[Hướng dẫn] Quy trình quản lý kho theo ISO cho doanh nghiệp 

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững phải giữ cho hàng hóa luôn lưu thông tạo ra giá trị. Để làm được điều đó, việc quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng giúp điều tiết dòng chảy, đảm bảo hàng hóa thuận lợi đến với khách hàng. Với mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến nghiệp vụ trên, MISA AMIS xin gửi tới hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý kho theo ISO tiêu chuẩn trong bài viết sau. 

I. Tại sao phải quản lý kho theo ISO?

1. Chứng chỉ ISO là gì? 

ISO là chứng chỉ chuẩn hóa quốc tế tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của các tổ chức, doanh nghiệp. Tiêu chuẩn ISO chủ yếu được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ. 

Khi một doanh nghiệp lựa chọn theo đuổi chứng chỉ này, các sản phẩm đầu ra đều phải đáp ứng những yêu cầu nghiêm ngặt. Nó góp phần đem đến sự an tâm, tin cậy cho người tiêu dùng. 

Hiện nay, Tổ chức ISO đã ban hành tới 22.919 tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng. Chúng bao gồm nhiều tài liệu đa dạng, gắn với các ngành nghề khác nhau như công nghệ, công nghiệp nhẹ, dịch vụ y tế, thực phẩm, nông nghiệp và chăn nuôi. 

Vậy một nghiệp vụ chuyên môn như quản lý kho theo ISO có vai trò gì? 

3. Lợi ích của việc quản lý kho theo ISO 

Kho hàng là nơi tập kết những tài sản, hàng hóa giá trị của một doanh nghiệp. Vì vậy, nếu quy trình quản lý lỏng lẻo sẽ khiến doanh nghiệp dễ bị thất thoát, tồn kho hoặc hư hỏng hàng hóa. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cùng quy trình vận hành chung. 

Việc áp dụng một quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp sẽ giải quyết triệt để những nguy cơ trên. Nó giúp doanh nghiệp đạt được một số lợi thế như: 

• Quá trình vận hành hàng hóa xuyên suốt, trơn tru. Các bộ phận trong kho chỉ cần làm theo từng bước thiết lập sẵn mà không tốn thời gian chờ xác nhận, phê duyệt thủ công. 
• Người quản lý giám sát tình trạng kho hàng sát sao, nắm được tiến độ cùng hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó, họ định hướng cải thiện quy trình tối ưu hơn. 
• Nhờ kho hàng vận hành thuận lợi mà người quản lý có thêm thời gian phát triển các công việc khác. Họ không phải theo sát từng bước mà chỉ quyết định các chiến lược kinh doanh tổng quan. 
• Khi mọi công đoạn nhập, xuất, lưu kho… được tự động hóa, mỗi nhân sự sẽ có trách nhiệm riêng. Họ phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để cả quy trình diễn ra liên tục, đều đặn. 
• Quy trình quản lý kho cho phép doanh nghiệp rút ngắn thời gian lao động, giảm chi phí và nhân lực. 
• Áp dụng quy trình ISO không phải nhiệm vụ dễ dàng. Nó đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc vào chuyên môn hóa. Tuy nhiên, nó cũng giúp doanh nghiệp khẳng định hình ảnh trước khách hàng, đối tác và tăng sức cạnh tranh với đối thủ. 

>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

II. Phân loại quy trình quản lý kho

1. Theo từng giai đoạn sản xuất

Quy trình quản lý kho theo từng giai đoạn sản xuất sẽ có các đặc điểm khác nhau. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà quy trình được phân thành nhiều loại bao gồm: 

• Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu: Đây là bước đầu tiên trong toàn bộ quá trình sản xuất. Chủ doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc tình hình thị trường mà quyết định số lượng cần nhập. Những nguyên vật liệu về kho được sắp xếp và lưu trữ dựa trên mã, tên, đơn vị, chất liệu… Việc phân chia càng chi tiết thì quá trình làm việc về sau càng thuận tiện, nhanh chóng. 
• Quy trình quản lý kho sản sản xuất: Quy trình quản lý kho sản xuất theo ISO cần đảm bảo năng suất và chất lượng cao. Một số tiêu chuẩn phổ biến nhất là phòng chống cháy nổ, phòng chống tai nạn lao động. 
• Quy trình quản lý kho thành phẩm: Sản phẩm hoàn thiện tiếp tục lưu kho để chuẩn bị giao hàng đến người mua. Những thông tin doanh nghiệp cần theo dõi gồm có tên, đơn vị, thành phần, số lượng, ngày sản xuất… 
• Quản lý kho vật tư: Kho này thường được dùng để lưu trữ vật tư cần thiết cho khâu sản xuất. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hàng hóa, vật tư an toàn trong thời gian nhất định. 

2. Theo từng loại hình doanh nghiệp 

Quy trình quản lý kho theo ISO chỉ nêu lên các bước tổng quát nên không phù hợp với một số doanh nghiệp đặc thù: nhà thuốc, siêu thị, công trường… Các nhà lãnh đạo, quản lý cần lưu ý điểm này để chọn quy trình phù hợp giúp hiệu quả hoạt động được phát huy tối đa.

III. Quy trình quản lý kho theo ISO

Doanh nghiệp muốn áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO bắt buộc phải đánh giá kỹ lưỡng nhà cung cấp ngay từ lần nhập hàng đầu tiên. Đồng thời, người quản lý cần liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng kế đến. Nhờ đó, doanh nghiệp sàng lọc ra những nhà phân phối tốt nhất và giảm rủi ro khi nhập nguyên liệu. 

Tiếp theo, hãy cùng nghiên cứu về quy trình mua hàng theo ISO tiêu chuẩn trong một doanh nghiệp sản xuất:

1. Quy trình quản lý mã hàng

Mỗi doanh nghiệp luôn có nhiều mã sản phẩm khác nhau nên việc quản lý kho theo mã hàng là một yêu cầu không thể thiếu.

Bước 1: Chuyển giao các thông tin thay đổi

Người quản lý có thể quy định tên cho từng sản phẩm khi sản xuất nhưng mã hàng gắn theo chúng sẽ thay đổi. Trong quá trình luân chuyển mã hàng mới được tạo nên để phù hợp với đơn vị chuyển giao.  

Bộ phận kế hoạch hoặc người quản lý có nhu cầu sửa chữa, hủy bỏ mã hàng cần gửi yêu cầu đến người giám sát kho. Văn bản hợp lệ được thông qua hệ thống máy tính hoặc chuyển trực tiếp đến người giám sát. 

Bước 2: Đối chiếu mã hàng thực tế tại kho

Tùy vào yêu cầu cụ thể mà nhân viên tại kho sẽ thực hiện thay đổi khác nhau, Thế nhưng, việc đối chiếu kiểm tra mã hàng thực tế là thao tác cơ bản cần có. 

Nhiều nhân viên trông kho dễ dàng bỏ qua bước này khiến thông tin bị sai lệch, không cập nhật kịp thời. Do đó, doanh nghiệp nên chắc chắn đối chiếu chính xác cả tên, số lượng, chất lượng hàng hiện tại. 

Bước 3: Cập nhật thông tin mới lên hệ thống 

Nếu đã kiểm tra kỹ lưỡng và thống nhất báo cáo chuẩn xác thì người quản lý kho sẽ cập nhật thay đổi lên hệ thống chung. Họ cần phải ghi rõ tên điều chỉnh, ngày tháng chính, tên người gửi yêu cầu và người xác nhận.

Tất cả hoạt động này cần có văn bản hoặc chứng cứ minh bạch để doanh nghiệp truy xuất nếu phát sinh sự cố.

2. Quy trình nhập kho 

Bước 1: Báo cáo kế hoạch nhập kho với ban lãnh đạo

Quy trình nhập kho diễn ra khi nguyên vật liệu của công ty bị thiếu hoặc hết hàng phục vụ sản xuất. Khi đó quản lý sản xuất sẽ chuyển kế toán soạn lệnh chi để mua thêm nguyên vật liệu.

Lệnh này cần thông qua sự xét duyệt của lãnh đạo cũng như thông báo các bộ phận liên quan. Thời gian triển khai báo cáo – ký duyệt không nên kéo dài để quy trình giao hàng diễn ra đúng lúc, đúng quá trình.

Bước 2: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa thực tế

Khi ban lãnh đạo nhận được thông báo nhập kho cần đối chiếu tình hình thực tế của từng mã hàng. Nếu số lượng còn đủ đáp ứng sản xuất ngắn hạn thì ưu tiên sử dụng trước nhằm tránh lãng phí tài nguyên. Mặt khác, số lượng hàng hóa nhập kho về cũng cần người quản lý đóng dấu, ghi nhận vào thông tin trên hệ thống theo dõi.

Bước 3: Hoàn thành các thủ tục, chứng từ khác

Hàng hóa nhập kho đúng với yêu cầu và có đầy đủ giấy tờ hợp lệ sẽ được người quản lý lập chứng từ nhập kho, gửi đến kế toán kiểm tra, hạch toán định kỳ.

>> Workflow là gì? Xem hướng dẫn tạo Workflow từ A-Z cho doanh nghiệp ngay!

3. Quy trình quản lý xuất hàng theo ISO

Công tác xuất kho được chia thành 4 nhóm: xuất kho để bán, để sản xuất, để lắp ráp và để vận chuyển tới nơi khác. Tuy vậy, các quy trình đều có thao tác tương tự nhau, doanh nghiệp chỉ cần tìm hiểu một số bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ các bộ phận

Bộ phận bán hàng đưa ra yêu cầu xuất kho dựa trên nhu cầu, đơn hàng của người mua. Quản trị kho hàng kiểm tra tính hợp lệ và xác thực yêu cầu để chuẩn bị hàng hóa. 

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho hiện có

Nhân viên phụ trách kho tiến hành rà soát lại số liệu của mã hàng tương ứng. Điều này nhằm xác minh trạng thái thực tế để chắc chắn về số lượng hàng hóa hiện có.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, xuất hóa đơn kinh doanh theo đúng quy định

Người quản lý kho tiến hành lập phiếu xuất kho có kèm theo hóa đơn kinh doanh. Các công ty quy mô lớn, nhiều bộ phận có thể in thành nhiều bản, các công ty nhỏ chỉ cần sử dụng tối thiểu 2 bản. 

Bước 4: Xuất kho, cập nhật thông tin hàng hóa mới

Cuối cùng, hàng hóa sẽ được xuất kho theo đúng số lượng yêu cầu. Nhân viên phụ trách kho cập nhật số liệu vào hệ thống để thông báo đến các bộ phận khác. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ giai đoạn luân chuyển của các mã hàng.

IV. Phần mềm quản lý quy trình nhập, xuất kho  

Như vậy, quản lý kho là hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát, tiếp nhận, theo dõi hàng hóa hay đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch chiến lược. 

Nghiệp vụ này yêu cầu sự phối hợp của nhiều phòng ban, bộ phận tạo nên các quy trình liên thông. Nếu doanh nghiệp không có hệ thống quản lý khoa học thì sẽ dẫn đến tình trạng chồng chéo quy trình, chậm trễ tiến độ. 

Thấu hiểu khó khăn đó, phần mềm MISA AMIS Quy trình sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập tất cả những quy trình phức tạp trên một cách trực quan nhất. Bằng cách sử dụng sơ đồ minh họa từng luồng công việc rõ ràng và chi tiết, MISA AMIS Quy trình cho phép người dùng theo dõi, đối chiếu để tuân thủ chính xác quy trình mẫu. 

Nhờ đó, quá trình kết nối giữa kho, kế toán và phòng kinh doanh trở nên liền mạch hơn. Doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của kho hàng trong thời gian thực, hỗ trợ nhập, xuất, theo dõi mã hàng chính xác. 

V. Kết luận

Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin chi tiết nhất về quy trình quản lý kho theo ISO. Hy vọng doanh nghiệp có thể xem xét ứng dụng phù hợp và tối ưu thành công quy trình quản lý hiện tại. 

QUẢN LÝ KHO HÀNG TOÀN DIỆN VỚI PHẦN MỀM MISA AMIS QUY TRÌNH – ỨNG DỤNG TỰ ĐỘNG HÓA, TRỰC QUAN HÓA VÀ LIÊN KẾT MỌI QUY TRÌNH