Hạch toán bù trừ công nợ trong giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ

Bù trừ công nợ (hay còn gọi là cấn trừ công nợ) trên thực tế là khái niệm khá quen thuộc với nhiều người, đặc biệt là các đơn vị kinh doanh, người làm công tác tài chính, kế toán. Vậy cấn trừ công nợ là gì? Hãy cùng AMIS Kế toán tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. Bù trừ công nợ, cấn trừ công nợ là gì?

• Khái niệm

Bù trừ công nợ (còn gọi là cấn trừ công nợ) à một nghiệp vụ kế toán phát sinh từ các giao dịch mua bán, cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa hai đơn vị, trong đó một bên vừa đóng vai trò là người mua vừa là người bán. Thay vì thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hay các phương thức khác, hai bên có thể thỏa thuận cấn trừ công nợ. Theo đó, công nợ phải thu sẽ được bù trừ với công nợ phải trả, phần chênh lệch (nếu có) sẽ được thanh toán hoặc tiếp tục bù trừ cho các giao dịch phát sinh trong tương lai.

Trong trường hợp một đơn vị vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, tức là có cả công nợ phải thu và công nợ phải trả, việc bù trừ công nợ giúp giảm bớt số lượng giao dịch tài chính cần thực hiện. Quy trình bù trừ công nợ thường bao gồm:

• Xác định chứng từ công nợ: Đối chiếu và xác nhận các loại chứng từ liên quan đến công nợ của các bên.
• Thực hiện bù trừ: Tiến hành cấn trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả.
• Cập nhật vào sổ sách: Ghi nhận các bút toán liên quan vào sổ sách và theo dõi riêng.

Cấn trừ công nợ ba bên

Là một phương pháp điều chỉnh nợ giữa ba bên có nghĩa vụ tài chính đối với nhau. Cơ cấu này thường được áp dụng trong các trường hợp một bên có khả năng thanh toán nợ cho bên thứ hai, và bên thứ hai có khả năng thanh toán nợ cho bên thứ ba, nhưng bên thứ ba lại có nghĩa vụ tài chính đối với bên đầu tiên.

Ví dụ:

Giả sử Công ty A nợ Công ty B 10 triệu đồng.

Công ty B nợ Công ty C 10 triệu đồng.

Công ty C nợ Công ty A 10 triệu đồng.

Thay vì mỗi công ty phải thực hiện việc thanh toán riêng lẻ, các doanh nghiệp có thể thỏa thuận cấn trừ công nợ ba bên. Kết quả là mỗi khoản nợ sẽ bị hủy bỏ và không cần có bất kỳ giao dịch tiền mặt nào giữa các bên.

Các lợi ích của việc bù trừ (cấn trừ) công nợ

• Giảm số lượng giao dịch tài chính: Hạn chế các giao dịch tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, từ đó giảm chi phí và thời gian thực hiện thanh toán.
• Tối ưu hóa dòng tiền: Tiết kiệm lượng tiền mặt dự kiến sẽ sử dụng cho thanh toán và có thể dành cho các mục đích khác.
• Giảm rủi ro thanh toán: Tránh được các rủi ro từ việc thanh toán chậm hoặc không thanh toán.

Quy trình này không chỉ đơn giản hóa việc thanh toán mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.

2. Các loại chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ

Khi thực hiện bù trừ (cấn trừ) công nợ, các bên tham gia cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ sau để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của nghiệp vụ:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ: Trong hợp đồng, cần ghi rõ về hình thức thanh toán cấn trừ công nợ, đồng thời đảm bảo các điều khoản liên quan đến trách nhiệm thanh toán, thời hạn và điều kiện thực hiện cấn trừ.
• Phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản nghiệm thu bàn giao: Các phiếu này nhằm xác nhận việc giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ giữa các bên. Chúng đóng vai trò làm căn cứ để thực hiện bù trừ công nợ.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Hóa đơn này cần được lập cho các giao dịch mua bán, cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, là căn cứ để xác định giá trị các khoản phải thu, phải trả.
• Phiếu chi, phiếu thu, báo nợ, báo có: Các chứng từ này thể hiện việc ghi nhận các khoản tiền thu, chi và đối chiếu công nợ giữa các bên.
• Biên bản thỏa thuận bù trừ công nợ: Đây là biên bản thỏa thuận giữa các bên về việc bù trừ công nợ, trong đó nêu rõ các khoản công nợ được bù trừ, giá trị các khoản này và số chênh lệch nếu có. Biên bản này cần được các bên ký kết để xác nhận việc cấn trừ công nợ.

Ngoài ra, tùy theo tình huống và yêu cầu cụ thể của từng giao dịch, các bên có thể cần bổ sung thêm các chứng từ khác nhằm làm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình bù trừ công nợ.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, hệ thống chứng từ cần có khi thực hiện nghiệp vụ cấn trừ công nợ

Dùng thử miễn phí

Đọc thêm: Cách hạch toán tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán theo thông tư 200

3. Biên bản bù trừ công nợ

Biên bản bù trừ công nợ là văn bản được lập khi hai bên mua và bán có phát sinh giao dịch mua bán qua lại và đồng ý thực hiện cấn trừ công nợ. Mục đích của biên bản này là để giảm công nợ phải thu, phải trả và xác định nghĩa vụ thanh toán còn lại của mỗi bên.

Biên bản bù trừ công nợ thường bao gồm các tiêu chí sau:

• Tên biên bản (Biên bản bù trừ hoặc cấn trừ công nợ).
• Ngày lập biên bản.
• Thông tin của các bên liên quan: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện.
• Nội dung biên bản:

+ Giá trị hàng hóa dịch vụ cung cấp giữa các bên, công nợ phải thu, phải trả phát sinh tương ứng.

+ Các chứng từ chứng minh giao dịch kèm theo.

+ Cách thức thực hiện việc cấn trừ

+ Thời hạn thực hiện việc cấn trừ

+ Chênh lệch/Giá trị còn lại sau khi bù trừ công nợ (nếu có) và cách xử lý.

• Xác nhận của các bên về việc thực hiện thỏa thuận bù trừ công nợ và chữ ký, dấu của người đại diện theo pháp luật.

Mẫu Biên bản bù trừ công nợ hai bên

Bạn đọc có thể tải về mẫu biên bản bù trừ công nợ Tại đây

Mẫu Biên bản cấn trừ công nợ ba bên

Bạn đọc có thể tải về mẫu biên bản Cấn trừ công nợ ba bên Tại đây

4. Các chính sách, quy định liên quan đến thanh toán bù trừ công nợ

4.1. Về thuế GTGT

Căn cứ theo khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT:

a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp cấn trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản cấn trừ công nợ của ba (3) bên làm căn cứ khấu trừ thuế.

b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức cấn trừ công nợ như vay, mượn tiền; bù trừ (cấn trừ) công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua chi hộ.”

4.2. Về thuế TNDN

Căn cứ tại quy định khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN; sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC như sau:

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. “

Để việc thanh toán cấn trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT thì cần:

• Hợp đồng mua bán (quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán cấn trừ công nợ)
• Biên bản cấn trừ công nợ 2 bên (Phải có xác nhận của 2 bên)
•  Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

4.3. Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Quá trình hạch toán cấn trừ công nợ cần được thực hiện một cách chính xác theo quy định của kế toán, với đầy đủ chứng từ và bút toán hợp lý, nhằm phản ánh đúng tình hình công nợ của doanh nghiệp.

Mời bạn xem chi tiết cách hạch toán bù trừ công nợ tại đây

5. Những lưu ý khi đối chiếu, cấn trừ công nợ

Những lưu ý khi đối chiếu và cấn trừ công nợ là những yếu tố quan trọng mà chủ doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt chú ý để đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro trong quá trình quản lý công nợ. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:

Lưu ý khi đối chiếu công nợ: 

• Việc đối chiếu công nợ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng, nhưng bên còn lại chưa thực hiện thanh toán. Đây là bước quan trọng để xác minh và làm rõ tình trạng nợ.
• Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ liên quan đến giao dịch công nợ cần được kiểm tra kỹ lưỡng và hạch toán chính xác để tránh sai sót hoặc thất thoát tiền bạc trong quá trình giao dịch.
• Quy trình đối chiếu công nợ phải thực hiện cho toàn bộ số tiền liên quan trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm cả các khoản đã thanh toán hoặc chưa thanh toán.
• Mọi thông tin về số hợp đồng, hóa đơn, công nợ, và tình trạng thanh toán phải được giải trình chi tiết, kèm theo tài liệu chứng minh rõ ràng.
• Kết luận của quá trình đối chiếu cần có chữ ký và xác nhận của cả hai bên để đảm bảo sự đồng thuận và làm căn cứ pháp lý.

Lưu ý khi bù trừ công nợ

• Bù trừ (cấn trừ) công nợ thường được thực hiện khi cả hai bên có giao dịch mua bán lẫn nhau, nhưng cần xác định rõ khoản công nợ để quyết toán. Việc cấn trừ giúp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và giảm thiểu rủi ro phát sinh.
• Khi thực hiện cấn trừ, công nợ sẽ được phân loại thành ba loại: số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, và số phát sinh giảm. Cả ba loại số này cần được trình bày rõ ràng trong biên bản cấn trừ.
• Công nợ phát sinh tăng: Phát sinh khi có các khoản mua bán mới, cần đính kèm hóa đơn và biên bản giao nhận để chứng minh tính hợp pháp và chính xác của khoản tiền.
• Công nợ phát sinh giảm: Thường là các khoản chiết khấu thanh toán hoặc các khoản giảm trừ khác liên quan đến tổng giá trị thanh toán.
• Một nguyên tắc quan trọng là việc cấn trừ công nợ chỉ được thực hiện giữa cùng một đối tượng, tức là chỉ cấn trừ giữa hai bên có nghĩa vụ tài chính đối ứng trực tiếp với nhau.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã lựa chọn các công cụ quản lý tự động để quản lý công nợ hiệu quả hơn theo tuổi nợ, hạn nợ, đối tượng khách hàng…. Các phần mềm kế toán thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
• Tự động đối trừ công nợ, cấn trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ giúp doanh nghiệp có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
• Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng

Nhanh tay đăng ký dùng thử miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để công tác kế toán chính xác hơn, nhanh hơn, tiện lợi hơn!