5 bước soạn thảo hợp đồng chi tiết, CHUẨN luật 

1. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng

• Xác định và áp dụng cơ sở pháp lý: Có khả năng tra cứu, phân tích và vận dụng đúng quy định pháp luật liên quan nhằm bảo đảm hợp đồng phù hợp với quy định hiện hành.
• Nhận diện và xác minh chủ thể hợp đồng: Xác định chính xác tư cách pháp lý, năng lực hành vi và thẩm quyền đại diện của các bên tham gia giao kết.
• Xây dựng và cấu trúc điều khoản hợp đồng: Thiết lập các điều khoản logic, đầy đủ, rõ ràng về đối tượng, giá trị, phương thức thực hiện và các nội dung cốt lõi khác.
• Sử dụng ngôn ngữ pháp lý: Diễn đạt ngắn gọn, chính xác, thống nhất thuật ngữ; hạn chế tối đa cách hiểu đa nghĩa hoặc mâu thuẫn nội tại.
• Phân định quyền và nghĩa vụ: Quy định cụ thể, cân đối quyền và nghĩa vụ của các bên, gắn với điều kiện, thời hạn và cơ chế thực hiện.
• Thiết lập điều khoản trách nhiệm và chế tài: Xây dựng quy định về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và các biện pháp xử lý vi phạm một cách rõ ràng, khả thi
• Quản trị rủi ro pháp lý: Nhận diện các tình huống phát sinh, xây dựng điều khoản về bất khả kháng, thay đổi hoàn cảnh, chấm dứt hoặc chuyển giao nghĩa vụ.
• Lựa chọn và quy định phương thức giải quyết tranh chấp: Xác định cơ chế giải quyết tranh chấp phù hợp, bao gồm cơ quan có thẩm quyền, luật áp dụng và địa điểm giải quyết.
• Bảo đảm hình thức và hiệu lực hợp đồng: Kiểm soát yêu cầu về hình thức, điều kiện có hiệu lực và thời điểm phát sinh hiệu lực của hợp đồng.
• Kiểm tra, rà soát và hoàn thiện hợp đồng: Đánh giá tổng thể nội dung, phát hiện và chỉnh sửa sai sót, bảo đảm tính thống nhất và phù hợp với ý chí các bên trước khi ký kết.

2. Cách soạn thảo hợp đồng trong word

➤ Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng

• Xác định vấn đề khách hàng đặt ra có thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật hay không
• Làm rõ mục đích lập hợp đồng
• Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin về chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân) và tài liệu chứng minh liên quan
• Thu thập các yếu tố cơ bản: thông tin các bên giao kết, đối tượng hợp đồng (tài sản, hàng hóa, dịch vụ), yêu cầu về chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán.

➤ Bước 2: Xác định tính chất quan hệ của hợp đồng

➤ Bước 3: Tìm kiếm thông tin cần thiết

• Xác định loại hợp đồng cần soạn (dân sự, thương mại,..)
• Tra cứu và lựa chọn văn bản pháp luật điều chỉnh phù hợp cho từng phần của hợp đồng
• Xác định đúng nguyên tắc áp dụng pháp luật, đối tượng và phạm vi áp dụng của từng văn bản
• Khái quát các điều khoản và nội dung cơ bản bắt buộc phải có trong hợp đồng.

➤ Bước 4: Xây dựng dự thảo hợp đồng

• Thiết lập các điều khoản cơ bản phù hợp với loại hợp đồng
• Thể hiện đầy đủ ý chí thỏa thuận ban đầu của các bên, làm nền tảng cho đàm phán chính thức
• Rà soát, chỉnh sửa, bổ sung và kiểm tra từng điều khoản
• Bảo đảm hợp đồng đầy đủ nội dung, phù hợp pháp luật hiện hành, không trái đạo đức xã hội và không thuộc trường hợp vô hiệu.

➤ Bước 5: Hoàn thiện hợp đồng

• Kiểm tra, xác nhận và gửi dự thảo cho các bên liên quan
• Để các chủ thể có quyền, nghĩa vụ trực tiếp xác nhận tính chính xác của nội dung
• Thảo luận, điều chỉnh dự thảo (khi cần thiết) để đạt đồng thuận cuối cùng
• Lập bản hợp đồng chính thức và thực hiện các thủ tục bảo đảm hiệu lực (công chứng, chứng thực, đăng ký nếu pháp luật yêu cầu).

Trên cơ sở các nguyên tắc và kỹ năng soạn thảo hợp đồng nêu trên, việc triển khai thực hiện hợp đồng trong môi trường số là xu hướng tất yếu nhằm bảo đảm tính kịp thời, an toàn và tuân thủ pháp luật. Việc sử dụng hợp đồng điện tử không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn góp phần nâng cao giá trị pháp lý và khả năng kiểm soát rủi ro. Trong đó, giải pháp MISA AMIS WESign cung cấp nền tảng ký kết hợp đồng số đáp ứng đầy đủ yêu cầu về pháp lý, kỹ thuật và tính bảo mật trong hoạt động giao kết hiện đại.

3. Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng

• Tìm hiểu kỹ, đầy đủ các quy định pháp luật về hợp đồng và các quy định liên quan

Việc nghiên cứu pháp luật trước khi giao kết nhằm bảo đảm nội dung thỏa thuận đúng pháp luật và hạn chế rủi ro pháp lý. Người soạn thảo hợp đồng cần lưu ý:

• • Nghiên cứu đầy đủ quy định pháp luật về hợp đồng và các quy định liên quan đến giao dịch
  • Bảo đảm nội dung thỏa thuận đúng pháp luật, giữ vững giá trị pháp lý của hợp đồng
  • Tiến hành đàm phán, ký kết một cách thận trọng, chính xác, đạt độ chuẩn cao
  • Phòng ngừa việc đối tác lợi dụng sơ hở để vi phạm hợp đồng.

• Tuân thủ đúng và đầy đủ quy định về hình thức hợp đồng và chủ thể ký kết

• • Về hình thức hợp đồng: Tuân thủ triệt để quy định về hình thức văn bản đối với loại hợp đồng bắt buộc và thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký, công chứng, chứng thực khi pháp luật yêu cầu, tránh làm hợp đồng vô hiệu. Đối với hợp đồng không bắt buộc bằng văn bản, vẫn nên lập thành văn bản để bảo đảm giá trị chứng minh.
  • Về chủ thể ký kết: Bảo đảm người ký có đủ độ tuổi luật định và năng lực hành vi, trường hợp ký theo ủy quyền, phải có giấy ủy quyền hợp lệ. Đối với hợp đồng kinh doanh – thương mại, phải do người đại diện hợp pháp của pháp nhân ký và đóng dấu hợp lệ. Ngoài ra, chủ thể ký kết cần bảo đảm ký kết đúng chủ thể để hợp đồng có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

• Tìm hiểu kỹ đối tác trước khi ký kết hợp đồng

• • Tìm hiểu kỹ đối tác trước mỗi lần ký kết, kể cả với đối tác đã hợp tác trước đó
  • Thường xuyên xem xét lại khả năng, điều kiện và những thay đổi của đối tác
  • Khai thác thông tin qua các nguồn đáng tin cậy
  • Đánh giá khả năng, sự tín nhiệm, hạn chế của đối tác để quyết định việc hợp tác.

•  Soạn thảo nội dung hợp đồng chặt chẽ, đầy đủ và ngôn ngữ chính xác

• • Bảo đảm hợp đồng đầy đủ các nội dung cơ bản; có thể tham khảo mẫu hợp đồng hoặc ý kiến luật sư
  • Rà soát toàn bộ yêu cầu liên quan đến giao dịch trước khi ký kết
  • Tham khảo ý kiến người có chuyên môn để bảo đảm tính khách quan
  • Sử dụng ngôn ngữ trong sáng, rõ ràng, mạch lạc, chỉ mang một nghĩa
  • Đặt dấu câu chính xác, tránh làm sai lệch nội dung
  • Đọc, rà soát lại toàn bộ văn bản sau khi soạn thảo, đánh máy.

• Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật và không trái đạo đức xã hội

• • Bảo đảm mọi nội dung thỏa thuận không vi phạm điều cấm của pháp luật
  • Bảo đảm nội dung hợp đồng không trái đạo đức xã hội
  • Cân nhắc kỹ tính chất và hậu quả có thể phát sinh trước khi đưa vào hợp đồng
  • Nhận biết chính xác quy định pháp luật về lĩnh vực giao kết để tránh vi phạm.

• Áp dụng các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định pháp luật

• • Xem xét áp dụng các biện pháp bảo đảm: cầm cố, thế chấp, bảo lãnh, đặt cọc, ký quỹ, ký cược, tín chấp
  • Lựa chọn hình thức bảo đảm phù hợp với từng giao dịch, không áp dụng máy móc
  • Thực hiện công chứng và đăng ký giao dịch bảo đảm đối với cầm cố, thế chấp theo đúng thủ tục pháp luật.

• Nhờ luật sư hoặc người có kinh nghiệm tư vấn trong soạn thảo hợp đồng

• • Nhờ luật sư cố vấn ngay từ khâu soạn thảo và ký kết hợp đồng
  • Tận dụng kiến thức, kinh nghiệm pháp lý của luật sư để hoàn thiện hợp đồng
  • Lựa chọn luật sư đáng tin cậy để bảo đảm sự an toàn pháp lý
  • Sử dụng tư vấn pháp lý đúng mục đích, không nhằm luồn lách pháp luật hay che giấu giao dịch vi phạm điều cấm, trái đạo đức xã hội.

4. Mức xử phạt khi soạn thảo hợp đồng không đầy đủ nội dung

• Vi phạm đối với từ 01 đến 10 người lao động: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
• Vi  phạm đối với từ 11 đến 50 người lao động: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Vi phạm đối với từ 51 đến 100 người lao động: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
• Vi phạm đối với từ 101 đến 300 người lao động: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
• Vi phạm đối với từ 301 người lao động trở lên: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Lưu ý: căn cứ theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các mức phạt nêu trên áp dụng đối với cá nhân; trường hợp tổ chức (doanh nghiệp) có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.