Payroll là gì? Tiêu chí, vai trò, cách xây dựng bảng lương Payroll HR cần nắm rõ

Payroll là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực nhân sự, có nghĩa là bảng lương. Tuy nhiên không phải người làm nhân sự nào cũng am hiểu về bảng lương và cách xây dựng thang bảng lương. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn nội dung Payroll là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về Payroll.

Tải miễn phí – Báo cáo đo lường và Chi phí nhân sự

1. Payroll là gì và một số khái niệm liên quan

1.1. Payroll là gì?

Payroll có nghĩa tiếng Việt là bảng lương, ngoài ra còn có ý hiểu là sổ lương, tổng quỹ lương… Tùy vào từng ngữ cảnh mà Payroll được hiểu theo ý nghĩa cụ thể.

Bảng lương là ý nghĩa thông dụng nhất của payroll. Bảng lương thường chứa các thông tin sau:

• Danh sách nhân viên
• Mức lương tương ứng của từng nhân viên và các khoản thu nhập khác như lương cơ bản, lương vị trí, thưởng hiệu quả, thưởng doanh số, phụ cấp, trợ cấp…
• Các khoản khấu trừ như Bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản tiền phạt hay khấu trừ khác

Nhìn vào bảng lương, nhà quản lý sẽ nắm được tổng số tiền lương phải trả trong kỳ cho từng nhân viên & toàn bộ nhân viên tại tổ chức/doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Lương khoán là gì? Cách tính lương khoán hiện nay

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý nhân sự, hãy tham khảo ngay các tính năng vượt trội của phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:

1.2. Khái niệm payroll check 

Phiếu chi lương, còn được gọi là “payroll check”, là một tài liệu giấy mà doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên của mình trong thời kỳ trả lương.

Trên phiếu chi lương này chứa đựng đầy đủ thông tin về nhân viên, bao gồm số tiền lương cơ bản, số giờ làm việc, các phụ cấp, cùng với các khoản giảm trừ như thuế thu nhập cá nhân, đóng Bảo hiểm Xã hội và số tiền lương ròng cuối cùng mà nhân viên được nhận.

1.3. Bảng lương đầy đủ cần những thông tin gì?

Để được coi là một bảng lương đầy đủ và chính xác, cần phải bao gồm các thông tin sau:

• Danh sách thông tin chi tiết về nhân viên.
• Số buổi chấm công, số ngày nghỉ phép, giờ tăng ca, giờ làm việc ngoài giờ, và các thông tin liên quan khác.
• Mức lương của từng nhân viên và các khoản thu nhập bổ sung như lương cơ bản, thưởng hiệu quả, thưởng KPIs, thưởng doanh số, phụ cấp, trợ cấp, và các khoản thu nhập khác.
• Các khoản giảm trừ theo quy định như Bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), tiền phạt hoặc các khoản khấu trừ khác.

2. Chức năng của Payroll

Lương là khoản chi lớn hàng tháng của doanh nghiệp. Nếu không được xây dựng và kiểm soát tốt hệ thống chi trả lương, doanh nghiệp có thể bị lãng phí nhiều khoản tiền, vi phạm các chính sách, quy định trong Luật Lao động & quan trọng nhất, lương ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất làm việc của nhân viên.

Nếu doanh nghiệp chi trả lương không thỏa mãn người lao động hoặc không tương xứng với hiệu quả/ giá trị mà người lao động đem lại, họ có thể rời bỏ tổ chức để tìm đến một nơi sẵn sàng trả họ một mức thu nhập tốt hơn.

Một bảng lương hiệu quả sẽ có các chức năng:

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả khoản lương chi trả cho nhân viên và các chi phí liên quan đến nhân sự nói chung.
• Tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên song song với việc tạo động lực bằng chính sách thu nhập hấp dẫn
• Đảm bảo việc chi trả lương tuân thủ đúng các chính sách, quy định của Luật Lao động & các Nghị định liên quan về mức lương tối thiểu vùng, các khoản khấu trừ, trích từ lương như BHXH, Thuế TNCN, các bậc lương cho từng vị trí, chức danh công việc, lĩnh vực/ngành nghề đặc biệt…

>>> Xem thêm: Top phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay

3. Những căn cứ xây dựng Payroll và hoàn thiện bảng lương hàng kỳ

Để xây dựng Payroll, nói cách khác là xây dựng một bảng lương hiệu quả, nhân sự cần căn cứ vào nhiều yếu tố, bao gồm quy chế lương, mức lương trung bình trên thị trường, mức lương tối thiểu vùng, quy chế thưởng,…

Liên quan đến bảng lương hàng kỳ, để tính đúng và đủ thì nhân sự còn cần căn cứ vào bảng chấm công, kết quả kinh doanh để tính toán một bảng lương chính xác.

3.1. Quy chế lương

Quy chế lương là văn bản xác định các vấn đề liên quan đến lương, thưởng và khoản tiền chi trả cho người lao động, tránh xảy ra các trường hợp tranh chấp lao động trong tổ chức/doanh nghiệp.

Quy chế lương thường có các nội dung: quy định về các loại lương chức danh, lương năng suất, thưởng doanh số, các khối lao động, nguyên tắc phân phối & sử dụng quỹ lương, nguồn hình thành quỹ lương, quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng đối với các cấp/vị trí công việc, công thức tính lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quy định trả lương & các quy định về việc tăng/điều chỉnh lương chức danh, cấp bậc…

Quy chế lương và nội quy về lương thường hình thành và phát triển theo quá trình phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các nội quy này thường bao gồm những điều cơ bản sau:

• Tên chức danh của nhân viên.
• Thưởng doanh số và các loại thưởng khác.
• Quy định về chế độ tiền lương và thưởng theo từng cấp và vị trí cụ thể.
• Công thức tính lương và các khoản phụ cấp.
• Chính sách và quy định về Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT),…
  Ngoài ra, nội quy lương còn có thể bao gồm các vấn đề khác liên quan đến chế độ lao động và phúc lợi khác.

3.2. Mức lương tối thiểu vùng

Mức lương tối thiểu vùng là cơ sở quan trọng để xây dựng thang, bảng lương tại doanh nghiệp. Trong đó, từ ngày 01.07.2022, mức lương tối thiểu vùng được quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP cụ thể là:

• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I: 4.680.000 đồng/tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II: 4.160.000 đồng/tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III: 3.640.000 đồng/tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng

Đối với người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề thì phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng được nêu trên.

3.3. Mức lương trung bình trên thị trường

Hầu hết các doanh nghiệp đưa ra mức lương thực tế trả cho người lao động cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Căn cứ để có mức lương thực tế để thỏa thuận với NLĐ thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm của họ và mức lương trung bình của vị trí đó trên thị trường.

3.4. Quy định về các khoản trích theo lương

Bao gồm các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn. Trong đó, tổng các khoản (Bảo hiểm + Công đoàn) trích vào chi phí của doanh nghiệp là 23.5%, trích vào lương của người lao động là 10.5%.

Ngoài ra, công ty còn có các chính sách về lương, phụ cấp, trợ cấp theo từng vị trí công việc, nhóm ngành/lĩnh vực đặc biệt được quy định tại Bộ Luật Lao động và các Nghị định liên quan khác.

Để dễ dàng tính toàn các khoản khấu trừ vào lương như BHXH, thuế TNCN,… doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm tính lương. Đây là giải pháp tuyệt vời giúp bộ phận HR có thể tính toán lương và các khoản khấu trừ nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

3.5. Bảng chấm công là căn cứ để tính bảng lương hàng tháng

Để tính được tổng số lương cần chi trả mỗi tháng, còn gọi là total payroll, HR cần căn cứ vào bảng tổng hợp công thực tế. Bảng chấm công thể hiện số công thực tế của mỗi nhân viên, số ngày nghỉ phép, đi công tác để từ đó tính toán các khoản thu nhập người lao động được hưởng trong kỳ.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất

4. Những vấn đề thường gặp và cách giải quyết khi tính Payroll

4.1. Những vấn đề thường gặp

Tuy rằng có rất nhiều mẫu payroll mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm, sưu tầm nhưng không phải thang bảng lương nào cũng phù hợp với doanh nghiệp bạn. Đặc biệt, trong quá trình tính lương, xây dựng thang bảng lương và các chính sách liên quan đến Payroll, cán bộ C&B rất dễ gặp phải những sai sót.

• Tính lương sai cho nhân viên do tổng hợp công không khớp thực tế, hoặc tính thiếu các khoản thu nhập chẳng hạn như thưởng KPI, thưởng doanh số, phụ cấp, tính sai thuế TNCN…
• Không có quy chế lương rõ ràng, không minh bạch các khoản lương với nhân viên. Dẫn đến tình trạng nhân viên không hài lòng, giảm tỷ lệ gắn bó và nỗ lực trong công việc
• Xây dựng quy chế thưởng xa vời, vượt xa khả năng đạt của nhân viên, gây tâm lý chán nản, thiếu động lực phấn đấu
• Trả lương sai thời hạn
• Mất nhiều thời gian để tổng hợp công, tính lương & chi trả lương đúng kỳ cho nhân viên
• Chưa xây dựng được các khoản tăng lương theo cấp bậc, chức danh & thâm niên đủ tốt để giữ chân người tài. Dẫn đến tình trạng chảy máu nhân sự.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

4.2. Cách giải quyết khi tính Payroll

Với những doanh nghiệp mới hoặc chưa có quy trình rõ ràng trong việc tính toán lương cũng như làm bảng lương thì việc gặp phải những rắc rối kể trên là hoàn toàn có thể xảy ra.

Lúc này, bộ phận HR cũng như doanh nghiệp cần làm:

• Xây dựng, hoàn thiện các quy chế về lương thưởng, đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng, công bằng.
• Thiết lập một quy trình trả lương chuyên nghiệp và bài bản cho tổ chức.
• Thuê chuyên gia, cố vấn đề xây dựng được chế độ đãi ngộ phù hợp, thu hút nhân lực và giữ chân nhân tài.
• Có thể thuê các công ty cung cấp giải pháp làm payroll nếu doanh nghiệp không đủ kinh phí để xây dựng quy trình chuyên nghiệp.
• Áp dụng công nghệ trong việc xây dựng payroll cũng như trả lương nhân viên.

5. Giải pháp làm PAYROLL đơn giản, không còn sai sót hơn với MISA AMIS Tiền lương

LÀM PAYROLL ĐƠN GIẢN, KHÔNG CÒN SAI SÓT HƠN VỚI AMIS TIỀN LƯƠNG

Sử dụng các phần mềm công nghệ trong chấm công, tính lương, làm Payroll cho nhân viên là giải pháp đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Trong đó, MISA AMIS Tiền Lương được đánh giá là một trong những công cụ tuyệt vời nhất.

AMIS Tiền Lương nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể AMIS HRM với nhiều tính năng hiện đại và ưu việt như:

• Kết nối nhanh chóng với AMIS Chấm Công giúp truy xuất công dễ dàng và làm bảng lương nhanh chóng, hạn chế tối đa sai sót.
• Tính lương nhanh chóng theo từng cấp bậc, vị trí hoặc từng ca làm việc.
• Dễ dàng tính toán các khoản phải đóng theo quy định của nhà nước như: BHXH, thuế TNCN,… mà không tốn thời gian đến cơ quan thuế, bảo hiểm.
• Nhân viên nhận phiếu lương ngay trên thiết bị di động, phản hồi nhanh chóng, theo dõi lương theo từng thời gian cụ thể.

AMIS Tiền Lương nhận được nhiều phản hồi từ các doanh nghiệp lớn, trong đó có trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng Palace.

“Do đặc thù làm dịch vụ, sự kiện nên nhân sự của chúng tôi biến động không ngừng. Với bộ phận nhân sự, việc chấm công, tính lương cũng gặp rất nhiều khó khăn vì nhân viên thường đi theo ca, địa điểm làm việc cũng không phải văn phòng công ty.

Tuy nhiên, toàn bộ khó khăn này đã được giải quyết kể từ khi chúng tôi sử dụng phần mềm AMIS HRM. Với phần mềm, mọi thao tác được tự động hóa, nhân viên chấm công, nhận Payroll một cách tự động, ít sai sót và nhầm lẫn, tiết kiệm được cho phòng nhân sự 50% thời gian, công sức. Đây thực sự là một giải pháp vô cùng tuyệt vời cho những người làm nhân sự.” – Chị Thu, Trưởng phòng nhân sự tại Trống Đồng Palace chia sẻ.

Đọc ngay: TRỐNG ĐỒNG PALACE HOÀN THÀNH MỤC TIÊU GIẢM 50% THỜI GIAN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VỚI AMIS HRM

Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm AMIS Tiền Lương và được hướng dẫn làm payroll miễn phí, doanh nghiệp để lại thông tin tại đây.

Dùng ngay miễn phí

Với những vấn đề thường gặp kể trên, doanh nghiệp cần dành thời gian và đầu tư nguồn lực để thiết lập quy chế lương, thưởng phù hợp, đồng thời sử dụng các giải pháp hỗ trợ để những vấn đề về lương, chế độ phúc lợi cho nhân viên được thực hiện hiệu quả. Từ đó thúc đẩy người lao động làm việc hết hiệu suất, sáng tạo & chủ động trong công việc tương xứng với mức đãi ngộ mà họ nhận được.