Payroll là gì? Tiêu chí, vai trò, cách xây dựng bảng lương Payroll HR cần nắm rõ

Payroll là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực nhân sự, có nghĩa là bảng lương. Tuy nhiên không phải người làm nhân sự nào cũng am hiểu về bảng lương và cách xây dựng thang bảng lương. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn nội dung Payroll là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về Payroll.

1. Payroll là gì và một số khái niệm liên quan

1.1 Payroll là gì?

Payroll có nghĩa tiếng Việt là bảng lương, ngoài ra còn có ý hiểu là sổ lương, tổng quỹ lương… Tùy vào từng ngữ cảnh mà Payroll được hiểu theo ý nghĩa cụ thể.

Bảng lương là ý nghĩa thông dụng nhất của payroll. Nhìn vào bảng lương, nhà quản lý sẽ nắm được tổng số tiền lương phải trả trong kỳ cho từng nhân viên và toàn bộ nhân viên tại tổ chức/doanh nghiệp.

1.2 Khái niệm payroll check 

Phiếu chi lương, còn được gọi là “payroll check”, là một tài liệu giấy mà doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên của mình trong thời kỳ trả lương.

Trên phiếu chi lương này chứa đựng đầy đủ thông tin về nhân viên, bao gồm số tiền lương cơ bản, số giờ làm việc, các phụ cấp, cùng với các khoản giảm trừ như thuế thu nhập cá nhân, đóng Bảo hiểm Xã hội và số tiền lương ròng cuối cùng mà nhân viên được nhận.

1.3 Bảng lương đầy đủ cần những thông tin gì?

Để được coi là một bảng lương đầy đủ và chính xác, cần phải bao gồm các thông tin sau:

• Danh sách thông tin chi tiết về nhân viên.
• Số buổi chấm công, số ngày nghỉ phép, giờ tăng ca, giờ làm việc ngoài giờ, và các thông tin liên quan khác.
• Mức lương của từng nhân viên và các khoản thu nhập bổ sung như lương cơ bản, thưởng hiệu quả, thưởng KPIs, thưởng doanh số, phụ cấp, trợ cấp, và các khoản thu nhập khác.
• Các khoản giảm trừ theo quy định như Bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), tiền phạt hoặc các khoản khấu trừ khác.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý nhân sự tích hợp tính lương, hãy tham khảo ngay các tính năng vượt trội của phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:

>>> Xem thêm: Lương khoán là gì? Cách tính lương khoán hiện nay

2. Chức năng của Payroll

Lương là khoản chi lớn hàng tháng của doanh nghiệp. Nếu không được xây dựng và kiểm soát tốt hệ thống chi trả lương, doanh nghiệp có thể bị lãng phí nhiều khoản tiền, vi phạm các chính sách, quy định trong Luật Lao động & quan trọng nhất, lương ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất làm việc của nhân viên.

Nếu doanh nghiệp chi trả lương không thỏa mãn người lao động hoặc không tương xứng với hiệu quả, giá trị mà người lao động đem lại, họ có thể rời bỏ tổ chức để tìm đến một nơi sẵn sàng trả họ một mức thu nhập tốt hơn.

Một bảng lương hiệu quả sẽ có các chức năng:

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả khoản lương chi trả cho nhân viên và các chi phí liên quan đến nhân sự nói chung.
• Tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên song song với việc tạo động lực bằng chính sách thu nhập hấp dẫn
• Đảm bảo việc chi trả lương tuân thủ đúng các chính sách, quy định của Luật Lao động & các Nghị định liên quan về mức lương tối thiểu vùng, các khoản khấu trừ, trích từ lương như BHXH, Thuế TNCN, các bậc lương cho từng vị trí, chức danh công việc, lĩnh vực/ngành nghề đặc biệt…

>>> Xem thêm: Top phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay

3. Những căn cứ xây dựng Payroll và hoàn thiện bảng lương hàng kỳ

Để xây dựng Payroll, nói cách khác là xây dựng một bảng lương hiệu quả, nhân sự cần căn cứ vào nhiều yếu tố, bao gồm quy chế lương, mức lương trung bình trên thị trường, mức lương tối thiểu vùng, quy chế thưởng,… Liên quan đến bảng lương hàng kỳ, để tính đúng và đủ thì nhân sự còn cần căn cứ vào bảng chấm công, kết quả kinh doanh.

3.1 Quy chế lương

Quy chế lương là văn bản xác định các vấn đề liên quan đến lương, thưởng và khoản tiền chi trả cho người lao động, tránh xảy ra các trường hợp tranh chấp lao động trong tổ chức/doanh nghiệp.

Quy chế lương thường có các nội dung: quy định về các loại lương chức danh, lương năng suất, thưởng doanh số, các khối lao động, nguyên tắc phân phối & sử dụng quỹ lương, nguồn hình thành quỹ lương, quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng đối với các cấp/vị trí công việc, công thức tính lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quy định trả lương & các quy định về việc tăng/điều chỉnh lương chức danh, cấp bậc…

Quy chế lương và nội quy về lương thường hình thành và phát triển theo quá trình phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các nội quy này thường bao gồm những điều cơ bản sau:

• Tên chức danh của nhân viên.
• Thưởng doanh số và các loại thưởng khác.
• Quy định về chế độ tiền lương và thưởng theo từng cấp và vị trí cụ thể.
• Công thức tính lương và các khoản phụ cấp.
• Chính sách và quy định về Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT),…

Ngoài ra, nội quy lương còn có thể bao gồm các vấn đề khác liên quan đến chế độ lao động và phúc lợi khác.

3.2 Mức lương tối thiểu

• Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng (23.800 đồng/giờ).
• Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng (21.200 đồng/giờ).
• Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng (18.600 đồng/giờ).
• Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng (16.600 đồng/giờ). 

Chi tiết mức lương tối thiểu áp dụng từ 01/01/2026

• Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng (25.500 đồng/giờ).
• Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng (22.700 đồng/giờ).
• Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng (20.000 đồng/giờ).
• Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng (17.800 đồng/giờ). 

3.3 Mức lương trung bình trên thị trường

Mức lương trung bình trên thị trường là số liệu phản ánh mức trả phổ biến cho một vị trí, lĩnh vực hoặc cấp bậc công việc ở các doanh nghiệp cùng ngành, cùng khu vực địa lý hoặc quy mô tương tự. Đây là căn cứ quan trọng để các nhà quản lý, bộ phận nhân sự nghiên cứu, đối chiếu khi đưa ra mức lương đề xuất, đảm bảo tính cạnh tranh và thu hút nhân tài.

Một số yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến mức lương trung bình trên thị trường:

• Nhu cầu tuyển dụng và nguồn cung ứng viên cho vị trí đó.
• Khu vực địa lý (thành phố lớn thường có mặt bằng lương cao hơn so với tỉnh, huyện).
• Quy mô, thương hiệu và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
• Yêu cầu chi tiết về kỹ năng, chứng chỉ hoặc kinh nghiệm chuyên sâu.
• Xu hướng ngành nghề và sự biến động kinh tế.

3.4 Quy định về các khoản trích theo lương

Bao gồm các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn. Trong đó, tổng các khoản (Bảo hiểm + Công đoàn) trích vào chi phí của doanh nghiệp là 23.5%, trích vào lương của người lao động là 10.5%.

Ngoài ra, công ty còn có các chính sách về lương, phụ cấp, trợ cấp theo từng vị trí công việc, nhóm ngành/lĩnh vực đặc biệt được quy định tại Bộ Luật Lao động và các Nghị định liên quan khác.

Để dễ dàng tính toàn các khoản khấu trừ vào lương như BHXH, thuế TNCN,… doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm tính lương. Đây là giải pháp tuyệt vời giúp bộ phận HR có thể tính toán lương và các khoản khấu trừ nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

3.5 Bảng chấm công là căn cứ để tính bảng lương hàng tháng

Để tính được tổng số lương cần chi trả mỗi tháng, còn gọi là total payroll, HR cần căn cứ vào bảng tổng hợp công thực tế. Bảng chấm công thể hiện số công thực tế của mỗi nhân viên, số ngày nghỉ phép, đi công tác để từ đó tính toán các khoản thu nhập người lao động được hưởng trong kỳ.

>> Xem thêm:

Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất

Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

4. Những vấn đề thường gặp và cách giải quyết khi làm Payroll

4.1 Những vấn đề thường gặp

Trong thực tiễn triển khai quy trình tính lương, không ít doanh nghiệp gặp phải nhiều trở ngại đáng chú ý. Dù có tham khảo nhiều mẫu payroll, thang bảng lương, chưa chắc doanh nghiệp đã chọn được cấu trúc phù hợp nhất với quy mô, lĩnh vực và đặc thù nhân sự của mình. Một số lỗi phổ biến mà HR C&B thường gặp gồm:

• Sai sót khi tổng hợp và tính lương: Nhầm ngày công, bỏ sót các khoản phụ cấp, thưởng KPI, thưởng doanh số hay chưa tính đúng thuế thu nhập cá nhân, khiến bảng lương thiếu chính xác.
• Chính sách lương thưởng thiếu rõ ràng: Khi không quy định rành mạch từng loại lương, phụ cấp, tiêu chí thưởng phạt, sẽ dễ dẫn tới mâu thuẫn, khiến nhân viên bức xúc và giảm động lực làm việc.
• Chế độ thưởng thiếu thực tế: Đặt ra các mức thưởng hoặc KPI quá cao, ngoài tầm đạt được của đa số nhân viên, gây cảm giác xa vời, nản lòng và giảm sự nỗ lực chung.
• Trả lương không đúng hạn: Việc trễ hạn chi trả lương có thể khiến nhân viên mất niềm tin vào bộ máy quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến sự gắn bó với doanh nghiệp.
• Tốn sức, mất thời gian tổng hợp: Nếu bảng công, dữ liệu thưởng phạt được quản lý thủ công hoặc thiếu hệ thống, bộ phận nhân sự rất dễ gặp áp lực lớn mỗi kỳ trả lương.
• Phúc lợi, thang lương cho người kỳ cựu chưa hoàn thiện: Không chú ý tới lộ trình tăng lương, phụ cấp theo thâm niên, chức danh có thể khiến doanh nghiệp rơi vào cảnh mất nhân sự chất lượng về tay đối thủ.

4.2 Cách xử lý và nâng cấp quy trình tính Payroll

Đối với những doanh nghiệp vừa thành lập hoặc chưa chuẩn hóa bài bản hệ thống lương, việc gặp phải một trong số rủi ro nói trên là điều không hiếm gặp. Để kiểm soát tốt và xây dựng nền tảng trả lương chuyên nghiệp, đội ngũ nhân sự cần chủ động thực hiện các giải pháp sau:

• Chuẩn hóa và cập nhật chính sách lương thưởng: Đảm bảo mọi tiêu chí tính lương, phụ cấp, thưởng hay khấu trừ đều minh bạch, có thông báo rõ cho người lao động.
• Thiết kế quy trình trả lương chuyên nghiệp: Chia nhỏ từng bước – từ chốt công, duyệt bảng lương, tới thời điểm chuyển khoản – giúp mọi khâu đều kiểm soát dễ dàng và hạn chế sai sót.
• Hợp tác với chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn nhân sự: Khi thấy khó tự thiết kế khung lương phù hợp, nên tham khảo ý kiến từ chuyên gia độc lập, đặc biệt ở giai đoạn tái cấu trúc hoặc định vị nhân sự chủ lực.
• Sử dụng dịch vụ payroll bên ngoài: Doanh nghiệp quy mô vừa nhỏ, ít nguồn lực có thể lựa chọn thuê dịch vụ tính lương chuyên nghiệp, đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm công sức vận hành.
• Áp dụng phần mềm/quản trị công nghệ: Triển khai các giải pháp công nghệ quản lý bảng lương và chấm công giúp giảm thiểu sai lệch dữ liệu, tự động hóa cập nhật bảng lương, nâng cao hiệu quả, giảm áp lực cho phòng nhân sự.

5. Làm payroll tự động, chính xác với AMIS Tiền lương

Ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm công nghệ để quản lý chấm công, tính lương và thực hiện payroll, nhờ hiệu quả vượt trội so với thao tác thủ công. Trong số các giải pháp hiện đại, AMIS Tiền Lương nổi bật là công cụ hỗ trợ mạnh cho công tác trả lương và quản trị nhân sự.

Tìm hiểu thêm

AMIS Tiền Lương là một phần trong hệ sinh thái MISA AMIS HRM, tích hợp nhiều tính năng ưu việt:

• Liên kết trực tiếp với phần mềm chấm công, truy xuất dữ liệu công nhanh chóng, giúp lập bảng lương chính xác, rút ngắn thời gian tổng hợp và giảm tối đa rủi ro sai số.
• Tính lương linh hoạt: Phần mềm cho phép thiết lập cách tính theo từng vị trí, cấp bậc, bộ phận hoặc từng ca làm việc, phù hợp đặc thù từng doanh nghiệp.
• Tự động hóa các khoản khấu trừ và đóng góp bắt buộc: Dễ dàng tính toán BHXH, thuế TNCN, phụ cấp… đúng chính sách.
• Tra cứu và phản hồi phiếu lương tiện lợi: Nhân viên nhận phiếu lương, tra cứu lịch sử trả lương trực tiếp trên điện thoại hoặc máy tính, chủ động phản hồi và quản lý các khoản thu nhập từng tháng.

Với những vấn đề thường gặp kể trên, doanh nghiệp cần dành thời gian và đầu tư nguồn lực để thiết lập quy chế lương, thưởng phù hợp, đồng thời sử dụng các giải pháp hỗ trợ để những vấn đề về lương, chế độ phúc lợi cho nhân viên được thực hiện hiệu quả. Từ đó thúc đẩy người lao động làm việc hết hiệu suất, sáng tạo & chủ động trong công việc tương xứng với mức đãi ngộ mà họ nhận được.