Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình huống xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào do nhà cung cấp chưa lập hoặc chưa gửi hóa đơn điện tử. Điều này khiến không ít kế toán băn khoăn liệu việc xuất hóa đơn có đúng quy định, có bị xử phạt hay ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và hạch toán chi phí hay không. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS sẽ làm rõ quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng thời phân tích các rủi ro, mức xử lý theo pháp luật và hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là cách gọi trong nghiệp vụ kế toán để chỉ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nhận được từ người bán khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây chính là căn cứ để doanh nghiệp hạch toán chi phí, kê khai thuế và lưu trữ chứng từ theo quy định của pháp luật.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua. Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc và phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2. Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào có đúng quy định không?
Theo quy định về thời điểm lập hóa đơn, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo đúng thời điểm luật quy định.
Cụ thể như sau:
- Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
- Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ 1 số trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng theo quy định
- Đối với trường hợp giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao khối lượng công việc đều phải lập hóa đơn tương ứng với phần hàng hóa, dịch vụ đã giao
Vậy có được được xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào không?
Đáp án là có. Nghị định 254/2026/NĐ-CP không quy định doanh nghiệp phải có hóa đơn đầu vào mới được lập hóa đơn đầu ra.
Việc lập hóa đơn đầu ra phụ thuộc vào thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn đầu vào hay chưa. Do đó, nếu đã đến thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định thì người bán vẫn phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua.
Tuy nhiên, đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp bắt buộc phải có hóa đơn, doanh nghiệp cần yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Việc không có hóa đơn đầu vào có thể ảnh hưởng đến hồ sơ kế toán, việc kê khai thuế, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (nếu đáp ứng điều kiện) và chứng minh tính hợp pháp của chi phí theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, nhưng không phải là căn cứ để trì hoãn hoặc không lập hóa đơn đầu ra.
3. Rủi ro và hậu quả khi xuất hóa đơn đầu ra mà không có hóa đơn đầu vào
Việc doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu ra khi chưa nhận được hóa đơn đầu vào không phải là hành vi vi phạm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bởi thời điểm lập hóa đơn đầu ra được xác định theo thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã nhận được hóa đơn đầu vào hay chưa.
Tuy nhiên, nếu việc chưa có hóa đơn đầu vào kéo dài hoặc doanh nghiệp không thể bổ sung chứng từ hợp pháp, có thể phát sinh một số rủi ro sau:
- Không đủ căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Nếu không có hóa đơn điện tử hợp pháp hoặc không đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về thuế GTGT, doanh nghiệp có thể không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Chi phí có thể không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN: Đối với các khoản chi thuộc trường hợp bắt buộc phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp nhưng doanh nghiệp không có đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật về thuế thì có thể không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Khó chứng minh nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ: Khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần xuất trình đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của giao dịch. Trường hợp không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa hoặc tính có thật của giao dịch thì có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật về thuế.
- Nguy cơ bị xử lý đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc gian lận thuế: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp, lập hóa đơn khống hoặc thực hiện các hành vi gian lận nhằm trốn thuế thì sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Ảnh hưởng đến hoạt động quản trị và uy tín doanh nghiệp: Việc thiếu hóa đơn đầu vào có thể gây khó khăn trong công tác kế toán, quyết toán thuế, làm giảm tính minh bạch của hồ sơ và ảnh hưởng đến uy tín khi làm việc với đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan quản lý.
4. Mức xử phạt khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào
Nghị định 254/2026/NĐ-CP không quy định xử phạt trực tiếp đối với hành vi bán hàng nhưng không có hóa đơn đầu vào. Nghị định này chỉ quy định về việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.
Tuy nhiên, trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu doanh nghiệp không xuất trình được hóa đơn hoặc các chứng từ hợp pháp để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa theo quy định của pháp luật thì tùy tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý theo các quy định pháp luật có liên quan.
Đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ, Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung) quy định mức xử phạt theo giá trị hàng hóa vi phạm như sau:
- Phạt tiền từ 300.000 đồng đến 500.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị dưới 1.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 1.000.000 đến dưới 3.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 3.000.000 đồng đến dưới 5.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 5.000.000 đồng đến dưới 10.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 10.000.000 đồng đến dưới 20.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 20.000.000 đồng đến dưới 30.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 30.000.000 đồng đến dưới 40.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 40.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 50.000.000 đồng đến dưới 70.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 70.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng.
- Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ có giá trị từ 100.000.000 đồng trở lên.
5. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào
Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn đầu vào trực tiếp trên cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập hệ thống bằng mã số thuế và mật khẩu đã được cấp.
Bước 3: Chọn mục [Tra cứu] → [Tra cứu hóa đơn].
Bước 4: Tiếp tục chọn [Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào].
Bước 5: Nhập Mã số thuế (MST) người mua:
- Nếu muốn tra cứu hóa đơn đầu vào theo từng đối tác → nhập MST của bên bán.
- Nếu muốn xem toàn bộ hóa đơn mua vào → để trống ô này.
Bước 6: Ở phần Kết quả kiểm tra, chọn “Tất cả” (hoặc lọc theo trạng thái mong muốn).
Bước 7: Nhập khoảng thời gian cần tra cứu tại ô “Ngày lập hóa đơn”.
Bước 8: Nhấn “Tìm kiếm” → hệ thống hiển thị kết quả như sau:
- Tab Hóa đơn điện tử: chứa các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Tab Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: áp dụng cho đơn vị sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Trường hợp cần xuất hóa đơn thì người nộp thuế bấm vào “Xuất hóa đơn” để kết xuất file Excel “Danh Sách Hóa Đơn”
Kết luận
Như vậy, xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào không phải là hành vi bị cấm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bởi thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần bổ sung đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp để bảo đảm điều kiện kê khai thuế, hạch toán chi phí và chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
Để quản lý hiệu quả hóa đơn đầu vào, đầu ra và hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối các nghiệp vụ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhiều ứng dụng quản trị khác trên cùng một nền tảng, giúp dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt, giảm nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
MISA AMIS Kế toán hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn và kế toán hiệu quả với nhiều tính năng nổi bật như:
-
Trợ lý AI AVA: Tự động gợi ý hạch toán, cảnh báo sai sót và hỗ trợ tra cứu văn bản pháp luật thuế – kế toán.
-
Tích hợp hóa đơn điện tử: Đồng bộ dữ liệu hóa đơn đầu vào – đầu ra, hạn chế tình trạng thất lạc hoặc sai lệch chứng từ.
-
Kê khai thuế trực tuyến: Hỗ trợ lập tờ khai, báo cáo thuế và nộp thuế điện tử trực tiếp trên hệ thống.
-
Quản lý đa nền tảng: Cho phép truy cập, theo dõi báo cáo tài chính mọi lúc, mọi nơi qua web và mobile.
Với phần mềm kế toán online MISA AMIS, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro khi xuất hóa đơn mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính – kế toán trong kỷ nguyên số.
