Trong một thị trường đầy tính cạnh tranh, việc duy trì chất lượng và hiệu quả hoạt động là yếu tố sống còn đối với sự phát triển và thành công của mọi doanh nghiệp. Việc áp dụng các tiêu chuẩn và quy trình ISO có thể giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình, cải thiện hiệu quả kinh doanh và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Có thể nói, ISO không đơn giản chỉ là một bộ quy tắc hay hướng dẫn đơn thuần. Nó là bản đồ dẫn đường giúp doanh nghiệp hướng tới sự xuất sắc trong quản lý và vận hành. Tuy nhiên, SMEs gặp khá nhiều khó khăn khi triển khai và áp dụng ISO. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn đọc hiểu đúng về ISO và quy trình chuẩn để đưa ISO vào doanh nghiệp.
| [Tải ngay ebook miễn phí] Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành |
1. Quy trình ISO là gì?
ISO viết tắt là “International Organization for Standardization” – Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Đây là một tổ chức quốc tế phi chính phủ chuyên nghiên cứu, thiết lập các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng, an toàn, hiệu quả cho các sản phẩm, dịch vụ và hệ thống trong mọi lĩnh vực kinh doanh.
Với 169 quốc gia làm thành viên, ISO đã phát hành hơn 20,000 tiêu chuẩn để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ an toàn, đáng tin cậy, chất lượng. Đồng thời, ISO giúp tăng cường trao đổi thương mại và phát triển bền vững trên toàn cầu.
Như vậy, quy trình ISO là bộ quy tắc, hướng dẫn được thiết kế để giúp các tổ chức thiết lập, thực hiện, duy trì và cải thiện hệ thống quản lý của mình dựa trên các tiêu chuẩn. Quy trình sẽ xác định các hoạt động được diễn ra theo đúng một thứ tự nhất định, phải có hành động này diễn ra thì hành động sau mới được tiến hành.
Việc nắm rõ hệ thống ISO là gì đem lại cho tổ chức một khung hoạt động chặt chẽ để quản lý và cải thiện liên tục, từ đó tạo ra sản phẩm và dịch vụ tốt hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng, cuối cùng là tăng cường sức mạnh cạnh tranh trên thị trường.
Tham khảo: Top 10 nền tảng quản lý sản xuất hiệu quả năm 2024
2. Phân biệt quá trình và quy trình theo ISO 9001
Quá trình trong ISO 9001 là một chuỗi các hoạt động tương tác có đầu vào và kết quả đầu ra. Ví dụ tiêu biểu như quá trình kế toán sẽ bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu như hóa đơn, chi phí, sau đó xử lý và đưa ra các báo cáo tài chính.
Ví dụ khác, quá trình mua hàng trong doanh nghiệp bắt đầu khi yêu cầu vật tư được gửi đến. Phòng mua hàng sẽ thực hiện các bước như lựa chọn nhà cung cấp, kiểm tra hàng tồn kho, thực hiện thanh toán và nhập hàng hóa.
Việc quản lý quá trình đòi hỏi sự minh bạch, đảm bảo rằng tất cả các bước diễn ra liên tục và có thể đo lường được. Chỉ khi đó, các hoạt động trong doanh nghiệp đều được theo dõi chặt chẽ thông qua quá trình.
Vậy quá trình khác quy trình ISO như thế nào? Theo ISO 9000:2005, một quy trình là một tập hợp các bước cụ thể và được quy định chặt chẽ để đảm bảo tính nhất quán.
Ví dụ, quy trình mua hàng bao gồm việc xác định nhà cung cấp, đánh giá hợp đồng và ký kết các thỏa thuận mua bán.
| Quá trình | Quy trình | |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Chuỗi hoạt động liên quan với đầu vào và đầu ra. | Phương pháp thực hiện công việc theo trình tự đã định. |
| Tính linh hoạt | Có thể điều chỉnh tùy thuộc vào tình huống. | Tuân theo trình tự nghiêm ngặt đã được quy định trước. |
| Ví dụ | Xử lý đơn hàng: nhận, thực hiện, và giao hàng. | Quy trình mua hàng: chọn nhà cung cấp, phê duyệt, ký hợp đồng. |
Xem thêm: Review 10 phần mềm quản lý quy trình hiệu quả nhất 2024
3. Quy trình triển khai một số hệ thống ISO vào trong doanh nghiệp
Quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng là một quy trình phức tạp, đòi hỏi kế hoạch cụ thể, nguồn lực và cam kết từ đội ngũ. Dưới đây là quy trình ISO để doanh nghiệp có thể triển khai và áp dụng các bộ tiêu chuẩn chất lượng vào trong hoạt động.
Bước 1: Nghiên cứu và quyết định các tiêu chuẩn sẽ được triển khai
Điều cần thiết là đội ngũ quản lý hay nhân viên quản lý quy trình cần phải biết các yêu cầu của hệ thống ISO. Mọi nhân sự trong doanh nghiệp không cần phải là chuyên gia về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO nhưng những người phụ trách cần xác định tiêu chuẩn ISO cụ thể nào phù hợp với mục tiêu và ngành công nghiệp của mình.
Các bên liên quan cần được tham khảo để đảm bảo rằng tiêu chuẩn được chọn mang lại lợi ích tối đa. Quyết định này dựa trên việc đánh giá lợi ích, yêu cầu và khả năng áp dụng của từng tiêu chuẩn.
Ví dụ, một công ty sản xuất có thể quyết định triển khai ISO 9001 để cải thiện quy trình quản lý chất lượng và và ISO 14001 để đảm bảo các tiêu chuẩn về bảo vệ môi trường.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch thực hiện
Có một kế hoạch vững chắc là điều cần thiết để doanh nghiệp cải tiến hoạt động theo các tiêu chuẩn ISO.
Ở bước này, đội ngũ sẽ cần lập kế hoạch chi tiết, bao gồm lịch trình, nguồn lực, trách nhiệm và các mục tiêu cụ thể. Kế hoạch này phải đảm bảo rằng tổ chức có đủ thời gian, nguồn lực và thông tin cần thiết để triển khai ISO đồng thời tất cả các mục trong (các) tiêu chuẩn ISO phải được nắm bắt và thực hiện.
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu
Tiêu chuẩn ISO đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu bắt buộc theo các yêu cầu của các điều khoản trong tiêu chuẩn.
Doanh nghiệp phải soạn thảo mọi tài liệu cần thiết theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, bao gồm chính sách, quy trình, hướng dẫn làm việc và các biểu mẫu ghi chép.
Bước 4: Thiết kế hệ thống
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng hoặc cải tiến hệ thống quản lý để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO được chọn. Điều này bao gồm việc tích hợp các quy trình, chính sách và biện pháp kiểm soát vào hoạt động hàng ngày của tổ chức.
Ví dụ, nếu đã có ERP thì ở bước này, doanh nghiệp cần tích hợp hệ thống quản lý ISO vào để tự động hóa quy trình kiểm soát và báo cáo.
Bước 5: Thông báo và đào tạo nội bộ
Quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng không phải là nhiệm vụ của một số ít người được lựa chọn.
Mọi nhân sự cần phải tham gia vào quá trình này, cần biết những gì đang được thực hiện, tại sao nó được thực hiện, lợi ích mang lại lợi ích gì, cách họ sẽ tham gia vào quá trình này.
Giao tiếp là chìa khóa trong việc thực hiện thay đổi. Đội ngũ quản lý dự án sẽ cần tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao nhận thức và kỹ năng cần thiết cho nhân viên, giúp họ hiểu và thực hiện đúng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
Bước 6: Triển khai và thực hiện quy trình ISO
Bước triển khai và thực hiện ISO vào trong hoạt động của tổ chức là một giai đoạn quan trọng, đòi hỏi sự chuyển đổi từ lý thuyết sang thực tiễn. Đây là lúc các kế hoạch, chính sách và quy trình đã được phát triển trong các bước trước được áp dụng vào hoạt động hàng ngày của tổ chức.
Song song với đó, doanh nghiệp cần kiểm soát và đo lường hiệu quả thông qua các chỉ số KPI cụ thể. Quan trọng nhất, cần thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng để nhận diện cơ hội cải tiến, từ đó thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục.
Bước 7: Kiểm tra và đánh giá quy trình ISO
Kiểm tra và đánh giá là một phần không thể thiếu trong quá trình triển khai ISO, nhằm đảm bảo rằng tổ chức không chỉ tuân thủ các tiêu chuẩn mà còn liên tục cải thiện chất lượng và hiệu quả hoạt động.
Quá trình này bao gồm việc thực hiện các cuộc đánh giá để xác định các vấn đề không phù hợp và cơ hội cải tiến. Điều này cung cấp thông tin cần thiết cho việc đưa ra quyết định về các biện pháp cải tiến, điều chỉnh.
Bước 8: Đăng ký ISO 9001 cho doanh nghiệp
Sau khi đã triển khai và thực hiện các tiêu chuẩn ISO, bước tiếp theo là tiến hành kiểm tra và đánh giá nội bộ để đảm bảo rằng mọi quy trình và hệ thống quản lý đều tuân thủ các yêu cầu.
Dựa trên kết quả kiểm tra và đánh giá, tổ chức sẽ tiến hành các bước cần thiết để chuẩn bị cho việc đăng ký chứng nhận ISO từ một tổ chức chứng nhận bên ngoài. Việc đạt được chứng nhận không chỉ khẳng định sự tuân thủ với các tiêu chuẩn quốc tế mà còn là bước đệm quan trọng để duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, qua đó nâng cao uy tín, sức cạnh tranh của tổ chức trên thị trường.
Bước 9: Nhận chứng chỉ ISO 9001
Doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt để đạt được chứng nhận từ các tổ chức chuyên đánh giá chất lượng. Đây là lúc đội ngũ nhân viên phải được chuẩn bị kỹ càng, phối hợp chặt chẽ với chuyên gia đánh giá để đảm bảo doanh nghiệp nhận được chứng chỉ được cấp thành công.
Bước 10: Duy trì ISO 9001
Sau khi đạt được chứng nhận, doanh nghiệp vẫn phải duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn ISO 9001. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể vận hành liên tục và hiệu quả trong tầm nhìn dài hạn hơn.
Tham khảo: 8 yếu tố chính và 9 mô hình quản trị sản xuất phổ biến
4. Các tiêu chuẩn ISO phổ biến và được sử dụng nhiều nhất
Tiêu chuẩn ISO là một tập hợp các quy định, hướng dẫn và đặc tính kỹ thuật được phát triển bởi International Organization for Standardization để đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ và hệ thống đáp ứng nhất quán các yêu cầu về chất lượng, an toàn, độ tin cậy.
Các tiêu chuẩn này được thiết kế để áp dụng cho hầu hết mọi ngành công nghiệp và lĩnh vực kinh doanh.
Dưới đây là số bộ tiêu chuẩn ISO phổ biến:
- ISO 9001 (Tiêu chuẩn quản lý chất lượng): Đặt ra các yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm và dịch vụ đồng nhất, chất lượng cao.
- ISO 14001 (Tiêu chuẩn quản lý môi trường): Cung cấp tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý môi trường giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những tác động tiêu cực của hoạt động kinh doanh, sản xuất tới môi trường.
- ISO/IEC 27001 (Tiêu chuẩn an toàn thông tin): Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an ninh thông tin nhằm bảo vệ thông tin một cách bảo mật, toàn vẹn và khả dụng.
- ISO 45001 (Tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe nghề nghiệp): Cung cấp hướng dẫn cho việc quản lý an toàn, sức khỏe nghề nghiệp, giảm thiểu rủi ro tai nạn và bệnh nghề nghiệp trong môi trường làm việc.
- ISO 22000 (Tiêu chuẩn an toàn thực phẩm): Định rõ các yêu cầu cho hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, áp dụng cho mọi tổ chức trong chuỗi thực phẩm từ sản xuất đến tiêu thụ.
- ISO/IEC 20000 (Tiêu chuẩn quản lý dịch vụ CNTT): Tiêu chuẩn quốc tế cho quản lý chất lượng dịch vụ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhằm đảm bảo dịch vụ IT đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và của khách hàng.
- ISO 31000 (Tiêu chuẩn quản lý rủi ro): Cung cấp hướng dẫn về quản lý rủi ro, giúp các tổ chức xác định, phân tích và xử lý rủi ro một cách hiệu quả.
- ISO 50001 (Tiêu chuẩn quản lý năng lượng): Tiêu chuẩn nhằm hỗ trợ cải thiện hiệu suất, sử dụng và tiêu thụ năng lượng trong tổ chức, giúp giảm chi phí cũng như tác động đến môi trường.
- ISO 13485 (Tiêu chuẩn thiết bị y tế): Đặt ra các yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng đối với việc thiết kế, sản xuất và cung cấp dịch vụ thiết bị y tế.
MISA tặng bạn: BỘ MẪU 50+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP
4. Phần mềm quản lý Quy trình theo chuẩn ISO MISA AMIS
MISA AMIS Văn phòng số (một sản phẩm của MISA) là bộ giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp triển khai quy trình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng từ khâu lập kế hoạch, triển khai, cho đến kiểm tra, đánh giá và duy trì hệ thống quản lý chất lượng.
Với 9 ứng dụng liên kết chặt chẽ với nhau trong một nền tảng hợp nhất, dưới đây là cách áp dụng MISA AMIS Văn phòng số vào từng giai đoạn của quá trình này.
Lập kế hoạch và quản lý dự án: Phần mềm MISA AMIS Công việc cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch dự án triển khai ISO, bao gồm thiết lập mục tiêu, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, giúp quản lý dự án một cách hiệu quả, dễ dàng.
Tài liệu hóa quy trình: MISA AMIS Ghi chép hỗ trợ việc tạo lập, quản lý và lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến ISO, đảm bảo tính sẵn có và dễ dàng truy cập khi cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả việc triển khai, áp dụng.
Triển khai và thực hiện: MISA AMIS Quy trình cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình liên phòng ban một cách liền mạch, đáp ứng chặt chẽ các tiêu chuẩn ISO. Đồng thời, công cụ này cho phép doanh nghiệp theo dõi sự tuân thủ và thực hiện các quy trình ISO trong hoạt động hàng ngày, giúp nhận diện và giải quyết kịp thời bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
Kiểm tra và đánh giá: MISA AMIS Quy trình hỗ trợ việc giám sát tình hình tuân thủ ISO và thu thập dữ liệu để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh cũng như cơ hội cải thiện.
Qua việc ứng dụng MISA AMIS Văn phòng số, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế của công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình triển khai và áp dụng ISO. Từ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng mà còn cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
5. Tạm kết
Triển khai hệ thống ISO đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản lý và sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Với 8 bước trong quy trình ISO, MISA AMIS hy vọng doanh nghiệp của bạn có thể triển khai và áp dụng thành công các bộ tiêu chuẩn cần thiết vào trong hoạt động.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
