Uỷ quyền là gì? Hướng dẫn viết giấy ủy quyền và thủ tục chính xác

Khi giải quyết thủ tục hành chính, giao dịch ngân hàng hay một số vấn đề pháp lý khác, bạn có thể sử dụng hình thức ủy quyền để thực hiện. Vậy ủy quyền là gì? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay khái niệm, các hình thức phổ biến, hướng dẫn soạn thảo giấy ủy quyền chuẩn chỉnh và thủ tục ủy quyền chi tiết nhất (cập nhật 2025) tại đây. 

1. Ủy quyền là gì?

Theo Bộ luật Dân sự 2015 của Việt Nam, ủy quyền là hình thức một người (bên ủy quyền) trao quyền cho người khác (bên được ủy quyền) đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi ủy quyền.

Hiểu một cách đơn giản, ủy quyền là việc bạn cho phép người khác thay mặt mình thực hiện thay một công việc cụ thể khi không thể hoặc không muốn trực tiếp thực hiện. Đây là một cơ chế pháp lý giúp các cá nhân và tổ chức linh hoạt giải quyết công việc trong nhiều tình huống của cuộc sống và kinh doanh.

Ví dụ, bạn là chủ doanh nghiệp nhưng thường xuyên phải đi công tác, không có mặt tại văn phòng nên muốn ủy quyền cho kế toán trưởng ký các báo cáo tài chính.

2. Có những hình thức ủy quyền nào? 

Hình thức ủy quyền có thể linh hoạt thể hiện bằng văn bản hoặc thông qua các hình thức khác như truyền miệng. Khi lựa chọn hình thức văn bản, bạn sẽ có sự đảm bảo chắc chắn hơn.

Trong đó, thường thấy hai loại văn bản phổ biến là Hợp đồng ủy quyền và Giấy ủy quyền. Sự khác biệt chính giữa hai hình thức này nằm ở bản chất pháp lý và cách thức thể hiện ý chí của các bên:

• Hợp đồng ủy quyền: Một thỏa thuận được quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự. Bản chất của hợp đồng ủy quyền là sự thống nhất ý chí giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền về những công việc cụ thể được ủy thác. Do đó, nội dung hợp đồng cần thể hiện rõ ràng sự đồng thuận này.
• Giấy ủy quyền: Đây là văn bản không được định nghĩa chính thức trong luật. Điều này mở ra nhiều cách hiểu về bản chất của nó. Giấy ủy quyền có thể được xem là một hành vi pháp lý đơn phương từ phía người ủy quyền, trong đó họ chỉ định một người đại diện cho mình. Giấy ủy quyền cũng có thể được sử dụng như một hình thức thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên, dù không mang đầy đủ đặc tính của một hợp đồng theo nghĩa chặt chẽ. Điểm đáng chú ý là, khác với hợp đồng ủy quyền đòi hỏi chữ ký xác nhận của cả hai bên, giấy ủy quyền đôi khi chỉ cần chữ ký của bên ủy quyền để xác nhận việc trao quyền.

Mặc dù hình thức ủy quyền linh hoạt, bạn vẫn cần lưu ý rằng một số văn bản pháp luật chuyên ngành có yêu cầu ủy quyền phải được lập thành giấy ủy quyền để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực pháp lý trong các thủ tục nhất định.

Ví dụ trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp, khoản 1 Điều 107 Luật Sở hữu trí tuệ quy định rõ ràng rằng việc ủy quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền sở hữu công nghiệp phải sử dụng hình thức giấy ủy quyền.

3. Mẫu giấy ủy quyền và thời hạn 

3.1. Điều kiện để giấy ủy quyền hợp pháp

Giấy ủy quyền về bản chất vẫn được xem là một giao dịch dân sự. Chính vì vậy, để đảm bảo tính hợp pháp, bạn cần tuân thủ những điều kiện có hiệu lực được quy định tại Điều 117 của Bộ luật Dân sự 2015. Cụ thể:

• Năng lực chủ thể: Bên ủy quyền và bên được ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự tương ứng với phạm vi công việc được ủy thác.
• Tính tự nguyện: Việc lập giấy ủy quyền xuất phát từ ý chí hoàn toàn tự nguyện của các bên, không chịu bất kỳ sự ép buộc hay gian dối nào.
• Tính hợp pháp và đạo đức: Mục đích và nội dung của việc ủy quyền phải phù hợp với quy định pháp luật, không được vi phạm điều cấm hoặc trái với các chuẩn mực đạo đức xã hội. Điều này bao gồm các nguyên tắc như bình đẳng, không phân biệt đối xử, tự do cam kết và thỏa thuận, tôn trọng lợi ích quốc gia, dân tộc và các giá trị đạo đức chung.

3.2. Cách viết giấy ủy quyền

Về mẫu giấy ủy quyền, quy định cũng không đưa ra một biểu mẫu bắt buộc chung cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, một giấy ủy quyền hợp lệ và có giá trị pháp lý cần đảm bảo các nội dung chính như sau:

• Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền:
  • Cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, CMND/CCCD, địa chỉ thường trú.
  • Tổ chức: Tên tổ chức, mã số doanh nghiệp/mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Nội dung ủy quyền: Mô tả rõ ràng, cụ thể công việc được ủy quyền, phạm vi ủy quyền như thế nào (toàn bộ hay giới hạn) cũng như quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền.
• Thời hạn ủy quyền: Ghi rõ thời hạn ủy quyền (nếu có). Nếu không ghi rõ thời hạn, theo quy định của pháp luật, thời hạn ủy quyền sẽ là 01 năm kể từ ngày lập.
• Ngày, tháng, năm lập giấy ủy quyền và chữ ký của các bên.

Lưu ý, nếu bạn muốn đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với từng trường hợp cụ thể, hãy tham khảo ý kiến của luật sư hoặc công chứng viên.

3.3. Thời hạn của giấy ủy quyền

• Do các bên tự thỏa thuận và ghi rõ trong giấy ủy quyền.
• Nếu không thỏa thuận hoặc không ghi rõ thời hạn, thời hạn ủy quyền mặc định là 01 năm kể từ ngày lập, căn cứ Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015.
• Ủy quyền có thể gia hạn nếu các bên có nhu cầu và thỏa thuận. Việc gia hạn cũng cần được lập thành văn bản.

4. Hướng dẫn thực hiện thủ tục ủy quyền chuẩn nhất 2025

4.1. Thủ tục ủy quyền là gì?

Thủ tục ủy quyền thường bao gồm các bước cơ bản:

Soạn thảo giấy ủy quyền: Hai bên liên quan tự soạn thảo hoặc sử dụng mẫu giấy ủy quyền có đầy đủ các nội dung cần thiết.

Công chứng hoặc chứng thực giấy ủy quyền (tùy trường hợp):

• Bắt buộc công chứng, chứng thực đối với các trường hợp ủy quyền liên quan đến:
  • Mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất. (Luật Đất đai 2013, Luật Công chứng 2014)
  • Các giao dịch khác mà pháp luật quy định phải công chứng, chứng thực.

• Không bắt buộc công chứng, chứng thực đối với các trường hợp ủy quyền khác. Tuy nhiên, việc công chứng, chứng thực sẽ tăng tính pháp lý và tin cậy cho giấy ủy quyền.

Nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục theo ủy quyền: Bên được ủy quyền sử dụng giấy ủy quyền đã được công chứng, chứng thực (nếu có) để thực hiện các công việc theo ủy quyền tại các cơ quan, tổ chức có liên quan.

Địa điểm công chứng, chứng thực:

• Văn phòng công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng tư nhân.
• Phòng công chứng: Trực thuộc Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Ủy ban nhân dân cấp xã, phường: Chỉ chứng thực chữ ký trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật.

Tham khảo bộ hồ sơ công chứng, chứng thực sau:

• Giấy yêu cầu công chứng, chứng thực (theo mẫu).
• Dự thảo giấy ủy quyền (nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của cả hai bên liên quan.
• Bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền (nếu có, ví dụ: giấy tờ chứng minh quan hệ vợ chồng, con cái…).
• Bản sao giấy tờ về đối tượng của việc ủy quyền (nếu có, ví dụ: sổ đỏ, giấy đăng ký xe…).
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu của công chứng viên, chứng thực viên (tùy từng trường hợp cụ thể).

4.2. Các căn cứ để chấm dứt ủy quyền là gì? 

Ủy quyền có thể chấm dứt trong các trường hợp sau (Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015):

• Thời hạn ủy quyền đã hết.
• Công việc được ủy quyền đã hoàn thành thuận lợi.
• Khi có một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền:
  • Bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền bất cứ lúc nào, nhưng nên báo trước cho bên còn lại trong một thời gian hợp lý.
  • Bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền (nếu có), trừ trường hợp việc tiếp tục thực hiện công việc là bất lợi cho bên được ủy quyền.
• Bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại, phá sản.
• Căn cứ theo thỏa thuận mới của các bên.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

4.3. Trường hợp nào không được ủy quyền?

Pháp luật có quy định một số trường hợp không được ủy quyền. Những hoạt động này chủ yếu liên quan đến các quyền nhân thân gắn liền với cá nhân, không thể chuyển giao cho người khác như:

• Quyền bầu cử, ứng cử
• Thủ tục gửi tiết kiệm tại ngân hàng
• Quyền kết hôn, ly hôn
• Quyền nuôi con nuôi, nhận con nuôi
• Thủ tục đi xin cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2

• Công chứng di chúc

• Các quyền khác mà pháp luật quy định không được ủy quyền

Ngoài ra, trong một số trường hợp cụ thể, pháp luật có thể có những quy định riêng về việc ủy quyền, bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi thực hiện.

>> Xem thêm: [Download miễn phí] Mẫu giấy ủy quyền công ty mới nhất

5. Một số lưu ý với thủ tục ủy quyền

• Xác định rõ mục đích: Trước khi tiến hành, bạn cần xác định rõ công việc cần ủy quyền, phạm vi, thời hạn để đảm bảo giấy ủy quyền được soạn thảo chính xác, không thiếu sót về sau.
• Lựa chọn người được ủy quyền tin cậy: Hãy lựa chọn người mà bạn tin tưởng, có năng lực và hiểu rõ công việc cần làm.
• Thỏa thuận rõ ràng về quyền và nghĩa vụ: Trong giấy ủy quyền, bạn nên ghi rõ quyền và nghĩa vụ của cả hai bên, đặc biệt là về việc thanh toán chi phí, thù lao (nếu có).
• Công chứng, chứng thực khi cần thiết: Quan trọng đối với các giao dịch liên quan đến tài sản có giá trị lớn hoặc các giao dịch mà pháp luật yêu cầu.
• Lưu giữ giấy ủy quyền cẩn thận: Cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền đều nên giữ bản gốc giấy ủy quyền đã được công chứng, chứng thực để sử dụng khi cần thiết.
• Theo dõi và kiểm soát việc thực hiện: Bên ủy quyền thường xuyên theo dõi và kiểm soát việc thực hiện ủy quyền để đảm bảo quyền lợi của mình.
• Chấm dứt ủy quyền khi không còn cần thiết: Khi công việc đã hoàn thành hoặc không còn muốn ủy quyền nữa, bạn nên chủ động thực hiện thủ tục chấm dứt ủy quyền. Điều này giúp bạn tránh phát sinh các vấn đề pháp lý phức tạp khác.

Tạm kết

Hiểu được ủy quyền là gì giúp chúng ta linh hoạt giải quyết công việc trong cuộc sống. Tuy nhiên, để thủ tục ủy quyền diễn ra thuận lợi và không có thiệt hại, bạn cần nắm rõ các quy định của pháp luật. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về hình thức ủy quyền.