Hóa đơn đầu vào là gì? Tổng hợp tất tần tật các quy định về hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là gì? Quy định về hóa đơn đầu vào như thế nào là những vấn đề các doanh nghiệp luôn muốn nắm rõ, đặc biệt là người làm công tác quản lý tài chính, kế toán. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để làm rõ hơn về khái niệm kể trên cũng như những quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu là các chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp

Những chứng từ cần thiết đi kèm hóa đơn đầu thường vào bao gồm:

• Hợp đồng mua hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Phiếu chi, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng.

2. Hóa đơn đầu vào như thế nào là hóa đơn hợp pháp?

Căn cứ theo điều 4, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ như sau: 

• Hóa đơn, chứng từ đầu vào không hợp pháp bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ giả
• Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng
• Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Hóa đơn, chứng từ mua đầu vào được lập trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký là hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp được kết luận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ bao gồm:

• Không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định.
• Lập hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả.
• Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên.
• Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
• Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

>> Đọc thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Để tránh ghi nhận phải các hóa đơn bất hợp pháp và thoát khỏi rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. AMIS Kế toán là phần mềm thế hệ mới, có thể tự động tra cứu tình trạng của nhà cung cấp với website Tổng cục Thuế để phát hiện các các hóa đơn đầu vào không hợp lệ. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử khá tiện lợi.

3. Tổng hợp quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào 

3.1. Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên

Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên với điều kiện bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt nếu doanh nghiệp muốn khấu trừ thêm thuế giá trị gia tăng. Trong đó, một số lưu ý cụ thể mà bộ phận kế toán cần chú ý như:

• Hóa đơn thanh toán nhiều lần: 

• Tất cả các lần thanh toán đều phải thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho giao dịch mua bán. 
• Trường hợp đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng thì doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc, chuyển tiền cọc qua ngân hàng nếu không thì khoản tiền cọc đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

• Hóa đơn mua cùng một ngày:

• Nếu mua hàng trong cùng một ngày của cùng một đơn vị, với tổng tiền mua là từ 20 triệu trở lên nhưng chia nhỏ thành nhiều hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại khi tính khấu trừ thuế giá trị gia tăng. 
• Khi thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần rà soát các hóa đơn cùng một ngày của đơn vị để tránh trường hợp tổng số tiền mua hàng từ 20 triệu trở lên.
• Chuyển tiền qua ngân hàng: Nếu hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên thì việc chuyển khoản tiền phải từ tài khoản của công ty bên mua sang tài khoản ngân hàng của nhà cug cấp thì mới được tính khấu trừ thuế GTGT

>> Đọc thêm: Tổng hợp từ A – Z quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng

3.2. Thời điểm thanh toán hóa đơn

Nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng tại thời điểm kê khai, người mua vẫn chưa chuyển tiền thì vẫn có thể thực hiện việc kê khai như bình thường. 

Trường hợp đến thời hạn thanh toán, thời hạn quyết toán đã kết thúc mà vẫn chưa thực hiện thanh toán thì khoản tiền này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

3.3. Hóa đơn mua vào tài sản cố định

Đối với các hóa đơn đầu vào về mua bán tài sản cố định của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản cố định là ô chở người từ 9 chỗ trở xuống mà có giá trị từ 1.6 tỷ trở lên thì số thuế GTGT tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ sẽ không được khấu trừ . Tuy nhiên, nếu ô tô đó được sử dụng cho kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn thì sẽ được khấu trừ.

>> Đọc thêm: 15 nguyên tắc của thuế giá trị gia tăng được khấu trừ kế toán cần biết

3.4. Hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước, hạch toán sang năm kế tiếp

Với các hóa đơn đầu vào đã kê khai nhưng chưa đưa vào hạch toán của năm mà chuyển sang kỳ kế toán của năm kế tiếp thì không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn năm đó.

3.5. Hóa đơn đầu vào của dự án

Với thuế GTGT của một số dự án đơn vị đang triển khai nếu đã đến thời điểm quyết toán mà bị hủy thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT trên các đơn hàng. Do đó, các doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí của những dự án đã tạm dừng sang những dự án đã hoàn thành hoặc đang hoạt động để được hưởng khấu trừ thuế và tránh bị truy thu khoản thuế này.

4. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Căn cứ Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 05/12/2020 quy định về hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn, hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa lập áp dụng các mức phạt như sau:

STT	Mức phạt	Hành vi vi phạm
1	Phạt cảnh cáo	Đối với hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày tính từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.
2	Phạt tiền 1 đến 4 triệu đồng	Đối với hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày tính từ ngày hết thời hạn theo quy định (trừ các trường hợp tại Khoản 1 điều này)
3	Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng	Đối với các hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên từ ngày hết thời hạn theo quy định; hoặc hành vi không khai báo làm mất, hỏng hóa đơn.

Với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch, số lượng hoá đơn mà kế toán phải xử lý có khi lên đến hàng trăm, lúc này kế toán sẽ gặp những khó khăn nhất định trong việc xử lý hoá đơn. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, công nghệ hỗ trợ, nhất là những phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể dễ dàng xử lý khối lượng lớn hoá đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hạn chế sai sót. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có nhiều tính năng tiện ích như: 

• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…

• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. từ bảng excel, giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS