Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ giúp chủ kinh doanh tối ưu thao tác, thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác, hợp pháp cho hóa đơn. Vậy đâu là những quy định và yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần nắm khi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền? Hãy cùng MISA tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

Mục lục Hiện

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

1.1 Hiểu rõ về máy tính tiền và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Máy tính tiền là một thiết bị điện tử phục vụ hoạt động bán hàng cho các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cafe,… với khả năng đáp ứng các chức năng quan trọng trong hoạt động kinh doanh như:

Tính tiền và thanh toán
Lưu trữ toàn bộ dữ liệu bán hàng
Xuất hóa đơn gửi khách hàng
Khởi tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh
…

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền dưới dạng dữ liệu điện tử, tuân thủ quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019, Điều 11 NĐ 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 NĐ 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 TT 78/2021/TT-BTC.

1.2 Những lợi ích khi sử dụng máy tính tiền in hóa đơn

Đối với người nộp thuế

Giúp chủ kinh doanh chủ động trong việc lập hóa đơn khi có giao dịch phát sinh, loại bỏ các vấn đề liên quan đến độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn
Dễ dàng xử lý các vấn đề sai sót đối với các giao dịch phát sinh ngay trên máy tính tiền có cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn của cơ quan thuế
Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế
Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và đáp ứng nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng, nâng cao trải nghiệm và gia tăng lượng khách hàng thân thiết

Đối với cơ quan thuế

Đơn giản hóa quy trình kê khai và nộp thuế, đồng thời giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị một cách dễ dàng hơn
Giải quyết tối đa các vấn đề kê khai không tự giác, thiếu trung thực từ hộ/ cá nhân kinh doanh và minh bạch trong hoạt động nộp thuế

Xem thêm: Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cá thể

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Đơn vị có đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế;
Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, email;
Đơn vị sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, có dẫn truyền dữ liệu hoá đơn điện tử tới Cơ quan thuế;

* Nếu hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm HĐĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

Phần mềm Kế toán Hộ kinh doanh của MISA là giải pháp giúp chủ kinh doanh dễ dàng tạo và phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chỉ với một vài thao tác đơn giản. Dùng thử phần mềm hoàn toàn miễn phí 15 ngày ngay hôm nay.

3. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, một số doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cụ thể, hộ/cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh dưới đây sẽ thuộc đối tượng được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Trung tâm thương mại
Siêu thị
Bán lẻ hàng tiêu dùng
Ăn uống
Nhà hàng
Khách sạn
Bán lẻ thuốc tân dược
Dịch vụ vui chơi, giải trí và dịch vụ khác

4. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có chữ ký số không?

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
Không bắt buộc có chữ ký số;
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

(Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Kết luận: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số

5. Nội dung của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;

b) Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);

c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.

d) Thời điểm lập hóa đơn;

đ) Mã của cơ quan thuế.

(Theo Điều 8 Thông tư 78/2021/NĐ-CP)

Phần mềm Kế toán Hộ kinh doanh MISA tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp chủ hộ kinh doanh dễ dàng lập, phát hành và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đến Cơ quan Thuế. Trải nghiệm 15 ngày hoàn toàn miễn phí phần mềm ngay hôm nay.

Dùng ngay miễn phí

6. Thời điểm xuất hóa đơn

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn được quy định như sau:

“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”

7. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi nào là chứng từ hợp pháp?

– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế

– Hộ kinh doanh không hoạt động trong các lĩnh vực kể trên sẽ không được áp dụng hình thức hóa đơn này

– Người mua hàng có quyền được nhận hóa đơn và được sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để tham gia dự thưởng chương trình hóa đơn may mắn

– Trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh thì khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế

– Hộ kinh doanh khi đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận thì phải có trách nhiệm xuất hóa đơn đối với mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần

8. Trách nhiệm của người kinh doanh

Chủ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo Điều 15 NĐ 123/2020/NĐ-CP
Đảm bảo quy trình lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 NĐ 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC
Sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử

9. Đăng ký sử dụng

– Người nộp thuế đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

– Trường hợp người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

– Trường hợp người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn

10. Thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung:

Tên đơn vị phát hành
Mã số thuế
Địa chỉ
Điện thoại
Các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành)
Tên và mã số thuế đơn vị in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in)
Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (đối với hóa đơn tự in)
Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử)
Ngày lập thông báo phát hành
Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị

11. Gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế

Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thông báo phát hành bằng các hình thức:

Gửi trực tiếp tại trụ sở cơ quan Thuế
Gửi qua hệ thống bưu chính
Gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư cơ quan thuế

Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế

Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra và chấp nhận hồ sơ do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử

Bước 3: Cơ quan thuế xử lý hồ sơ

Cơ quan thuế xử lý hồ sơ và không phải trả kết quả cho người nộp thuế

Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn do tổ chức kinh doanh gửi đến không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh biết

12. Tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Chủ kinh doanh có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bằng cách:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Vào mục “Tra cứu”, chọn “Tra cứu hóa đơn”

Bước 3: Vào ô “Kết quả kiểm tra” chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”

Lưu ý: Thời gian tra cứu tối đa là 31 ngày

13. MISA AMIS Kế toán Hộ kinh doanh – Giải pháp hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo quy định về hóa đơn chứng từ được ban hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền đến Cơ quan thuế trong ngày. Nếu gửi sau thời hạn quy định, đơn vị có thể sẽ bị xử phạt.

MISA AMIS Kế toán Hộ kinh doanh là giải pháp giúp chủ kinh doanh dễ dàng tạo và phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chỉ với một vài thao tác đơn giản

– Lập hóa đơn và chọn “Là hóa đơn từ máy tính tiền” => Cất

– Sau khi lập hóa đơn, thực hiện phát hành bằng cách click chọn “Phát hành hóa đơn”

– Tích chọn “Gửi hóa đơn cho khách hàng” nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi phát hành hóa đơn điện tử

– Cơ quan thuế sẽ tự động cấp mã của hóa đơn để khách hàng sử dụng ngay mà không cần ký số

Trong trường hợp còn sót hóa đơn chưa gửi lên cơ quan thuế trong ngày thì phần mềm sẽ tự động hiển thị thông báo nhắc nhở theo khung thời gian đã thiết lập, giúp chủ kinh doanh và kế toán có thể tránh được khoản phạt phải nộp.

Cùng với đó, MISA AMIS Hộ kinh doanh cũng mang đến giải pháp kế toán – tài chính toàn diện giúp chủ hộ kinh doanh, kế toán nội bộ hay kế toán dịch vụ có thể tối ưu quy trình, đảm bảo tính chính xác và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất:

Đáp ứng chế độ kế toán Hộ kinh doanh, cung cấp đầy đủ chứng từ, tự động tổng hợp số liệu lên 7 sổ kế toán
Tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai và phụ lục khai thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC
Tích hợp chữ ký số MISA eSign giúp ký và phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi không cần USB token
Theo dõi tình hình và hiệu quả kinh doanh tại mọi thời điểm, giúp chủ hộ dễ dàng đưa ra kế hoạch điều chỉnh phù hợp: tồn kho, bán hàng, doanh thu, lãi lỗ,…

Cùng MISA AMIS Kế toán Hộ kinh doanh trải nghiệm 15 ngày với trọn bộ tính năng hữu ích nhất về kế toán và quản lý kinh doanh ngay hôm nay!

Trên đây là những thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mà MISA muốn chia sẻ với bạn. Chúng tôi hy vọng rằng những chia sẻ trên có thể giúp bạn hiểu rõ về tính tiện lợi, hợp pháp và quy trình xử lý hóa đơn tối ưu nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.

Xem thêm:

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 3 Trung bình: 5]