Trong cuộc sống bận rộn và nhiều hoạt động như hiện nay, việc sử dụng Todolist là một lựa chọn hoàn hảo, một công cụ cần thiết để quản lý thời gian và nhiệm vụ hiệu quả. Dù bạn là doanh nhân, người quản lý hay nhân viên văn phòng, Todolist đều có thể giúp bạn tổ chức công việc, tối ưu hóa năng suất và giảm căng thẳng hàng ngày.
Cách xây dựng danh sách nhiệm vụ cùng những lưu ý cần tránh để đạt hiệu suất cao trong công việc như thế nào? Phương pháp này có thực sự mang lại hiệu quả như lời đồn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
I. Todolist là gì?
Todolist là một danh sách các công việc, nhiệm vụ hoặc mục tiêu mà bạn cần hoàn thành trong khoảng thời gian cụ thể. Danh sách này giúp bạn tổ chức công việc, ưu tiên nhiệm vụ và theo dõi tiến độ từng dự án, công việc. Mục đích chính của Todolist là quản lý thời gian hiệu quả hơn và đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.
Todolist có thể được viết trên giấy hay sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến. Danh sách này thường bao gồm mô tả ngắn gọn của công việc cần làm cùng với ngày hết hạn, mức độ ưu tiên cho từng hạng mục.
II. Lợi ích khi áp dụng phương pháp Todolist mỗi ngày
Thói quen sử dụng Todolist hàng ngày không chỉ cho phép bạn giải quyết khối lượng công việc nhanh chóng mà còn cải thiện tinh thần thoải mái hơn khi không phải tối ngày “ngụp lặn” trong deadline.
1. Nhìn rõ công việc cần làm
Hãy tưởng tượng bạn đặt mục tiêu đạt chứng chỉ HSK3 trong vòng 6 tháng, đồng thời bản thân đang có công việc toàn thời gian. Để đạt chứng chỉ theo kế hoạch, bạn sẽ phải học từ mới, ngữ pháp, ôn luyện đề và cân bằng với thời gian làm việc.
Từ mục tiêu lớn là HSK3, bạn nên chia nhỏ chúng thành học 20 từ mới, 1 chủ đề ngữ pháp mỗi ngày sẽ khiến cho mọi áp lực giảm nhẹ, mọi việc dễ dàng hơn.
Nhà tâm lý David Cohen khẳng định, việc lên Todolist giúp ông nhìn rõ công việc cần làm cũng như kiểm soát được chúng. Điều này giảm thiểu lo lắng về sự hỗn độn để bạn xây dựng một kế hoạch sáng suốt, khả thi nhất.
2. Giải phóng não bộ khỏi những công việc còn tồn đọng
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta thường có xu hướng ghi nhớ những việc bị gián đoạn hơn là các mục tiêu đã đạt được. Hiện tượng này có tên là Zeigarnik, lý giải tại sao những công việc còn dang dở luôn tìm cách len lỏi trong tâm trí, biến thành một “gánh nặng” cho não bộ.
Vậy nên, thực hiện Todolist mỗi ngày với thứ tự ưu tiên giúp ta hoàn thành gói gọn từng công việc, xóa bỏ sự phân tán, mất tập trung khi thực hiện các mục tiêu tiếp theo.
3. Cải thiện trí nhớ
Bạn có thường xuyên rơi vào tình trạng bỏ sót, mất tập trung và kém hiệu quả trong công việc? Thực tế, bạn không thể nhớ tất cả những công việc cần làm nếu không “sao chép” chúng ra “bộ nhớ ngoài”.
Bởi lẽ trí nhớ ngắn hạn của một người trung bình chỉ có thể lưu giữ khoảng 7 đoạn thông tin trong vòng 30s. Vậy nên một danh sách việc làm sẽ giúp bạn cải thiện trí nhớ ngắn hạn, gia tăng tính cam kết và hiệu quả của các công việc cần thực hiện.
4. Quản lý thời gian tối ưu, có thời gian dành cho bản thân
Công việc khi được “quy hoạch” một cách khoa học, cụ thể cho phép bạn dễ dàng kiểm soát và tối ưu thời gian. Nếu bạn quyết tâm bám theo deadline cụ thể của từng nhiệm vụ thì chắc chắn bạn sẽ có thời gian cho các hoạt động cá nhân. Nhờ đó, bạn tránh tình trạng ôm việc về nhà hay lúc nào cũng đau đáu vì những công việc chưa hoàn thành.
5. Cảm giác đạt “thành tựu” sau mỗi công việc
Khi bạn đạt được mục tiêu dù nhỏ hay lớn, não bộ sẽ tiết ra hormone trao thưởng dopamine giúp tâm trạng phấn chấn hơn. Cơ chế cảm xúc này tương tự với việc bạn hoàn thành công việc bất kể là task lớn hay nhỏ.
Bởi vậy, thói quen xây dựng todolist mỗi ngày không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc năng suất, chất lượng hơn mà còn ghi nhận mọi sự cố gắng, tăng thêm động lực làm việc.
Tải ngay: 10+ Mẫu checklist công việc thông dụng nhất
III. 9 mẫu Todolist quản lý công việc cho doanh nghiệp
Dưới đây là 9 mẫu Todolist mà MISA AMIS đã tổng hợp, bạn có thể tải xuống để sử dụng ngay hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân:
IV. Cách xây dựng Todolist hiệu quả
1. Đặt mục tiêu
Trước khi xây dựng Todolist theo ngày, tuần hay tháng, bạn cần xác định mục tiêu dài hạn của bản thân là gì. Mục tiêu càng rõ nét, càng cụ thể thì khả năng thành công của bạn càng cao.
Bạn có thể xây dựng mục tiêu theo mô hình SMART với 5 yếu tố chính: tính cụ thể, đo lường được, tính khả thi, tính thực tế và thiết lập thời gian.
Từ mục tiêu dài hạn này, bạn hãy phân bổ nhiệm vụ cần đạt theo ngày. Lưu ý rằng, nếu chia càng nhỏ mục tiêu sẽ càng giúp bạn dễ dàng đi đến đích. Trong đó, ứng dụng MISA AMIS Công việc là trợ thủ đắc lực giúp bạn có thể lên kế hoạch từ ngắn hạn đến dài hạn, luôn bám đuổi mục tiêu để đạt thành tựu tốt nhất.
2. Sử dụng ma trận ưu tiên
Ma trận được xây dựng bởi tác giả sách Stephen Covey dựa trên 2 yếu tố: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
- Việc quan trọng: Đây là ưu tiên 1, đem lại nhiều giá trị cho cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn
- Việc khẩn cấp: Việc cần phải hoàn thành ngay, thường là do deadline trong ngày, sự phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận khác.
Lưu ý: Nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp.
Theo ma trận Matrix với 4 phân loại công việc như trên, bạn sẽ hình dung công việc quan trọng, khẩn cấp cần làm và những việc có thể là sau:
- Góc phần tư 1: Quan trọng và khẩn cấp
- Góc phần tư 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Góc phần tư 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Góc phần tư 4: Không quan trọng, không khẩn cấp
3. Chỉ tập trung vào 3 việc quan trọng nhất
Bạn đã từng có một danh sách công việc dài và hoàn thành gần hết chúng nhưng đến cuối ngày vẫn chưa cảm thấy không thỏa mãn vì một vài công việc quan trọng chưa làm xong? Đó là bởi bạn chưa sắp xếp thứ tự ưu tiên đúng cách.
Để giải quyết, bạn hãy chọn ra 3 công việc quan trọng nhất trong list danh sách và hoàn thành trọn vẹn 3 nhiệm vụ ấy. Khi thực hiện xong 3 đầu việc này, bạn sẽ muốn tiếp tục với những nhiệm vụ khác.
Nguyên tắc: đặt thứ tự ưu tiên và có ít nhất 1 trong 3 công việc phải phục vụ cho kế hoạch dài hạn.
4. Áp dụng phương pháp Pareto 80/20
Phương pháp Pareto chỉ ra rằng: 20% công việc đang làm mang đến 80% kết quả. Câu hỏi đặt ra là: làm thế nào để tìm được 20% công việc này?
Từ 3 công việc quan trọng nhất trong thứ tự ưu tiên, bạn hãy chọn ra 1 công việc bạn cho là quan trọng hơn cả, không thể không hoàn thành trong ngày. Quá trình chọn lọc chắc chắn sẽ gặp khó khăn bởi chúng ta có quá nhiều việc phải làm. Nhưng tùy từng tình huống, bạn có thể áp dụng cách này để tìm ra việc mang lại giá trị cao nhất.
5. Luôn giới hạn thời gian cho từng công việc
Cập nhật danh sách ưu tiên theo từng ngày và đưa chúng vào khoảng thời gian cụ thể giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn. Ví dụ, hôm nay bạn cần hoàn thiện kế hoạch truyền thông gửi đối tác, họp nhóm,… hãy đặt deadline cho chúng và tập trung thực hiện trong thời gian đó.
Nguyên tắc cần nhớ: Hãy để thời gian giới hạn nhiều hơn so với thời gian thực tế bạn có thể thực hiện.
6. Lựa chọn hình thức thiết lập Todolist
Có 2 hình thức phổ biến bạn có thể lựa chọn để lập Todolist: viết tay hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ.
Tuỳ theo thói quen và nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn hình thức phù hợp, hiệu quả với bản thân. Ví dụ như viết tay là hình thức quen thuộc với nhiều người, nhanh chóng, tiện lợi và giúp ghi nhớ lâu hơn.
Bên cạnh đó, cũng không ít người lựa chọn sử dụng phần mềm công việc hỗ trợ bởi khối lượng công việc lớn, muốn thiết lập danh sách khoa học với từng nhiệm vụ, từng thời gian cụ thể. Bạn có thể thử cả 2 phương pháp và lựa chọn ra hình thức hiệu quả với bản thân.
Lập Todolist đơn giản với phần mềm MISA AMIS Công việc
Phần mềm MISA AMIS Công việc giúp người dùng xây dựng từ tổng quan đến chi tiết kế hoạch công việc với giao diện dễ nhìn, dễ theo dõi. Công cụ cũng cho phép bạn quản lý, kiểm soát tiến độ của từng công việc.
Tạo Todolist:
- Để bắt đầu một dự án mới, bạn thao tác nhấp vào ô “+Thêm công việc”
- Đặt tên công việc “mẹ”, công việc “con”, thiết lập thời gian, lời nhắc để có thể theo dõi, nắm tiến độ mọi lúc mọi nơi.
7. Tìm cách giải quyết công việc còn tồn đọng
Như đã đề cập đến ở trên, hiệu ứng Zeigarnik là khi khi tâm trí ta luôn bị “gõ cửa” bởi những công việc còn dang dở. Dù bạn có dừng lại và chuyển sang nhiệm vụ khác thì công việc ấy vẫn hiện lên và liên tục nhắc nhở bạn.
Bởi vậy, thay vì lảng tránh hay cố dồn việc vào giai đoạn nước rút, bạn hãy tìm cách giải quyết công việc còn tồn đọng từ ngày hôm trước, gói gọn chúng để tập trung 100% sức lực cho nhiệm vụ mới.
Tìm hiểu ngay: 20+ phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, cá nhân tốt nhất hiện nay
V. Lưu ý khi xây dựng Todolist
1. Nói không với Multitasking
Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ chia Multitasking (làm việc đa nhiệm) thành 3 kiểu:
- Làm cùng lúc 2 việc trở lên
- Chuyển qua lại giữa các công việc. Ví dụ, bạn đang soạn mail gửi đối tác thì nhớ ra phải hoàn thiện nốt báo cáo tháng…
- Thực hiện liên tiếp chuỗi công việc mà không có thời gian nghỉ
Không ít người trong chúng ta đang duy trì thói quen này và không nhận ra tác hại khôn lường mà chúng mang lại.
Nghiên cứu của Đại học Bryan cho thấy làm nhiều việc cùng lúc không những không giúp chúng ta đẩy nhanh tiến độ mà còn khiến chất lượng công việc giảm sút. Đồng thời, khi não bộ bị “làm phiền” quá nhiều bởi các công việc khác, trí nhớ ngắn hạn và khả năng sáng tạo sẽ bị suy giảm.
2. Tập trung và kiên trì hoàn thành Todolist
Để gia tăng sự tập trung, bạn hãy rèn luyện thói quen “chưa xong việc này thì chớ chuyển sang việc khác”. Dành toàn bộ thời gian đã thiết lập ở những bước trên để tập trung cho 1 việc duy nhất.
Một mẹo nhỏ nếu bạn không thể tập trung trong thời gian dài đó là phương pháp Pomodoro. Phương pháp này cho phép bạn thiết bạn thời gian làm việc ngắn, khoảng 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút.
3. Liên hệ với các bộ phận, phòng ban
Một trong những yếu tố ngoại cảnh khiến “thời gian chết” là do sự phối hợp thiếu chặt chẽ, hiểu lầm ý giữa các phòng ban, bộ phận. Vậy nên, hãy luôn làm rõ nhiệm vụ với các bên liên quan, tránh thời gian phải chờ đợi hay làm lại do hiểu lầm ý lẫn nhau.
Đồng thời, bạn cần liên hệ thường xuyên với các bên để đảm bảo công việc vẫn theo đúng tiến độ, tránh việc đến deadline nhưng không xử lý kịp thời.
4. Chuẩn bị danh sách công việc trước khi sang ngày mới
Chuẩn bị sẵn Todolist từ tối hôm trước sẽ giúp bạn sẵn sàng bắt đầu ngày mới hơn. Buổi sáng sớm chúng ta sẽ phải mất một khoảng thời gian để nạp lại năng lượng, chưa thể bắt tay vào công việc ngay. Bạn chỉ cần dành ra khoảng 5-10 phút để nhìn lại checklist công việc trong ngày và lập danh sách việc làm mới sẽ thấy hiệu quả rõ rệt.
5. Đánh giá việc sử dụng Todolist
Dù sử dụng bất kỳ định dạng xây dựng Todolist nào, bạn cũng nên đánh giá chúng sau 1 thời gian sử dụng.
Với cách thủ công truyền thống, lợi ích là bạn đã quen với việc ghi chép, nhưng lại dễ bị quên, thất lạc và không thể xem mọi lúc mọi nơi. Trong khi đó, những bất cập này sẽ được giải quyết nhờ ứng dụng hỗ trợ.
Đồng thời, bạn cũng cần đánh giá tại sao liên tiếp nhiều ngày bạn không hoàn thành hết công việc trong checklist? Đó có thể do bạn đánh giá sai thời gian cũng như khả năng hoàn thành của bản thân. Điều này nên được cải thiện để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ công việc cũng như tinh thần làm việc.
6. Tính thực tế là yếu tố tiên quyết
Đây là nguyên tắc quan trọng bạn cần tuân thủ khi xây dựng Todolist. Thực tế, bạn không thể thêm danh sách việc làm với những yêu cầu quá bất khả thi khiến bản thêm áp lực, nản chí. Vậy nên, khi nhận công việc, dù là của bản thân hay cấp trên giao phó, bạn cũng cần xác định rõ tính thực tế, tính khả thi trong khả năng của mình.
7. Chia nhỏ công việc
Khi nhìn vào một mục tiêu lớn dễ khiến bạn nản chí, khó khăn để bắt đầu. Bạn có thể chia mục tiêu thành những nhiệm vụ nhỏ, dễ dàng thực hiện để tạo thêm động lực làm việc cho bản thân.
VI. Các app quản lý công việc theo Todolist hiệu quả
1. MISA AMIS Công việc
MISA AMIS Công việc là ứng dụng quản lý công việc hàng ngày thông minh và tiện lợi. Phần mềm hỗ trợ người dùng tối ưu tất cả hoạt động sau:
- Xác định thứ tự thực hiện các công việc, việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau
- Thông báo nhắc nhở về thời hạn công việc mọi lúc, mọi nơi
- Các công việc con bám sát mục tiêu, kế hoạch của phòng ban và công ty
- Trao đổi, thảo luận cùng đồng nghiệp tốt ngay trên phần mềm
- Đánh giá tiến độ trên từng công việc con dựa trên các báo cáo đa chiều
- Dữ liệu công việc đều được lưu lại an toàn, khoa học
- Kết nối liên thông đến các ứng dụng quản lý nhân sự, mua hàng, thiết lập quy trình phối hợp liền mạch, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian
Lắng nghe những chia sẻ thực tế từ các doanh nghiệp đã sử dụng thành công MISA AMIS Công việc ngay:
2. Todoist
Todoist cung cấp giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng tạo nhiệm vụ, thiết lập hạn chế thời gian, gắn nhãn và ưu tiên công việc. Todoist cũng tích hợp với nhiều ứng dụng và nền tảng khác nhau để bạn có thể quản lý công việc từ nhiều nguồn khác nhau.
3. Any.do
Any.do là ứng dụng Todolist đa nền tảng và tích hợp nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể tạo danh sách công việc, thiết lập nhắc nhở, lập kế hoạch hàng tuần, gắn kết tệp đính kèm và thậm chí ghi âm nhiệm vụ. Any.do hỗ trợ tích hợp với Google Calendar, Outlook và Slack.
4. Wrike
Wrike được sử dụng phổ biến trong các dự án và nhóm làm việc. Ứng dụng này sở hữu nhiều tính năng như tạo nhiệm vụ, phân công công việc, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Một số tính năng khác bao gồm liên kết với lịch biểu, quản lý tài liệu và báo cáo tự động.
5. Remember The Milk
Remember The Milk là một ứng dụng đơn giản và linh hoạt. Bạn có thể tạo danh sách công việc, đặt nhắc nhở, ưu tiên công việc và thực hiện tìm kiếm và lọc nhanh. Remember The Milk liên kết với nhiều nền tảng và dịch vụ như Gmail, Outlook và Evernote.
Có thể thấy, ứng dụng Todolist là một thói quen hữu hiệu giúp chúng ta “dễ thở” hơn trong công việc cũng như cuộc sống. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thực sự có ích khi được sắp xếp và duy trì một cách bài bản. Todolist cũng sẽ phản tác dụng nếu bạn cố nhồi nhét quá nhiều thứ vào danh sách, liên tục nhảy qua nhảy lại giữa các đầu việc để xử lý mà không hoàn thành trọn vẹn các việc quan trọng.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
