Kế toán tiền lương là nghiệp vụ chiếm vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tính minh bạch tài chính cho doanh nghiệp. Cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu về nhiệm vụ và các công việc của kế toán tiền lương trong bài viết ngay sau đây.
1. Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương đảm nhiệm vai trò trung tâm trong doanh nghiệp,chịu trách nhiệm tính toán, quản lý và chi trả tiền lương, thưởng, phụ cấp, và các khoản trích nộp bảo hiểm cho người lao động (NLĐ).
Công việc của kế toán tiền lương bao gồm sử dụng dữ liệu từ bảng chấm công và các giấy tờ liên quan để lập bảng lương, tính toán và thực hiện thanh toán lương cùng các chế độ bảo hiểm cho người lao động, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và sự tuân thủ quy định pháp luật
2. Mô tả công việc của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp
Công việc của kế toán tiền lương bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ việc theo dõi số liệu chấm công, quản lý tạm ứng đến xử lý các kỳ lương chính. Đây là vị trí đòi hỏi sự chính xác cao và khả năng quản lý hiệu quả.
2.1 Thực hiện nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương đảm nhận việc tính toán, quản lý và lập bảng lương cho nhân viên, đảm bảo số liệu chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Công việc cụ thể bao gồm:
- Thu thập và xử lý dữ liệu từ bảng chấm công, hợp đồng lao động, và các khoản phụ cấp, thưởng hoặc khấu trừ.
- Tính toán tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các khoản trích nộp khác.
- Lập bảng lương hàng tháng và phối hợp với bộ phận tài chính để chi trả lương đúng hạn.
- Lập báo cáo tiền lương định kỳ cho ban lãnh đạo và lưu trữ hồ sơ tiền lương theo quy định.
2.2 Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động
Kế toán tiền lương theo dõi và xử lý các yêu cầu tạm ứng lương của người lao động, đảm bảo quá trình này được thực hiện minh bạch và đúng quy định doanh nghiệp. Các nhiệm vụ chính gồm:
- Kiểm tra và phê duyệt các yêu cầu tạm ứng lương.
- Ghi nhận số tiền tạm ứng vào hệ thống và cập nhật trong kỳ lương chính.
- Đảm bảo các khoản tạm ứng không vượt quá ngân sách hoặc quy định cho phép.
2.3 Quản lý kỳ lương chính
Việc quản lý kỳ lương chính đòi hỏi sự chính xác và đồng bộ trong toàn bộ quy trình tiền lương. Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm:
- Đảm bảo việc tính toán lương dựa trên hợp đồng lao động và các điều chỉnh về lương thưởng.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trước khi lập bảng lương chính thức.
- Thanh toán lương đúng hạn cho nhân viên, đồng thời xử lý các khiếu nại hoặc thắc mắc liên quan.
- Cung cấp báo cáo về tình hình chi trả lương cho ban lãnh đạo và các cơ quan kiểm toán khi cần thiết.
Một số phần mềm như Phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán tiền lương. Lập bảng chấm công, tính lương và tự động hạch toán lương, bảo hiểm, thuế TNCN tạm tính chính xác.
3. Yêu cầu cần có của kế toán tiền lương
Để trở thành một kế toán tiền lương chuyên nghiệp, bạn cần trang bị đầy đủ các kỹ năng quan trọng sau:
Hiểu biết về luật pháp
- Am hiểu Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định liên quan.
- Cập nhật thường xuyên các thay đổi pháp lý để áp dụng chính xác vào việc tính lương và các khoản trích nộp.
Kiến thức nguyên lý kế toán
- Thành thạo lý thuyết kế toán và các nghiệp vụ kế toán tiền lương
- Biết cách lập bảng lương, tính toán thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm bắt buộc.
- Khả năng phân tích và lập báo cáo lương chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả.
Kỹ năng công nghệ
- Sử dụng tốt các phần mềm kế toán như MISA AMIS và bảng tính Excel.
- Biết ứng dụng các công cụ số hóa để quản lý dữ liệu tiền lương, bảo hiểm và hồ sơ nhân sự.
- Thành thạo trong việc xử lý và lập báo cáo tự động, giúp tăng hiệu quả công việc.
Kỹ năng ngoại ngữ
- Có khả năng đọc hiểu tiếng Anh trong lĩnh vực kế toán, giúp làm việc với tài liệu và phần mềm quốc tế.
- Hỗ trợ giao tiếp với nhân viên hoặc đối tác nước ngoài trong trường hợp doanh nghiệp có yếu tố quốc tế.
Ngoài 4 kỹ năng chính trên, kế toán tiền lương cũng cần có khả năng làm việc, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kinh doanh, sản xuất để nắm chắc tình hình biến động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kiểm soát, dự báo chi phí tiền lương của nhân viên … Vì vậy kiến thức về kế toán quản trị đôi khi cũng rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát sinh của nhà tuyển dụng.
4. Chứng từ cần dùng để làm kế toán tiền lương
Căn cứ theo Phụ lục 03, Thông tư 200/2014/TT-BTC , chứng cứ kế toán tiền lương bao gồm:
- Bảng chấm công mẫu số 01a-LĐTL
- Bảng chấm công làm thêm giờ mẫu số 01b-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 03-LĐTL
- Giấy đi đường mẫu số 04-LĐTL
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành mẫu số 05-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ mẫu số 06-LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài mẫu số 07-LĐTL
- Hợp đồng giao khoán mẫu số 08-LĐTL
- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán mẫu số 09-LĐTL
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương mẫu số 10-LĐTL
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội mẫu số 11-LĐTL
5. Quy trình làm việc của kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là người chịu trách nhiệm thanh toán lương cho nhân viên, đảm bảo các quy trình được thực hiện chặt chẽ và đúng quy định. Dưới đây là quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
-
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương
Bước 1: Lập bảng chấm công và bảng lương tổng hợp
- Cuối mỗi tháng, bộ phận nhân sự tổng hợp bảng chấm công, các khoản thưởng, phụ cấp và phúc lợi khác của nhân viên.
- Dựa vào các dữ liệu này, nhân sự lập Bảng lương tổng hợp phải trả và gửi đến kế toán tiền lương.
Bước 2: Tính toán các khoản trích từ lương và lập bảng lương đầy đủ
- Kế toán tiền lương tính toán các khoản trích nộp như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.
- Kết hợp các khoản này với bảng lương tổng hợp để lập bảng lương đầy đủ.
Lưu ý:
- Tại các doanh nghiệp nhỏ, bộ phận nhân sự có thể đảm nhận cả bước 1 và bước 2.
- Ở các doanh nghiệp lớn, hai bước này được tách biệt để đảm bảo tính chuyên môn hóa.
Bước 3: Kiểm tra, phê duyệt và trình ký
- Kế toán tiền lương gửi bảng lương đầy đủ đến kế toán trưởng để kiểm tra và phê duyệt.
- Sau khi được kế toán trưởng đồng ý, bảng lương được trình lên Ban giám đốc để xét duyệt lần cuối.
Bước 4: Thực hiện thanh toán lương, phương thức trả lương có thể khác nhau tùy doanh nghiệp:
- Trả lương qua ngân hàng:
- Kế toán tiền lương lập phiếu ủy nhiệm chi và gửi đến ngân hàng đối tác.
- Ngân hàng kiểm tra và trích tiền từ tài khoản công ty để chuyển đến tài khoản nhân viên.
- Trả lương bằng tiền mặt:
- Kế toán tiền lương lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ thanh toán lương trực tiếp cho nhân viên và yêu cầu ký xác nhận trên bảng lương.
Có thể thấy, chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương là rất đa dạng nên quy trình luân chuyển tương đối phức tạp. Kế toán cần đặc biệt chú ý để thực hiện đúng và đủ. Ngoài ra, kế toán có thể tham khảo cách lưu trữ chứng từ để đảm bảo cất trữ đầy đủ chứng từ.
6. Tài khoản dùng để làm kế toán tiền lương
Để đảm bảo việc hạch toán tiền lương chính xác và minh bạch, hai tài khoản quan trọng thường được sử dụng là Tài khoản 334 và Tài khoản 338
- Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: Tài khoản này dùng để ghi nhận các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động
- Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác: Tài khoản này ghi nhận số tiền trích và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn; các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quyết định của toà án…
7. Hướng dẫn hạch toán tiền lương
Một số bút toán hạch toán tiền lương cơ bản bao gồm:
Cách hạch toán bút toán tính lương cuối kỳ:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334: Phải trả người lao động
Cách hạch toán các khoản trích từ lương nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tiền lương tham gia BHXH x 10,5%)
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 8%)
Có Tk 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 1,5%)
Có Tk 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)
Cách hạch toán các khoản trích từ chi phí Doanh nghiệp:
Nợ các TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: tiền lương tham gia BHXH x 23,5%
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (tiền lương tham gia BHXH x 17,5%)
Có TK 3384: Bảo hiểm ý tế (tiền lương tham gia BHXH x 3%)
Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (tiền lương tham gia BHXH x 1%)
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (tiền lương tham gia BHXH x 2%)
Cách hạch toán trừ thuế thu nhập cá nhân phải nộp vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (tổng số thuế thu nhập cá nhân khấu trừ)
Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân
Cách hạch toán khi trả lương nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 111, 112: Tiền
Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp, mời bạn tham khảo tại đây
Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán như MISA AMIS Kế toán, có thể dễ dàng hạch toán chi phí lương cũng như phân bổ chi phí lương ngay tại nghiệp vụ tiền lương trên phần mềm
8. Một số lưu ý khi làm kế toán tiền lương
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc kế toán tiền lương, cần lưu ý những điểm sau:
- Luôn cập nhật luật pháp và chính sách: Các quy định về tiền lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội… thường xuyên được cập nhật. Kế toán cần thường xuyên theo dõi và cập nhật kiến thức để đảm bảo tính chính xác trong tính toán và hạch toán.
- Kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu: Sai sót trong dữ liệu chấm công, thông tin cá nhân nhân viên có thể dẫn đến sai lệch trong tính toán lương. Việc kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu đầu vào là rất quan trọng.
- Sử dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán chuyên nghiệp như phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ tính toán lương tự động, giảm thiểu lỗi sai và tăng hiệu quả công việc.
- Lưu trữ hồ sơ cẩn thận: Giữ gìn đầy đủ và cẩn thận các hồ sơ, chứng từ liên quan đến tiền lương là rất cần thiết để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Thực hiện đối chiếu thường xuyên: Định kỳ đối chiếu số liệu giữa bảng lương, sổ kế toán và các chứng từ khác để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót.
- Bảo mật thông tin: Thông tin về lương của nhân viên là thông tin nhạy cảm, cần được bảo mật tuyệt đối để tránh rủi ro.
- Xây dựng quy trình rõ ràng: Một quy trình làm việc rõ ràng, cụ thể sẽ giúp công việc được thực hiện trôi chảy và hiệu quả hơn.
- Luôn cập nhật kiến thức chuyên môn: Tham gia các khóa học, hội thảo để cập nhật kiến thức và kỹ năng về kế toán tiền lương là điều cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm chia sẻ của tác giả về lĩnh vực kế toán tiền lương. Hi vọng thông qua bài viết, quý độc giả đã có thể nắm vững toàn bộ kiến thức quan trọng nhất về kế toán tiền lương cũng như những hành trang quan trọng cần chuẩn bị để bước chân vào ngành nghề đầy hấp dẫn nhưng cũng đầy thách thức này!
Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán tiền lương mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:
- Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
- Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
- Kết nối: Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi
- Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi qua Internet, giải quyết bài toán làm việc tại nhà khi có dịch.
Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online MISA AMIS và thực tế trải nghiệm để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
