Kiến thức Cách tốt nhất để triển khai ERP là gì?

Cách tốt nhất để triển khai ERP là gì?

58

Triển khai ERP cũng tương tự như hôn nhân, nếu không có sự chuẩn bị và lập kế hoạch thích hợp sẽ kết thúc bằng một thất bại. Cho dù là người kỳ cựu trong lĩnh vực phần mềm ERP hay chỉ là người mới đều cần chuẩn bị chi tiết về việc triển khai, bao gồm các bước cần thực hiện, lưu ý để tránh thất bại cũng như những hiểu biết sâu sắc về ERP từ những chuyên gia đầu ngành.

Đó là toàn bộ nội dung của bài viết này, được dịch từ bài đăng của Madeline Reinbolt – nhà phân tích thị trường tại SelectHub đăng trên tạp chí cùng tên.

>> Đọc thêm: Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP với doanh nghiệp

1. Triển khai ERP là gì?

Hiểu được ERP là gì là một phần, bạn cần hiểu thêm triển khai erp là gì để đảm bảo cho thành công của dự án này. Triển khai phần mềm ERP là quá trình thu thập các yêu cầu của doanh nghiệp, lựa chọn phần mềm, triển khai hệ thống, di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng, hỗ trợ trực tiếp và quản lý. Đây là các bước cần thiết để tích hợp được hệ thống ERP vào các quy trình của doanh nghiệp.

Có nhiều lý do để doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP như hợp lý hóa hoạt động, giảm lao động thủ công, cải thiện sự hài lòng của khách hàng hoặc hợp nhất các quy trình kinh doanh. Một số ngành sử dụng phần mềm ERP nhiều nhất là bán lẻ, sản xuất, phân phối, dược phẩm, công nghệ, hàng không vũ trụ và quốc phòng, khách sạn và xây dựng.

2. Lý do khiến dự án ERP thất bại

Trước khi đi sâu vào quy trình triển khai ERP tốt nhất, chúng ta cần đối mặt với một thực tế đáng tiếc rằng: việc triển khai hệ thống ERP thường thất bại hoàn toàn do vượt quá ngân sách hoặc không đạt được ROI đề xuất. Trên thực tế, 55-75% các dự án ERP không đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài sự thất vọng, thất bại khi triển khai ERP còn có thể có tác động tàn phá đối với một công ty.

David Dozer, Giám đốc Công nghệ tại Blaze IT, nói về những thất bại trong việc triển khai ERP như sau:

“ Có vẻ như thất bại trong hệ thống ERP đang là chủ đề nóng hiện nay trong lĩnh vực này. Lý do cho sự thất bại hầu như luôn luôn xuất phát từ yếu tố con người trong quy trình triển khai dự án phần mềm. Đôi khi phần mềm thực sự không phù hợp, nhưng điều đó có thể bắt nguồn từ quá trình bán hàng và những kỳ vọng đặt ra không thực tế. Hoặc cũng có thể do dự án xây dựng hệ thống ERP bị rút ngắn thời gian để đáp ứng thời hạn hoàn thành. Và đôi khi người dùng cuối không được đào tạo thích hợp. Căn nguyên của những thất bại có thể bắt nguồn từ một số loại quản lý quy trình kém. Đó là lý do tại sao các bên cần có mặt khi triển khai ERP bắt buộc phải có người quản lý dự án bên thứ ba cũng như các bên liên quan từ doanh nghiệp và đối tác triển khai ”.

Đọc thêm:
>> Lưu ý khi triển khai phần mềm ERP: Những thách thức hàng đầu các doanh nghiệp phải đối mặt
>> Phần mềm erp thất bại bởi 7 nguyên nhân này

Tuyên bố của Dozer dẫn chúng ta đến một luận điểm đó là các lỗi trong quy trình triển khai phần mềm có thể bắt nguồn từ một sai lầm. Nhưng thật không may, trên thực tế tiềm ẩn rất nhiều sai lầm.

Dozer cũng liệt kê những sai lầm phổ biến nhất bao gồm.

Một trong những sai lầm lớn nhất liên quan đến câu chuyện đùa cũ rằng nếu bạn muốn thứ gì đó nhanh, rẻ và chất lượng cao thì thực tế bạn chỉ nhận được 2/3 số đó. Nhưng điều đó không ngăn cản mọi người muốn cả ba tức là: một phần mềm ERP rẻ, chất lượng cao mà phải triển khai nhanh chóng. Một số nhà cung cấp phần mềm quảng cáo rằng họ có cả ba thứ trên. Nhưng thường thì thất bại là những gì mà khách hàng của họ nhận được. Mọi người cần biết rằng dự án trên giấy tờ khi đi vào thực tế sẽ khác nhau như thế nào.

Sai lầm lớn thứ hai là không nắm quyền sở hữu hệ thống ERP. Các doanh nghiệp khi nói chuyện với nhà tư vấn thường sử dụng thuật ngữ “phần mềm của bạn”. Trong khi điều quan trọng là phải sớm nhận ra rằng khi bạn mua một hệ thống ERP, bạn cần sở hữu nó như của mình. Đó là một bộ công cụ cho phép bạn đạt được những gì bạn muốn. Chừng nào bạn còn nhận thức người khác “phụ trách” nó thì nó sẽ không bao giờ thành công!

Ngoài hai sai lầm trên, doanh nghiệp dễ dàng mắc thêm rất nhiều sai lầm tiềm ẩn khác. Nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu chúng ta nói về cách vượt qua chúng. Dưới đây là một số cách để làm điều đó:

• Chấp nhận đầu tư trước thời gian và tiền bạc
• Gắn trách nhiệm của người dùng cuối vào mỗi bước của quy trình triển khai ERP
• Thu thập cẩn thận các yêu cầu của mình, chọn lọc với các nhà cung cấp và chọn giải pháp dành riêng cho ngành (nếu có)
• Hy vọng điều tốt nhất và lên kế hoạch cho điều tồi tệ nhất, đặc biệt là chỗ ngân sách và bảo tri
• Tạo một kế hoạch quản lý thay đổi mạnh mẽ
• Giao tiếp giữa tất cả các phòng ban
• Yêu cầu sự ủng hộ của ban lãnh đạo doanh nghiệp

3. Quy trình triển khai ERP trong thực tế

Trong thực tế, triển khai ERP sẽ trải qua 6 bước sau:

• Lựa chọn phần mềm
• Lập kế hoạch
• Lập ngân sách
• Di chuyển dữ liệu
• Đào tạo
• Thử nghiệm và phát trực tiếp

Bước 1: Lựa chọn phần mềm

Bước đầu tiên của quy trình là lựa chọn phần mềm ERP. Để bắt đầu, bạn cần xác định lý do tại sao bạn cần một hệ thống ERP và mục tiêu kinh doanh của bạn khi áp dụng hệ thống này là gì; điều này còn được gọi là thu thập yêu cầu. Mặc dù việc lựa chọn phần mềm về mặt kỹ thuật được đưa ra trước khi quá trình triển khai bắt đầu, nhưng những mục tiêu này đóng một vai trò không thể thiếu và sẽ quyết định đến phần còn lại của quy trình triển khai ERP. Đừng xem nhẹ nó!

Ngoài các tính năng của phần mềm, bạn cần xem xét phương pháp triển khai và cả hình thức phần mềm ERP mà bạn muốn là ERP customize hay SaaS.

Nếu bạn quyết định sử dụng ERP SaaS sử dụng công nghệ điện toán đám mây sẽ thay đổi các bước tiếp theo của quá trình triển khai ERP vì ERP SaaS thường cung cấp ít tùy chọn tùy chỉnh hơn và có chi phí đầu tư thấp hơn.

>> Đọc thêm: Các loại phần mềm ERP phổ biến ở Việt Nam hiện nay

David Haimes, Giám đốc cấp cao tại Tổ chức Nghiên cứu và Phát triển Ứng dụng Đám mây của Oracle, giải thích cách triển khai phần mềm ERP SaaS như sau:

“Công nghệ điện toán đám mây đã thay đổi hoàn toàn việc triển khai ERP. Không có phần mềm để cài đặt, duy trì hoặc nâng cấp. Nó chỉ đơn giản là một bước tạo tài khoản và sau đó nhà cung cấp sẽ quản lý mọi thứ, bao gồm các bản cập nhật miễn phí thường xuyên có chứa các tính năng và cải tiến mới.”

Các đơn vị cung cấp phần mềm SaaS tốt nhất đang liên tục cải thiện quy trình kinh doanh và sự xuất sắc trong hoạt động của mình bằng cách áp dụng các công nghệ mới nhất như AI, Machine Learning hoặc Blockchain.

Ở Việt Nam, các doanh nghiệp dễ dàng tìm thấy phần mềm ERP SaaS tốt nhất đó là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Một tiêu biểu của phần mềm ERP SaaS đóng gói phù hợp với mọi loại hình kinh doanh cũng như quy mô của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể tự mình tạo tài khoản để dùng thử miễn phí tại đây.

Bước 2: Lập kế hoạch và tập hợp nhóm thực hiện dự án

Kế hoạch thực hiện là phần quan trọng nhất của quy trình triển khai phần mềm và đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết. Còn đối với nhóm thực hiện, bạn nên cẩn thận trong việc lựa chọn các thành viên. Dưới đây là một số ví dụ về các vai trò cần thực hiện:

• Quản lý dự án
• Nhà điều hành
• Đối tác triển khai
• Người dùng cuối
• Các thành viên nhóm chức năng từ các bộ phận CNTT, tài chính và sản xuất
• Nhà khoa học dữ liệu (nếu cần)
• Các bên liên quan dự án

Nhóm triển khai nên có các thành viên ở mọi bộ phận của doanh nghiệp, đảm bảo tất cả các bộ phận sẽ tham gia hoặc sử dụng phần mềm. Điều rất quan trọng là phải bao gồm người dùng cuối.

Trong kế hoạch, doanh nghiệp nên tính đến các nhiệm vụ như di chuyển dữ liệu, kiểm tra hệ thống, dự báo chi phí, đào tạo người dùng cuối và đo lường ROI khi dự án kết thúc. Nó cũng phải đặt ra các nguyên tắc về giao tiếp, cách xử lý khi hệ thống ngừng hoạt động hoặc bất kỳ vấn đề nào khác có thể dự đoán xảy ra do quản lý quá trình chuyển đổi tại doanh nghiệp.

Laurie McCabe, Người đồng sáng lập và đối tác tại SMB Group, cung cấp thông tin chi tiết về cách lập một kế hoạch triển khai ERP thành công:

“Hãy đảm bảo bạn có một hợp đồng với những thỏa thuận rất rõ ràng với nhà cung cấp để bạn hiểu hợp đồng của mình bao gồm những gì về giải pháp và hỗ trợ và không bao gồm những gì. Biết được thời gian triển khai ERP của những doanh nghiệp cùng lĩnh vực để bạn ước chừng được thời gian thực tế. Xác định các mục tiêu hàng đầu của bạn và luôn đi đúng hướng để hệ thống ERP giải quyết những mục tiêu đó trước tiên, thay vì cố gắng giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc. Nên ghi nhận ý kiến của những người sẽ sử dụng hệ thống này. Xác định trước các KPI quan trọng nhất và tạo báo cáo có những chỉ số để đo lường mức độ hiệu quả của dự án.”

Bước 3: Lập ngân sách

Đã đến lúc phải đối mặt với câu hỏi đáng sợ nhất: Phần mềm erp giá bao nhiêu? Theo báo cáo dự án ERP 2019 , ngân sách trung bình cho mỗi người dùng là 7.200 USD. Mức giá này là dành cho triển khai phần mềm ERP customize (ERP đặt viết riêng theo yêu cầu).

Tuy nhiên, thực tế triển khai ERP luôn vượt quá ngân sách đề ra. Đó là bởi vì việc triển khai ERP có nguy cơ phát sinh vô số chi phí tiềm ẩn hoặc không lường trước được, chẳng hạn như vấn đề bảo trì hoặc trả lương làm thêm giờ cho nhân viên.

McCabe cung cấp một số ví dụ về chi phí ẩn phổ biến mà bạn có thể gặp phải khi triển khai phần mềm ERP là.

Đôi khi mọi người làm tốt công việc tính toán tất cả các chi phí cứng liên quan đến việc triển khai ERP, nhưng lại bỏ qua hoặc đánh giá thấp các chi phí mềm; chẳng hạn như chi phí đào tạo để giúp người dùng làm việc hiệu quả trên hệ thống mới hay thời gian và nguồn lực chuyển dữ liệu,..Thật không may, cũng có quá nhiều trường hợp khách hàng mua ERP tin rằng chức năng mà họ nghĩ rằng đã được đưa vào hợp đồng nhưng hóa ra lại không phải như vậy ”.

Nhưng chi phí ẩn không phải là thủ phạm duy nhất khiến bạn vượt quá ngân sách triển khai ERP.

Lisa Anderson, Người sáng lập và Chủ tịch tại LMA Consulting Group, giải thích tầm quan trọng của việc thiết lập một ngân sách lành mạnh.

“Không nghi ngờ gì nữa, 90% (hoặc hơn) các dự án ERP vượt quá ngân sách. Tôi luôn cảnh báo khách hàng về các giả định đi vào ngân sách ERP bởi vì các giả định đó sẽ thay đổi… Chúng tôi ước tính thận trọng hơn, ít nhất 20% so với số tiền trên bản kế hoạch ngân sách”

Khi nói đến ngân sách triển khai ERP, bạn nên hy vọng điều tốt nhất và lập kế hoạch cho điều tồi tệ nhất.

>> Đọc thêm: Chi phí triển khai hệ thống phần mềm ERP tại doanh nghiệp

Bước 4: Di chuyển dữ liệu

Cuối cùng, đã đến lúc đưa kế hoạch triển khai ERP được vạch ra trước đó vào hành động.

Dữ liệu là xương sống của mọi hệ thống ERP. Như đã nói, việc di chuyển dữ liệu đòi hỏi bạn phải tỉ mỉ bởi sai lầm ở bước này sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong quá trình thực hiện ERP hoặc sau khi phát hành. Ví dụ: các vấn đề về dữ liệu khách hàng khoogn đầy đủ có thể dẫn đến thất bại của chiến lược tiếp thị, kế hoạch kinh doanh. Dữ liệu hàng tồn kho không chính xác có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng, làm giảm sự hài lòng của khách hàng và hơn thế nữa.

Trên thực tế, Shelly Gore, Giám đốc điều hành và Đồng sáng lập tại A Bigger View cho biết việc di chuyển dữ liệu là một trong những “chi phí ẩn” khó tính toán nhất.

“Chi phí ẩn lớn nhất mà tôi từng thấy trong các dự án ERP là đánh giá thấp sự cần thiết của việc dọn dẹp và chuyển đổi dữ liệu. Thường thì một tổ chức sẽ cố gắng làm cho hệ thống ERP mới của họ phù hợp với dữ liệu và quy trình cũ của họ.”

Như Gore đã đề cập, bạn nên thực hiện dọn dẹp dữ liệu của mình để loại bỏ các bản sao và bất kỳ thông tin nào bạn không cần nữa. Dọn dẹp và di chuyển dữ liệu được biết là một công việc đơn giản nhưng có thể trở nên rất phức tạp nếu không được thực hiện đúng quy trình.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ thuê một nhà khoa học dữ liệu hoặc một chuyên gia để hỗ trợ quá trình này, đặc biệt khi họ không có phòng Công nghệ thông tin hoặc dữ liệu quá đồ sộ và là một mớ hỗn độn.

Bước 5: Đào tạo

Đây là một cảnh báo quan trọng: nếu người dùng không được đào tạo về cách sử dụng hệ thống đúng cách, toàn bộ dự án và nỗ lực ở các bước trên sẽ trở nên vô nghĩa. Việc đào tạo kém có thể dẫn đến một lỗi triển khai chậm trễ mà từ từ bộc lộ theo thời gian, người dùng không bao giờ trở nên thành thạo hoàn toàn với hệ thống.

Anderson nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo người dùng:

“ Một trong những mục quan trọng nhất cần xem xét là liệu người dùng của bạn có hiểu cách hệ thống ERP thực hiện với các tác vụ hàng ngày của họ hay không. Không chỉ đơn giản là biết cách nhập đơn đặt hàng hoặc đơn bán hàng. Thay vào đó là biết cách xử lý những tình huống phát sinh hàng ngày. . .”

Thật không may, việc đào tạo người dùng thường không đơn giản. Đào tạo tùy chỉnh theo từng vị trí công việc là cách tốt nhất để đảm bảo rằng nhân viên sẽ thực sự hiểu cách tận dụng hệ thống ERP.

Một số nhà cung cấp phần mềm ERP có chương trình đào tạo người dùng có trả phí, doanh nghiệp có thể yêu cầu lớp học này ngay từ đầu. Ngoài ra, hãy tận dụng những tài liệu mà nhà phát hành đã công bố để tự học và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Hiện nay, Nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS là phần mềm ERP duy nhất tại Việt Nam cung cấp tài liệu tự học đa kênh bao gồm: hệ thống video tutorial trên kênh youtube riêng, một website hướng dẫn chi tiết từng nghiệp vụ, kênh chatbot phục vụ 24/24, tổng đài tư vấn riêng và group facebook hoạt động mạnh mẽ.

Doanh nghiệp có thể tự mình tạo tài khoản để dùng thử miễn phí MISA AMIS tại đây.

Bước 6: Kiểm tra hệ thống và dùng thử

Cuối cùng thì cũng là ngày mà tất cả chúng ta đang chờ đợi: hệ thống ERP mới của bạn sẽ hoạt động! Tuy nhiên, vẫn còn chút việc phải làm.

Bạn cần lập kế hoạch chạy thử nghiệm hệ thống trước và sau khi ra mắt chính thức. Bạn cũng cần chuẩn bị cho công ty của mình trước thời gian ngừng hoạt động của hệ thống cũ. Hãy nhớ rằng: bạn sẽ không có bất kỳ phần mềm nào hoạt động trong quá trình chuyển đổi trực tiếp.

Kiểm tra hệ thống sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin rằng các giao diện và chức năng của phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu của mình. Cách kiểm tra là sử dụng các tình huống thực tế và đảm bảo rằng các tích hợp của bạn kết nối đúng cách. Đừng quên bao gồm người dùng cuối trong bước này.

Khi nói đến việc khởi chạy chính thức hoặc triển khai hệ thống, doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp tiếp cận theo giai đoạn tức là triển khai từng bước một của hệ thống.

4. Công việc sau khi triển khai ERP thành công

Quá trình triển khai ERP không kết thúc khi hệ thống này hoạt động. Mà sau khi ERP được các bộ phận đón nhận và sử dụng thành thạo, có những việc cần phải thực hiện đó là:

• Phân tích ROI
• Đánh giá năng suất của nhân viên
• Kiểm tra mức độ hài lòng của nhân viên
• Quản lý bảo trì và đào tạo liên tục

95% doanh nghiệp cải thiện một số hoặc tất cả các quy trình sau khi triển khai ERP. Nếu bạn đã thực hiện đủ cả sáu bước của quy trình triển khai phần mềm này, nỗ lực của bạn sẽ được đền đáp nhanh chóng!

Triển khai ERP là thách thức lớn với doanh nghiệp. Không nên thực hiện qua loa hay giao phó toàn bộ cho đối tác triển khai mà chính bạn, phải là người hiểu rõ nhất cũng như theo dõi sát sao nhất toàn bộ quá trình này.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các CEO đang loay hoay đi tìm cách thức triển khai ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.