Quản lý một thư viện khổng lồ với hàng nghìn đầu sách, tài liệu đọc và hàng trăm hàng nghìn học sinh, sinh viên là một công việc đầy thách thức ngay cả với những thủ thư giàu kinh nghiệm nhất. 

Một hệ thống quản lý thư viện trường học miễn phí hoặc có trả phí có thể giúp đội ngũ tự động hóa các nhiệm vụ khác nhau. Điều này hỗ trợ tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giúp học sinh, sinh viên, giảng viên sử dụng thư viện một cách dễ dàng hơn. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá những phần mềm quản lý thư viện miễn phí và có mã nguồn mở tốt nhất dành cho trường học.

1. Phần mềm quản lý thư viện trường học là gì?

Phần mềm quản lý thư viện trường học là phần mềm được thiết kế để quản lý tất cả các chức năng của thư viện. Nó cho phép theo dõi dữ liệu về số lượng sách trong thư viện, số lượng sách đang được cho mượn, số lượng sách đã được trả lại hoặc gia hạn, số tiền phạt trả muộn, thông tin người mượn,…

Hệ thống này tự động hóa hoàn toàn mọi hoạt động của thư viện trường học. Nhân viên quản lý thư viện có thể tìm sách ngay lập tức, tiếp tục cho mượn một cách nhanh chóng và quản lý tất cả dữ liệu một cách hiệu quả và có trật tự. 

Với phần mềm quản lý thư viện, nhân viên thủ thư có thể quản lý thư viện hiệu quả, tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức, nhân lực. Chính vì vậy, đây là ứng dụng phù hợp tại thư viện của các cấp từ tiểu học đến các trường Đại học. 

2. Tại sao các nhà trường cần sử dụng phần mềm quản lý thư viện? 

Nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm, hoạt động quản lý thư viện trường học vẫn sẽ được thực hiện theo phương thức thủ công, truyền thống. Có nghĩa là các nghiệp vụ quản lý đầu sách, cho mượn, quản lý thông tin người mượn,… đều được ghi chép thông qua giấy tờ. Điều này gây ra rất nhiều bất cập như:

• Khó khăn, mất thời gian trong việc tìm kiếm đầu sách và truy cập tài liệu.
• Quy trình mượn và trả sách thủ công thường mất nhiều thời gian, dễ gây nhầm lẫn, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và trải nghiệm của sinh viên.
• Theo dõi thông tin người dùng và thẻ thư viện qua các file Excel có thể gây ra sai sót và mất dữ liệu.
• Việc theo dõi chi phí, mua sắm và ngân sách qua nhiều file tài liệu không được cập nhật tức thời không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây ra những đánh giá sai.
• Quản lý thủ công, thiếu sự hỗ trợ của công nghệ cản trở nhân viên phát hiện ra những vấn đề liên quan đến tài sản, thiết bị, đầu sách để bảo vệ chúng khỏi mất mát, hư hại.
• Mất nhiều chi phí cho việc mua nguyên liệu giấy tờ, chi trả lương cho nhiều quản lý thư viện.

Điều này đặt ra yêu cầu, các thư viện cần số hóa hoạt động, ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý. 

3. Lợi ích khi sử dụng các phần mềm quản lý thư viện trường học

Ứng dụng phần mềm để quản lý thư viện mang lại rất nhiều lợi ích cho tất cả các bên liên quan từ thủ thư cho đến học sinh, sinh viên. 

3.1. Tiết kiệm thời gian

Việc tự động hóa các hoạt động như quản lý sách và danh mục, trả sách dễ dàng, tìm kiếm sách nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian cho thủ thư, sinh viên và những người dùng khác. 

Hơn nữa, học sinh, sinh viên hay giảng viên không cần phải xếp hàng hàng giờ để trả hoặc nhận sách. Ngoài ra, hệ thống còn giúp thủ thư tránh khỏi các thủ tục nhập dữ liệu thủ công.

3.2. Cải thiện năng suất

Vai trò và trách nhiệm của người quản lý thư viện đã tăng lên trong nhiều năm qua. Làm những công việc lặp đi lặp lại có thể khiến công việc của họ trở nên buồn tẻ. Hơn nữa, nguy cơ sai sót trong việc lưu trữ thông tin là rất cao do nhập liệu thủ công.

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý thư viện, họ có thể cải thiện năng suất của mình. Vì hệ thống đảm nhiệm hầu hết công việc nên thủ thư có thể tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu khác. Họ có thể hoàn thành những nhiệm vụ đó đúng hoặc trước thời hạn, do đó nâng cao năng suất trong công việc.

3.3. Quản lý dữ liệu hiệu quả

Quản lý dữ liệu sách, trạng thái sẵn có của sách, thông tin người dùng,… theo cách thủ công là một quá trình tốn thời gian đối với các tổ chức cũng như thủ thư. 

Phần mềm quản lý thư viện đơn giản hóa tác vụ này bằng cách cho phép nhập dữ liệu sách hàng loạt (số truy xuất, số lần xuất bản, ngày mua, giá sách,…), trạng thái của sách, thông tin người dùng (thông tin cá nhân, mã sinh viên), thời hạn trả sách,… trên một hệ thống. 

Người dùng dễ dàng truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Thủ thư có thể dựa vào các báo cáo chi tiết, giúp phân tích xu hướng sử dụng và nhu cầu để đề xuất mua sắm, phát triển thư viện.

3.4. Tìm kiếm sách dễ dàng với tính năng định vị

Việc định vị một cuốn sách cụ thể trong bộ sưu tập thư viện rộng lớn sẽ trở nên thật dễ dàng với phần mềm quản lý thư viện. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm sách theo tiêu đề, chủ đề, tác giả hoặc thậm chí là vị trí của sách. Hệ thống này cung cấp một danh mục thân thiện với người dùng, giúp sinh viên và nhân viên dễ dàng xác định trạng thái sẵn có của sách.

3.5. Nâng cao chất lượng dịch vụ

Với việc ứng dụng phần mềm quản lý thư viện, học sinh sinh viên dễ dàng tìm kiếm, truy cập và sử dụng các tài nguyên.

Việc tự động hóa các quy trình mượn và trả giúp giảm thiểu thời gian xử lý và cải thiện trải nghiệm cho người dùng.

4. Top 5 phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí có mã nguồn mở

Ngày nay có rất nhiều hệ thống quản lý thư viện khác nhau. Tùy thuộc vào yêu cầu, ngân sách, nhà trường có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với mình như:

– Premium: Phải trả một khoản phí để sử dụng, thường cung cấp một loạt tính năng toàn diện và hỗ trợ chuyên nghiệp.

– Shareware: Cho phép người dùng sử dụng miễn phí trong một thời gian nhất định hoặc với một số hạn chế về tính năng. Sau giai đoạn dùng thử, người dùng có thể chọn mua bản quyền để tiếp tục sử dụng.

– Cloud-based: Phần mềm này được lưu trữ và chạy trên máy chủ đám mây, cho phép truy cập từ xa và độc lập với phần cứng.

– Freemium: Cung cấp một phiên bản cơ bản miễn phí với các tính năng hạn chế. Người dùng có thể trả phí để mở khóa các tính năng cao cấp hoặc bổ sung.

– Open Source: Phần mềm này có mã nguồn mở, cho phép người dùng tự do tùy chỉnh cho phù hợp và thường miễn phí.

Với các thư viện vừa và nhỏ có ngân sách eo hẹp, việc đầu tư vào hệ thống quản lý thư viện với chi phí lớn là rất khó khăn. Giải pháp phần mềm quản lý thư viện nguồn mở và miễn phí cho phép tự động hóa hệ thống của mình theo cách tiết kiệm chi phí sẽ là lựa chọn phù hợp. 

Ở đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn đọc top những phần mềm có mã nguồn mở và miễn phí.

4.1. Koha

Koha là một trong những phần mềm quản lý thư viện tích hợp (ILMS) mã nguồn mở, miễn phí và tiên tiến nhất. Được giới thiệu vào năm 1999, Koha đã được hàng nghìn thư viện trên thế giới sử dụng. Người dùng ấn tượng với phần mềm này đơn giản vì các tính năng của nó. Phần mềm này khả thi, có thể mở rộng và phù hợp cho tất cả các loại thư viện.

 

Các mô-đun Koha bao gồm: danh mục, OPAC (Danh mục truy cập trực tuyến), Quản lý mượn – trả, quản lý thành viên và mua sắm. Phần mềm này được sử dụng phổ biến bởi cả thư viện nhỏ và lớn, công ty, trường học.

Tính năng chính:

• Phần mềm cung cấp điều hướng trực quan cho người dùng
• Thông báo email tự động
• Hỗ trợ cơ sở tìm kiếm mạnh mẽ
• Không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp 
• Giao diện tự phục vụ việc trả sách
• Xác thực kép để truy cập cơ sở dữ liệu từ xa
• Nhập dữ liệu từ catalogue vào hệ thống hoặc một ứng dụng khác chỉ với một cú nhấp chuột
• So khớp nâng cao

4.2. Evergreen

Được sử dụng bởi gần 2000 thư viện trên khắp thế giới, Evergreen cung cấp giao diện danh mục công khai cùng với tính năng hỗ trợ người dùng thực hiện các hoạt động, quy trình làm việc phía sau. 

Phần mềm này được hệ thống Thư viện Công cộng Georgia phát triển lần đầu tiên vào năm 2006 với một cộng đồng ngày càng lớn mạnh và phần mềm không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Evergreen là một trong những phần mềm quản lý thư viện được đánh giá cao nhất vì nó phù hợp với mọi quy mô thư viện từ nhỏ, vừa cho đến mô hình thư viện phức tạp. Phần mềm này được sử dụng miễn phí.

Tính năng chính: 

• Khung yêu cầu có thể mở rộng
• Module tuần hoàn (Circulation module)
• Cho phép tùy chỉnh danh mục
• Danh mục truy cập công cộng trực tuyến
• Nhiều lựa chọn thanh toán
• Tùy chọn để giữ lại dữ liệu lịch sử lưu thông
• Tùy chọn tự đăng ký và tự thanh toán
• Cơ sở tìm kiếm mạnh mẽ
• Theo dõi đầy đủ các sách được mua, lập hóa đơn, v.v.
• Tạo báo cáo thống kê và tùy chỉnh

4.3. BiblioteQ

Biblioteq là một giải pháp quản lý thư viện chuyên nghiệp và hệ thống danh mục được một số thư viện nhỏ, vừa và lớn áp dụng. 

Là một hệ thống phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở và miễn phí được phát triển bằng trình biên dịch Qt4, BiblioteQ tạo điều kiện cho việc lập danh mục sách, tạp chí, tài liệu nghiên cứu, video, v.v.

Tính năng chính:

• Giao diện thân thiện với người dùng
• Hoàn toàn hỗ trợ kiến ​​trúc ARM
• Hỗ trợ kéo thả ảnh bìa
• Tùy chỉnh dữ liệu trên giao diện người dùng
• Cả cơ sở tìm kiếm được bản địa hóa và nâng cao
• Xuất tập tin
• Tập tin đính kèm
• Cơ sở lấy ảnh bìa qua Amazon
• Dịch ngôn ngữ
• Listing sách, tài liệu
• Thông báo tài liệu không có sẵn
• Truy vấn dữ liệu

4.4. OPAL

OPAL là 1 một trong những hệ thống động hóa thư viện nguồn mở giàu tính năng được tìm kiếm nhiều nhất để cho phép các thư viện quản lý tài nguyên và hoạt động hiệu quả. Phần mềm này rất dễ thực hiện và dễ sử dụng.

Tính năng chính 

• Virtual browse – duyệt các tài liệu thực tế ảo
• Tích hợp danh mục tài nguyên video
• Tìm kiếm nâng cao
• Hiển thị các đầu sách, tài liệu mới
• Nhắc nhở nhiệm vụ
• Nhập, xuất và hợp nhất các danh mục một cách nhanh chóng
• Cơ sở để thêm, chỉnh sửa và xóa các trường bất cứ lúc nào
• Báo cáo mua vật phẩm
• Sử dụng mã vạch và đầu đọc mã vạch để lưu thông
• Cơ sở kích hoạt tìm kiếm từ khóa
• Truy cập thông tin cơ sở dữ liệu có liên quan
• Tạo báo cáo động và thống kê
• Thông báo có email
• Truy cập vào lịch
• Truy cập vào kho lưu trữ kỹ thuật số
• Phân hệ quản lý thiết bị, tài sản

Opals lưu trữ các bản ghi thư mục định dạng MARC. Phần mềm này cũng hỗ trợ thủ thư bằng cách cho phép truy vấn, tìm kiếm sự hỗ trợ kỹ thuật.

4.5. OpenBiblio

OpenBiblio là một hệ thống tự động hóa thư viện dễ sử dụng, có sẵn dưới dạng công cụ sử dụng miễn phí và nguồn mở. Phần mềm có thể được sử dụng như một hệ thống quản lý thư viện tích hợp để quản lý quy trình làm việc và tài nguyên của thư viện.

Tính năng chính: 

• Mô hình dữ liệu linh hoạt nhất
• Có khả năng xử lý nhiều loại dữ liệu
• Framework hiện đại 
• Cơ sở quản lý tập tin nâng cao
• Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ với công nghệ Elasticsearch
• Quản lý cả lập chỉ mục tức thời và lập chỉ mục hàng loạt
• API đa dạng

5. Kết luận

Phần mềm quản lý thư viện trường học miễn phí là một công cụ có giá trị cho các cơ sở giáo dục, cho phép quản lý hiệu quả các tài nguyên và hoạt động của thư viện. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ, hợp lý hóa quy trình và tăng cường khả năng tiếp cận, giải pháp này giúp đơn giản hóa vai trò của thủ thư và mang lại trải nghiệm liền mạch cho sinh viên và nhân viên. 

Ngoài ra để nâng cao hiệu quả quản lý thư viện, trường học, các đơn vị có thể tham khảo thêm bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS văn phòng số để số hóa toàn bộ hoạt động vận hành.

• Ký tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile
• Tối ưu quy trình phối hợp công việc liên phòng ban nhanh chóng, liền mạch, giúp tăng năng suất
• Lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn
• Kiểm kê, kiểm đếm tài sản cố định, văn phòng phẩm tiện lợi, chính xác
• Quản lý công văn doanh nghiệp đơn giản, thông minh
• Truyền thông chủ trương, chính sách kịp thời, nhất quán

Với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA AMIS đã nhận được sự tin dùng của nhiều của nhiều trường học, viện đào tạo, trung tâm giáo dục lớn như: Đại học Công Nghệ Đồng Nai, Cao đẳng Dầu khí, Trường tiểu học Đoàn Thị Điểm, Hệ thống giáo dục Hoa Sen, Edison Schools,…

Trải nghiệm miễn phí MISA AMIS Văn phòng số hoặc đăng ký tư vấn 1 – 1, demo trực tiếp cùng đội ngũ của chúng tôi để chuyển đổi số toàn bộ công tác vận hành của nhà trường.

Đăng ký tư vấn miễn phí