Xu hướng ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý lĩnh vực tài chính – kế toán đang dần trở nên phổ biến nhằm đáp ứng những thay đổi của nền kinh tế cũng như giúp kế toán các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả. Một trong những công cụ được đánh giá hữu ích chính là phần mềm kế toán công nợ, hỗ trợ quản lý các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả người bán đầy đủ và nhanh chóng hơn.
1. Phần mềm kế toán công nợ là gì?
Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang lựa chọn Excel là giải pháp quản lý công nợ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, giải pháp tưởng chừng như đơn giản này lại khiến kế toán không khỏi mệt mỏi vì những file excel được quản lý độc lập và riêng lẻ khiến mỗi lần tổng hợp báo cáo hết sức vất vả.
Chính từ những khó khăn đó, giải pháp phần mềm quản lý công nợ được coi là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc và dễ dàng kiểm soát được công nợ của doanh nghiệp. Với công cụ quản lý tự động này, người dùng có thể phân quyền quản lý theo bộ phận, theo từng quy trình quản lý công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán một cách rõ ràng và đơn giản hơn.
>> Đọc thêm bài viết: Hiểu đúng về Kế toán công nợ tại doanh nghiệp
2. Các tiêu chí của phần mềm kế toán quản lý công nợ
Việc tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế toán công nợ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp chính là vấn đề được quan tâm nhất hiện nay. Chính vì vậy phần mềm cần đáp ứng các nhu cầu dưới đây:
2.1. Hỗ trợ ghi nhận chi tiết công nợ, hạn chế xảy ra sai sót
Công tác ghi nhận công nợ thủ công với nhiều dữ liệu khiến kế toán thường xuyên gặp các sai sót. Do đó, phần mềm kế toán công nợ phải cho phép kế toán theo dõi chi tiết số lượng, số tiền của các sản phẩm, giá trị công nợ cần phải thu/ phải trả cho khách hàng, nhà cung cấp.
Việc ghi nhận chi tiết, tự động cũng hạn chế tối đa các nhầm lẫn trong việc tổng hợp, cung cấp các báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp để nắm bắt kịp thời tình hình công nợ của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại.
2.2. Hỗ trợ quản lý công nợ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức hiệu quả
Các báo cáo công nợ được cung cấp kịp thời và chính xác sẽ hỗ trợ kế toán, lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt đầy đủ số liệu về các công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả người bán, từ đó dự đoán được dòng tiền trong tương lai của doanh nghiệp để có kế hoạch cân đối kịp thời.
2.3. Tự động cảnh báo hạn nợ đến hạn
Việc không kiểm soát được hạn nợ sẽ khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro và thiệt hại không đáng có, như:
- Chậm thu hồi nợ từ khách hàng dẫn đến bị chiếm dụng vốn, giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
- Không chuẩn bị kế hoạch trả các khoản nợ, quá hạn trả nợ khiến doanh nghiệp bị phạt do trả chậm
Do đó, một công cụ quản lý hỗ trợ tự động cảnh báo các khoản nợ đến hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi tình trạng không thu hồi công nợ kịp thời.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp tính năng tự động nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.
2.4. Tính đồng bộ dữ liệu với bên bán hàng
Kế toán bán hàng có thể được thừa kế dữ liệu phát sinh từ bộ phận bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền của khách hàng. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kế toán công nợ còn hạn chế sự dư thừa của các chứng từ. Các đơn hàng, bán hàng sẽ được thống kê chi tiết số lượng, số tiền và giá trị công nợ.
Như vậy, tính đồng bộ dữ liệu với bên bán hàng là một trong những tiêu chí hàng đầu khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán công nợ.
2.5. Tốc độ xử lý dữ liệu lớn
Với các đơn vị hay doanh nghiệp lớn, các hoạt động liên quan đến việc xử lý và thanh toán các khoản thu/chi tiền diễn ra thường xuyên và liên tục. Do đó, để việc này phù hợp với công nợ cụ thể ngay cả khi nhiều giao dịch được tiến hành thực hiện, quá trình đảm bảo tốc độ xử lý cũng ảnh hưởng không nhỏ. Các thông tin công nợ được cập nhật kịp thời giúp kế toán dễ dàng tổng hợp báo cáo và trình lãnh đạo, từ đó đưa ra những chính sach kinh doanh, sản xuất hiệu quả hơn.
4. Hướng dẫn các nghiệp vụ cho kế toán công nợ trên phần mềm AMIS
Phần mềm MISA AMIS Kế Toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:
- Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
Phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp báo cáo tổng hợp công nợ phải thu khách hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp tình hình phát sinh và thu hồi công nợ phải thu của tất cả các khách hàng theo từng tài khoản công nợ và loại tiền; theo nhân viên bán hàng; theo công trình; theo hợp đồng bán; theo đơn vị kinh doanh,…
- Tổng hợp công nợ phải thu theo hóa đơn: Bao nhiêu công nợ đã xuất hóa đơn chưa thu được tiền, Bao nhiêu công nợ chưa xuất hóa đơn
- Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1- 30 ngày, 30 – 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi)
- Quản lý công nợ phải thu theo từng hợp đồng, đơn đặt hàng
- Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó.
- Cho phép kế toán tự thiết lập các khoản nợ tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
- Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.
Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý công nợ của doanh nghiệp. Nhanh tay đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
