Quy định mới nhất về người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã

Người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch và quản lý hợp tác xã theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về quy định người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, nhiệm vụ và quyền hạn của họ, cũng như các thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện.

1. Quy định người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã.

Căn cứ theo Điều 11, Luật Hợp tác xã 2023, người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã là cá nhân đại diện cho hợp tác xã thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; đại diện hợp tác xã với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền, nghĩa vụ liên quan trước Tòa án, Trọng tài và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu hợp tác xã chỉ còn một người đại diện theo pháp luật mà người này không thực hiện hoặc không thực hiện được quyền, nghĩa vụ trong vòng 30 ngày và không ủy quyền cho người khác, hợp tác xã phải tổ chức Đại hội thành viên bầu người đại diện theo pháp luật trong vòng 15 ngày kể từ khi hết thời hạn.
• Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, căn cứ theo Điều 4 Nghị định 92/2024/NĐ-CP về đăng ký tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã , người đại diện theo pháp luật có thẩm quyền ký các văn bản đề nghị thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến các chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

• Trong trường hợp hợp tác xã có chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu chi nhánh có quyền ký các văn bản để thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết.

Tìm hiểu thêm: Đặc điểm, vai trò của Hợp tác xã hiện nay

2. Ai là người đại diện pháp luật của hợp tác xã?

Căn cứ theo khoản 2, Điều 11 Luật Hợp tác xã 2023, quy định về người đại diện pháp luật của hợp tác xã như sau:

“Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, số lượng, chức danh, quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; phân chia quyền, nghĩa vụ người đại diện theo pháp luật trong trường hợp hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thực hiện theo quy định của Điều lệ.”

Theo đó, người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã có thể là một hoặc nhiều cá nhân tùy thuộc vào quy định trong Điều lệ của hợp tác xã. Nếu hợp tác xã có nhiều người đại diện, việc phân chia quyền và nghĩa vụ giữa các người đại diện được xác định rõ ràng trong Điều lệ của hợp tác xã:

• Một người đại diện: Là người chịu trách nhiệm duy nhất về các giao dịch và hoạt động pháp lý của hợp tác xã.
• Nhiều người đại diện: Trong trường hợp hợp tác xã có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc phân chia quyền và nghĩa vụ phải thực hiện theo quy định tại Điều lệ, với sự phân bổ rõ ràng về các nhiệm vụ cụ thể.

3. Nhiệm vụ và quyền hạn của người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã

Người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã có quyền và nghĩa vụ đại diện cho hợp tác xã trong các giao dịch, tranh chấp và các hoạt động pháp lý khác. Bên cạnh đó, người này còn có trách nhiệm xây dựng và thực hiện các kế hoạch hoạt động, quản lý tài chính, và đảm bảo hợp tác xã tuân thủ các quy định pháp luật. Cụ thể:

3.1. Nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của HTX có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

• Đại diện hợp tác xã trong các giao dịch pháp lý: Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm đại diện hợp pháp cho hợp tác xã trong tất cả các giao dịch pháp lý, từ việc ký kết hợp đồng đến tham gia các thủ tục tố tụng và giải quyết tranh chấp.
• Thực hiện các nghĩa vụ đối với thành viên và đối tác: Người đại diện phải đảm bảo hợp tác xã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với các thành viên, đối tác, cơ quan nhà nước và các bên liên quan, bao gồm các nghĩa vụ tài chính và các nghĩa vụ hợp pháp khác.
• Xây dựng và thực hiện kế hoạch hoạt động: Người đại diện có trách nhiệm xây dựng và thực hiện các kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của hợp tác xã, đảm bảo hợp tác xã hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững.
• Quản lý tài chính của hợp tác xã: Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm giám sát và quản lý các vấn đề tài chính của hợp tác xã, bao gồm việc lập báo cáo tài chính, kiểm tra các khoản thu chi và đảm bảo hợp tác xã tuân thủ các quy định tài chính, thuế và kế toán.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật: Người đại diện phải giám sát và đảm bảo hoạt động của hợp tác xã tuân thủ đúng các quy định pháp luật, điều lệ hợp tác xã, và các yêu cầu về an toàn lao động, bảo vệ môi trường và các quy định liên quan.

3.2. Quyền hạn của người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã có quyền hạn rõ ràng được quy định, bao gồm:

• Ký kết các văn bản pháp lý: Người đại diện có quyền ký kết tất cả các hợp đồng, thỏa thuận và văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động của hợp tác xã, bao gồm cả các hợp đồng thương mại, hợp đồng với các đối tác, và các quyết định quan trọng khác.
• Tham gia giải quyết tranh chấp: Người đại diện theo pháp luật có quyền tham gia vào các vụ kiện, tranh chấp và yêu cầu giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp tác xã, bao gồm việc đại diện hợp tác xã trong các vụ kiện tại Tòa án và giải quyết tranh chấp.
• Ký các văn bản hành chính: Người đại diện có quyền ký các văn bản hành chính, bao gồm các thông báo, giấy tờ liên quan đến việc thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký thay đổi người đại diện, các hoạt động mở chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh của hợp tác xã.
• Tuyển dụng lao động: Người đại diện có quyền quyết định việc tuyển dụng lao động theo quyết định của Hội đồng quản trị, đảm bảo rằng hợp tác xã có đủ nhân lực đáp ứng yêu cầu công việc và phát triển.
• Ủy quyền cho người khác: Người đại diện có quyền ủy quyền cho một cá nhân khác thực hiện một số nhiệm vụ hoặc quyền hạn của mình trong các trường hợp cần thiết, nhưng phải đảm bảo sự ủy quyền này không vi phạm các quy định pháp luật hoặc Điều lệ hợp tác xã.

• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác: Người đại diện theo pháp luật cũng có quyền thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ khác theo quy định trong Điều lệ hợp tác xã và các quy chế của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. Điều này giúp đảm bảo sự linh hoạt trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của hợp tác xã

Đăng ký tư vấn và Trải nghiệm ngay phần mềm kế toán HTX

4. Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã

Căn cứ theo Điều 39, Nghị định 92/2024/NĐ-CP, việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã (HTX) phải cung cấp đầy đủ các giấy tờ liên quan, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã: Giấy đề nghị này phải được ký bởi Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với tổ chức quản trị đầy đủ) hoặc Giám đốc (đối với tổ chức quản trị rút gọn). Nếu Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật, người ký thông báo sẽ là người mới được bầu làm Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc.
• Biên bản họp Đại hội thành viên: Bản sao hoặc bản chính của biên bản họp Đại hội thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã.
• Nghị quyết của Đại hội thành viên: Bản sao hoặc bản chính nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật:
  • Danh sách và số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật là người Việt Nam.
  • Danh sách, bản sao hộ chiếu (hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu nước ngoài) đối với người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài.

Căn cứ theo Điều 47, Luật Hợp tác xã 2023, việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã (HTX) được thực hiện qua 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hợp tác xã chuẩn bị hồ sơ bao gồm các giấy tờ như:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Biên bản họp Đại hội thành viên về việc thay đổi.
• Nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi người đại diện.
• Giấy tờ cá nhân của người đại diện mới (số định danh cá nhân đối với người Việt Nam, hộ chiếu đối với người nước ngoài).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, hợp tác xã gửi hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hợp tác xã đặt trụ sở chính.

Bước 3: Xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hợp lệ, họ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã mới. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này sẽ thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 4: Thông báo kết quả và hoàn tất thủ tục

Nếu hồ sơ bị từ chối, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận mới sẽ được cấp và hợp tác xã hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Lưu ý:

• Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật phải đầy đủ các giấy tờ cần thiết như biên bản họp Đại hội thành viên, nghị quyết về thay đổi người đại diện và giấy tờ cá nhân của người đại diện mới.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh có thời gian tối đa là 03 ngày làm việc để xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã nếu hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp không hợp lệ, cơ quan này sẽ yêu cầu bổ sung và sửa đổi.

>> Có thể bạn quan tâm: Điều kiện, hồ sơ, thủ tục và quy trình thành lập HTX mới nhất 2025

5. Những câu hỏi liên quan đến người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã

Hợp tác xã có thể có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật?

Hợp tác xã có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng và phân chia quyền, nghĩa vụ của người đại diện sẽ được quy định trong Điều lệ hợp tác xã.

Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác không?

Có, người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác thực hiện một số quyền và nghĩa vụ của mình. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải được thực hiện đúng theo quy định trong Điều lệ hợp tác xã và phải tuân thủ pháp luật.

Hợp tác xã có cần phải tổ chức Đại hội thành viên khi thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Có. Theo quy định của Luật Hợp tác xã, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, hợp tác xã phải tổ chức Đại hội thành viên để thông qua nghị quyết thay đổi người đại diện theo pháp luật và thực hiện việc bầu cử người mới.

Quy trình đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật có khác khi có quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài không?

Có. Khi có quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài, hợp tác xã cần thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật trong 10 ngày kể từ khi bản án hoặc quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật. Thời gian xem xét hồ sơ vẫn là 03 ngày làm việc từ khi cơ quan đăng ký nhận hồ sơ.

Trường hợp nào cơ quan đăng ký kinh doanh có thể từ chối hồ sơ thay đổi người đại diện?

Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể từ chối hồ sơ nếu các giấy tờ không đầy đủ, thiếu thông tin hoặc không đúng quy định của pháp luật. Trường hợp này, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Kết luận

Trong quá trình điều hành hợp tác xã, việc hiểu rõ về người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động của hợp tác xã diễn ra hợp pháp và hiệu quả. Người đại diện có quyền thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng và quản lý các vấn đề pháp lý quan trọng.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý tài chính và kế toán cho hợp tác xã, phần mềm kế toán hợp tác xã MISA AMIS chính là lựa chọn lý tưởng.

Các tính năng đặc trưng của phần mềm kế toán online MISA AMIS – Hợp tác xã:

• Quản lý tài chính toàn diện: Theo dõi và quản lý tình hình tài chính của hợp tác xã với các báo cáo chi tiết về thu chi, công nợ, lãi/lỗ.

• Tự động phân bổ chi phí: Hệ thống giúp tự động phân bổ chi phí hoạt động giữa các bộ phận hoặc chi nhánh của hợp tác xã một cách chính xác.

• Báo cáo tài chính chuẩn mực: Tạo báo cáo tài chính tự động theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và theo thông tư 71/2024/TT-BTC, giúp hợp tác xã dễ dàng theo dõi và báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước.

• Quản lý công nợ và thành viên: Giám sát công nợ và tình trạng thanh toán của các thành viên hợp tác xã, đảm bảo quản lý tài chính chặt chẽ.

• Chế độ phân quyền linh hoạt: Đảm bảo bảo mật thông tin và phân quyền chi tiết cho từng người dùng trong hợp tác xã, hỗ trợ hoạt động quản lý hiệu quả.

Hãy sử dụng Phần mềm kế toán hợp tác xã MISA AMIS để tối ưu hóa quy trình tài chính và quản lý hợp tác xã một cách chuyên nghiệp và hiệu quả!

Đăng ký tư vấn và Trải nghiệm ngay