Phương pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp

Quản lý và tận dụng tối đa các nguồn lực chính là cách để doanh nghiệp sẵn sàng ứng phó với mọi biến động của nền kinh tế và môi trường kinh doanh. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về nguồn lực của doanh nghiệp, nhưng có thể hiểu “Nguồn lực của doanh nghiệp là khả năng cung cấp các yếu tố cần thiết cho quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp”.

Làm thế nào để các nguồn lực phát huy tối đa sức mạnh? Hãy cùng MISA AMIS HRM khám phá phương pháp nâng cao hiệu quả sự dụng nguồn lực trong doanh nghiệp.

1. Quản lý nguồn nhân lực: đúng người, đúng việc, đúng thời điểm để đạt mục tiêu phát triển

Nhân lực được coi là nguồn lực cốt lõi của doanh nghiệp, đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đấy, phát triển doanh nghiệp cũng như giữ mối quan hệ mật thiết giữa người lãnh đạo với cấp quản lý.

Nhân lực thường chiếm vị trí trọng tâm trong các kế hoạch hoạt động, chiến lược phát triển của các công ty, bao gồm tất cả khả năng về mặt con người, kiến thức, hành vi ứng xử, đạo đức của toàn thể cán bộ nhân viên công ty. Cung cách quản lý nhân lực sẽ hình thành nên bộ mặt văn hoá của tổ chức, quyết định bầu không khí trong tổ chức sẽ tích cực, đoàn kết hay lúc nào cũng căng thẳng, bất ổn định.

Một doanh nghiệp có nguồn lực vật chất phong phú, nguồn lực tài sản dồi dào đến đâu mà không có con người vận dụng thì cũng vô ích.

Mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực chính là sắp xếp đúng người có kỹ năng và trình độ phù hợp vào đúng công việc, vào đúng thời điểm thích hợp để đạt được mục tiêu chung của công ty.

• Đúng người: Chọn đúng nhân viên dựa vào kỹ năng chuyên môn, đồng thời cân nhắc đến thái độ, văn hóa, các giá trị mà nhân viên tin tưởng phải phù hợp với tổ chức. Đây là nền tảng để tạo ra sự gắn bó lâu dài, sự ổn định cho nguồn nhân lực.
• Đúng công việc: Mỗi cá nhân khi được đặt vào vị trí phù hợp với năng lực sẽ phát huy tối đa tiềm năng, góp phần gia tăng hiệu suất công việc và hiệu quả kinh doanh. Nhà quản lý cần nhạy bén trong việc nhận định năng lực của nhân viên và sắp xếp các vị trí hợp lý.
• Đúng thời điểm: Sự kịp thời trong việc điều chỉnh nguồn lực, tái phân bổ nhân sự để đáp ứng yêu cầu kinh doanh là yếu tố quyết định để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Nhà quản trị cần có kế hoạch nhân sự rõ ràng và linh hoạt điều phối nhân viên trong những thời điểm biến động.

2. Đảm bảo nguồn lực vật chất bền vững

Nguồn lực vật chất còn có thể gọi là nguồn lực hữu hình của doanh nghiệp và được chia ra thành hai loại:

Nguồn lực vật chất bắt buộc phải có: Đây là những tài nguyên không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành cơ bản.

• Một nhà máy sản xuất cần có máy móc thiết bị vận hành.
• Một cửa hàng bán lẻ cần mặt bằng kinh doanh và hệ thống kệ trưng bày.
• Một công ty công nghệ cần hệ thống máy chủ, máy tính và internet để hoạt động.

Nguồn lực vật chất cần thiết: Đây là những yếu tố giúp tối ưu hiệu suất và cải thiện hoạt động, nhưng không nhất thiết phải có ngay từ đầu.

• Nhà máy có thể đầu tư thêm robot tự động hóa để tăng năng suất.
• Cửa hàng bán lẻ có thể bổ sung hệ thống thanh toán tự động để cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Công ty công nghệ áp dụng các công nghệ  AI hoặc các công nghệ mới nhất để cải tiến sản phẩm, nâng cao ưu thế so với đối thủ.

Hai loại nguồn lực trên đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu sản xuất – kinh doanh đã đề ra, có thể là trong các giai đoạn khác nhau. Mặc dù rất nhiều doanh nghiệp nhận thức vai trò của nguồn lực vật chất nhưng rất ít trong số đó thật sự áp dụng đúng phương pháp để nâng cao chất lượng nguồn lực này.

Cách mang lại hiệu quả cao mà hầu hết doanh nghiệp có thể áp dụng ngay là nâng cao tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp. Công ty cần cân nhắc kỹ lưỡng về những nhà cung cấp, đối tác trước khi quyết định sử dụng hàng hóa, thiết bị, công nghệ nào. Bên cạnh đó hãy lưu ý:

• Xây dựng hệ thống kiểm kê và bảo trì định kỳ để kéo dài tuổi thọ của tài sản.
• Sử dụng phần mềm quản lý tài sản để theo dõi tình trạng và giá trị.
• Áp dụng nguyên tắc 3R (Reduce, Reuse, Recycle) trong hoạt động sản xuất.
• Sử dụng năng lượng tái tạo và công nghệ tiết kiệm năng lượng.
• Ký kết với nhiều nhà cung cấp đáng tin cậy để giảm thiểu rủi ro gián đoạn.
• Xây dựng mối quan hệ hợp tác dài hạn với các nhà cung cấp chiến lược.
• Dự trữ các nguồn lực thiết yếu để ứng phó với biến động thị trường.
• Xây dựng các kịch bản ứng phó với tình huống khủng hoảng.
• Triển khai hệ thống IoT hoặc AI để quản lý và tối ưu hóa vận hành tài sản.
• Chuyển đổi số trong hoạt động sản xuất và vận hành.
• Nâng cao kỹ năng của nhân viên trong việc sử dụng và bảo dưỡng nguồn lực vật chất.

3. Quản lý nguồn lực tài sản để tránh thâm hụt ngân sách, tối đa lợi nhuận

Có một thực tế rằng, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn mở rộng sản xuất kinh doanh đều cần đến một lượng vốn nhất định được đo bằng tiền (dù ở dạng vật chất hay phi vật chất) và đó chính là nguồn lực tài sản của doanh nghiệp. Gia tăng nguồn lực tài sản là mục tiêu chung của tất cả các doanh nghiệp nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng đạt được mục tiêu này.

Dựa vào nguồn gốc hình thành có thể chia nguồn lực tài sản của doanh nghiệp thành hai loại chính:

• Nợ phải trả: bao gồm giá trị tất cả các loại vật tư, hàng hóa hay dịch vụ mà doanh nghiệp đã nhận của nhà cung cấp và các khoản tiền vay mượn từ ngân hàng hoặc các tổ chức kinh tế và các khoản phải trả khác như phải trả công nhân viên, phải nộp cho cơ quan thuế…
• Nguồn vốn chủ sở hữu: bao gồm tất cả các loại tài sản như nhà máy, thiết bị, máy móc, vốn bằng tiền,… mà doanh nghiệp đã đầu tư để có thể tiến hành các hoạt động kinh tế đã xác định.

Một nhà lãnh đạo giỏi là người biết cách sử dụng nguồn lực này của công ty một cách hợp lý, tận dụng triệt để với những nguồn lực khác để làm gia tăng lợi nhuận, tránh thâm hụt ngân sách. Các giải pháp bao gồm:

Kiểm soát nợ phải trả: Đàm phán với đối tác để có lãi suất vay ưu đãi và thời gian trả nợ linh hoạt. Tránh vay mượn quá mức, đảm bảo tỷ lệ nợ trên vốn ở mức an toàn.

Tăng hiệu suất sử dụng tài sản: Đầu tư vào công nghệ hoặc thiết bị hiện đại để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Bán bớt hoặc thanh lý các tài sản không cần thiết để giảm gánh nặng tài chính.

Đa dạng hóa nguồn vốn: Kêu gọi đầu tư từ các quỹ hoặc nhà đầu tư chiến lược thay vì chỉ dựa vào vay nợ. Phát hành cổ phiếu hoặc trái phiếu doanh nghiệp để tăng nguồn vốn chủ sở hữu.

Giảm chi phí vận hành: Tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý để giảm chi phí không cần thiết. Tìm kiếm nhà cung cấp với giá cạnh tranh mà vẫn đảm bảo chất lượng.

Duy trì quỹ dự phòng: Tích lũy quỹ dự phòng để ứng phó với các biến động kinh tế hoặc khủng hoảng bất ngờ. Sử dụng quỹ này cho các khoản chi phí khẩn cấp hoặc thanh toán nợ ngắn hạn.

Quản lý rủi ro tài chính: Theo dõi biến động lãi suất, tỷ giá hối đoái để tránh rủi ro từ các khoản vay ngoại tệ. Sử dụng các công cụ tài chính như bảo hiểm rủi ro hoặc hợp đồng phái sinh để bảo vệ nguồn vốn.

4. Quản lý nguồn lực thông tin chính xác, an toàn để hỗ trợ doanh nghiệp phát triển

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, doanh nghiệp nào kiểm soát và khai thác được thông tin hiệu quả sẽ có lợi thế đáng kể trên thị trường.

Nhờ vào việc quản trị thông tin, doanh nghiệp sẽ đánh giá được hính xác những giá trị cũng những thông tin được xác lập để đảm bảo thông tin được truyền tải đúng mục tiêu. Cùng với vật chất, tài sản và nhân lực, thông tin cũng là một nguồn lực then chốt đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.

Phạm vi quản trị nguồn lực thông tin có thể gói gọn trong 4 hoạt động:

• Quản trị nguồn thông tin để đảm bảo tất cả các nguồn thông tin đều được nhân viên biết tới và nhận được phần việc, trách nhiệm của mình.
• Quản trị công nghệ thông tin để đảm bảo chức năng cung cấp thông tin do doanh nghiệp tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
• Quản trị xử lý thông tin tức là kiểm soát toàn bộ quá trình từ tạo mới, thu thập, truy nhập, sửa đổi, lưu trữ và xóa bỏ thông tin.
• Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách, tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ được áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của tổ chức.

5. Giải pháp công nghệ quản lý nguồn lực doanh nghiệp linh hoạt, hiệu quả

MISA AMIS là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất, được thiết kế để tối ưu mọi hoạt động trong doanh nghiệp từ tài chính – kế toán, marketing – bán hàng, quản trị nhân sự đến văn phòng số. Với công nghệ tích hợp AI tiên phong, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, giúp tổ chức vận hành tự động, giảm lãng phí thời gian và nguồn lực.

Nền tảng MISA AMIS xây dựng dòng chảy dữ liệu hợp nhất, giúp các phòng ban kết nối chặt chẽ, đồng thời cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình doanh nghiệp. Từ việc quản lý tài chính minh bạch, tăng hiệu quả bán hàng, tối ưu nguồn lực nhân sự đến nâng cao hiệu suất làm việc từ xa. Nhờ có MISA AMIS, các nguồn lực trong tổ chức.

Dùng thử miễn phí ngay