Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh hiện nay, việc thuê nhà hoặc văn phòng là nhu cầu phổ biến của hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, để chi phí thuê nhà, văn phòng được hạch toán đúng quy định và được tính vào chi phí hợp lý, kế toán cần nắm rõ cách xử lý theo từng trường hợp cụ thể, cũng như chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.
Đặc biệt, với những cập nhật mới tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về hạch toán kế toán, điều kiện chứng từ và phương thức thanh toán nhằm hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế. Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện theo quy định mới nhất để doanh nghiệp áp dụng đúng và hiệu quả
1. Các trường hợp hạnh toán chi phí thuê nhà, văn phòng
Có hai tố quan trọng để xác định số tài khoản một cách chính xác nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục đích thuê và hình thức thanh toán.
Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng như sau:
- Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)
- Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng)
- Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)
- …
Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp sau:
1.1. Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước
Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 111, TK 112,…
Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.
1.2. Hạch toán tiền đặt cọc nhà
Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:
- Khi đặt cọc tiền:
Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Có TK 111, 112
- Khi nhận lại tiền cọc:
Nợ TK 111,112
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
- Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
- Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 99)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
2. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112,…
Đọc thêm: Thuế gián thu là gì? Đặc điểm, vai trò và phân loại chi tiết nhất
3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)
Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.
VD: Công ty thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 – 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 Công ty X mới thanh toán, lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.
- Hàng tháng kế toán công ty hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)
- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)
4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ
Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước.
– Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng:
VD: Thuê nhà từ tháng 1 – 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).
Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK 331, TK 111, TK 112
– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)
Có TK 242 – Chi phí trả trước
5. Ví dụ hạch toán chi phí thuê nhà
Ngày 1/1/2026 Công ty A ký hợp đồng thuê nhà của bà B (Cá nhân) với mục đích làm văn phòng có thời hạn 12 tháng, mỗi tháng 10 triệu đồng và trên hợp đồng có thỏa thuận bên A sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà. Cùng ngày hôm đó, công ty A đã thanh toán trước cho bà B 10 triệu đồng. Đến ngày 10/1/2026, sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý, công ty thanh toán nốt cho bà B số tiền còn lại (110 triệu đồng). Cùng ngày đó, kế toán công ty đã đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là 12 triệu đồng, bao gồm:
- Thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng
- Thuế TNCN 5%: 6 triệu đồng
Cách hạch toán chi phí thuê nhà của công ty A năm 2021 như sau:
Ngày 1/1/2026:
- Hạch toán khoản trả trước (Dựa vào hợp đồng và phiếu chi…)
Nợ TK 331: 10.000.000
Có TK 111: 10.000.000
- Hạch toán chi phí thuê nhà phải trả:
Nợ TK 242: 120.000.000
Có TK 331: 120.000.000
Ngày 10/1/2021:
- Khi thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà
Nợ TK 331: 110.000.000
Có TK 112: 110.000.000
- Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay:
Nợ TK 642 (242): 12.000.000
Có TK 111, 112: 12.000.000
Hàng tháng phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 642: 10.000.000
Có TK 242: 10.000.000
Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã đáp ứng tính năng tự động phân bổ chi phí trả trước với các bước thực hiện đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian cho kế toán doanh nghiệp và tối ưu hiệu quả công việc:
6. Tiền thuê nhà của doanh nghiệp có được tính vào chi phí hợp lý không?
Theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
-
- Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
- Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ
- Các khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Từ các nguyên tắc trên, có thể hiểu rằng chi phí thuê nhà sẽ được tính vào chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp chứng minh được việc thuê nhà phục vụ hoạt động kinh doanh (chẳng hạn làm văn phòng, kho…), đồng thời có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán theo quy định.
Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đối với khoản tiền thuê nhà từ 5 triệu đồng trở lên, việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện không dùng tiền mặt và có chứng từ chứng minh. Nếu không đáp ứng điều kiện này, khoản chi có thể bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế.
7. Tạm kết
Hạch toán tiền thuê nhà là nghiệp vụ quen thuộc với các kế toán tuy nhiên vẫn khó tránh được sai sót do xác định sai hình thức trả tiền thuê nhà hoặc sai loại tài khoản. Hi vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hạch toán thuần thục khi gặp nghiệp vụ này.
Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả trong việc hạch toán thì việc sử dụng các phần mềm kế toán được coi là giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp. Một trong số những phần mềm được tin dùng nhất hiện nay chính là phần mềm kế toán online MISA AMIS.
Phần mềm MISA AMIS Kế toán đã thiết lập sẵn danh sách các cặp định khoản tự động gắn loại chứng từ: thu tiền mặt, chi tiền mặt, thu tiền gửi, chi tiền gửi, giúp giảm thiểu các thao tác của kế toán khi nhập chứng từ. Khi đó, kế toán chỉ cần chọn nghiệp vụ phát sinh, hệ thống sẽ tự động ngầm định luôn tài khoản Nợ, Có trên chứng từ.
