Bạn có bao giờ cảm thấy một ngày trôi qua mà việc cần làm vẫn còn chất đống? Một email quên trả lời, một cuộc họp bị bỏ lỡ, hay thậm chí là một kế hoạch dang dở? Cuộc sống hiện đại, với quá nhiều thứ để xử lý, dễ khiến chúng ta rơi vào trạng thái “đầu óc trên mây” dù lịch trình đầy ắp.
Đó là lúc Todolist trở thành người bạn đồng hành đắc lực. Với chỉ vài dòng đơn giản, nó giúp bạn sắp xếp công việc, giải phóng tâm trí và tận hưởng cảm giác “hoàn thành”.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu: Todolist là gì, tại sao nó lại quan trọng, và làm thế nào để bạn có thể sử dụng công cụ này hiệu quả nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm cách để tối ưu hóa năng suất và giảm bớt căng thẳng, đây chính là bài viết dành cho bạn!
| MISA tặng bạn 11+ mẫu checklist công việc chuẩn nhất 2025 |
1. Todolist là gì?
Todolist là một danh sách các công việc, nhiệm vụ hoặc mục tiêu mà bạn cần hoàn thành trong khoảng thời gian cụ thể. Danh sách này giúp bạn tổ chức công việc, ưu tiên nhiệm vụ và theo dõi tiến độ từng dự án, công việc. Mục đích chính của Todolist là quản lý thời gian hiệu quả hơn và đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.
Todolist có thể được viết trên giấy hay sử dụng phần mềm quản lý công việc trực tuyến. Danh sách này thường bao gồm mô tả ngắn gọn của công việc cần làm cùng với ngày hết hạn, mức độ ưu tiên cho từng hạng mục.
Todolist không phải là khái niệm mới. Nó đã xuất hiện từ những thập kỷ trước, khi con người bắt đầu nhận ra tầm quan trọng của việc lập kế hoạch. Dần dần, Todolist được cải tiến và tích hợp vào các công cụ số hóa, đáp ứng nhu cầu ngày càng phức tạp của công việc hiện đại.
Mục đích chính của Todolist là:
- Ghi nhớ công việc: Tránh quên những nhiệm vụ quan trọng.
- Quản lý thời gian: Sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc.
- Tăng năng suất: Hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Đạt được mục tiêu: Theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi việc đi đúng hướng.
Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp “quả cà chua”
2. Lợi ích khi áp dụng phương pháp Todolist mỗi ngày
Thói quen sử dụng Todolist hàng ngày không chỉ cho phép bạn giải quyết khối lượng công việc nhanh chóng mà còn cải thiện tinh thần thoải mái hơn khi không phải tối ngày “ngụp lặn” trong deadline.
2.1. Nhìn rõ công việc cần làm
Hãy tưởng tượng bạn đặt mục tiêu đạt chứng chỉ HSK3 trong vòng 6 tháng, đồng thời bản thân đang có công việc toàn thời gian. Để đạt chứng chỉ theo kế hoạch, bạn sẽ phải học từ mới, ngữ pháp, ôn luyện đề và cân bằng với thời gian làm việc.
Từ mục tiêu lớn là HSK3, bạn nên chia nhỏ chúng thành học 20 từ mới, 1 chủ đề ngữ pháp mỗi ngày sẽ khiến cho mọi áp lực giảm nhẹ, mọi việc dễ dàng hơn.
Nhà tâm lý David Cohen khẳng định, việc lên Todolist giúp ông nhìn rõ công việc cần làm cũng như kiểm soát được chúng. Điều này giảm thiểu lo lắng về sự hỗn độn để bạn xây dựng một kế hoạch sáng suốt, khả thi nhất.
2.2. Giải phóng não bộ khỏi những công việc còn tồn đọng
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta thường có xu hướng ghi nhớ những việc bị gián đoạn hơn là các mục tiêu đã đạt được. Hiện tượng này có tên là Zeigarnik, lý giải tại sao những công việc còn dang dở luôn tìm cách len lỏi trong tâm trí, biến thành một “gánh nặng” cho não bộ.
Vậy nên, thực hiện Todolist mỗi ngày với thứ tự ưu tiên giúp ta hoàn thành gói gọn từng công việc, xóa bỏ sự phân tán, mất tập trung khi thực hiện các mục tiêu tiếp theo.
2.3. Cải thiện trí nhớ
Bạn có thường xuyên rơi vào tình trạng bỏ sót, mất tập trung và kém hiệu quả trong công việc? Thực tế, bạn không thể nhớ tất cả những công việc cần làm nếu không “sao chép” chúng ra “bộ nhớ ngoài”.
Bởi lẽ trí nhớ ngắn hạn của một người trung bình chỉ có thể lưu giữ khoảng 7 đoạn thông tin trong vòng 30s. Vậy nên một danh sách việc làm sẽ giúp bạn cải thiện trí nhớ ngắn hạn, gia tăng tính cam kết và hiệu quả của các công việc cần thực hiện.
2.4. Quản lý thời gian tối ưu, có thời gian dành cho bản thân
Công việc khi được “quy hoạch” một cách khoa học, cụ thể cho phép bạn dễ dàng kiểm soát và tối ưu thời gian. Nếu bạn quyết tâm bám theo deadline cụ thể của từng nhiệm vụ thì chắc chắn bạn sẽ có thời gian cho các hoạt động cá nhân. Nhờ đó, bạn tránh tình trạng ôm việc về nhà hay lúc nào cũng đau đáu vì những công việc chưa hoàn thành.
2.5. Cảm giác đạt “thành tựu” sau mỗi công việc
Khi bạn đạt được mục tiêu dù nhỏ hay lớn, não bộ sẽ tiết ra hormone trao thưởng dopamine giúp tâm trạng phấn chấn hơn. Cơ chế cảm xúc này tương tự với việc bạn hoàn thành công việc bất kể là task lớn hay nhỏ.
Bởi vậy, thói quen xây dựng todolist mỗi ngày không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc năng suất, chất lượng hơn mà còn ghi nhận mọi sự cố gắng, tăng thêm động lực làm việc.
Đọc thêm: Hướng dẫn theo dõi tiến độ công việc dạng bảng trên phần mềm MISA AMIS Công việc
3. 9 mẫu Todolist quản lý công việc cho doanh nghiệp
Dưới đây là 9 mẫu Todolist mà MISA AMIS đã tổng hợp, bạn có thể tải xuống để sử dụng ngay hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân:
4. Cách xây dựng Todolist hiệu quả
4.1. Nguyên tắc lập Todolist
Để Todolist thực sự hiệu quả, bạn cần xây dựng danh sách công việc dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- Viết cụ thể, rõ ràng từng công việc: Thay vì viết “Làm báo cáo”, hãy ghi “Hoàn thành báo cáo tài chính quý 1, gửi email cho sếp trước 15:00”.
- Chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ: Điều này giúp công việc không trở nên quá áp lực và dễ hoàn thành hơn.
- Ưu tiên công việc quan trọng: Sắp xếp danh sách theo thứ tự từ quan trọng đến ít quan trọng. Bạn có thể áp dụng Ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và cấp bách.
4.2. Tips giúp Todolist dễ thực hiện hơn
- Sử dụng từ khóa hành động: Bắt đầu mỗi nhiệm vụ bằng động từ như “Gửi”, “Kiểm tra”, “Hoàn thành” để tăng tính cụ thể và động lực hành động.
- Giới hạn số lượng công việc mỗi ngày: Chỉ nên liệt kê 5-7 nhiệm vụ chính để tránh quá tải. Nếu còn thời gian, bạn có thể thêm công việc phụ.
- Đặt thời gian thực hiện cụ thể: Ghi rõ thời gian dự kiến cho từng nhiệm vụ, chẳng hạn “Viết bài SEO từ 9:00 – 10:30”. Phương pháp time-blocking (chặn thời gian) giúp bạn tập trung và tối ưu hiệu quả.
4.3. Đánh giá và điều chỉnh Todolist
- Cuối ngày hoặc tuần, kiểm tra danh sách: Đánh dấu những việc đã hoàn thành để tạo cảm giác thành tựu.
- Phân tích những việc chưa làm xong: Đặt câu hỏi: “Vì sao chưa hoàn thành? Có cần thay đổi cách làm hay không?”
- Linh hoạt điều chỉnh: Nếu có nhiệm vụ quá khó hoặc mất nhiều thời gian hơn dự kiến, hãy chia nhỏ công việc hoặc dời sang thời gian phù hợp hơn.
Tìm hiểu ngay: 20+ phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, cá nhân tốt nhất hiện nay
5. Công cụ hỗ trợ lập Todolist hiệu quả
Có 2 hình thức phổ biến bạn có thể lựa chọn để lập Todolist: viết tay hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ.
Tuỳ theo thói quen và nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn hình thức phù hợp, hiệu quả với bản thân. Ví dụ như viết tay là hình thức quen thuộc với nhiều người, nhanh chóng, tiện lợi và giúp ghi nhớ lâu hơn.
Bên cạnh đó, cũng không ít người lựa chọn sử dụng phần mềm công việc hỗ trợ bởi khối lượng công việc lớn, muốn thiết lập danh sách khoa học với từng nhiệm vụ, từng thời gian cụ thể. Bạn có thể thử cả 2 phương pháp và lựa chọn ra hình thức hiệu quả với bản thân.
Lập Todolist đơn giản với phần mềm MISA AMIS Công việc
Phần mềm MISA AMIS Công việc giúp người dùng xây dựng từ tổng quan đến chi tiết kế hoạch công việc với giao diện dễ nhìn, dễ theo dõi. Công cụ cũng cho phép bạn quản lý, kiểm soát tiến độ của từng công việc.
Tạo Todolist:
- Để bắt đầu một dự án mới, bạn thao tác nhấp vào ô “+Thêm công việc”
- Đặt tên công việc “mẹ”, công việc “con”, thiết lập thời gian, lời nhắc để có thể theo dõi, nắm tiến độ mọi lúc mọi nơi.
6. Lưu ý khi xây dựng Todolist
6.1. Nói không với Multitasking
Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ chia Multitasking (làm việc đa nhiệm) thành 3 kiểu:
- Làm cùng lúc 2 việc trở lên
- Chuyển qua lại giữa các công việc. Ví dụ, bạn đang soạn mail gửi đối tác thì nhớ ra phải hoàn thiện nốt báo cáo tháng…
- Thực hiện liên tiếp chuỗi công việc mà không có thời gian nghỉ
Không ít người trong chúng ta đang duy trì thói quen này và không nhận ra tác hại khôn lường mà chúng mang lại.
Nghiên cứu của Đại học Bryan cho thấy làm nhiều việc cùng lúc không những không giúp chúng ta đẩy nhanh tiến độ mà còn khiến chất lượng công việc giảm sút. Đồng thời, khi não bộ bị “làm phiền” quá nhiều bởi các công việc khác, trí nhớ ngắn hạn và khả năng sáng tạo sẽ bị suy giảm.
6.2. Tập trung và kiên trì hoàn thành Todolist
Để gia tăng sự tập trung, bạn hãy rèn luyện thói quen “chưa xong việc này thì chớ chuyển sang việc khác”. Dành toàn bộ thời gian đã thiết lập ở những bước trên để tập trung cho 1 việc duy nhất.
Một mẹo nhỏ nếu bạn không thể tập trung trong thời gian dài đó là phương pháp Pomodoro. Phương pháp này cho phép bạn thiết bạn thời gian làm việc ngắn, khoảng 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút.
6.3. Liên hệ với các bộ phận, phòng ban
Một trong những yếu tố ngoại cảnh khiến “thời gian chết” là do sự phối hợp thiếu chặt chẽ, hiểu lầm ý giữa các phòng ban, bộ phận. Vậy nên, hãy luôn làm rõ nhiệm vụ với các bên liên quan, tránh thời gian phải chờ đợi hay làm lại do hiểu lầm ý lẫn nhau.
Đồng thời, bạn cần liên hệ thường xuyên với các bên để đảm bảo công việc vẫn theo đúng tiến độ, tránh việc đến deadline nhưng không xử lý kịp thời.
6.4. Chuẩn bị danh sách công việc trước khi sang ngày mới
Chuẩn bị sẵn Todolist từ tối hôm trước sẽ giúp bạn sẵn sàng bắt đầu ngày mới hơn. Buổi sáng sớm chúng ta sẽ phải mất một khoảng thời gian để nạp lại năng lượng, chưa thể bắt tay vào công việc ngay. Bạn chỉ cần dành ra khoảng 5-10 phút để nhìn lại checklist công việc trong ngày và lập danh sách việc làm mới sẽ thấy hiệu quả rõ rệt.
6.5. Đánh giá việc sử dụng Todolist
Dù sử dụng bất kỳ định dạng xây dựng Todolist nào, bạn cũng nên đánh giá chúng sau 1 thời gian sử dụng.
Với cách thủ công truyền thống, lợi ích là bạn đã quen với việc ghi chép, nhưng lại dễ bị quên, thất lạc và không thể xem mọi lúc mọi nơi. Trong khi đó, những bất cập này sẽ được giải quyết nhờ ứng dụng hỗ trợ.
Đồng thời, bạn cũng cần đánh giá tại sao liên tiếp nhiều ngày bạn không hoàn thành hết công việc trong checklist? Đó có thể do bạn đánh giá sai thời gian cũng như khả năng hoàn thành của bản thân. Điều này nên được cải thiện để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ công việc cũng như tinh thần làm việc.
6.6. Tính thực tế là yếu tố tiên quyết
Đây là nguyên tắc quan trọng bạn cần tuân thủ khi xây dựng Todolist. Thực tế, bạn không thể thêm danh sách việc làm với những yêu cầu quá bất khả thi khiến bản thêm áp lực, nản chí. Vậy nên, khi nhận công việc, dù là của bản thân hay cấp trên giao phó, bạn cũng cần xác định rõ tính thực tế, tính khả thi trong khả năng của mình.
6.7. Chia nhỏ công việc
Khi nhìn vào một mục tiêu lớn dễ khiến bạn nản chí, khó khăn để bắt đầu. Bạn có thể chia mục tiêu thành những nhiệm vụ nhỏ, dễ dàng thực hiện để tạo thêm động lực làm việc cho bản thân.
7. Các app quản lý công việc theo Todolist hiệu quả
7.1. MISA AMIS Công việc
MISA AMIS Công việc là ứng dụng quản lý công việc hàng ngày thông minh và tiện lợi. Phần mềm hỗ trợ người dùng tối ưu tất cả hoạt động sau:
- Xác định thứ tự thực hiện các công việc, việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau
- Thông báo nhắc nhở về thời hạn công việc mọi lúc, mọi nơi
- Các công việc con bám sát mục tiêu, kế hoạch của phòng ban và công ty
- Trao đổi, thảo luận cùng đồng nghiệp tốt ngay trên phần mềm
- Đánh giá tiến độ trên từng công việc con dựa trên các báo cáo đa chiều
- Dữ liệu công việc đều được lưu lại an toàn, khoa học
- Kết nối liên thông đến các ứng dụng quản lý nhân sự, mua hàng, thiết lập quy trình phối hợp liền mạch, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian
Lắng nghe những chia sẻ thực tế từ các doanh nghiệp đã sử dụng thành công MISA AMIS Công việc ngay:
7.2. Todoist
Todoist cung cấp giao diện đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng tạo nhiệm vụ, thiết lập hạn chế thời gian, gắn nhãn và ưu tiên công việc. Todoist cũng tích hợp với nhiều ứng dụng và nền tảng khác nhau để bạn có thể quản lý công việc từ nhiều nguồn khác nhau.
7.3. Any.do
Any.do là ứng dụng Todolist đa nền tảng và tích hợp nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể tạo danh sách công việc, thiết lập nhắc nhở, lập kế hoạch hàng tuần, gắn kết tệp đính kèm và thậm chí ghi âm nhiệm vụ. Any.do hỗ trợ tích hợp với Google Calendar, Outlook và Slack.
7.4. Wrike
Wrike được sử dụng phổ biến trong các dự án và nhóm làm việc. Ứng dụng này sở hữu nhiều tính năng như tạo nhiệm vụ, phân công công việc, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Một số tính năng khác bao gồm liên kết với lịch biểu, quản lý tài liệu và báo cáo tự động.
7.5. Remember The Milk
Remember The Milk là một ứng dụng đơn giản và linh hoạt. Bạn có thể tạo danh sách công việc, đặt nhắc nhở, ưu tiên công việc và thực hiện tìm kiếm và lọc nhanh. Remember The Milk liên kết với nhiều nền tảng và dịch vụ như Gmail, Outlook và Evernote.
Todolist tuy đơn giản nhưng lại là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Bằng cách liệt kê, sắp xếp và theo dõi từng nhiệm vụ, bạn không chỉ tối ưu hóa thời gian mà còn giảm thiểu căng thẳng, đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn.
Dù bạn là nhân viên văn phòng bận rộn, học sinh sinh viên với lịch học dày đặc, hay một nhà quản lý cần kiểm soát nhiều dự án cùng lúc, Todolist đều có thể trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy.
Hãy thử bắt đầu với một Todolist đơn giản ngay hôm nay và trải nghiệm sự thay đổi tích cực trong công việc và cuộc sống của mình!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
