Quy trình quản lý vật tư chi tiết từ A-Z cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Việc quản lý hiệu quả sẽ đảm bảo nguồn cung cấp liên tục, tối ưu hóa chi phí, kiểm soát tồn kho, đảm bảo chất lượng và tăng khả năng đáp ứng linh hoạt.

MISA AMIS TẶNG BẠN BỘ MẪU 70+ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP (Cập nhật mới nhất 2024)

I. Tầm quan trọng của quy trình quản lý vật tư

Công tác quản lý vật tư cho phép doanh nghiệp cân đối nhu cầu sử dụng và tài nguyên sẵn có. Từ đó tối ưu hóa quá trình khai thác nguồn lực, giảm thiểu rủi ro hao hụt, lãng phí.

Vai trò của quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm: 

1. Đảm bảo nguồn cung liên tục

Giám sát số lượng vật tư, đặt hàng cung cấp kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì nguồn vật tư liên tục và ổn định. 

Đây là yêu cầu vô cùng quan trọng, đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất. Nếu không có đủ nguyên vật liệu cần thiết, hoạt động sản xuất sẽ bị gián đoạn, thiệt hại cả về tài chính, hiệu suất làm việc và uy tín của đơn vị. 

2. Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát tồn kho là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp dự báo và lập kế hoạch cho hoạt động mua sắm, sản xuất và vận chuyển chính xác. 

Điều này cho phép người quản lý xử lý các vấn đề và rủi ro nhanh chóng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể quản lý mua sắm, sản xuất hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí tối ưu.

3. Giảm lãng phí, tiết kiệm tài nguyên 

Quản lý vật tư tập trung tối ưu hóa chi phí, nguồn lực khi đảm bảo sự cân đối giữa nguồn cung và nhu cầu sử dụng. Tình trạng lãng phí trong việc mua sắm và lưu trữ vật tư sẽ được cải thiện rõ rệt.

4. Tăng cường khả năng thích ứng với thị trường 

Người quản lý kho dựa trên những báo cáo cụ thể về tình hình nhập – xuất kho, doanh thu, số lượng hàng tồn kho, tình hình mua sắm,…để thống kê và đưa ra những dự báo cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy mô cung cấp và lưu trữ vật tư một cách linh hoạt theo yêu cầu thay đổi của khách hàng và thị trường.

II. Thách thức của quy trình quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Mặc dù hiểu rõ tầm quan trọng của việc theo dõi, giám sát vật tư trong doanh nghiệp song nhiều nhà quản lý vẫn gặp khó khăn khi thiết lập quy trình. 

Đầu tiên, người quản lý phải xác định rõ mục tiêu, phạm vi của quy trình quản lý. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các hoạt động kinh doanh, nguồn lực hiện có. 

Trong đó, quy trình quản lý vật tư cần có sự liên kết giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như mua hàng, sản xuất, kế toán, bán hàng và quản lý tổng thể. Thiết lập sự kết nối và tương tác hiệu quả giữa các bộ phận này không hề dễ dàng. 

Một nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Xây dựng chỉ ra rằng việc quản lý vật tư không hiệu quả có thể làm giảm năng suất lao động từ 4% đến 12% (Fastening House)​. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý vật tư một cách chính xác. Nếu nguồn cung không được xử lý một cách hiệu quả, điều này có thể ảnh hưởng đến các công việc tiếp theo, làm chậm tiến độ và tăng chi phí​.

Bên cạnh đó, người quản lý sẽ phải thu thập, xử lý và phân tích nhiều thông tin liên quan đến vật tư, nhà cung cấp, tồn kho, đặt hàng và tiêu thụ. Thách thức đặt ra là đảm bảo sự chính xác, logic trong việc thu thập và xử lý thông tin này. 

Cuối cùng, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp nhiều trở ngại khi tài liệu hóa quy trình, truyền thông đến nhân sự nhưng không nhận được sự ủng hộ. Những nhân viên đã quen với cách làm việc đơn lẻ, thủ công thường khó tiếp nhận những trách nhiệm mới yêu cầu sự cam kết cao và phối hợp chặt chẽ hơn.

>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

III. Các yếu tố cơ bản trong quản lý vật tư

1. Xác định nhu cầu vật tư

Các bước xác định nhu cầu vật tư: 

• Doanh nghiệp xem xét các bước, công đoạn và quy trình trong quá trình sản xuất để xác định các vật tư cần thiết để thực hiện mỗi bước. 
• Người quản lý phân tích dữ liệu lịch sử về việc sử dụng vật tư để hiểu mức độ tiêu thụ cùng xu hướng sử dụng trong quá khứ. Bằng cách xem xét dữ liệu về số lượng và tần suất sử dụng các vật tư, doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính về nhu cầu vật tư trong tương lai.
• Tổng hợp các yêu cầu sử dụng vật tư của các phòng ban.
• Dựa trên dữ liệu lịch sử và thông tin chung, doanh nghiệp sử dụng các phương pháp dự báo để ước tính nhu cầu vật tư sắp tới. Phương pháp dự báo có thể dựa trên mô hình thống kê, phân tích xu hướng hoặc sử dụng phần mềm. 
• Doanh nghiệp đưa ra kế hoạch đáp ứng nhu cầu với đầy đủ thông tin số lượng, loại vật tư cần mua, thời gian mua hàng và các yêu cầu liên quan.

Tham khảo: Top 10+ nền tảng quản trị doanh nghiệp tốt nhất năm 2024

2. Đặt mục tiêu và kế hoạch quản lý vật tư

Mục tiêu, kế hoạch quản lý vật tư được đặt ra để định hướng và hướng dẫn quy trình quản lý. 

Mục tiêu có thể là việc tối ưu hóa tồn kho, giảm hao hụt và chi phí mua hàng, cải thiện thời gian cung cấp vật tư hoặc đảm bảo sự liên tục của hoạt động sản xuất. Kế hoạch quản lý vật tư tổng hợp các hoạt động như đặt hàng, kiểm soát tồn kho, dự báo nhu cầu vật tư và quản lý nhà cung cấp.

3. Mua hàng và nhận vật tư

Doanh nghiệp cần mua hàng sẽ phải tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả cùng điều khoản hợp đồng, đặt hàng và theo dõi tiến trình giao hàng. 

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất gấu bông sẽ có nhu cầu về nguyên liệu vải, bông… Họ cần tìm kiếm một nhà cung cấp đáng tin cậy và thiết lập các quy trình làm việc minh bạch để việc cung cấp hàng hóa không bị gián đoạn.

4. Kiểm soát và lưu trữ vật tư

Kiểm soát và lưu trữ vật tư giúp vật tư được quản lý một cách hiệu quả, nhân sự dễ dàng tiếp cận khi cần. Yếu tố này bao gồm kiểm tra và kiểm kê tồn kho, đảm bảo tính chính xác của thông tin về vật tư, bảo quản vật tư gọn gàng, không hỏng hóc. 

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm quản lý tài sản, vật tư để kiểm soát, lưu trữ tiện lợi. Những vật tư cố định sẽ được gắn mã QR cho phép theo dõi tình trạng sử dụng, bộ phận sử dụng, lịch sử bảo dưỡng… 

5. Xử lý hao hụt và tồn kho vật tư

Dưới đây là một số cách để xử lý hao hụt và tồn kho vật tư trong doanh nghiệp:

• Tìm ra nguyên nhân cốt lõi gây hao hụt và tồn kho: Các nguyên nhân thường gặp là quy trình sản xuất không hiệu quả, lỗi trong quá trình đặt hàng hoặc quản lý tồn kho không chính xác. 
• Cải thiện quy trình sản xuất: Doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất để loại bỏ các bước không cần thiết hoặc tối ưu hóa thời gian và nguồn lực sử dụng vật tư. 
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo về quy trình sử dụng vật tư, quy trình đặt hàng và quản lý tồn kho. Tăng cường nhận thức và kỹ năng của nhân viên sẽ giúp việc sử dụng và quản lý vật tư chính xác hơn.
• Áp dụng phương pháp quản lý chất lượng: Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng cho quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng đầu vào và đầu ra, thực hiện các biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Áp dụng biện pháp giảm giá trị tồn kho: Nếu tồn kho vật tư đã tồn đọng trong một thời gian dài, doanh nghiệp có thể xem xét các biện pháp giảm giá trị tồn kho như giảm giá bán hoặc tổ chức chương trình khuyến mại.
• Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ: Xác định và sửa chữa các sai sót trong cơ sở dữ liệu tồn kho, đồng thời giúp nhận biết các mặt hàng hết hạn sử dụng hoặc hỏng hóc để xử lý kịp thời.
• Thiết lập hệ thống theo dõi và phân tích dữ liệu: Theo dõi sự tiêu thụ và xu hướng sử dụng vật tư, xác định các mẫu và biến động trong nhu cầu vật tư. Người quản lý đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác.

IV. Quy trình quản lý vật tư chi tiết

1. Quy trình mua hàng hóa, vật tư

Mỗi doanh nghiệp thường xây dựng quy trình mua hàng riêng theo đặc thù ngành nghề, nhưng sẽ bao gồm các bước cơ bản sau:

1.1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

• Xác định nhu cầu mua hàng: Xác định loại hàng hóa, vật tư cần mua, số lượng, chất lượng…
• Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp bằng cách nghiên cứu, so sánh các nhà cung cấp khác nhau dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp. Một số tiêu chí đánh giá là chất lượng sản phẩm, giá cả, độ tin cậy và khả năng cung cấp.

Hiện nay, MISA AMIS Mua hàng là các giải pháp phần mềm đáp ứng yêu cầu lập đề nghị mua hàng, so sánh nhà cung cấp cho doanh nghiệp. 

Người dùng thực hiện gửi email Đề nghị báo giá tới một hoặc nhiều nhà cung cấp. Chương trình sẽ tự động gửi Đề nghị báo giá và nội dung email tương ứng với từng NCC. Sau khi nhận báo giá chi tiết, nhân viên mua hàng lập Bảng so sánh báo giá. 

• Đặt hàng và xác nhận: Doanh nghiệp tiến hành đặt hàng và yêu cầu xác nhận từ nhà cung cấp. 
• Giao nhận và kiểm tra hàng hóa: Khi hàng hóa được giao đến, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng từ số lượng, chất lượng. 
• Xử lý thanh toán: Doanh nghiệp tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Bộ phận kế toán sẽ xử lý việc lập hóa đơn và thực hiện thanh toán theo phương thức đã thỏa thuận như chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt hoặc thẻ tín dụng.

1.2. Hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng

Bộ hồ sơ đề nghị thanh toán, hoàn tạm ứng cho doanh nghiệp: 

• Mẫu đơn đề nghị mua hàng 
• Bảng trình duyệt mua hàng có đính kèm báo giá của nhà cung cấp
• Giấy xác nhận/đơn đặt hàng/hợp đồng mua bán có chữ ký của các bên
• Biên bản nghiệm thu giao số lượng/chất lượng vật tư nhập kho
• Chứng từ, văn bản xác nhận tạm ứng (nếu có)

Nhân viên mua hàng lập đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng gửi lên quản lý hoặc ban lãnh đạo xét duyệt. Cuối cùng chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.

1.3. Mục đích thiết lập quy trình mua hàng

• Mua hàng hóa đạt chất lượng với giá phù hợp nhất
• Duy trì số lượng vật tư sẵn sàng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt nguồn cung, gián đoạn công việc
• Duy trì mức tồn kho phù hợp theo định mức tối thiểu
• Tăng tính cạnh tranh hơn giữa các nhà cung cấp, tối ưu chi phí sau cùng cho công ty thông qua quá trình tìm kiếm nhiều nguồn hàng giá cả, chất lượng hơn

2. Quy trình quản lý vật tư lưu kho

2.1. Các bước quản lý vật tư lưu kho

• Thủ kho chuẩn bị điều kiện kho bãi, thẻ kho,..để tiếp nhận nhập hàng
• Quản lý kho sẽ thông báo cho đơn vị đề nghị mua hàng cùng tiến hành nghiệm thu số lượng/chất lượng/chủng loại/thông số kỹ thuật.. trước khi nhập kho
• Thủ kho tiếp nhận những vật tư đạt yêu cầu. Đối với vật tư không đạt yêu cầu, thủ kho sắp xếp một khu vực riêng chờ xử lý
• Đội ngũ quản lý kho sắp xếp, bố trí vật tư đúng nơi quy định theo sơ đồ/vị trí/giá để một cách khoa học
• Quản lý kho cập nhật số liệu vào báo cáo tồn kho
• Quản lý hoặc thủ kho tiến hành xuất vật tư cho từng đội thi công (có xác nhận số lượng giao nhận) 
• Quản lý kho phối hợp với các đơn vị kiểm tra số liệu đã xuất trong tháng và cập nhật vào báo cáo
• Quản lý kho báo cáo trực tiếp lên ban giám đốc, ban lãnh đạo số liệu xuất kho (theo ngày/tháng/quý/năm).

     2.2. Mục đích thiết lập quy trình quản lý vật tư kho

• Đưa ra nội dung, cách thức, trình tự và trách nhiệm của việc thực hiện quy trình quản lý vật tư: tiếp nhận, nhập kho, lưu kho, bảo quản và cấp phát vật tư 
• Giảm thiểu tình trạng lãng phí thời gian, tăng cường khả năng tìm kiếm, truy cập nhanh vào các mặt hàng khi cần thiết

3. Quy trình quản lý vật tư thừa

3.1. Quy trình quản lý vật tư dư thừa trong doanh nghiệp

• Xác định nguyên nhân dẫn đến vật tư dư thừa
• Kiểm tra và điều chỉnh quy trình đặt hàng để đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được xác định dựa trên nhu cầu thực tế và thông tin đầy đủ về tồn kho hiện có

• Tăng cường quản lý tồn kho: kiểm kê định kỳ, sử dụng mã hóa và nhãn dán chính xác cho từng mặt hàng…

• Xử lý vật tư dư thừa: tái sử dụng nội bộ trong tổ chức, bán hoặc thanh lý hàng tồn kho không cần thiết, thương lượng với nhà cung cấp để trao đổi trả lại hàng

• Quản lý vật tư dư thừa là quá trình liên tục và cần được đánh giá và cải tiến thường xuyên nhờ theo dõi các chỉ số hiệu suất, phân tích dữ liệu và phản hồi từ các bộ phận liên quan

3.2. Mục đích thiết lập quy trình quản lý vật tư dư thừa 

Mục đích chính của quy trình quản lý vật tư dư thừa là tiết kiệm chi phí, giảm thiểu lãng phí. Bên cạnh đó, vật tư thừa được thu gom và xuất bán theo đúng quy định, tăng hiệu quả sản xuất.

V. Nhiệm vụ của nhà quản lý trong quản lý nguồn vật tư, thiết bị

Như vậy, người quản lý vật tư cần thực hiện các công việc dưới đây để quy trình quản lý vật tư diễn ra thuận lợi: 

• Xác định nhu cầu vật tư của các bộ phận liên quan
• Kiểm tra, quản lý, phê duyệt các quy trình đặt hàng và mua sắm
• Tìm kiếm nguồn vật tư cạnh tranh 
• Làm việc với nhà cung cấp, đàm phán giá để chốt cung cấp vật tư thiết bị 
• Kiểm soát và quản lý tồn kho, đánh giá tính hợp lý của việc đề nghị/luân chuyển/thu hồi/thanh lý vật tư
• Cảnh báo và có biện pháp thu hồi tài sản khi sử dụng không đúng mục đích/không sử dụng để tránh thất thoát, lãng phí cho doanh nghiệp
• Tổng hợp số liệu và báo cáo định kỳ theo yêu cầu
• Giám sát sự tuân thủ quy trình của nhân viên

Để giải quyết các khó khăn và tối ưu quy trình quản lý vật tư, người quản lý nên đồng thời tận dụng sức mạnh của công nghệ để tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất cho đội ngũ.

MISA AMIS Quy trình là giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện. MISA AMIS Quy trình nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số, cho phép doanh nghiệp kết nối trực tiếp đa dạng giải pháp phần mềm của MISA.

Từ MISA AMIS Mua hàng đến phần mềm kế toán, MISA AMIS Công việc, mọi nghiệp vụ quản lý vật tư sẽ đươc tự động đẩy dữ liệu liên thông mà không tốn nhiều thời gian chờ đợi. Phần mềm chuẩn hóa quy trình quản lý vật tư, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống phối hợp liên phòng ban liền mạch:

• Nhân viên mua hàng lập Đề nghị mua hàng hoặc Đề nghị duyệt báo giá trên MISA AMIS Quy trình
• Đề nghị được phê duyệt sẽ chuyển sang MISA AMIS Mua hàng để tiến hành chọn nhà cung cấp, chọn sản phẩm…
• Thông tin trong Đơn mua hàng sau khi hoàn thiện sẽ được chuyển lại MISA AMIS Quy trình để ban giám đốc ký duyệt

Dùng ngay miễn phí

Như vậy, ngay từ quy trình mua hàng, các bộ phận đã giảm thiểu được nhiều thao tác chờ đợi chuyển giao, tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc. Đối với quy trình quản lý kho, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu quy trình nhập kho, xuất kho tại thư viện mẫu của phần mềm hoặc tùy chỉnh mẫu mới theo nhu cầu riêng.

VI. Kết luận

Quy trình quản lý vật tư là nhiệm vụ quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được các quy trình hợp lý nhất, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý và kiểm soát hàng hóa.

.