Tiền lương là nghiệp vụ chiếm vai trò quan trọng trong doanh nghiệp nên vị trí kế toán tiền lương cũng nhận được sự chú trọng đặc biệt tại công tác tổ chức kế toán của nhiều doanh nghiệp. Cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu về nhiệm vụ và các công việc của kế toán tiền lương trong bài viết ngay sau đây.
1. Kế toán tiền lương là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán tiền lương
1.1 Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương đảm nhiệm vai trò trung tâm trong việc quản lý và đảm bảo tính chính xác của toàn bộ quy trình liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên trong một doanh nghiệp.
Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và kiểm tra tính chính xác của dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm bảng chấm công, thông tin hợp đồng lao động, các khoản phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ khác. Từ đó, kế toán tiền lương sẽ lập bảng lương, tính toán các khoản thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản đóng góp khác cần thiết, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.
Công việc không chỉ dừng lại ở việc lập bảng lương mà còn bao gồm việc thực hiện thanh toán lương cho nhân viên, giải đáp thắc mắc về lương và các khoản đóng góp, lưu trữ hồ sơ và báo cáo định kỳ về tình hình chi trả lương.
Xem thêm: Cách hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn
1.2. Vai trò của kế toán tiền lương
Như vậy, kế toán tiền lương là vị trí thuộc bộ máy kế toán doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương dựa vào các dữ liệu về bảng chấm công, các giấy tờ liên quan đến thu nhập người lao động, … để phục vụ công tác lập bảng tính lương, thanh toán lương và các chế độ bảo hiểm cho người lao động sao cho đạt độ chính xác cao nhất.
Nhân viên kế toán tiền lương ngày càng chiếm vai trò quan trọng tại bộ phận kế toán hiện nay. Tiền lương là đối tượng gắn liền với lợi ích của người lao động, là động lực nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Vì vậy, kế toán tiền lương có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của công tác tính và hạch toán lương dành cho nhân viên để giữ vững và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, hạn chế tối đa những mâu thuẫn và bất đồng ảnh hưởng tiêu cực đến mọi mặt của doanh nghiệp.
Chính bởi vai trò quan trọng nêu trên, việc tìm hiểu thấu đáo kiến thức lý thuyết và kinh nghiệm thực tiễn liên quan đến công việc kế toán tiền lương là vô cùng thiết thực không chỉ với các bạn sinh viên, người lao động có mục tiêu trở thành nhân sự trong lĩnh vực này, mà còn với cả lãnh đạo doanh nghiệp, khi mà việc thấu hiểu bản chất công việc của mọi nhân viên trong công ty đang là một trong những kỹ năng chủ chốt giúp tối ưu hóa hiệu quả điều hành, quản lý hoạt động công ty.
2. Mô tả chi tiết công việc kế toán tiền lương trong một doanh nghiệp
Ở đa số doanh nghiệp, công việc của kế toán tiền lương như sau:
Thứ nhất, kiểm soát giấy tờ, chứng từ làm căn cứ tính lương cũng như các khoản trích theo lương. Bên cạnh tiền lương cứng được xác định qua công tác chấm công từ bộ phận nhân sự, công ty có thể phát sinh thêm nhiều loại hóa đơn, chứng từ, liên quan đến các khoản phụ cấp, phúc lợi khác dành cho người lao động và các khoản trích theo lương. Nhân viên kế toán tiền lương cũng cần kiểm soát chặt chẽ các giấy tờ trên để đảm bảo độ chính xác của công tác hạch toán và tính lương cuối kỳ. Các tài liệu, chứng từ chính thường được sử dụng:
- Bảng chấm công
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành
- Bảng tạm ứng lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng thanh toán lương và BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ
- Các hồ sơ và giấy tờ kh
- Các chứng từ khác có liên quan…
Thứ hai, thực hiện tính lương, các khoản trích theo lương. Đến cuối kì, nhân viên kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào số liệu về chấm công và các hóa đơn, chứng từ liên quan đến lương để tính ra mức lương và các khoản trích theo lương dành cho các nhân viên trong công ty.
Thứ ba, làm việc với bộ phận nhân sự để tổng kết số liệu hàng tháng. Đây cũng là một nhiệm vụ khá quan trọng, các nhân viên kế toán tiền lương cần làm việc cùng bộ phận nhân sự nhằm tổng kết, đối chiếu số liệu qua đó phát hiện sai sót phát sinh và ấn định bảng lương chính thức theo từng tháng.
Thứ tư, thực hiện các công tác hạch toán. Nhân viên kế toán tiền lương có trách nhiệm thực hiện công tác hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương. Các bút toán thường thấy bao gồm: hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương hàng kỳ vào các loại tài khoản chi phí, hạch toán thuế thu nhập cá nhân, hạch toán sau khi chi trả tiền lương và các khoản trích theo lương, hạch toán tạm ứng lương, …
Thứ năm, phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện thủ tục thanh toán lương cho người lao động bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng.
Ngoài ra, ở các doanh nghiệp mà kế toán phải đảm bảo cả công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhân viên kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ làm việc, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kinh doanh, sản xuất để nắm chắc tình hình biến động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kiểm soát, dự báo chi phí tiền lương của người lao động.
Một số phần mềm như Phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán tiền lương. Lập bảng chấm công, tính lương và tự động hạch toán lương, bảo hiểm, thuế TNCN tạm tính chính xác.
3. Yêu cầu cần có của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương trong doanh nghiệp là vị trí đảm nhận khá nhiều vai trò, chức năng khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp luôn đề ra mức độ yêu cầu khắt khe về mọi mặt trong quá trình tuyển dụng nhân sự dành cho vị trí này. Câu hỏi đặt ra là, để có thể trở thành nhân viên kế toán tiền lương chuyện nghiệp trong bộ máy kế toán và đáp ứng mọi yêu cầu công việc tại các công ty, người lao động hiện nay cần phải trang bị những hành trang, kiến thức hiểu biết gì?
- Cần có kiến thức lý thuyết kế toán về các nghiệp vụ kế toán tiền lương;
- Cần tìm hiểu kỹ về luật Lao động, luật Bảo hiểm xã hội, luật thuế Thu nhập cá nhân và các luật liên quan để có thể nắm vững và đảm bảo chế độ cũng như quyền lợi dành cho người lao động;
- Cần luyện tập và thành thạo các phần phần mềm tin học văn phòng như Word, Power Point, Exel, …để tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và đảm bảo độ chính xác trong công việc. Ngoài ra, việc thực hành các phần mềm, công cụ kế toán cũng rất quan trọng, bởi hiện nay đa phần lãnh đạo đều đi theo hướng trang bị phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp của mình.
- Cần có khả năng làm việc, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kinh doanh, sản xuất để nắm chắc tình hình biến động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kiểm soát, dự báo chi phí tiền lương của nhân viên … Vì vậy kiến thức về kế toán quản trị đôi khi cũng rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát sinh của nhà tuyển dụng.
4. Quy trình làm việc của kế toán tiền lương
Nhân viên kế toán tiền lương có trách nhiệm đảm nhận công tác thanh toán lương cho nhân viên công ty. Trên thực tế để hoàn thành công tác nêu trên, kế toán tiền lương cần tuân thủ quy trình luân chuyển và phê duyệt chứng từ liên quan đến lương giữa các phòng ban đã được doanh nghiệp thiết lập để đảm bảo tính chặt chẽ và hạn chế tối đa sai sót. Sau đây người viết sẽ cùng quý độc giả tìm hiểu các bước cơ bản trong quy trình kế toán tiền lương cụ thể là quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương có thể áp dụng rộng rãi tại doanh nghiệp hiện nay thông qua sơ đồ và chi tiết giải thích các bước.
-
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Bước 1: Mỗi cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp bảng chấm công và các khoản thưởng dựa vào kết quả công việc, phụ cấp và các phúc lợi khác để lập nên Bảng lương tổng hợp phải trả và gửi đến kế toán tiền lương
Bước 2: Nhân viên kế toán tiền lương tính toán các khoản trích từ lương, sau đó kết hợp với bảng lương tổng hợp phải trả để lập nên bảng lương đầy đủ.
(Tại nhiều công ty quy mô nhỏ, bộ phận nhân sự thường sẽ đảm nhận tất cả 2 bước nêu trên, từ lập bảng chấm công, tổng hợp các khoản thưởng, phụ cấp cho đến các khoản trích theo lương, … Tại các công ty có quy mô lớn có mức độ phức tạp cũng như chuyên môn hóa cao hơn trong công việc, sẽ có sự phân tách các bước 1 và 2)
Bước 3: Nhân viên kế toán tiền lương gửi bảng lương đầy đủ lên kế toán trưởng để kiểm tra và phê duyệt. Nếu kế toán trưởng đồng ý phê duyệt, bảng lương đầy đủ tiếp tục đệ trình lên Ban giám đốc. Khi ban giám đốc xét duyệt xong, nhân viên kế toán tiền lương sẽ chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4:
- Nếu công ty trả lương qua ngân hàng, nhân viên kế toán tiền lương sẽ tiến hành gửi phiếu ủy nhiệm chi qua ngân hàng đối tác. Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm tra, ngân hàng sẽ tiến hành trích tiền từ tài khoản của công ty và gửi đến người thụ hưởng (các nhân viên trong công ty).
- Nếu công ty trả lương bằng tiền mặt, nhân viên kế toán tiền lương sẽ tiến hành lập phiếu chi và chuyển đến thủ quỹ. Sau đó, thủ quỹ thực hiện thanh toán lương cho nhân viên và yêu cầu nhân viên ký vào bảng lương. Ngày nay phương pháp này ngày càng ít được sử dụng, bởi do sự bùng nổ của nền công nghệ thông tin mà các công ty sẽ ưu tiên lập phiếu ủy nhiệm chi và chi trả lương qua tài khoản ngân hàng hơn.
Có thể thấy, chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương là rất đa dạng nên quy trình luân chuyển tương đối phức tạp. Kế toán cần đặc biệt chú ý để thực hiện đúng và đủ. Ngoài ra, kế toán có thể tham khảo cách lưu trữ chứng từ để đảm bảo cất trữ đầy đủ chứng từ.
5. Tài khoản kế toán tiền lương và cách hạch toán
Như đã đề cập trong phần 2 của bài viết, nhân viên kế toán tiền lương có nhiệm vụ hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương cũng như nghiệp vụ khác liên quan đến lương. Sau đây người viết sẽ cùng độc giả tìm hiểu một cách chi tiết cách hạch toán các nghiệp vụ tiền lương nói trên theo thông tư 200 của Bộ Tài Chính.
Cách hạch toán bút toán tính lương cuối kỳ:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334: Phải trả người lao động
Cách hạch toán các khoản trích từ lương nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tiền lương tham gia BHXH x 10,5%)
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 8%)
Có Tk 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 1,5%)
Có Tk 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)
Cách hạch toán các khoản trích từ chi phí Doanh nghiệp:
Nợ các TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: tiền lương tham gia BHXH x 23,5%
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 17,5%)
Có TK 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 3%)
Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Cách hạch toán trừ thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tổng số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ)
Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân
Cách hạch toán khi trả lương nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 111, 112: Tiền
Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán như MISA AMIS Kế toán, có thể dễ dàng hạch toán chi phí lương cũng như phân bổ chi phí lương ngay tại nghiệp vụ tiền lương trên phần mềm
8. Một số lưu ý khi làm kế toán tiền lương
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc kế toán tiền lương, cần lưu ý những điểm sau:
- Luôn cập nhật luật pháp và chính sách: Các quy định về tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội… thường xuyên được cập nhật. Kế toán cần thường xuyên theo dõi và cập nhật kiến thức để đảm bảo tính chính xác trong tính toán và hạch toán.
- Kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu: Sai sót trong dữ liệu chấm công, thông tin cá nhân nhân viên có thể dẫn đến sai lệch trong tính toán lương. Việc kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu đầu vào là rất quan trọng.
- Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán chuyên nghiệp như phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ tính toán lương tự động, giảm thiểu lỗi sai và tăng hiệu quả công việc.
- Lưu trữ hồ sơ cẩn thận: Giữ gìn đầy đủ và cẩn thận các hồ sơ, chứng từ liên quan đến tiền lương là rất cần thiết để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Thực hiện đối chiếu thường xuyên: Định kỳ đối chiếu số liệu giữa bảng lương, sổ kế toán và các chứng từ khác để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót.
- Bảo mật thông tin: Thông tin về lương của nhân viên là thông tin nhạy cảm, cần được bảo mật tuyệt đối để tránh rủi ro.
- Xây dựng quy trình rõ ràng: Một quy trình làm việc rõ ràng, cụ thể sẽ giúp công việc được thực hiện trôi chảy và hiệu quả hơn.
- Luôn cập nhật kiến thức chuyên môn: Tham gia các khóa học, hội thảo để cập nhật kiến thức và kỹ năng về kế toán tiền lương là điều cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm chia sẻ của tác giả về lĩnh vực kế toán tiền lương. Hi vọng thông qua bài viết, quý độc giả đã có thể nắm vững toàn bộ kiến thức quan trọng nhất về kế toán tiền lương cũng như những hành trang quan trọng cần chuẩn bị để bước chân vào ngành nghề đầy hấp dẫn nhưng cũng đầy thách thức này!
Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán tiền lương mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:
- Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
- Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
- Kết nối: Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi
- Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi qua Internet, giải quyết bài toán làm việc tại nhà khi có dịch.
Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS và thực tế trải nghiệm để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
