Những yếu tố cần “nằm lòng” khi mở tiệm photocopy

Mở tiệm photocopy là ý tưởng kinh doanh không quá mới mẻ nhưng lại vô cùng tiềm năng bởi nhu cầu thị trường cũng như chi phí đầu tư không quá đắt đỏ. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ với bạn về các bước quan trọng để thành công trong việc mở cửa hàng và vận hành một quán photo, in ấn.

1. Nghiên cứu thị trường

Không chỉ riêng trong kinh doanh in ấn, mở tiệm photo mà ở bất kỳ mô hình kinh doanh nào thì việc nghiên cứu và hiểu rõ thị trường mục tiêu của mình cũng là điều quan trọng để đảm bảo khả năng duy trì cho quán photo của bạn. 

Trước khi bắt đầu kinh doanh, bạn cần hiểu rõ về thị trường mà mình hướng đến, tìm hiểu về đối tượng khách hàng tiềm năng và nhu cầu chính của họ. Cùng với đó là các đối thủ cạnh tranh trong khu vực.

– Xác định rõ khách hàng tiềm năng của bạn là ai: Sinh viên, nhân viên văn phòng, doanh nghiệp hay dân cư trong khu vực bạn định mở tiệm photocopy

– Tìm hiểu cụ thể về nhu cầu mà đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn có thể có: làm báo cáo, tài liệu học tập, in ấn màu (tờ rơi, standee…), tài liệu quảng cáo, biểu mẫu…

– Thói quen tiêu dùng: Tìm hiểu thêm về lịch trình làm việc, tần suất sử dụng dịch vụ photocopy cũng như lý do mà họ ưu tiên khi lựa chọn 1 tiệm photocopy

– Phân tích đối thủ cạnh tranh: Tìm hiểu tất cả các quán photo trong khu vực bạn dự kiến mở tiệm photocopy về mức giá cũng như dịch vụ để đánh giá khả năng chi trả của khách hàng, ưu, nhược điểm của đối thủ

Bạn có thể tiến hành nghiên cứu dựa trên việc khảo sát trực tiếp các khách hàng tiềm năng hoặc tham khảo trên các hội nhóm, mạng xã hội để có kết quả chính xác nhất

2. Lựa chọn vị trí phù hợp

Thực tế, lựa chọn vị trí mở tiệm photocopy đóng vai trò tương đối quan trọng. Bạn có thể chọn một vị trí thuận lợi và dễ tiếp cận đối với các khách hàng tiềm năng như gần trường học, văn phòng, khu mua sắm hay các khu đô thị. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng vị trí lựa chọn này phù hợp với ngân sách cũng như đánh giá kỹ càng về tiềm năng và khả năng cạnh tranh của bạn. 

– Vị trí gần trường học và trung tâm giáo dục sẽ phù hợp với quán photo hướng đến đối tượng chính là học sinh, sinh viên, những người thường xuyên cần in ấn và photo tài liệu học tập

– Vị trí gần khu văn phòng, khu thương mại, khu công nghiệp sẽ phù hợp với quán photo hướng đến đối tượng chính là công nhân viên, doanh nghiệp

– Việc đặt cửa hàng trong khu vực có dân cư đông đúc hay gần các trạm xe buýt, tuyến đường chính cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận khách hàng

– Tuy nhiên, việc lựa chọn vị trí phù hợp cũng cần được tính toán và đảm bảo rằng chi phí thuê là hợp lý với ngân sách để chi phí này không gây áp lực quá lớn cho bạn, đặc biệt là trong thời điểm đầu

3. Trang thiết bị và công nghệ

Đối với việc mở tiệm photocopy, đầu tư trang thiết bị chắc chắn là yếu tố quan trọng nhất. Tùy vào định hướng cũng như quy mô mà bạn sẽ cần đầu tư vào các máy photocopy, máy in, máy scan cũng như phần mềm quản lý phù hợp.

– Máy photocopy: Đối với việc mở tiệm photocopy, bạn cần chọn máy photocopy chất lượng, đầy đủ tính năng, độ phân giải cao và khả năng in nhanh chóng để đảm bảo chất lượng bản photo. 

Một số loại máy photocopy phổ biến bạn có thể tham khảo:

+ Máy photo Ricoh MP 7520: Công suất tối đa lên tới 300.000 bản/tháng và tốc độ khoảng 70 trang/phút, sức bền tốt, đảm bảo các chức ăn in ấn, photocopy và scan với khổ giấy lớn nhất là A3.

+ Máy photocopy Canon: Đây là dòng máy có thiết kế nhỏ gọn, đáp bảo thực hiện tốt các chức năng in ấn, photocopy công suất lớn, tốc độ cao và cho phép photo tài liệu với kích thước tối đa là A3, độ phân giải khi in tới 600×600 dpi. Loại máy này cũng giúp người dùng dễ dàng thay mực.

+ Máy photocopy Toshiba: Dòng máy này được đánh giá cao bởi khả năng sao chép liên tục tới 999 tờ liên tục và bộ nhớ của máy lên tới 2GB.

– Máy in: Lựa chọn máy in với chất lượng in ấn cao để có thể sản xuất tài liệu có chất lượng tốt, đảm bảo tốc độ in cũng như khả năng in màu để phục vụ khách hàng. 

Nếu định hướng của bạn là cửa hàng in công nghiệp, chuyên phục vụ khách hàng có nhu cầu in ấn số lượng lớn như thiệp, ấn phẩm truyền thông thì cần đầu tư máy in phù hợp

– Máy tính và phần mềm:

Một chiếc máy tính với cấu hình phù hợp cần đảm bảo được khả năng xử lý và chỉnh sửa tài liệu. Đồng thời có các phần mềm để đọc, chỉnh sửa và in tài liệu theo yêu cầu của khách hàng.

Ngoài ra, cửa hàng photocopy cần cân nhắc phần mềm quản lý bán hàng cũng như phần mềm kế toán để theo dõi, quản lý tình hình kinh doanh và đảm bảo các hoạt động kế toán – thuế chính xác, giảm thiểu tối đa rủi ro và nguy cơ bị phạt. Đối với các quán photocopy là hộ kinh doanh nhỏ lẻ, phần mềm kế toán hộ kinh doanh của MISA có thể hỗ trợ tốt trong hoạt động quản lý kinh doanh, xuất hóa đơn và đơn giản hóa công việc kế toán – thuế một cách chính xác. 

4. Chuẩn bị vốn kinh doanh

Đối với mở tiệm photocopy, vốn đầu tư ban đầu sẽ bao gồm các loại chi phi cơ bản như:

– Chi phí thuê cửa hàng: Nếu bạn không có sẵn mặt bằng thì khoản chi phí này sẽ là cố định theo tháng hoặc năm tùy vào kế hoạch cũng như nguồn vốn mà bạn có thể bỏ ra. Khoản chi phí này sẽ phụ thuộc vào vị trí mà bạn lựa chọn. 

– Chi phí thuê hoặc mua máy: Đối với việc mở tiệm photocopy, bạn có thể cân nhắc giữa việc chọn thuê máy photo hay đầu tư mới toàn bộ. 

+ Đối với mua máy mới: chi phí mua máy mới thực tế khá lớn, dao động trong khoảng 40-50 triệu/máy. Ngoài ra sẽ có thêm chi phí sửa chữa, thay mới và chi phí bảo hành hàng năm. 

+ Đối với thuê máy: Số vốn bỏ ra để thuê máy sẽ được tính theo tháng, khi này thời gian hoàn vốn sẽ được rút ngắn. Chi phí giảm xuống đồng nghĩa với giá thành sản phẩm cũng sẽ giảm xuống giúp đảm bảo duy trì lượng khách hàng cũ, khách hàng mới tốt hơn. Trung bình mỗi tháng sẽ tốn khoảng 1-2 triệu cho phí thuê và bảo trì máy.

Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị chi phí cho các loại giấy, mực in và vật tư văn phòng cần thiết khác.

– Chi phí vận hành: Tùy vào quy mô mà chi phí vận hành có thể bao gồm cả tiền lương, điện, nước, internet và vật tư.

– Chi phí dự trù: Chi phí dự trù được hiểu là dự trù các rủi ro không mong muốn cũng như để đảm bảo hoạt động vận hành trong giai đoạn đầu khi chưa có nhiều lợi nhuận. 

5. Xây dựng báo giá

Đối với việc mở tiệm photocopy, giá cả tốt sẽ giúp bạn có thể cạnh tranh với các quán photocopy trong cùng khu vực. Do đó, hãy tính toán các chi phí phải bỏ ra để có thể lên bộ báo giá hợp lý. Bảng giá cần chia rõ các dịch vụ như photocopy, in màu, scan màu, sách vở, in ấn số lượng lớn.

Giá cả cũng có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. Đối với số lượng lớn thì có thể áp dụng giá ưu đãi để nâng cao trải nghiệm và đưa khách hàng quay trở lại. Đặc biệt, hãy đảm bảo rằng báo giá của bạn là minh bạch và rõ ràng để hạn chế tối đa các vấn đề có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng và trải nghiệm của khách hàng. 

6. Đăng ký kinh doanh

Đối với việc mở tiệm photocopy, bạn nên đăng ký hình thức hộ kinh doanh.

Hộ kinh doanh được định nghĩa tại ĐIều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP là một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ.

* Hồ sơ xin giấy phép hộ kinh doanh cá thể

– Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo Phụ lục III-1

– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh

– Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh

– Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh

Trong trường hợp nộp hồ sơ online, các loại giấy tờ trên phải được thể hiện dưới dạng file .doc hoặc .docx hoặc pdf và được xác thực bằng chữ ký số của chủ hộ kinh doanh/người được ủy quyền thực hiện thủ tục

* Nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên, cá nhân, người đại diện hộ gia đình có thể chọn 1 trong các phương thức nộp hồ sơ sau:

– Nộp trực tiếp/ qua bưu điện đến Phòng tài chính – kế hoạch thuộc UBND cấp huyện nơi đặt trụ sở

– Nộp online trên hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh thuộc hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Từ 3-5 ngày làm việc kể từ lúc nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chủ hộ kinh doanh. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ chủ hộ sẽ nhận được văn bản yêu cầu bổ sung, sửa đổi.

7. Trách nhiệm của quán dịch vụ photocopy

– Thực hiện khai báo hoạt động kinh doanh dịch vụ photocopy

– Hoạt động đúng địa điểm đã khai báo

– Chấp hành các yêu cầu quản lý của cơ quan quản lý nhà nước

– Xuất trình hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hoạt động của cơ sở dịch vụ photocopy và chấp hành việc giải trình, báo cáo đầy đủ, trung thực theo yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền thi hành nhiệm vụ kiểm tra, thanh tra theo quy định pháp luật

– Báo cáo kịp thời với cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động in khi phát hiện giấy tờ, tài liệu nhận photocopy có nội dung vi phạm:

+ Tuyên truyền chống Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, phá hoại khối đại đoàn kết dân tộc

+ Tuyên truyền kích động chiến tranh xâm lược, chủ nghĩa khủng bố, chủ nghĩa li khai, gây hận thù, chia rẽ giữa các dân tộc và nhân dân các nước, kích động bạo lực, truyền bá tư tưởng phản động, lối sống dâm ô, đồi trụy, hành vi tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan, phá hoại thuần phong mỹ tục

+ Tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật đời tư của cá nhân và bí mật khác do pháp luật quy định

+ Xuyên tạc sự thật lịch sử, phủ nhận thành tựu cách mạng, xúc phạm dân tộc, danh nhân, anh hùng dân tộc, sử dụng hình ảnh bản đồ Việt Nam nhưng không thể hiện hoặc thể hiện không đúng chủ quyền quốc gia, vu khống, xúc phạm uy tín của cơ quan, tổ chức và danh dự, nhân phẩm của cá nhân

Những hành vi bị pháp luật nghiêm cấm thực hiện bao gồm:

• Không có giấy phép hoạt động, không đăng ký hoạt động, không khai báo hoạt động theo quy định
• Lợi dụng hoạt động photocopy để tạo ra và phát tán trái phép các sản phẩm in có nội dung vi phạm, làm giả giấy tờ của cơ quan nhà nước, trực tiếp hoặc gián tiếp sản xuất hàng giả
• Photocopy vi phạm các quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ hoặc xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân

+ Tuân thủ quy định Nghị định 60/2014/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, người đứng đầu cơ sở dịch vụ photocopy phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của cơ sở dịch vụ photocopy

Theo Khoản 1, 2 Điều 8 Nghị định 60/2014/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 25/2018/NĐ-CP:

+ Cơ sở dịch vụ photocopy hoạt động theo loại hình doanh nghiệp hoặc đơn vị sự nghiệp công lập có trách nhiệm báo cáo định kỳ 01 năm/lần hoặc đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động in.

+ Cơ sở dịch vụ photocopy hoạt động theo loại hình hộ kinh doanh có trách nhiệm báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động in 

8. Quán photocopy cần đóng thuế gì?

Đối với hộ kinh doanh tiệm photocopy, các loại thuế và mức thuế bạn phải nộp được xác định như sau:

– Lệ phí môn bài: Khoản lệ phí này sẽ được đóng theo năm, căn cứ theo doanh thu thực tế và thời gian kinh doanh mà mức đóng sẽ khác nhau

– Thuế TNCN và thuế GTGT:

+ Nguyên tắc tính thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh được thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về thuế GTGT, thuế TNCN và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan

+ Theo Điều 4 Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 100 triệu trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Hộ, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng hạn, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế theo quy định

Xem thêm:

• Mức nộp và cách nộp lệ phí môn bài với hộ kinh doanh
• Hướng dẫn tính thuế GTGT, thuế TNCN đối với hộ kinh doanh
• Phần mềm kế toán hộ kinh doanh