Hóa đơn đầu vào là gì? Tổng hợp tất tần tật các quy định về hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là gì? Quy định về hóa đơn đầu vào như thế nào là những vấn đề các doanh nghiệp luôn muốn nắm rõ, đặc biệt là người làm công tác quản lý tài chính, kế toán. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để làm rõ hơn về khái niệm kể trên cũng như những quy định liên quan đến hóa đơn đầu vào.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào được hiểu là các chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp

Những chứng từ cần thiết đi kèm hóa đơn đầu thường vào bao gồm:

• Hợp đồng mua hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Phiếu chi, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng.

2. Quy định về hóa đơn đầu vào

2.1. Những thông tin trên hóa đơn đầu vào

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung hóa đơn đầu vào cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
• Ngày, tháng, năm phát hành hóa đơn.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản (nếu thanh toán qua chuyển khoản, phải ghi rõ số tài khoản).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký của người mua và người bán (trường hợp không có chữ ký giám đốc, cần bổ sung giấy ủy quyền và đóng dấu treo ở góc trái hóa đơn kèm chữ ký của người được ủy quyền).
• Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử.

Nội dung hóa đơn cần chính xác và đầy đủ để đảm bảo tính hợp lệ, tránh rủi ro pháp lý và sai sót trong kê khai thuế.

>> Đọc thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

2.2. Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn đầu vào được quy định như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp nhà cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ được giao tương ứng.

3. Hướng dẫn kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào

Để kiểm tra tính tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết như mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha, sau đó click vào mục “Tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn.

• Nếu hóa đơn hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn sẽ hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn”.
• Nếu thông báo hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”, bạn cần kiểm tra lại thông tin đã nhập và thực hiện tìm kiếm lại.

Để tránh ghi nhận phải các hóa đơn bất hợp pháp và thoát khỏi rủi ro bị xử phạt, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm có thể hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử khá tiện lợi.

5. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Căn cứ Điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 05/12/2020 quy định về hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hóa đơn, hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa lập áp dụng các mức phạt như sau:

6. Cách lữu trữ và quản lý hóa đơn đầu vào

Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần quản lý và lưu trữ hóa đơn đúng quy định pháp luật. Hóa đơn đầu vào cần được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày phát hành

• Lưu trữ hóa đơn giấy: Sắp xếp theo nhà cung cấp, thời gian hoặc loại hàng hóa. Lưu tại nơi an toàn, tránh ẩm mốc, cháy nổ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Tải về và lưu trên máy tính, hệ thống đám mây hoặc phần mềm quản lý hóa đơn.
• Đối chiếu định kỳ: Kiểm tra hóa đơn với bảng kê khai thuế và xác minh trên cổng thông tin Tổng cục Thuế.
• Bảo mật và sao lưu: Sao lưu dữ liệu hóa đơn định kỳ, bảo mật bằng mật khẩu hoặc hệ thống an toàn.
• Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn sai, yêu cầu nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch, số lượng hoá đơn mà kế toán phải xử lý có khi lên đến hàng trăm, lúc này kế toán sẽ gặp những khó khăn nhất định trong việc xử lý hoá đơn. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, công nghệ hỗ trợ, nhất là những phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS, kế toán có thể dễ dàng xử lý khối lượng lớn hoá đơn mỗi ngày mà vẫn đảm bảo hạn chế sai sót. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có nhiều tính năng tiện ích như: 

• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…

• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. từ bảng excel, giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.