Kiến thức Kiến thức Tài chính - kế toán Phần mềm kế toán mang lại lợi ích gì cho các doanh...

Phần mềm kế toán mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp trong thời đại ứng dụng CNTT

Trong thời đại kỹ thuật số, các doanh nghiệp ở mọi loại hình, mọi quy mô đều có xu hướng tìm kiếm và đưa các ứng dụng khoa học công nghệ vào trong tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế cao. Một trong những ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay ngành nghề, là việc sử dụng phần mềm kế toán, làm cho công việc của kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, hoạt động của doanh nghiệp nhịp nhàng, mang lại lợi ích kinh tế cao.

lợi ích của phần mềm kế toán

Vậy chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu khái niệm phần mềm kế toán cũng như lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp nhé.

>> Xem Ngay: Tổng hợp các phần mềm kế toán doanh nghiệp tốt nhất

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một giải pháp dành cho các kế toán, chủ doanh nghiệp sử dụng:

  • Giúp kế toán thực hiện các công việc kế toán;
  • Giúp Giám đốc doanh nghiệp quản lý duy trì và gia tăng tài sản, nguồn vốn kinh doanh...

2. Không sử dụng phần mềm có khó khăn gì với doanh nghiệp không?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa đưa áp dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, các hộ cá thể… nên gặp một số khó khăn nhất định:

  • Mất nhiều thời gian ghi chép, xử lý chứng từ và tổng hợp lên báo cáo:
    • Khi làm kế toán thủ công thì 1 nghiệp vụ, 1 chứng từ kế toán sẽ phải thực hiện ghi chép thủ công nhiều lần trên các sổ sách khác nhau nên mất nhiều thời gian, thậm chí sai sót. Ví dụ nghiệp vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng tiền gửi sẽ vừa phải vào sổ chi tiết công nợ phải trả, vừa phải sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
    • Khi sai sót thì khó tìm kiếm xem nghiệp vụ nào ghi sai, trên những số sách nào. Khi sửa sẽ phải sửa trên tất cả sổ chi tiết liên quan, đồng thời phải sửa cả các sổ tổng hợp, như vậy mất rất nhiều thời gian, công sức thậm chí ảnh hưởng đến chất lượng, số liệu báo cáo.
    • Các thông tin quản lý chi tiết như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa… khi có phát sinh liên quan kế toán phải nhập lại thông tin hoặc tìm kiếm các thông tin ở các nguồn khác nhau, mất nhiều thời gian, dễ sai sót…
  • Tổng hợp báo cáo, cung cấp số liệu không chính xác, không kịp thời:

Báo cáo thu – chi, doanh thu, lợi nhuận…của doanh nghiệp yêu cầu phải cập nhật và tổng hợp theo từng ngày, từng tuần, tháng. Các nhà quản trị doanh nghiệp phải nắm rõ các thông tin này thường xuyên, liên tục hàng giờ để kịp thời đánh giá, phân tích tình hình hoạt động doanh nghiệp và đưa ra những quyết định hợp lý nhất, tối ưu nhất. 

Làm kế toán thủ công thời gian tổng hợp chiếm rất nhiều thời gian, sẽ có những xảy ra sai sót và khó có thể rà soát được. Như vậy, nhà quản trị không có số liệu điều hành hoặc không thể nắm bắt được số liệu kịp thời bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh, khó đạt kết quả kinh doanh cũng như tăng trưởng phát triển. 

  • Khó khăn trong công tác kế toán thuế (có thể nộp sai, chậm báo cáo…):
    • Khi làm kế toán thủ công, kế toán không cập nhật kịp thời thay đổi của cơ quan thuế về mẫu biểu theo chế độ mới thì có thể sẽ nộp theo mẫu báo cáo cũ, quy định cũ. Bên cạnh đó, việc tự tổng hợp số liệu lên báo cáo dễ sai sót, khó đối chiếu chéo với các báo cáo, số liệu khác nên dễ sai số liệu, không kịp để nộp báo cáo theo đúng thời gian quy định.
    • Khi có thanh tra, kiểm tra thuế sẽ khó khăn trong việc cung cấp đầy đủ, nhanh chóng chứng từ, báo cáo theo yêu cầu của cán bộ thuế.
    • Mỗi khi có thay đổi phải tốn nhiều công sức để đảm bảo được tính đúng đắn của số liệu, chuyển đổi từ quy định cũ sang quy định mới, đòi hỏi phải là người rất am hiểu quy định, nghiên cứu kỹ và tốn nhiều thời gian.
  • Khó khăn trong việc kiểm soát công việc của các nhân viên trong bộ phận:

Nếu bộ phận có nhiều kế toán, kế toán trưởng sẽ không nắm bắt và kiểm soát ngay được tiến độ xử lý công việc, cũng như chất lượng công việc của từng nhân viên.

  • Số liệu không liên thông, đối chiếu kịp thời với các bộ phận khác như thủ kho, thủ quỹ, Ngân hàng ….

Một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, nhiều người biết đến đó là phần mềm kế toán excel, thuận tiện và rẻ. Tuy nhiên, phần mềm excel vẫn có một số hạn chế:

    • Khả năng bảo mật thấp, dễ bị mất dữ liệu, dễ bị hỏng file dữ liệu do virus máy tính.
    • Cách thiết kế dữ liệu, báo cáo, công thức sử dụng phụ thuộc vào người sử dụng, khó phổ biến công việc. 
    • Để sử dụng tốt phần mềm, cần được đào tạo bài bản, không có tài liệu hướng dẫn chi tiết, không có nhiều tiện ích hướng dẫn, nhắc nhở, đối chiếu sai sót.
    • Việc thiết lập riêng báo cáo quản trị, chứng từ theo nhu cầu của doanh nghiệp không linh động, khó thực hiện nếu như không thành thạo Excel.

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số liệu tài chính kế toán sẽ nhiều, phức tạp hơn. Việc xử lý dữ liệu trong bảng tính Excel khó hiểu, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, việc mở rộng kết nối với các hệ thống khác không thể thực hiện được như: Kết nối Ngân hàng điện tử, Thuế điện tử, hóa đơn điện tử…

3. Phần mềm kế toán mang lợi ích gì cho kế toán và doanh nghiệp?

Các tổ chức ngày nay đang trong cuộc cách mạng kỹ thuật số, thời kỳ chuyển đổi số mang lại cơ hội cũng như thách thức lớn, bạn có nghĩ rằng việc làm kế toán thủ công, kế toán trên Excel vẫn phù hợp với DN của bạn?

Theo các con số thống kê của MISA, lợi ích mang lại đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán tài chính là rất cao:

lợi ích phần mềm kế toán

3.1 Đối với bộ phận kế toán

3.1.1 Tiết kiệm thời gian

  • Phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online AMIS sẽ tự động hóa hầu hết các thao tác cơ bản, kế toán không phải xử lý thủ công nhiều, không phải tính toán bằng tay, tiết kiệm 50% thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. 
  • Gợi ý sẵn các bút toán, các nghiệp vụ giúp cho kế toán hạch toán chính xác, tiết kiệm thời gian tra cứu tài khoản, cách hạch toán, giảm bớt sai sót. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có nhiều kinh nghiệm.
  • Phần mềm giúp kế toán lưu trữ hệ thống khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, vật tư hàng hóa, hạng mục/công trình… từ đó hỗ trợ tối đa việc sắp xếp, tra cứu thông tin khi cần giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu, tìm kiếm thông tin.

3.1.2 Tổng hợp, xử lý và cung cấp báo cáo chính xác, kịp thời.

Khi làm kế toán thủ công, kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị liên quan đều phải được lập lại từ đầu và có thể mất vài ngày, vài tuần để hoàn thành. Nếu đơn vị sử dụng phần mềm kế toán như phần mềm AMIS Kế Toán thì thời gian chỉ còn tính bằng vài giờ.

  • Phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu báo cáo căn cứ đầu vào kế toán cung cấp, hỗ trợ kiểm tra đối chiếu các sổ sách kế toán, báo cáo, đánh giá và xử lý bút toán thừa, thiếu, chưa chính xác.
  • Ngay khi quản lý yêu cầu, chỉ sau vài phút kế toán có thể xuất số liệu kế toán mà quản lý cần. 
  • Giúp phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.

3.1.3 Đơn giản hóa công tác kế toán thuế

Nhờ có phần mềm mà công tác kế toán thuế dễ dàng, đơn giản hơn bao giờ hết. Phần mềm kế toán hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu sai sót đầu vào, đầu ra. Từ số liệu kế toán cung cấp tự động xử lý và tổng hợp các tờ khai thuế, quyết toán thuế, báo cáo tài chính… nhanh chóng, chính xác và nhất quán.

Đặc biệt, nhiều phần mềm hỗ trợ kết nối trực tuyến với hệ thống cơ quan Thuế giúp kế toán nộp báo cáo nhanh chóng, nhắc nhở kế toán đến kỳ nộp thuế tránh nộp chậm hoặc quên nộp, không lo bị phạt.

Các đơn vị làm phần mềm kế toán luôn có chuyên gia trong công tác kế toán theo dõi để kịp thời cập nhật các quy định mới nhất của Tổng cục thuế, Bộ tài chính… nên việc báo cáo thuế càng đơn giản hơn, các doanh nghiệp chỉ cần cập nhật phần mềm lên bản mới là đáp ứng được ngay.

3.1.4 Tiết kiệm chi phí

Phần mềm cung cấp cho KTT báo cáo phân tích chi tiết khoản mục chi phí phát sinh tại doanh nghiệp, đánh giá tỷ trọng chi phí trên doanh thu, giúp hiểu rõ những chi phí nào chưa hợp lý đưa ra phương án tiết kiệm chi phí, cắt giảm chi phí không cần thiết giúp tối ưu hóa lợi nhuận. 

Bên cạnh đó, việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực, các loại chi phí khác:

  • Phần mềm kế toán làm giảm khối lượng thời gian kế toán viên phải bỏ ra để ghi nhận giao dịch, giảm chi phí kiểm toán.
  • Giảm chi phí đi lại nộp hồ sơ thuế, chứng từ ngân hàng…do có sự kết nối trực tuyến với các hệ thống thuế, ngân hàng.
  • Giảm chi phí liên quan đến in ấn tài liệu, tất cả tài liệu cung cấp cho các bộ phận khác trong, ngoài doanh nghiệp có thể gửi qua email, zalo ngay trên phần mềm …

lợi ích phần mềm kế toán

3.1.5 Quản lý, giám sát công việc của nhân viên

  • Phần mềm giúp ghi nhận lại các giao dịch, các thao tác thực hiện của nhân viên hàng giờ, hàng ngày. Đồng thời số liệu, công việc thực hiện sẽ đều lên báo cáo, sổ sách ngay, giúp KTT nắm bắt và quản lý được kết quả công việc của nhân viên nhanh chóng, chính xác.
  • Trong công tác kế toán nếu có sự thay đổi nhân sự, doanh nghiệp sẽ gặp phải một số vấn đề khó khăn về bàn giao số liệu và tài liệu kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán thì khó khăn đó sẽ được giải quyết. Phần mềm sẽ giúp cho công tác kế toán liên tục, nhân sự mới dễ dàng tìm kiếm, tra cứu lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình, nhanh chóng nắm bắt và tiếp cận công việc mới.

3.1.6 Giảm mất mát dữ liệu, đảm bảo an toàn, bảo mật

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.  Thời hạn lưu trữ ít nhất là 05 năm, 10 năm tùy từng loại chứng từ, sổ sách…  Phần mềm kế toán tổ chức và lưu trữ dữ liệu giúp dễ dàng truy xuất hồ sơ khi cần, đảm bảo sao lưu thường xuyên để ngăn ngừa mất mát dữ liệu.

3.2 Đối với Giám đốc và các bộ phận khác

Được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời:

Trong thị trường cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay, ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Phần mềm kế toán như phần mềm kế toán online MISA AMIS với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều, tức thời. Nhà quản trị khi cần có thể tra cứu thông tin tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, tồn kho… hàng ngày, hàng giờ qua nhiều thiết bị thông minh như mobile, ipad, laptop… mà không cần phải chờ kế toán tổng hợp số liệu.

Đối với các bộ phận khác trong doanh nghiệp thì phần mềm kế toán cũng rất hiệu quả, hữu ích. Ví dụ: với nhân viên kinh doanh có thể tra cứu được hàng tồn kho, thông tin khách hàng để chốt đơn hàng nhanh chóng. Với quản lý kinh doanh có thể nắm bắt nhân viên nào đang dẫn đầu doanh số để động viên, khích lệ, nhân viên nào doanh số thấp để có kế hoạch hỗ trợ, thúc đẩy nâng cao doanh số….

  • Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
  • Phù hợp với các Doanh nghiệp từ nhỏ và vừa đến các Doanh nghiệp lớn theo từng loại hình doanh nghiệp với các gói tính năng khác nhau vừa tiết kiệm chi phí cho Doanh nghiệp vừa đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý tài chính kế toán.

Kết luận: 

Kế toán có thể có tác động tích cực đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm nhiều thời gian và cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp. Hơn nữa, để duy trì tính cạnh tranh, các doanh nghiệp nhỏ và kế toán phải nhận thức được thế giới kế toán đang thay đổi nhanh chóng như thế nào để thích ứng với cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Vì vậy, các doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình phần mềm kế toán phù hợp để sử dụng. Ở Việt Nam, có nhiều phần mềm kế toán các bạn có thể tham khảo như: Phần mềm MISA (AMIS kế toán, MISA SME), Phần mềm kế toán Fast, 3Tsoft, Bravo…

CTA nhận tư vấn

Tác giả: Lại Thị Đào

Trọn bộ Báo cáo kế toán Excel​​​​​​​ theo ngành nghề doanh nghiệp

 1,973 

Đánh giá

Kiều Phương Thanh là một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tài chính& kế toán, tác giả của rất nhiều bài viết được đón nhận và chia sẻ trên các diễn đàn kế toán và tài chính Việt Nam.
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này