Thành lập hợp tác xã là bước quan trọng để các cá nhân, hộ gia đình, tổ chức cùng nhau hợp tác sản xuất, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả và lợi ích chung. Với sự ra đời của Luật Hợp tác xã 2023 và Nghị định 92/2024/NĐ-CP, quy trình và thủ tục thành lập hợp tác xã đã được quy định rõ ràng và chi tiết hơn.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về điều kiện, hồ sơ, thủ tục và quy trình thành lập hợp tác xã theo quy định mới nhất.
1. Hợp tác xã là gì?
Theo Luật Hợp tác xã năm 2023, hợp tác xã (HTX) là tổ chức kinh tế tập thể, đồng sở hữu, có tư cách pháp nhân, do ít nhất 5 thành viên là cá nhân, hộ gia đình hoặc pháp nhân tự nguyện thành lập để cùng góp vốn, góp sức, hỗ trợ nhau trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, đáp ứng nhu cầu chung của các thành viên và hướng đến lợi ích tập thể.
Hợp tác xã hoạt động theo nguyên tắc dân chủ, bình đẳng, cùng có lợi và tự chủ tài chính. Đây là mô hình tổ chức phù hợp cho các nhóm đối tượng muốn hợp tác sản xuất quy mô nhỏ đến vừa, đặc biệt trong các lĩnh vực nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại dịch vụ, vận tải hoặc xây dựng.
2. Hồ sơ thành lập hợp tác xã
Theo Điều 42 Luật Hợp tác xã năm 2023, trước khi hợp tác xã (hoặc liên hiệp hợp tác xã) chính thức đi vào hoạt động, cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền phải tiến hành thủ tục đăng ký thành lập tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện, nơi đặt trụ sở chính của hợp tác xã.
Hồ sơ thành lập hợp tác xã bao gồm các tài liệu bắt buộc sau:
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã theo mẫu quy định, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
- Điều lệ hợp tác xã được thông qua tại hội nghị thành lập, có đầy đủ chữ ký của các thành viên sáng lập.
- Nghị quyết hội nghị thành lập hợp tác xã
- Danh sách thành viên chính thức và thành viên liên kết góp vốn (nếu có): bao gồm đầy đủ thông tin cá nhân, tỷ lệ vốn góp, hình thức góp vốn.
- Danh sách, số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật là người Việt Nam; danh sách, bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Luật Hợp tác xã 2023.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với dự án thành lập hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã trong trường hợp hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được tham gia thành lập bởi cá nhân là nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật về đầu tư
- Giấy ủy quyền: trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
- Người được ủy quyền nộp hồ sơ có trách nhiệm kê khai đầy đủ, trung thực và chính xác toàn bộ nội dung theo thành phần hồ sơ đã nêu. Việc cung cấp thông tin sai lệch, thiếu sót hoặc giả mạo có thể dẫn đến việc bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký và phải chịu trách nhiệm pháp lý tương ứng.
3. Nội dung Giấy đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã (áp dụng từ 01/7/2024)
Giấy đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã là văn bản pháp lý quan trọng, thể hiện mong muốn và cam kết thành lập tổ chức kinh tế tập thể có tư cách pháp nhân.
Căn cứ theo Điều 43 Luật Hợp tác xã 2023, từ ngày 01/7/2024, Giấy đề nghị này phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
- Tên hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã: Ghi rõ tên bằng tiếng Việt, có thể kèm theo tên viết tắt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tổ chức đã đăng ký trên cùng địa bàn hành chính.
- Địa chỉ trụ sở chính và số điện thoại liên hệ: Cần kê khai cụ thể địa chỉ hành chính, kèm số điện thoại cố định hoặc di động để cơ quan nhà nước có thể liên hệ khi cần thiết.
- Ngành, nghề kinh doanh: Ghi cụ thể các ngành nghề hợp tác xã dự kiến hoạt động. Nếu hoạt động trong ngành nghề có điều kiện, cần đảm bảo cam kết đáp ứng hoặc có giấy tờ chứng minh năng lực điều kiện tương ứng.
- Vốn điều lệ: Ghi rõ số vốn điều lệ tại thời điểm đăng ký.
- Số lượng thành viên: Cần nêu rõ tổng số thành viên chính thức và thành viên liên kết góp vốn
- Thông tin người đại diện theo pháp luật: Ghi đầy đủ họ tên, chữ ký, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số định danh cá nhân (đối với người Việt Nam), hoặc số giấy tờ pháp lý còn hiệu lực (đối với người nước ngoài).
- Thông tin đăng ký thuế: Bao gồm các nội dung về mã số thuế (nếu đã có), phương pháp kê khai thuế (trực tiếp hay khấu trừ), hình thức nộp thuế, đăng ký dịch vụ kê khai thuế điện tử, nếu có.
Lưu ý: Giấy đề nghị phải do người đại diện theo pháp luật ký tên, ghi rõ ngày tháng lập văn bản. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký, phải có giấy ủy quyền hợp pháp kèm theo hồ sơ.
4. Điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (áp dụng từ 01/7/2024)
Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã là văn bản pháp lý xác lập tư cách pháp nhân của hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã kể từ thời điểm được cơ quan có thẩm quyền cấp.
Theo quy định tại Điều 44 Luật Hợp tác xã năm 2023, từ ngày 01/7/2024, cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ cấp Giấy chứng nhận trong trường hợp hồ sơ đăng ký đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật sau:
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh: Hợp tác xã chỉ được phép đăng ký hoạt động trong các ngành nghề mà pháp luật cho phép. Trường hợp ngành nghề có điều kiện, phải đảm bảo cam kết hoặc tài liệu chứng minh đủ điều kiện kinh doanh theo quy định tại Luật Đầu tư.
- Có hồ sơ đăng ký hợp lệ: Bộ hồ sơ phải đầy đủ về số lượng, đúng thành phần tài liệu theo quy định tại Điều 42, và nội dung phải chính xác, trung thực, nhất quán. Cơ quan tiếp nhận có quyền từ chối nếu phát hiện sai sót, mâu thuẫn hoặc thiếu thành phần hồ sơ.
- Tên hợp tác xã đúng quy định: Tên đăng ký không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký trước đó trên địa bàn cùng cấp huyện. Tên phải thể hiện rõ mô hình tổ chức (có cụm từ “hợp tác xã” hoặc “liên hiệp hợp tác xã”) và tuân thủ quy định tại Điều 22 Luật Hợp tác xã 2023.
- Nộp đủ lệ phí đăng ký: Người đại diện phải hoàn thành nghĩa vụ tài chính liên quan đến việc đăng ký, bao gồm lệ phí đăng ký thành lập, cấp đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận theo biểu phí do Bộ Tài chính ban hành và công khai tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, hợp tác xã có thể thực hiện thủ tục cấp lại hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận đăng ký trong các trường hợp: thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện pháp luật, hoặc bị mất, rách, hỏng giấy chứng nhận. Việc cấp lại, cấp đổi cũng phải thực hiện theo quy định cụ thể của Chính phủ và phải nộp lệ phí theo mức quy định hiện hành.
5. Quy trình thành lập hợp tác xã
Quy trình thành lập hợp tác xã hiện nay được thực hiện theo Luật Hợp tác xã 2023 và Nghị định 92/2024/NĐ-CP, hướng tới sự minh bạch, rút gọn và thuận tiện cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu đăng ký hoạt động theo mô hình kinh tế tập thể.
Quy trình này không chỉ áp dụng cho hợp tác xã thông thường mà còn áp dụng thống nhất đối với hợp tác xã nông nghiệp, hợp tác xã dịch vụ, hay liên hiệp hợp tác xã.
Dưới đây là các bước cụ thể trong thủ tục và quy trình thành lập hợp tác xã:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Người đại diện hoặc được ủy quyền tiến hành chuẩn bị hồ sơ thành lập hợp tác xã đầy đủ theo quy định tại Điều 42 và 43 Luật Hợp tác xã 2023.
Hồ sơ phải bao gồm: giấy đề nghị đăng ký, điều lệ, nghị quyết hội nghị thành lập, danh sách thành viên, bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có yếu tố nước ngoài), và các tài liệu liên quan khác.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện tới Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện, nơi đặt trụ sở chính của hợp tác xã. Đây là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã.
Ngoài ra, nhiều địa phương đã hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho người dân.
Bước 3: Cơ quan đăng ký kiểm tra và xử lý hồ sơ
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký có trách nhiệm:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, có giá trị pháp lý xác lập tư cách pháp nhân và quyền hoạt động kinh doanh của hợp tác xã.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: gửi văn bản thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (ghi rõ nội dung cần điều chỉnh).
- Trường hợp từ chối đăng ký: phải có văn bản nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý để giải trình.
Bước 4: Khắc dấu, đăng ký mã số thuế và mở tài khoản
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký:
- Hợp tác xã tiến hành khắc con dấu pháp nhân, đồng thời thông báo mẫu dấu tới cơ quan đăng ký.
- Tiến hành đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý hoặc thông qua hệ thống đăng ký tích hợp liên thông.
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ các hoạt động tài chính và giao dịch thanh toán của hợp tác xã.
Bước 5: Tổ chức hoạt động và lưu trữ hồ sơ pháp lý
Ngay sau khi hoàn tất thủ tục hành chính, hợp tác xã có thể tiến hành các hoạt động theo ngành nghề đã đăng ký. Đồng thời, cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan đến việc thành lập để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra hoặc đối chiếu về sau.
Kết luận
Thành lập hợp tác xã là một bước đi chiến lược đối với các cá nhân, hộ gia đình, tổ chức mong muốn phát triển sản xuất, kinh doanh theo hướng hợp tác, cùng chia sẻ lợi ích và trách nhiệm. Với việc ban hành Luật Hợp tác xã 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành, đặc biệt là Nghị định 92/2024/NĐ-CP, quy trình thành lập hợp tác xã đã được quy chuẩn hóa, minh bạch và thuận tiện hơn rất nhiều.
Để hỗ trợ hoạt động quản lý tài chính – kế toán ngay từ khi hợp tác xã đi vào vận hành, các tổ chức có thể lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS -Hợp tác xã. Đây là giải pháp công nghệ được thiết kế chuyên biệt theo đúng Thông tư 71/2024/TT-BTC, hỗ trợ tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ kế toán, phân phối thu nhập, quản lý vốn góp, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế định kỳ.
Phần mềm đặc biệt phù hợp với hợp tác xã có quy mô vừa và nhỏ, giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, đồng thời nâng cao tính chính xác và khả năng kiểm soát dòng tiền nội bộ.
Đăng ký tư vấn và trải nghiệm ngay
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
