Micromanagement hay quản lý vi mô thường không nhận được sự đồng tình từ phía nhân viên bởi xu hướng đi quá sâu vào tiểu tiết. Tuy nhiên trước khi xem xét loại bỏ hay áp dụng cách thức quản lý này, nên hiểu rõ Micromanagement là gì và những tác động tiêu cực cũng như tích cực mà nó mang lại cho tổ chức.
1. Micromanagement là gì?
Micromanagement (quản lý vi mô) là cách thức quản lý nhân sự cực đoan tập trung vào các chi tiết nhỏ. Một nhà quản trị vi mô (Micromanager) sẽ soi xét, phê bình, can thiệp sâu vào các hoạt động của cấp dưới nhiều hơn là chỉ dẫn họ và cung cấp thời hạn hoàn thành cho họ tự chủ động. Nói cách khác, Micromanager thường kiểm soát chặt chẽ, thay vì trao quyền cho nhân viên.
Việc can thiệp vào những công việc nhỏ một cách quá mức có thể khiến tất cả cùng bị áp lực nặng nề. Cấp trên mất thời gian theo dõi cấp dưới, trong khi cấp dưới khó chịu, gò bó vì làm gì cũng bị quản thúc. Nhân viên dần mất tinh thần sáng tạo và thiếu niềm tin vào giá trị bản thân.
Có thể thấy Micromanagement thường gây ra ức chế nhưng trong thực tế vẫn có một số trường hợp mà quản lý vi mô phát huy được tác dụng, hỗ trợ quản trị nhân sự hiệu quả hơn. Hãy cùng đi sâu vào phân tích trong những nội dung tiếp theo của bài viết này.
2. Dấu hiệu của Micromanagement
Để nhận biết rõ hơn về Micromanagement trong tổ chức, bạn có thể căn cứ vào một số dấu hiệu điển hình dưới đây.
Nhân viên không được hoạt động độc lập: Cấp trên luôn muốn kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên từ đầu đến cuối, thường xuyên đưa ra những nhận xét chi li, ngay cả khi không cần thiết. Mọi hoạt động của nhân viên phải được báo cáo liên tục. Thậm chí nhà quản lý còn cố làm những việc mà lẽ ra họ có thể giao hoàn toàn cho nhân viên.
Quản lý thiếu thời gian làm việc của chính họ: Công việc của nhà quản lý là “quản lý”, nhưng họ lại từ chối việc nhìn vào “bức tranh” tổng thể mà chỉ đi vào soi xét những chi tiết nhỏ. Ngay khi chưa vừa ý, họ lập tức bảo nhân viên không làm nữa và tự mình hoàn thành việc đó, dẫn đến mất thời gian.
Nhân viên không có cơ hội tự chủ và đưa ra sáng kiến: Các Micromanager rất ghét việc nhân viên tự làm điều gì mà không thông qua sự đồng ý của họ, dù việc này không cần thiết phải trình diện hay xin phép. Nhân viên cũng ít khi được nêu sáng kiến của mình mà cần đi theo ý kiến một chiều của Micromanager.
Nhà quản lý vi mô thường can thiệp vào những việc không phải của mình: Không chỉ quản chi tiết việc của cấp dưới, nhà quản lý vi mô còn có xu hướng tham gia cả vào những việc nhỏ nhặt không liên quan đến họ, cho rằng kiến thức và kinh nghiệm của mình có thể áp dụng được cho mọi việc. Điều này có thể khiến mọi người cảm thấy phiền phức, mất thiện cảm với Micromanager.
3. Tác động của Micromanagement với tổ chức
Thực tế cho thấy cách thức quản lý vi mô không phải là hiếm gặp trong các doanh nghiệp. Micromanagement vẫn phát huy tác dụng trong các nhiệm vụ đòi hỏi sự chính xác, cẩn trọng tuyệt đối. Tuy nhiên nhiều nhân viên thậm chí đã rời bỏ đội nhóm hoặc công ty vì cảm thấy mình bị soi mói quá nhiều trong công việc, bị hạ thấp tự trọng, không được sếp tin tưởng…
Nếu không được cân nhắc, chọn lọc và điều chỉnh trước khi áp dụng, Micromanagement có thể tác động tiêu cực đến tổ chức:
Giảm năng suất làm việc: Việc chỉ đạo và tham gia quá sát sao từ sếp không hề làm tăng năng suất mà ngược lại còn làm giảm hiệu quả công việc. Trong tay nhà quản lý sẽ chỉ có những nhân viên bị phụ thuộc, thụ động, không biết bước tiếp theo sẽ làm gì thì không thể có hiệu suất cao được. Sếp không có thời gian cho công tác quản lý đích thực, còn nhân viên nảy sinh tâm lý chỉ làm đúng những gì được bảo để tránh phiền phức, điều này lại càng đáng ngại.
Tạo áp lực và mệt mỏi không cần thiết: Micromanager thường ôm việc về phía mình khi họ không vừa ý với cấp dưới, đồng thời tạo áp lực cho cấp dưới bằng những nhận xét quá chi tiết. Kết quả là đôi bên đều áp lực, mệt mỏi, môi trường làm việc lúc nào cũng căng thẳng làm triệt tiêu hoàn toàn niềm vui với công việc.
Làm hạn chế sáng tạo và đổi mới: Nhân viên dưới cách thức quản lý vi mô thường không còn mong muốn đưa ra ý kiến hay đổi mới cách làm việc. Sau vài lần bị cấp trên chỉnh sửa, nhận xét, họ có xu hướng làm theo đúng những gì được bảo để tránh gặp rắc rối. Trong khi đó quản lý cũng vướng vào chi tiết nhỏ nhặt, không có thời gian cho những đổi mới. Điều này về lâu dài sẽ khiến tổ chức đi vào lối mòn và trở nên ì ạch.
Khó đánh giá nhân sự: Khi công việc bị can thiệp quá nhiều bởi sếp, sẽ rất khó phân định đâu là năng lực thực sự của nhân viên, đâu là những việc sếp đã nhúng tay vào. Từ đó việc đánh giá nhân viên trở nên không chính xác.
Làm tổ chức mất đi nhân tài: Nhân viên bị quản lý theo hướng vi mô sẽ nhận ra bản thân không có nhiều quyền chủ động hay cơ hội thử nghiệm, phát triển. Họ sẽ chỉ được làm theo đúng những gì sếp yêu cầu. Tệ hơn nữa, họ sẽ cảm thấy mình không có nhiều giá trị, đóng góp gì đáng kể, không được công nhận, từ đó dẫn đến không hài lòng và rời bỏ công ty.
Ảnh hưởng đến niềm tin trong tổ chức: Micromanager thường bị nhân viên cấp dưới coi là kẻ áp bức, thay vì một hình tượng cấp trên tiến bộ. Với sự thiếu vắng niềm tin vào người dẫn dắt như thế này thì đội nhóm khó có thể phát triển theo chiều hướng tốt.
Khiến đối tác e ngại: Những đối tác kinh doanh không mong muốn quyền lực quá tập trung vào một vài người, cần phê duyệt điều gì, dù là nhỏ nhất cũng phải chờ đợi, thông qua số ít những cá nhân đó một cách cứng nhắc. Họ cũng không muốn làm việc với những nhân viên bị chèn ép bởi sự gò bó, thiếu linh hoạt. Micromanagement không chỉ tác động đến nội bộ mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến cơ hội hợp tác bên ngoài tổ chức.
4. Những trường hợp nên áp dụng Micromanagement
Mặc dù theo những phân tích trên, Micromanagement chủ yếu tác động tiêu cực đến quản trị nhân sự, tuy nhiên Micromanagement cũng không phải là một phương thức hoàn toàn xấu. Quan trọng là các nhà quản trị áp dụng quản lý vi mô vào những trường hợp nào, ở mức độ nào để công việc đạt hiệu quả tối ưu.
Dưới đây là một số trường hợp mà Micromanagement phát huy tác dụng tích cực của mình.
Tuyển dụng nhân tài
Tuyển được một nhân viên thực sự tốt, gắn bó lâu dài với công ty không phải là điều dễ dàng. Chưa kể việc cân nhắc giữa các ứng viên cũng đòi hỏi nhiều công sức và phải công bằng. Quá trình đánh giá ứng viên có thể áp dụng Micromanagement để xem xét kỹ lưỡng về năng lực, thái độ của ứng viên cũng như mức độ phù hợp của họ với công ty.
Đào tạo nhân viên mới (onboarding)
Giai đoạn onboarding là lúc nhân viên hoàn toàn chưa có trải nghiệm gì tại môi trường mới. Vì vậy việc hướng dẫn chi tiết từ những điều nhỏ nhất là cần thiết. Nếu được chỉ dẫn cẩn thận, họ sẽ nhanh chóng nắm bắt công việc và hòa nhập với môi trường tốt hơn. Người hướng dẫn nên đưa ra lời nhận xét, chỉ ra những điểm chưa đúng để nhân viên mới biết mình cần cải thiện điều gì.
Khởi động dự án mới
Dự án mới nên được quản lý vi mô để đảm bảo các hoạt động đi đúng hướng, các công tác chuẩn bị được triển khai ở mức hoàn thiện nhất. Ở giai đoạn đầu của dự án cần chú trọng hướng dẫn cách thức làm việc cho nhân viên và kiểm soát xem họ có thực hiện đúng không.
Quản lý các nhân viên đáng báo động
Micromanagement có thể được áp dụng với các nhân viên đang trong trạng thái báo động: hiệu suất cực thấp, thái độ không đúng mực, có nguy cơ bị sa thải… Nếu ở vị trí quản lý, bạn cần sát sao hơn với nhân viên này, đưa ra chỉ dẫn, lời khuyên để họ cải thiện tình hình.
Xử lý các vấn đề về pháp lý và tài chính
Với các vấn đề phức tạp như pháp lý và tài chính, quản lý vi mô giúp nhà quản trị tìm ra những lỗ hổng, thất thoát, từ đó mới đưa ra được cách khắc phục. Tất cả nhân viên, hạng mục công việc cần được rà soát để đảm bảo không để sót vấn đề nhỏ nào.
Các dự án với tính rủi ro cao
Càng rủi ro lại càng phải cẩn trọng. Đây là lúc quản lý vi mô phát huy tác dụng tích cực của mình, giúp doanh nghiệp nhìn thấy những rủi ro dù là nhỏ nhất để phòng ngừa chặt chẽ, từ đó có những bước tiến chắc chắn hơn trong dự án.
Có sự thay đổi về vị trí quản lý cấp cao
Đối với những người vừa được bổ nhiệm vào vị trí quản lý cấp cao, họ nên có động thái quản lý vi mô trong một khoảng thời gian nhất định để nắm bắt được cấp dưới đang triển khai công việc như thế nào. Trở thành một Micromanager giúp họ thấu hiểu công ty hơn và làm quen với vị trí mới.
Có sự thay đổi về chiến lược
Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược hoặc có kế hoạch điều chỉnh quy mô tổ chức, micromanagement sẽ giúp nhân viên nắm rõ từng chi tiết trong quy trình và hiểu rõ tác động của những thay đổi này đến vai trò, nhiệm vụ của họ.
5. Cách ứng xử khi có Micromanagement trong tổ chức
Nếu doanh nghiệp không có chủ trương áp dụng Micromanagement vào một số trường hợp đặc biệt, mà là xu hướng tự phát có tác động tiêu cực, thì cả quản lý và nhân viên nên có cách ứng xử phù hợp.
Đối với vị trí Micromanager
- Thay đổi cách thức quản lý mang tính toàn diện hơn, hoặc ít nhất là quản lý vi mô. theo hướng tích cực, không tranh việc không phải của mình.
- Cố gắng không quá để tâm vào những việc nhỏ nhặt.
- Đưa ra lời khuyên có tính xây dựng, không ra lệnh cho nhân viên.
- Đừng bắt mỗi nhân viên nghe mình, hãy lắng nghe nhân viên.
- Nhìn nhận khách quan và giao việc cho đúng người.
- Tin tưởng vào nhân viên, hạn chế can thiệp nhiều.
- Cho nhân viên biết cấp trên kỳ vọng gì ở họ, kết quả đầu ra là gì để họ đáp ứng đúng.
Đối với vị trí nhân viên
- Cố gắng hiểu lý do vì sao cấp trên lại áp dụng phương thức quản lý vi mô.
- Đưa ra đề xuất thay đổi nếu sếp đang quản lý quá mức.
- Xem lại hiệu quả công việc cá nhân và chủ động cải thiện nếu có vấn đề.
- Cập nhật tiến độ cho cấp trên theo lịch trình.
- Chứng minh bản thân đáng tin cậy, có đủ năng lực để tự thực hiện công việc.
- Tự nguyện, chủ động thực hiện các công việc thuộc phạm vi của mình.
- Sẵn sàng khi được yêu cầu báo cáo, nhanh chóng trả lời cấp trên.
- Tuân thủ các quy tắc của đội nhóm và của công ty.
6. Làm thế nào để trở thành một Micromanager tốt?
Trong sự nghiệp của một nhà quản trị, đôi khi không thể tránh khỏi việc phải trở thành Micromanager trong một số tình huống. Điều quan trọng là nhà quản trị hiểu rõ lợi hại và trang bị cho mình những kiến thức cần thiết cùng một tinh thần vững vàng để áp dụng quản lý vi mô thành công. Một số lời khuyên hữu ích cho Micromanager:
Hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp: Thấu hiểu doanh nghiệp là mấu chốt để nhà quản trị đưa ra những quyết định thành công. Một khi hiểu được những ưu nhược điểm và vấn đề của doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ dẫn dắt nhân viên cùng thấu hiểu và cùng giải quyết vấn đề, thay vì chỉ ra lệnh cho cấp dưới.
Đặt mục tiêu rõ ràng: Nhà quản trị cần đặt mục tiêu cho nhân viên, yêu cầu rõ ràng về kết quả đầu ra là gì. Như vậy nhân viên sẽ có định hướng làm việc phù hợp hơn, tránh làm sai kỳ vọng của cấp trên và cấp trên cũng không cần can thiệp quá nhiều.
Tôn trọng và tin tưởng nhân viên: Để tránh gây ác cảm với nhân viên, nhà quản lý vi mô cần tương tác một cách thân thiện với cấp dưới. Thay vì chỉ trích, chê trách nặng nề, hãy kiên nhẫn và bình tĩnh hơn khi nhân viên làm việc chưa đạt kỳ vọng, tin tưởng cho họ cơ hội thể hiện năng lực.
Lắng nghe nhân viên: Nhân viên là người trực tiếp thực hiện các công việc nhỏ, vì vậy hãy lắng nghe họ nếu muốn nắm bắt tình hình. Và điều quan trọng là sau khi lắng nghe, nhà quản trị phải cân nhắc ý kiến đó, thay vì chỉ tập trung bắt nhân viên theo ý mình.
Chăm chỉ đúng cách và tập trung vào nhiệm vụ của mình: Nhà quản trị tốt không làm thay việc cho nhân viên, điều đó không thể hiện sự chăm chỉ đúng nghĩa của vị trí quản lý. Một quản lý cần mẫn sẽ tập trung vào việc của mình là đưa ra chỉ đạo đúng đắn, chỉ hướng dẫn khi cần, không sa đà vào tiểu tiết.
7. Giải pháp quản lý sát sao, toàn diện mà không gây bức xúc cho nhân viên
Quản lý nhân sự như thế nào để vừa thấu đáo, vừa không gây cảm giác soi xét quá mức khiến nhân viên lo sợ? Đây là câu hỏi mà nhiều công ty lớn, nhiều nhà quản trị vẫn băn khoăn. Điều này cũng không phải bất khả thi khi đã có MISA AMIS HRM – phần mềm quản trị nhân sự là trợ thủ đắc lực cho sếp, nâng cao trải nghiệm cho nhân viên.
MISA AMIS HRM cung cấp loạt tính năng hiện đại giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự sát sao và toàn diện:
- Theo dõi, cập nhật thông tin nhân sự chi tiết và quản lý hồ sơ tập trung.
- Hỗ trợ chấm công, quản lý ca làm việc và tính lương tự động.
- Cho phép xem nhà quản lý báo cáo trên cả thiết bị di động và máy tính, cập nhật theo thời gian thực, giúp lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình mọi lúc, mọi nơi.
- Cung cấp báo cáo về từng nhân viên một các trực quan, hỗ trợ công tác định biên nhân sự
- Hỗ trợ xây dựng quy trình đánh giá bài bản, giúp nhà quản trị theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên
- Nhân viên chủ động xem thông tin phúc lợi của mình, có thể phản hồi quản lý và bộ phận nhân sự ngay trên hệ thống
- Quản lý các quy trình nội bộ như duyệt nghỉ phép, công tác, bổ sung giấy tờ chỉ với vài thao tác nhanh chóng.
MISA AMIS HRM cải thiện hiệu quả và tiết kiệm thời gian quản trị nhân sự, tạo đà để doanh nghiệp phát triển nguồn lực bền vững. Nếu các nhà lãnh đạo đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ quản trị lý tưởng, hãy để lại thông tin đăng ký để trải nghiệm thực tế ngay – có chuyên viên hướng dẫn.
8. Kết luận
Hy vọng với những nội dung trên, bạn đọc đã hiểu rõ Micromanagement là gì. Mặc dù có nhiều ý kiến trái chiều về Micromanagement, nhưng nếu được thực hiện ở mức độ thích hợp, đây có thể trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả, giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và phát triển kỹ năng chuyên sâu trong một số trường hợp. Điều quan trọng duy trì được sự cân bằng, tránh gây áp lực quá lớn hoặc làm mất đi sự tin tưởng từ nhân viên.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
