc năm), ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời điểm bàn giao mặt bằng thực tế.

Đối với doanh nghiệp thuê mặt bằng để kinh doanh hoặc làm văn phòng, thời hạn thuê nên phù hợp với kế hoạch vận hành, ngân sách đầu tư ban đầu và thời gian hoàn vốn cho chi phí lắp đặt, cải tạo nội thất.

Ngoài ra, hợp đồng nên quy định rõ điều kiện gia hạn, thời điểm thông báo gia hạn và quyền ưu tiên thuê tiếp nếu bên thuê có nhu cầu sử dụng lâu dài.

• Giá thuê, tiền đặt cọc và phương thức thanh toán

Đây là nhóm điều khoản tài chính quan trọng nhất trong hợp đồng thuê mặt bằng. Hợp đồng cần quy định rõ:

• • Giá thuê: Đơn giá theo tháng, theo m² hoặc theo toàn bộ mặt bằng.
  • Kỳ thanh toán: Hằng tháng, hằng quý, 6 tháng hoặc theo thỏa thuận.
  • Tiền đặt cọc: Số tháng đặt cọc, thời điểm nộp cọc và điều kiện hoàn trả.
  • Phương thức thanh toán: Chuyển khoản, tiền mặt hoặc hình thức khác.
  • Điều khoản tăng giá thuê: Tỷ lệ tăng, chu kỳ tăng và thời điểm áp dụng.

Trên thực tế, tiền đặt cọc thuê mặt bằng thường dao động từ 01 đến 03 tháng tiền thuê, tùy thuộc vị trí, loại mặt bằng, thời hạn thuê và mức độ khan hiếm. Trường hợp bên thuê phải đầu tư chi phí cải tạo lớn, các điều khoản về hoàn cọc và chấm dứt hợp đồng trước hạn cần được quy định chặt chẽ hơn.

• Quyền cải tạo, sửa chữa và lắp đặt biển hiệu

Đối với mặt bằng kinh doanh hoặc văn phòng, bên thuê thường có nhu cầu cải tạo nội thất, thi công hệ thống điện, mạng, điều hòa, bảng hiệu hoặc nhận diện thương hiệu. Hợp đồng nên quy định rõ:

• • Các hạng mục bên thuê được phép cải tạo;
  • Các hạng mục cần có sự chấp thuận bằng văn bản của bên cho thuê;
  • Trách nhiệm xin phép xây dựng, phòng cháy chữa cháy hoặc các giấy phép liên quan (nếu có);
  • Cách xử lý tài sản cải tạo khi chấm dứt hợp đồng;
  • Nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng về hiện trạng ban đầu.

Điều khoản này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp thuê mặt bằng làm showroom, nhà hàng, phòng khám, trung tâm đào tạo hoặc văn phòng có tiêu chuẩn thiết kế riêng.

• Chi phí ngoài giá thuê

Ngoài tiền thuê cố định, hợp đồng cần làm rõ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng mặt bằng, thường gồm:

• • Điện, nước, internet
  • Phí quản lý
  • Phí gửi xe
  • Phí vệ sinh
  • Phí sử dụng ngoài giờ
  • Thuế, phí liên quan đến hoạt động kinh doanh
  • Chi phí bảo trì, sửa chữa hạ tầng hoặc thiết bị.

Việc quy định rõ các khoản chi phí này giúp bên thuê chủ động về ngân sách và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến trong quá trình vận hành.

• Điều khoản chấm dứt hợp đồng và xử lý vi phạm

Hợp đồng cần làm rõ các trường hợp được chấm dứt trước hạn, thời gian báo trước và trách nhiệm bồi thường khi một bên vi phạm. Một số trường hợp cần quy định cụ thể gồm:

• • Bên thuê chậm thanh toán tiền thuê
  • Bên thuê sử dụng mặt bằng sai mục đích
  • Bên cho thuê không bảo đảm quyền sử dụng mặt bằng
  • Bên cho thuê lấy lại mặt bằng trước hạn
  • Mặt bằng không đủ điều kiện pháp lý để tiếp tục sử dụng
  • Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Đây là điều khoản có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của cả hai bên, đặc biệt trong trường hợp bên thuê đã đầu tư chi phí lớn cho việc cải tạo, thiết kế và vận hành mặt bằng.

Từ các nội dung pháp lý liên quan đến hợp đồng thuê mặt bằng, có thể thấy việc tổ chức thực hiện hợp đồng một cách chặt chẽ, an toàn và tuân thủ pháp luật là yếu tố then chốt. Trong xu hướng số hóa hiện nay, việc ứng dụng hợp đồng điện tử trở thành giải pháp phù hợp nhằm tối ưu quy trình và hạn chế rủi ro. Nền tảng MISA AMIS WeSign cho phép thực hiện ký kết hợp đồng số một cách nhanh chóng, bảo đảm tính hợp lệ, toàn vẹn dữ liệu và giá trị pháp lý theo quy định.

3. Tải mẫu hợp đồng thuê mặt bằng chuẩn luật

3.1. Mẫu thuê mặt bằng nhà ở, văn phòng

Tải mẫu thuê mặt bằng nhà ở, văn phòng tại đây

3.2. Mẫu thuê mặt bằng kinh doanh, kiot

Tải mẫu thuê mặt bằng kinh doanh, kiot tại đây

4. Lưu ý khi ký hợp đồng cho thuê bằng kinh doanh

Hợp đồng cho thuê mặt bằng kinh doanh là cơ sở pháp lý xác lập quyền và nghĩa vụ giữa bên cho thuê và bên thuê trong suốt thời hạn thuê. Do mặt bằng kinh doanh thường gắn với hoạt động sản xuất, thương mại, dịch vụ và đòi hỏi sự ổn định lâu dài, việc rà soát kỹ các yếu tố pháp lý, tài chính và vận hành trước khi ký kết là yêu cầu cần thiết nhằm bảo đảm hiệu lực của hợp đồng, hạn chế rủi ro và phòng ngừa tranh chấp phát sinh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng cho thuê mặt bằng kinh doanh:

• Kiểm tra tư cách và quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Yêu cầu bên cho thuê cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền cho thuê hợp pháp; đặc biệt lưu ý các trường hợp tài sản đồng sở hữu, đang thế chấp, nằm trong dự án hoặc cho thuê thông qua ủy quyền để tránh rủi ro hợp đồng vô hiệu.
• Xác định rõ mục đích sử dụng mặt bằng vào hoạt động kinh doanh: Ghi nhận cụ thể ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh; đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện (F&B, y tế, giáo dục, lưu trú…), cần kiểm tra sự phù hợp với quy định pháp luật và nội quy vận hành của tòa nhà, khu vực.
• Đối chiếu diện tích và lập biên bản bàn giao hiện trạng: Lập biên bản bàn giao ghi rõ diện tích, hiện trạng, trang thiết bị, hệ thống kỹ thuật và tài sản đi kèm, làm căn cứ đối chiếu khi chấm dứt hợp đồng.
• Làm rõ các điều khoản tài chính: Quy định cụ thể về giá thuê, kỳ thanh toán, tiền đặt cọc, phương thức thanh toán và điều kiện hoàn cọc; ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản hoặc có chứng từ để bảo đảm cơ sở pháp lý.
• Quy định chặt chẽ điều khoản tăng giá thuê: Đối với hợp đồng dài hạn, cần xác định rõ tỷ lệ tăng, thời điểm tăng và cách tính giá thuê mới; tránh các thỏa thuận chung chung, thiếu cơ chế xác định cụ thể.
• Thỏa thuận về quyền cải tạo và hoàn trả mặt bằng: Xác định rõ các hạng mục bên thuê được phép cải tạo, lắp đặt biển hiệu, thay đổi kết cấu và phải có sự chấp thuận bằng văn bản của bên cho thuê; đồng thời quy định nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng khi kết thúc hợp đồng.
• Làm rõ các khoản chi phí ngoài giá thuê: Thỏa thuận cụ thể về phí quản lý, điện, nước, internet, gửi xe, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác nhằm bảo đảm chủ động về ngân sách vận hành.
• Quy định điều kiện chấm dứt hợp đồng và xử lý vi phạm: Xác định rõ các trường hợp chấm dứt trước hạn, thời gian báo trước và trách nhiệm bồi thường, đặc biệt khi bên thuê đã đầu tư chi phí lớn cho cải tạo, vận hành.
• Bảo đảm hình thức và hiệu lực của hợp đồng: Tuân thủ quy định về hình thức văn bản, công chứng, chứng thực (nếu pháp luật yêu cầu) và xác định rõ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Trong thực tiễn, tranh chấp thường phát sinh do hợp đồng được soạn thảo thiếu chặt chẽ, không dự liệu đầy đủ rủi ro và chi phí vận hành. Các lỗi phổ biến thường gặp gồm:

• Không kiểm tra quyền cho thuê hợp pháp: Chủ thể ký không có quyền sở hữu hoặc ủy quyền hợp lệ
• Không xác định rõ diện tích thuê: Dễ nhầm lẫn giữa các loại diện tích
• Thiếu điều khoản hoàn cọc: Không quy định rõ điều kiện, thời điểm hoàn trả
• Không làm rõ chi phí phát sinh: Bỏ sót phí quản lý, điện nước, thuế, phí khác
• Không lập biên bản bàn giao: Khó đối chiếu hiện trạng khi trả mặt bằng
• Không quy định quyền cải tạo: Phát sinh nghĩa vụ tháo dỡ, bồi thường
• Điều khoản chấm dứt không rõ ràng: Thiếu quy định về báo trước, chế tài, bồi thường.

Các sai sót này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tiến độ và tính ổn định hoạt động kinh doanh của bên thuê.

5. Giải đáp vướng mắc về hợp đồng cho thuê mặt bằng

• Hợp đồng thuê mặt bằng có cần công chứng không?

Hợp đồng thuê mặt bằng về nguyên tắc không bắt buộc công chứng, trừ khi pháp luật chuyên ngành có quy định hoặc các bên có thỏa thuận.

Tuy nhiên, đối với hợp đồng có giá trị lớn, thời hạn dài hoặc có đầu tư đáng kể để tăng giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro tranh chấp thì nên được công chứng.

• Hợp đồng thuê mặt bằng viết tay có giá trị pháp lý không?

Có. Hợp đồng thuê mặt bằng viết tay vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

• • Chủ thể có năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự phù hợp
  • Các bên tự nguyện thỏa thuận
  • Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
    Hình thức hợp đồng phù hợp quy định (pháp luật không bắt buộc hợp đồng thuê mặt bằng phải công chứng hoặc lập theo mẫu).

Lưu ý: Mặc dù có giá trị pháp lý, hợp đồng viết tay có thể khó chứng minh, dễ phát sinh tranh chấp nếu nội dung không rõ ràng hoặc thiếu thông tin. Do đó, nên lập hợp đồng bằng văn bản rõ ràng, đầy đủ và có chữ ký xác nhận của các bên, hoặc công chứng khi cần thiết để bảo đảm an toàn pháp lý.

• Người thuê có được đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê mặt bằng không?

Người thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê mặt bằng nếu có thỏa thuận trong hợp đồng hoặc khi bên cho thuê vi phạm nghĩa vụ, làm cho mục đích thuê không đạt được. Tuy nhiên, việc chấm dứt phải thông báo trước theo thỏa thuận hoặc trong thời hạn hợp lý; trường hợp đơn phương không có căn cứ hợp pháp, người thuê có thể phải bồi thường thiệt hại.

• Có cần lập biên bản thanh lý hợp đồng khi hết hạn thuê không?

Không bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng khi hợp đồng thuê mặt bằng hết hạn, nếu các bên đã thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo thỏa thuận.

Tuy nhiên, nên lập biên bản thanh lý để:

• • Xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ của các bên
  • Ghi nhận việc bàn giao lại mặt bằng và tài sản
  • Làm căn cứ hoàn trả tiền đặt cọc
  • Hạn chế tranh chấp phát sinh sau khi hợp đồng chấm dứt.

Trong bối cảnh các giao dịch hợp đồng thuê mặt bằng ngày càng yêu cầu cao về tính minh bạch, chính xác và khả năng kiểm soát rủi ro, việc chuẩn hóa quy trình soạn thảo, ký kết và lưu trữ là yêu cầu tất yếu. Theo đó, việc chuyển đổi sang hợp đồng điện tử không chỉ nâng cao hiệu quả quản trị mà còn bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch. Giải pháp MISA AMIS WeSign cung cấp nền tảng ký kết hợp đồng số đáp ứng đầy đủ yêu cầu về pháp lý, bảo mật và tính thuận tiện trong thực tiễn.