Cây lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp là nơi chứa đựng rất nhiều thông tin, tài liệu quan trọng. Làm thế nào để doanh nghiệp có thể xây dựng 1 kho tài liệu thông minh, khoa học, phục vụ việc tra cứu dễ dàng, bảo mật? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin tham khảo về cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu.
1. Cây lưu trữ tài liệu là gì?
Cây lưu trữ tài liệu là một cấu trúc dữ liệu dạng cây được sử dụng để tổ chức, quản lý và truy xuất các tài liệu một cách hiệu quả trong hệ thống lưu trữ.
Cấu trúc này thường được áp dụng trong các hệ thống quản lý tài liệu, hệ thống file của máy tính, hoặc trong các ứng dụng quản lý nội dung doanh nghiệp.
Cây lưu trữ tài liệu có thể được thể hiện dưới nhiều dạng và nhiều nơi lưu trữ. Có thể sử dụng không gian lưu trữ thuộc mạng nội bộ doanh nghiệp, các công cụ lưu trữ trực tuyến như Dropbox, Drive, Fshare hay sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.
Xem thêm: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp
2. Ưu điểm của cây lưu trữ tài liệu
Những ưu điểm nổi bật của việc sử dụng cây lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp bao gồm:
- Tổ chức tài liệu một cách rõ ràng và hợp lý: Doanh nghiệp có thể tạo ra cấu trúc thư mục và danh mục để phân loại và nhóm các tài liệu theo tiêu chí khác nhau. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, truy cập vào thông tin một cách nhanh chóng.
- Chia sẻ và cộng tác trên cùng một tài liệu: Việc chia sẻ quyền truy cập và phân quyền phù hợp tạo điều kiện cho đội ngũ cộng tác linh hoạt, các thành viên phối hợp chặt chẽ hơn.
- Bảo mật thông tin: Người dùng dễ dàng thiết lập quyền truy cập, mật khẩu và mã hóa dữ liệu để đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận tài liệu.
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Cây lưu trữ tài liệu cung cấp tính năng tạo bản sao lưu định kỳ cho các tài liệu quan trọng và khôi phục chúng trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Tích hợp và tự động hóa: Cây lưu trữ tài liệu có thể tích hợp với các hệ thống hoặc công cụ quản lý nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp như quản lý quy trình, giao việc… Nhờ đó giúp người dùng tối ưu quy trình làm việc, tăng cường hiệu suất và tiết kiệm thời gian.
- Theo dõi và kiểm soát: Người quản lý xem được lịch sử chỉnh sửa, ghi nhật ký truy cập, theo dõi hoạt động của người dùng trên tài liệu. Từ đó tăng cường khả năng kiểm soát, giám sát sự tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu.
Tải ngay: Bộ tài liệu vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia
3. Nguyên tắc lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp
3.1. Một số nguyên tắc khi doanh nghiệp thực hiện lưu trữ tài liệu bao gồm
- Đặt tên tài liệu thống nhất dễ dàng cho việc tìm kiếm: ngắn gọn, dễ hiểu, thể hiện nội dung chính của tài liệu
- Lưu trữ đúng thư mục theo chủ đề, năm, phòng ban/bộ phận
- Phân quyền truy cập cho các thành viên trong doanh nghiệp, bộ phận
- Phân cấp thư mục cha, thư mục con để dễ dàng tra cứu
Bởi công việc của chúng ta không chỉ có những thứ liên quan tới công việc hàng ngày, mà còn nhiều việc khác nữa: việc riêng cá nhân, học tập… Chúng ta nên tổ chức rõ ràng các file tài liệu có liên quan trong từng thư mục để tránh nhầm lẫn, dễ tìm kiếm lại khi cần.
3.2. Một số lưu ý khi tổ chức thư mục
- Tổ chức theo năm: Sau khi một năm kết thúc chúng ta nên đóng gói lại thư mục riêng để tránh mất mát và có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần.
- Trong từng năm hãy phân chia các nhóm công việc quan trọng trăm năm để dễ dàng quản lý. Và chỉ nên để từ 4 đến 5 cấp tráng để quá sâu sẽ tốn nhiều thời gian khi tìm kiếm.
- Thay đổi các icon của thư mục để tiện cho việc ghi nhớ
- Cấp quyền hoặc khóa bảo vệ thư mục của bạn, tránh bị thất thoát dữ liệu.
Có thể bạn cần: Top 10 phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ miễn phí
4. Các yếu tố cơ bản trong xây dựng cây lưu trữ
4.1. Phân tích yêu cầu của doanh nghiệp
- Xác định loại tài liệu cần quản lý
- Loại tài liệu: Xác định các loại tài liệu mà doanh nghiệp cần lưu trữ như hợp đồng, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, tài liệu marketing, v.v.
- Định dạng tài liệu: Liệt kê các định dạng tài liệu phổ biến như PDF, Word, Excel, hình ảnh, video, v.v.
- Yêu cầu đặc thù: Xem xét các yêu cầu đặc thù của từng loại tài liệu, chẳng hạn như yêu cầu bảo mật cao đối với tài liệu pháp lý hoặc tài liệu chứa thông tin nhạy cảm.
- Đánh giá khối lượng và tần suất cập nhật tài liệu
- Khối lượng tài liệu: Đo lường số lượng tài liệu hiện có và dự kiến trong tương lai để thiết kế cấu trúc lưu trữ phù hợp.
- Tần suất cập nhật: Xác định tần suất cập nhật tài liệu để đảm bảo cây lưu trữ có khả năng mở rộng và thích ứng với sự thay đổi.
- Dự báo phát triển: Dự đoán sự phát triển của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến khối lượng tài liệu, giúp cấu trúc cây lưu trữ linh hoạt hơn.
- Xác định người dùng và quyền truy cập
- Nhóm người dùng: Xác định các nhóm người dùng khác nhau trong doanh nghiệp như nhân viên, quản lý, bộ phận IT, v.v.
- Quyền truy cập: Định rõ quyền truy cập cho từng nhóm người dùng để bảo mật và đảm bảo tính riêng tư của tài liệu.
- Vai trò và trách nhiệm: Phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người dùng trong việc quản lý và sử dụng tài liệu.
4.2. Xác định cấu trúc phân cấp
- Quyết định số cấp độ phân cấp phù hợp
- Cấu trúc đơn giản vs. phức tạp: Đánh giá mức độ phù hợp giữa cấu trúc đơn giản với ít cấp độ phân cấp và cấu trúc phức tạp với nhiều cấp độ.
- Tính thực tiễn: Đảm bảo số cấp độ phân cấp phản ánh đúng quy trình làm việc và nhu cầu truy cập tài liệu của doanh nghiệp.
- Ví dụ thực tế: Một số doanh nghiệp có thể áp dụng cấu trúc 3-4 cấp độ (Chủ đề > Phòng ban > Dự án > Tài liệu), trong khi doanh nghiệp khác có thể cần nhiều cấp hơn tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề.
- Xây dựng cấu trúc phân cấp theo chức năng hoặc phòng ban
- Theo chức năng: Tổ chức tài liệu dựa trên các chức năng chính của doanh nghiệp như Kế toán, Nhân sự, Marketing, Vận hành, v.v.
- Theo phòng ban: Phân chia tài liệu theo từng phòng ban cụ thể, giúp dễ dàng truy xuất và quản lý tài liệu liên quan đến từng bộ phận.
- Kết hợp cả hai: Trong một số trường hợp, có thể kết hợp cả phân loại theo chức năng và phòng ban để tạo ra một cấu trúc phân cấp đa chiều, linh hoạt hơn.
- Phân loại theo dự án hoặc chủ đề
- Theo dự án: Đối với các doanh nghiệp làm việc theo dự án, phân loại tài liệu theo từng dự án giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin liên quan.
- Theo chủ đề: Sử dụng các chủ đề chính như Sản phẩm, Dịch vụ, Khách hàng, Nhà cung cấp để tổ chức tài liệu theo nội dung.
4.3. Đặt tên thư mục và tệp tin một cách logic
- Nguyên tắc đặt tên dễ hiểu và nhất quán
- Rõ ràng và mô tả: Tên thư mục và tệp tin nên rõ ràng, mô tả chính xác nội dung để dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.
- Nhất quán: Áp dụng một quy chuẩn đặt tên nhất quán cho toàn bộ hệ thống lưu trữ, ví dụ như sử dụng chữ hoa cho đầu từ, không sử dụng ký tự đặc biệt, v.v.
- Ví dụ: Sử dụng tên như “Bao_Cao_Tai_Chinh_2024.xlsx” thay vì “BC_TC.xlsx” để dễ dàng nhận diện.
- Tránh sử dụng ký tự đặc biệt và tên quá dài
- Ký tự đặc biệt: Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như /:*?”<>| trong tên tệp tin và thư mục vì chúng có thể gây lỗi khi lưu trữ trên một số hệ thống.
- Tên quá dài: Giữ tên tệp tin và thư mục ngắn gọn, không quá 50-60 ký tự để tránh khó khăn trong việc quản lý và truy xuất.
- Thay thế ký tự: Sử dụng dấu gạch dưới (_) hoặc gạch ngang (-) thay vì dấu cách để phân tách các từ trong tên tệp tin và thư mục.
- Sử dụng tiêu đề và ngày tháng một cách hợp lý
- Tiêu đề: Bắt đầu tên tệp tin bằng tiêu đề chính, sau đó là các thông tin bổ sung như ngày tháng hoặc phiên bản.
- Định dạng ngày tháng: Sử dụng định dạng ngày tháng nhất quán, ví dụ: YYYY-MM-DD để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm.
- Ví dụ: “Hop_Dong_KH_2024-04-27.pdf” thay vì “HopDongKh.pdf”.
- Áp dụng quy chuẩn đặt tên cho các loại tài liệu khác nhau
- Hợp đồng: “Hop_Dong_[Tên_Bên]_[Ngày].pdf”
- Báo cáo: “Bao_Cao_[Chủ_Đề]_[Tháng_Năm].docx”
- Tài liệu kỹ thuật: “TKT_[Tên_Sản_Phẩm]_[Phiên_Bản].xlsx”
- Tài liệu marketing: “Marketing_[Chiến_Dịch]_[Quý].pptx”
- Sử dụng thư mục cha và thư mục con một cách hợp lý
- Thư mục cha: Tạo các thư mục cha chứa các nhóm tài liệu lớn, ví dụ: “Kế Toán”, “Nhân Sự”, “Marketing”.
- Thư mục con: Tạo các thư mục con bên trong thư mục cha để phân loại chi tiết hơn, ví dụ: “Kế Toán > Báo Cáo Tài Chính”, “Marketing > Chiến Dịch Quảng Cáo”.
5. Các cách xây dựng cây lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp
Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng để lưu trữ tài liệu
5.1. Cây tài liệu trên các ứng dụng lưu trữ tài liệu miễn phí
Để lưu trữ tài liệu trên các ứng dụng như Google Drive, Dropbox,…, bạn chỉ cần ghi nhớ những nguyên tắc kể trên, lưu ý nhất vấn đề phân quyền cho từng bộ phận, phòng ban đến từng cá nhân. Bởi hệ thống tài liệu có mức độ quan trọng khác nhau, những tài liệu về sản phẩm, khách hàng, chỉ đạo điều hành, chiến lược thường được có mức độ bảo mật cao hơn. Bạn có thể tham khảo 1 số cách phân quyền sau:
- Tạo thư mục cho phòng ban/bộ phận: chỉ thành viên trong phòng ban có quyền truy cập
- Thư mục chứa quy trình, quy định dùng chung cho toàn công ty: Sử dụng cho nhân viên nội bộ truy cập
- Tài liệu điều hành: chỉ định cho cấp quản lý…
Nhược điểm của việc xây dựng cây tài liệu doanh nghiệp trên các ứng dụng này:
- Không gian lưu trữ bị giới hạn
- Độ bảo mật không cao do các thành viên có thể chia sẻ thông tin ra bên ngoài
- Khó khăn trong việc bình luận, góp ý xây dựng tài liệu và chỉnh sửa
5.2. Phần mềm quản lý tài liệu cho doanh nghiệp
Phần mềm ghi chép, quản lý tài liệu giúp việc xây dựng cây tài liệu doanh nghiệp khoa học, logic và bảo mật thông tin hơn. Bên cạnh đó, cây tài liệu khắc phục được nhược điểm so với việc sử dụng ứng dụng miễn phí là:
- Không gian lưu trữ lớn hơn
- An toàn, bảo mật hơn, chỉ dành cho nhân viên có mã nhân viên có thể truy cập
- Có tính năng trao đổi, bình luận ngay dưới mỗi tài liệu giúp việc chỉnh sửa, góp ý về tài liệu được hiển thị rõ ràng (có lịch sử chỉnh sửa và lịch sử cuộc trao đổi)
- Dễ dàng phân quyền cho từng cá nhân thuộc các phòng ban
Một số tính năng trên phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp MISA AMIS Ghi chép:
- Cho phép soạn thảo online mọi lúc, mọi nơi giúp nhanh chóng ghi chép lại biên bản các cuộc họp, quy trình quy định
- Dễ dàng đính kèm file đã soạn sẵn ở nhiều định dạng khác nhau: Word, Excel, PDF,…
- Chia sẻ tài liệu nhanh chóng, an toàn với đồng nghiệp
- Dễ dàng sử dụng từ khóa để tìm kiếm tài liệu
- Truy cập mọi lúc mọi nơi theo tài khoản được cấp
Phần mềm quản lý tài liệu MISA AMIS Ghi chép đang được trải nghiệm miễn phí các tính năng, mời doanh nghiệp đăng ký để được tư vấn!
6. Kết luận
Xây dựng cây lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cam kết từ tất cả các bộ phận. Tuy nhiên, những lợi ích mà nó mang lại sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững và hiệu quả của doanh nghiệp. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để tạo dựng một hệ thống quản lý tài liệu chuyên nghiệp và tiên tiến cho doanh nghiệp của bạn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
