Hóa đơn đầu vào là gì? Quy định về hóa đơn đầu vào như thế nào là những vấn đề các doanh nghiệp luôn muốn nắm rõ, đặc biệt là người làm công tác quản lý tài chính, kế toán. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để làm rõ hơn về khái niệm kể trên cũng như những quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào được hiểu là các chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp
Những chứng từ cần thiết đi kèm hóa đơn đầu thường vào bao gồm:
- Hợp đồng mua hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
- Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
- Phiếu chi, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng.
2. Quy định về hóa đơn đầu vào
2.1. Những thông tin trên hóa đơn đầu vào
Theo Điều 10 và Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026, nội dung hóa đơn đầu vào hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin bắt buộc sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn: Là số thứ tự được lập theo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất, tối đa 8 chữ số
- Thông tin người bán: Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán theo đúng thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua. Trường hợp người mua là người tiêu dùng không cung cấp thông tin, hóa đơn phải ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa/dịch vụ (bằng tiếng Việt), đơn vị tính, số lượng, đơn giá
- Thông tin tài chính: Thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT
- Chữ ký của người bán và người mua:
- Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán
- Chữ ký số của người mua không bắt buộc, trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc ký số trên hóa đơn
- Thời điểm lập hóa đơn và Thời điểm ký số: Hai thời điểm này được hiển thị rõ theo định dạng ngày, tháng, năm. Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn
- Mã của cơ quan thuế: Áp dụng đối với loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Các nội dung khác (nếu có): Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại hoặc các thông tin bổ sung như hợp đồng, lệnh vận chuyển
Lưu ý quan trọng: Toàn bộ nội dung hóa đơn phải được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu (XML) do Bộ Tài chính quy định để đảm bảo tính pháp lý và khả năng tra cứu trên Hệ thống thông tin quản lý thuế. Hóa đơn không có thông tin người mua (trừ các trường hợp đặc biệt) sẽ không có giá trị để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế
Đọc thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới nhất
2.2. Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử (đối với bên bán để làm hóa đơn đầu vào cho bên mua) được quy định như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Quy định này bao gồm cả các trường hợp bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia
- Thời điểm lập hóa đơn đối với xuất khẩu hàng hóa: (Bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn (hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử) do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền
- Lưu ý thay đổi quan trọng: Thời điểm thu tiền này không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. (Quy định mới đã loại bỏ danh sách liệt kê các dịch vụ cụ thể như kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế… và áp dụng chung cho mọi loại tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự)
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao theo từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng
- Trường hợp đặc biệt: Nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
3. Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào
Để kiểm tra tính tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết như mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha, sau đó click vào mục “Tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn.
- Nếu hóa đơn hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn sẽ hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn”.
- Nếu thông báo hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”, bạn cần kiểm tra lại thông tin đã nhập và thực hiện tìm kiếm lại.
Để tránh ghi nhận phải các hóa đơn bất hợp pháp và thoát khỏi rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm có thể hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử khá tiện lợi.
4. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào
Căn cứ Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 05/12/2020 quy định về hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn, hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa lập áp dụng các mức phạt như sau:
| STT | Mức phạt | Hành vi vi phạm |
| 1 | Phạt cảnh cáo | Đối với hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày tính từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ. |
| 2 | Phạt tiền 1 đến 4 triệu đồng | Đối với hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày tính từ ngày hết thời hạn theo quy định (trừ các trường hợp tại Khoản 1 điều này) |
| 3 | Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng | Đối với các hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên từ ngày hết thời hạn theo quy định; hoặc hành vi không khai báo làm mất, hỏng hóa đơn. |
5. Cách lữu trữ và quản lý hóa đơn đầu vào
Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần quản lý và lưu trữ hóa đơn đúng quy định pháp luật. Hóa đơn đầu vào cần được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành
- Lưu trữ hóa đơn giấy: Sắp xếp theo nhà cung cấp, thời gian hoặc loại hàng hóa. Lưu tại nơi an toàn, tránh ẩm mốc, cháy nổ.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử: Tải về và lưu trên máy tính, hệ thống đám mây hoặc phần mềm quản lý hóa đơn.
- Đối chiếu định kỳ: Kiểm tra hóa đơn với bảng kê khai thuế và xác minh trên cổng thông tin Tổng cục Thuế.
- Bảo mật và sao lưu: Sao lưu dữ liệu hóa đơn định kỳ, bảo mật bằng mật khẩu hoặc hệ thống an toàn.
- Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn sai, yêu cầu nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch, số lượng hoá đơn mà kế toán phải xử lý có khi lên đến hàng trăm, lúc này kế toán sẽ gặp những khó khăn nhất định trong việc xử lý hoá đơn. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, công nghệ hỗ trợ, nhất là những phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể dễ dàng xử lý khối lượng lớn hoá đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hạn chế sai sót. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có nhiều tính năng tiện ích như:
- Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. từ bảng excel, giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
- Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.
