Cross Functional là gì? Xây dựng nhóm đa chức năng hiệu quả trong kỷ nguyên AI

Trong kỷ nguyên công nghệ và AI phát triển nóng hiện nay, Cross Functional đang trở thành một xu hướng làm việc tất yếu để các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh. Vậy Cross Functional là gì và làm thế nào để xây dựng một nhóm đa chức năng hiệu quả? Cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!

1. Cross Functional là gì? 

Cross Functional (đa chức năng) trong ngữ cảnh doanh nghiệp dùng để chỉ sự kết hợp của nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau trong công ty để cùng nhau làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

Nhóm đa chức năng (Cross Functional team), vì vậy, là một nhóm làm việc được tập hợp từ các thành viên đến từ các phòng ban, bộ phận khác nhau trong tổ chức, mỗi người mang theo chuyên môn và kỹ năng riêng biệt của mình.

2. Vai trò chính của nhóm đa chức năng

• Giải quyết vấn đề phức tạp: Các vấn đề kinh doanh ngày càng phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhiều góc độ và chuyên môn khác nhau. Nhóm đa chức năng tập hợp những người có kiến thức đa dạng để phân tích và đưa ra giải pháp toàn diện.
• Thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo: Khi các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau cùng làm việc, họ sẽ mang đến những góc nhìn mới, phá bỏ lối tư duy cũ, từ đó kích thích sự sáng tạo và đổi mới trong doanh nghiệp.
• Cải thiện giao tiếp và phối hợp: Nhóm đa chức năng giúp phá vỡ các “bức tường” giữa các phòng ban, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và cải thiện khả năng phối hợp, làm việc nhóm trong toàn tổ chức.
• Nâng cao hiệu quả và năng suất: Sự kết hợp chuyên môn và phối hợp hiệu quả giúp nhóm đa chức năng giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn, giảm thiểu trùng lặp và lãng phí nguồn lực.
• Phát triển nhân viên toàn diện: Tham gia vào nhóm đa chức năng giúp nhân viên mở rộng kiến thức, kỹ năng, hiểu rõ hơn về hoạt động của các bộ phận khác, từ đó phát triển bản thân toàn diện hơn.

3. Lợi ích của việc xây dựng nhóm Cross Functional

• Ra quyết định tốt hơn: Nhờ góc nhìn đa dạng và thông tin đầy đủ từ nhiều bộ phận, nhóm đa chức năng đưa ra quyết định có căn cứ và toàn diện hơn, giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Tăng tốc độ thực hiện dự án: Sự phối hợp chặt chẽ và giải quyết vấn đề nhanh chóng giúp dự án được triển khai nhanh hơn, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Sản phẩm, dịch vụ được phát triển và cải tiến dựa trên sự phối hợp của nhiều bộ phận sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Nhóm đa chức năng giúp tận dụng tối đa kiến thức, kỹ năng và nguồn lực sẵn có của các bộ phận, tránh lãng phí và chồng chéo.
• Xây dựng văn hóa hợp tác: Việc xây dựng và hoạt động hiệu quả của nhóm đa chức năng góp phần tạo dựng văn hóa hợp tác, chia sẻ và học hỏi trong toàn doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 17+ phần mềm quản lý công việc nhóm online hiệu quả nhất

4. Ví dụ về Cross Functional team trong doanh nghiệp

Để bạn dễ hình dung hơn, đây là một số ví dụ về nhóm đa chức năng trong doanh nghiệp:

• Nhóm phát triển sản phẩm mới:
  • Thành viên: Nhân viên Marketing (nghiên cứu thị trường, nhu cầu khách hàng), Nhân viên R&D (nghiên cứu và phát triển sản phẩm), Nhân viên Sản xuất (lập kế hoạch sản xuất, đảm bảo chất lượng), Nhân viên Kinh doanh (xây dựng chiến lược bán hàng, phân phối), Nhân viên Tài chính (dự toán chi phí, quản lý ngân sách).
  • Mục tiêu: Phát triển và tung ra thị trường một sản phẩm mới thành công, đáp ứng nhu cầu của thị trường và mang lại lợi nhuận cho công ty.
• Nhóm cải thiện quy trình làm việc:
  • Thành viên: Đại diện từ các bộ phận liên quan đến quy trình cần cải thiện (Ví dụ: Quy trình bán hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình sản xuất), Chuyên gia về quy trình (nếu có).
  • Mục tiêu: Phân tích, đánh giá và cải thiện quy trình làm việc hiện tại để tăng hiệu quả, giảm chi phí, và nâng cao chất lượng.
• Nhóm xử lý khủng hoảng truyền thông:
  • Thành viên: Nhân viên PR/Marketing (xây dựng thông điệp truyền thông, quản lý kênh truyền thông), Nhân viên Pháp lý (đánh giá rủi ro pháp lý, tư vấn giải pháp), Đại diện Ban lãnh đạo (phát ngôn chính thức), Nhân viên Chăm sóc khách hàng (giải đáp thắc mắc, trấn an khách hàng).
  • Mục tiêu: Xử lý khủng hoảng truyền thông một cách nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiểu thiệt hại cho uy tín và hình ảnh công ty.
• Nhóm triển khai hệ thống ERP mới:
  • Thành viên: Nhân viên IT (cài đặt, cấu hình hệ thống), Đại diện từ các bộ phận sử dụng hệ thống (Kế toán, Bán hàng, Kho vận, Sản xuất…), Chuyên gia tư vấn ERP (nếu có).
  • Mục tiêu: Triển khai hệ thống ERP mới thành công, đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, đáp ứng nhu cầu quản lý của các bộ phận và toàn doanh nghiệp.

5. Các tiêu chí và bí quyết xây dựng nhóm Cross Functional hiệu quả trong doanh nghiệp

Để xây dựng nhóm đa chức năng hoạt động hiệu quả, bạn cần chú ý đến các tiêu chí và bí quyết sau:

• Đa dạng chuyên môn và kinh nghiệm: Chọn thành viên từ các phòng ban khác nhau, có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau để giải quyết vấn đề từ nhiều góc độ.
• Kỹ năng giao tiếp và hợp tác tốt: Thành viên cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người khác, và làm việc nhóm hiệu quả.
• Tinh thần trách nhiệm cao: Thành viên cần cam kết đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm, chủ động và có trách nhiệm với công việc được giao.
• Khả năng thích ứng và linh hoạt: Nhóm đa chức năng thường phải đối mặt với những vấn đề mới và thay đổi liên tục, vì vậy thành viên cần có khả năng thích ứng nhanh và linh hoạt trong công việc.
• Tư duy phản biện và sáng tạo: Khuyến khích các thành viên đặt câu hỏi, thách thức các giả định, và đưa ra những ý tưởng mới, sáng tạo.

>> Đọc ngay: Các kỹ năng của nhà quản trị để vận hành doanh nghiệp thành công

6. Bí quyết xây dựng nhóm Cross Functional hiệu quả:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu của nhóm cần được xác định cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART). Tất cả thành viên cần hiểu rõ mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân trong nhóm.
• Lựa chọn trưởng nhóm phù hợp: Trưởng nhóm cần có kỹ năng lãnh đạo, điều phối, giao tiếp tốt, có khả năng tạo động lực và giải quyết xung đột trong nhóm.
• Thiết lập quy tắc làm việc rõ ràng: Xây dựng các quy tắc về giao tiếp, ra quyết định, giải quyết xung đột, báo cáo tiến độ,… để đảm bảo nhóm hoạt động trơn tru và hiệu quả.
• Tạo môi trường làm việc cởi mở và tin tưởng: Khuyến khích sự chia sẻ thông tin, ý kiến, phản hồi giữa các thành viên. Tạo không khí làm việc thoải mái, tin tưởng lẫn nhau để mọi người có thể tự do đóng góp và sáng tạo.
• Đảm bảo sự hỗ trợ từ lãnh đạo: Lãnh đạo cần ủng hộ và tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm đa chức năng hoạt động, cung cấp nguồn lực cần thiết và ghi nhận, khen thưởng thành tích của nhóm.
• Đánh giá và cải tiến liên tục: Thường xuyên đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm, thu thập phản hồi từ các thành viên, và điều chỉnh phương pháp làm việc để ngày càng nâng cao hiệu quả.

7. Các bước xây dựng nhóm đa chức năng hiệu quả

Quy trình xây dựng nhóm đa chức năng hiệu quả thường bao gồm các bước sau:

7.1. Xác định mục tiêu và phạm vi:

• Xác định rõ vấn đề cần giải quyết bằng nhóm đa chức năng;
• Xác định mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART);
• Xác định phạm vi công việc, thời gian hoạt động và nguồn lực được cấp cho nhóm.

7.2. Lựa chọn thành viên:

• Xác định các bộ phận cần thiết để tham gia nhóm;
• Lựa chọn thành viên từ các bộ phận dựa trên tiêu chí đã nêu ở trên (chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm…);
• Đảm bảo sự đa dạng về chuyên môn, kinh nghiệm và cả tính cách trong nhóm.

7.3. Chỉ định trưởng nhóm:

• Chọn người có kỹ năng lãnh đạo, điều phối, giao tiếp tốt và được các thành viên trong nhóm tôn trọng;
• Trưởng nhóm có thể là người có kinh nghiệm về dự án tương tự, hoặc có chuyên môn liên quan đến mục tiêu của nhóm.

7.4. Thiết lập quy tắc và quy trình làm việc:

• Tổ chức buổi họp đầu tiên để giới thiệu các thành viên, mục tiêu của nhóm, vai trò của từng người;
• Thảo luận và thống nhất về quy tắc giao tiếp, lịch họp, cách thức ra quyết định, giải quyết xung đột, báo cáo tiến độ, và các quy trình làm việc khác;
• Văn bản hóa các quy tắc và quy trình này để mọi thành viên đều nắm rõ và tuân thủ.

7.5. Triển khai công việc:

• Trưởng nhóm phân công công việc cho từng thành viên dựa trên chuyên môn và kỹ năng;
• Nhóm tiến hành thực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra;
• Trưởng nhóm theo dõi tiến độ, đảm bảo sự phối hợp giữa các thành viên, và giải quyết các vấn đề phát sinh;
• Tổ chức các buổi họp định kỳ để cập nhật tiến độ, thảo luận vấn đề và đưa ra quyết định.

7.6. Đánh giá và rút kinh nghiệm:

• Sau khi hoàn thành mục tiêu hoặc định kỳ, nhóm cần đánh giá lại quá trình hoạt động, kết quả đạt được, những thành công và hạn chế;
• Thu thập phản hồi từ các thành viên về trải nghiệm làm việc trong nhóm, những bài học kinh nghiệm rút ra;
• Tổng kết và chia sẻ những bài học kinh nghiệm này cho các nhóm đa chức năng khác trong tương lai.

8. Quản lý nhóm đa chức năng hiệu quả với MISA AMIS

Để quản lý nhóm đa chức năng hiệu quả, đặc biệt khi nhóm có nhiều thành viên từ các bộ phận khác nhau, việc sử dụng công cụ hỗ trợ là rất quan trọng. MISA AMIS là một nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất có thể giúp bạn quản lý nhóm đa chức năng hiệu quả. 

Đăng ký dùng thử

MISA AMIS không chỉ cung cấp đầy đủ các phân hệ như Quản lý nhân sự, Quản lý tài chính kế toán, Quản lý công việc và dự án và Quản lý bán hàng mà còn liên kết chặt chẽ. Các phần mềm có sự chia sẻ dữ liệu và thông tin với nhau, giúp các phòng ban dễ dàng trao đổi, phối hợp và ra quyết định chính xác. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tối ưu hóa các quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc chung của toàn bộ tổ chức.

Tạm kết

Cross Functional là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề phức tạp, thúc đẩy đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc xây dựng và quản lý nhóm đa chức năng hiệu quả đòi hỏi sự chú trọng đến nhiều yếu tố, từ lựa chọn thành viên, thiết lập quy tắc làm việc, đến sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhóm đa chức năng và áp dụng thành công vào doanh nghiệp của mình! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé.